«1С» для государственных и бюджетных организаций: все о возможностях базовых программ

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения»

Программа поставляется в трех вариантах, самые подходящие из которых – ПРОФ и КОРП версии. Давайте подробнее разберем, на что способна каждая из версий.

«1С:БГУ» ПРОФ

Версия ПРОФ помогает:

• сохранять документы в электронном виде;
• подписывать их разными электронными подписями, показывая нужные штампы;
• позволяет нескольким людям подписать документ по очереди;
• контролировать документы, которые нужно подписать, через специальный раздел;
• отменять или аннулировать электронные документы, если нужно.

Чтобы включить работу с электронными документами в «1С:БГУ» ПРОФ, зайдите в «Администрирование» и в настройках учета поставьте галочку напротив «Использовать внутренние электронные документы».

Настройка параметров учета

Можно настроить, как будут подписаны документы: кто и в каком порядке их подписывает, а также добавьте необходимые электронные подписи. В настройках организации нужно указать для каждого типа документа, как он будет подписываться.

Маршруты подписания (БГУ)

Документы, которые надо подписать, вы найдете на главной странице или в разделе «Органайзер», где есть ссылка на «Внутренние документы пользователя». Подписанные документы хранятся в «Архиве внутренних документов».

Чтобы подключить сертификат электронной подписи (ЭЦП), достаточно просто следовать инструкциям в разделе «Настройка электронной подписи и шифрования» в меню обмена электронными документами.

Важно: добавьте квалифицированные электронные подписи для тех сотрудников, которые будут их использовать.

«1С:БГУ» КОРП

Это идеальный инструмент для крупных учреждений, головных офисов с филиалами, централизованных бухгалтерий и учреждений, работающих в облаке. Эта программа позволяет настроить эффективный внутренний электронный документооборот.

С ее помощью можно:

• обрабатывать документы пошагово с несколькими ответственными исполнителями;
• разделять ответственность за разные части документа;
• использовать электронные подписи для подтверждения документов, обеспечивая их защиту от изменений.

Прежде чем начать, нужно настроить шаблоны для всех типов документов. Это делается в разделе «Органайзер», где можно указать, какие документы и в каком порядке должны подписываться, и выбрать тип подписи.

Важно: эти функции доступны в версии программы 2.0.

Сравнение «1С:БГУ» ПРОФ и КОРП версий

Сравнительная таблица поможет вам определить, какие потребности бизнеса способна закрыть каждая из версий.

«1C:Зарплата и кадры государственного учреждения»

Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» разработана на основе опыта работы множества предприятий и находит применение в HR-службах, бухгалтериях и других отделах, занимающихся вопросами:

• управления персоналом;
• учета труда сотрудников;
• создания систем мотивации и наград;
• соблюдения норм и правил по охране труда;
• выполнения кадрового документооборота, расчета заработной платы, взносов и формирования отчетности по зарплате. Применение этой программы в таких подразделениях предоставляет обширные возможности для эффективной работы.

Разберем функции программы на примерах работы различных государственных структур.

Для государственных и муниципальных служащих

В программе реализован функционал расчета зарплаты для гражданских и муниципальных служащих.

Также доступны функции для:

• создания контрактов для государственных и муниципальных служащих и перевода их на трудовые договоры;
• начисления окладов по должности и классному чину, а также различных дополнительных выплат;
• учета отпусков, включая специальные виды отпуска по закону, с возможностью указания дней отпуска в документе приема на работу или в справочнике должностей;
• ведения учета служебного стажа и автоматической проверки данных для расчета зарплаты при приеме на работу.

Программа автоматизирует процесс аттестации, включая формирование комиссии, планирование и протоколирование, с учетом законодательных требований.

Для отчетности по государственным и муниципальным служащим предусмотрена классификация должностей и формирование реестров сотрудников с необходимыми данными.

Правоохранительные органы

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» облегчает расчет заработка сотрудников правоохранительных органов. Ниже описаны возможности программы для данной сферы.

1. Описание должностей соответствует их принадлежности к составу вооруженных сил или правоохранительных органов.
2. В процессе описания должностей принимаются во внимание как воинские, так и специальные звания сотрудников.
3. Специальная документация регистрирует следующие процессы:
   • Назначение сотрудника правоохранительных органов под командование определенного руководителя;
   • Начало исполнения должностных обязанностей сотрудником;
   • Освобождение сотрудника от занимаемой должности;
   • Служебное перемещение в пределах структуры;
   • Исключение сотрудника из списка членов коллектива;
   • Перевод стажера с договорных отношений на контрактную основу работы.

