Бухгалтерия не должна быть каторгой! Или почему ей нужна автоматизация

Марина работает главным бухгалтером в компании, которая сотрудничает с сотнями поставщиков. Ежедневно в ее отделе обрабатываются десятки, а то и сотни документов — счета-фактуры, накладные, акты. Все это нужно проверить, вручную вбить в «1С», сверить, сохранить, а потом еще и найти, если документ понадобится через месяц или год.

Сначала с этим справлялись, но с ростом бизнеса документов становилось все больше, а времени на их обработку — все меньше. Когда количество первички выросло вдвое, стало очевидно, что ручной труд больше не работает.

Ошибка в реквизитах одного из документов привела к тому, что платеж ушел не туда. Нашли несостыковку только через три дня, когда поставщик позвонил с вопросом, где его деньги. Все исправили, но это заняло кучу времени.

Поиск нужного документа в архиве — отдельная история. Чтобы найти накладную за прошлый год, приходилось перебирать папки, терять время, нервничать. В один из таких дней Марина поймала себя на мысли: «Я больше не хочу работать в этом режиме».

Именно тогда компания решила попробовать автоматизацию. Выбор пал на программу «Скан-Архив» с функционалом автоматического распознавания документов.

Зачем автоматизировать бухгалтерию?

Каждый бухгалтер сталкивается с одной и той же проблемой — огромное количество финансовых документов, которые нужно не только обработать, но и правильно оформить, внести в систему, сверить и передать дальше. Документы поступают в разном виде: кто-то присылает сканы по почте, кто-то передает бумажные оригиналы, а кто-то вообще отправляет фото в мессенджер. Все это усложняет работу и делает процесс крайне трудоемким.

Допустим, бухгалтерия обрабатывает 500 счетов-фактур в месяц. Если на ввод одного документа уходит в среднем пять минут, то на всю работу требуется 2500 минут или более 40 часов — целая рабочая неделя, потраченная исключительно на ручной ввод данных. А если ввести реквизиты неправильно или случайно перепутать сумму? Придется искать ошибку, исправлять, согласовывать корректировки с контрагентом и снова вносить правки в систему.

Если же компания работает с большим количеством поставщиков или ведет несколько юридических лиц, объемы работы увеличиваются в разы. Вручную бухгалтер просто не успевает справляться со всеми задачами, из-за чего копится бумажный хаос, страдает отчетность, а сотрудникам приходится оставаться после работы или работать на пределе сил.

Выход есть — автоматизировать обработку документов. Современные технологии позволяют избежать ручного ввода данных, сократить количество ошибок и освободить бухгалтерию от рутинных операций.

Как работает оптическое распознавание документов и чем оно полезно

Вместо того чтобы вручную вбивать реквизиты в систему, Марина начала использовать оптическое распознавание документов (OCR). Это технология, которая «читает» текст со сканов, фото или PDF-файлов, а затем автоматически заносит данные в нужные поля учетной системы.

Теперь процесс обработки документов стал проще.

Марина загружает в программу скан счета-фактуры, накладной или акта. Система анализирует документ, выделяет из него ключевые данные — номер, сумму, дату, ИНН контрагента — и заполняет их в «1С». Если данные не сходятся с базой, программа выдает предупреждение.

Бухгалтеру больше не нужно всматриваться в цифры, перепечатывать текст, бояться опечаток. Все происходит автоматически.

За счет этого обработка первички ускорилась в несколько раз, а ошибки, которые раньше случались из-за человеческого фактора, практически исчезли.

На помощь придет «Скан-Архив»

Обычное сканирование документов дает только изображение, а «Скан-Архив» делает больше. Он не просто сохраняет картинку документа, а «понимает» его содержание, структурирует данные и передает их в «1С».

Работа с первичными документами теперь выглядит так:

• Документ загружается в систему — можно отсканировать бумажный оригинал или загрузить электронную версию.
• Программа автоматически извлекает данные — номера, суммы, даты, реквизиты контрагента.
• Система проверяет корректность информации — если сумма или реквизиты отличаются от базы, система сообщит об этом.
• Распознанный документ сразу попадает в «1С» — больше не нужно вручную переносить данные.
• Документ сохраняется в цифровом архиве, где его легко найти в любой момент.

Все это позволило Марине перестать тратить дни на ручную обработку первички и забыть про ошибки из-за невнимательности.

Как цифровой архив избавляет от беспорядка в документах

Казалось бы, самая большая проблема бухгалтерии — это обработка документов. Но есть еще одна не менее важная задача — хранение и поиск.

Документы нельзя просто выбросить после обработки. Они должны храниться не меньше пяти лет, а некоторые — до десяти. Когда все хранится в бумажном виде, даже поиск одного счета за прошлый год превращается в испытание.

До внедрения цифрового архива поиск документа мог занять от нескольких минут до нескольких часов. Иногда документы терялись, ошибочно подкалывались не в ту папку или просто исчезали.

«Скан-Архив» решил эту проблему. Теперь бухгалтерии не нужно хранить кипы бумаг — все документы находятся в системе, упорядочены и доступны в несколько кликов.

Если понадобилось найти акт за март прошлого года, достаточно ввести его номер или название контрагента, и система выдаст результат за пару секунд.

Теперь не бывает ситуаций, когда документ «где-то должен быть», но никто не знает где.

Какие выгоды получила бухгалтерия после внедрения «Скан-Архива»?

Ручной труд в бухгалтерии всегда был нормой, но с ростом объемов документов он становится неэффективным.

Раньше бухгалтерия Марины тратила около 50 часов в месяц только на ввод данных. Это больше недели чистого рабочего времени.

После внедрения «Скан-Архива» этот процесс сократился до 10 часов в месяц.

Ошибки, которые приводили к задержкам платежей и корректировкам, практически исчезли.

Бумажные архивы, которые занимали половину офиса, стали ненужными.

Больше не нужно рыться в папках и перепроверять суммы вручную.

Дополнительно «Скан-Архив» позволил:

• автоматизировать ввод данных в «1С» — бухгалтеру теперь не нужно вручную заполнять реквизиты;
• снизить нагрузку на сотрудников — они перестали задерживаться на работе;
• создать удобный электронный архив — любой документ можно найти за секунды;
• повысить точность данных — ошибки из-за человеческого фактора практически исчезли.

Вывод: бухгалтерия может работать быстрее и проще

Марина больше не остается в офисе до ночи. Ее бухгалтерия больше не тратит часы на ввод данных, не исправляет ошибки из-за невнимательности и не тратит время на поиски нужного документа в кипах бумаг.

Автоматизация с помощью «Скан-Архива» позволила перевести бухгалтерию в цифровой формат, где документы не теряются, не требуют ручного ввода и хранятся в удобной системе.

Теперь бухгалтерия работает в несколько раз быстрее и без стресса.