Программа позволяет назначать сотрудникам фиксированные начисления, такие как оклады, надбавки за риск, квалификацию, конфиденциальность, стаж, а также премии за выполнение обязанностей. Начисления устанавливаются в соответствии с законодательством.

Расчет выплат производится через документ «Начисление зарплаты и взносов».

Военнослужащие

Обеспечивает расчет денежного довольствия для военных. В программе реализованы функции:

• классификация должностей по военной службе;
• учет воинских и специальных званий;
• регистрация кадровых документов: назначения на должность, освобождение, переводы, исключения из частей, переход с призывной на контрактную службу.

Также программа ведет учет служебного стажа.

В расчет денежного довольствия входят типичные для военной службы начисления:

• оклады за воинскую должность и звание;
• надбавки за стаж, особые условия службы, секретность, классность, риски за здоровье и жизнь;
• премии за исполнительность, автоматически начисляемые согласно настройкам.

Дополнительные начисления могут быть настроены индивидуально. Расчеты выполняются через документ «Начисление зарплаты и взносов».

Для медицины

Программа «1С:ЗКГУ» эффективно автоматизирует кадровый учет и расчет заработной платы в медицинских учреждениях. Особенности программы:

• Федеральный регистр медработников. Интеграция с федеральным регистром позволяет обновлять и выгружать данные, облегчая учет персонала.
• Тарификация. «Отчет по тарификации» упрощает формирование тарификационных списков, помогая планировать фонд заработной платы и контролировать финансы в соответствии с нормативами.
• Аттестация. Программа поддерживает весь процесс аттестации, включая создание аттестационных комиссий и подготовку документации, что обеспечивает надежный учет результатов и планирование.
• Работа с наркотическими средствами. Учет и контроль за работой с наркотиками автоматизирован, включая получение необходимых разрешений и соблюдение законодательства.

Эта система расширяется и адаптируется для соответствия требованиям медицинских учреждений, повышая эффективность управления персоналом и финансами.

Для образования

Программа обеспечивает расчет зарплаты преподавателей в зависимости от их рабочей нагрузки, например, по количеству часов ведения занятий. В справочнике должностей указывается, если должность относится к педагогическим.

Для учета работы преподавателей в образовательных учреждениях программа предусматривает:

• создание документов о распределении нагрузки для определения месячной оплаты с учетом нагрузки, надбавок и коэффициентов;
• автоматическое формирование начислений, специфичных для сферы образования, как при начальной настройке, так и при расчете зарплаты; к ним относятся оплата за оклад, классное руководство, проверку тетрадей;
• ввод необходимых показателей, таких как оклад, норма и фактические часы работы, проценты за дополнительные обязанности.

Расчет зарплаты после учета всех параметров производится стандартно в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Также в программу внедрена система для гибкого расчета окладов педагогов, позволяющая учитывать различные параметры работы. Оклады могут формироваться как на основе документов тарификации, так и с использованием индивидуально настроенных формул. Это позволяет отделять расчетные данные от информации об учебном процессе и делать расчеты более точными и гибкими.

Поддерживается расчет окладов для разнообразной учебной деятельности и учет составных частей оклада с возможностью привязки к различным параметрам и элементам справочников.

«1С:ЗКГУ» для подразделений учреждений государственного сектора

Для бухгалтерии

Предусмотрены обширные возможности для автоматизации расчетов зарплаты, налогов, взносов и формирования отчетности, упрощая взаимодействие с «1С:Бухгалтерия 8».

• Автоматизация расчета зарплаты. Программа включает разнообразные системы оплаты и премирования, позволяя настраивать доплаты и компенсации исходя из индивидуальных показателей.
• Расчет НДФЛ и отчетность. Автоматизированный расчет НДФЛ учитывает статус сотрудника и позволяет формировать и отправлять отчеты прямо из программы.
• Страховые взносы. Расчет взносов автоматизирован, с учетом страхового статуса и специфики СОУТ, с возможностью отправки электронной отчетности в контролирующие органы.
• Взаимодействие с ФСС. Облегчается подача отчетов по использованию средств ФСС, включая электронные больничные.
• Взаиморасчеты с персоналом. Управление взаиморасчетами включает выплаты через кассу и банк, депонирование и расчет компенсаций.
• Аналитическая отчетность. Формирование статистической и аналитической отчетности по зарплате и взносам обеспечивает глубокий анализ финансовых показателей.
• Синхронизация с «1С.Бухгалтерия 8». Обмен данными между программами минимизирует ручной ввод и ускоряет процесс формирования бухгалтерских записей.

Для отдела подбора персонала

Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» версии КОРП обеспечивает комплексный подход к управлению персоналом в организациях, включая подбор кандидатов, обучение, аттестацию, оценку персонала, мотивацию, учет медосмотров и ДМС.

• Подбор персонала. Программа упрощает ведение базы кандидатов, облегчает связь с потенциальными сотрудниками и увеличивает эффективность подбора за счет интеграции с рекрутинговыми платформами.
• Развитие персонала. Позволяет разрабатывать и проводить электронные обучающие курсы, тестирования, отслеживать результаты обучения и планировать карьерное развитие сотрудников.
• Оценка персонала. Включает инструменты для создания профилей должностей, планирования оценок и адаптационного обучения, обеспечивает проведение комплексной оценки персонала.
• Аттестация сотрудников. Автоматизирует процедуру аттестации, от подготовки документации до учета результатов и планирования следующих аттестаций.
• Охрана труда. Контролирует своевременность прохождения медосмотров и обучений по безопасности, автоматизирует взаимодействие со страховыми компаниями по ДМС.
• Мотивация. Позволяет настраивать систему оценки и вознаграждения сотрудников, включая KPI и льготы, для различных категорий персонала.
• Учет медосмотров и ДМС. Облегчает подготовку к медосмотрам, учет полисов ДМС сотрудников и мониторинг актуальности страховых программ.

Эти функции делают программу мощным инструментом для эффективного управления персоналом, адаптируемым под нужды современных организаций.

Для экономического отдела

Программа предоставляет комплексные инструменты для управления и анализа рабочего времени, учета труда, формирования и исполнения бюджета затрат на персонал, а также оценки эффективности использования ресурсов.

Анализ и учет рабочего времени: Автоматизация графиков работы и учет рабочего времени позволяет анализировать причины потерь рабочего времени и управлять переработками и отсутствиями сотрудников.

Учет труда и формирование ФОТ: Настройка систем оплаты труда с учетом различных показателей, включая KPI, обеспечивает точность расчетов и позволяет анализировать бюджет затрат на персонал, его исполнение, экономию и перерасход средств.

Документирование СОУТ: Упрощает подготовку и проведение специальной оценки условий труда, автоматизируя формирование соответствующей документации и деклараций для предоставления в инспекцию по труду.

Учет медосмотров: Ведение учета медицинских осмотров работников, включая подготовку направлений и расчет затрат на медосмотры, способствует контролю за состоянием здоровья сотрудников.

Регистрация и анализ инструктажей по ТБ и несчастных случаев: Полная автоматизация процесса учета инструктажей и управления информацией о несчастных случаях на производстве помогает повысить безопасность труда.

Штатное расписание и грейдирование: Управление штатным расписанием, включая его изменения и анализ, а также внедрение системы грейдирования на основе балльно-факторного метода улучшает организацию труда и планирование карьерного роста сотрудников.

Учет затрат на заработную плату: Автоматизированное планирование и отчетность по затратам на персонал обеспечивает эффективное управление финансовыми потоками и соответствие бюджетной дисциплине.

Таким образом, программа обеспечивает полный спектр инструментов для комплексного и эффективного управления персоналом, безопасностью и здоровьем на рабочем месте, а также оптимизацию затрат на персонал.

Для аппарата управления

Версия КОРП также предлагает руководителям комплекс инструментов для всестороннего управления персоналом, включая мотивацию, анализ затрат и мониторинг эффективности.

• Управление кадрами. Предоставляет средства для развития структуры компании и управления подчинением, что позволяет руководству принимать обоснованные решения и следить за их исполнением.
• Эффективность кадровых процессов. Дает возможность анализировать каждый аспект управления персоналом, от подбора до кадрового резерва, и оценивать работу всех служб.
• Мотивация и льготы. Поддерживает создание мотивационных схем, настроенных на разные показатели эффективности, и учет льгот для сотрудников.
• Оценка производительности. Руководство может использовать отчеты для детализированного изучения производительности труда и достижения целей компании.
• Взаимодействие с сотрудниками. Личный кабинет сотрудника упрощает общение и позволяет сотрудникам самостоятельно получать необходимую информацию и отправлять заявления.
• Квалификация персонала. Автоматизация аттестаций и оценок квалификации, включая метод 360 градусов, предоставляет полное представление о подготовленности персонала и позволяет принимать кадровые решения на основе данных оценок.

Для кадровой службы

Решение предоставляет кадровым службам инструменты для комплексной автоматизации работы с персоналом.

• Учет персонала. Централизованное хранение данных о сотрудниках, их графиках и отпусках, облегчает управление и анализ кадровых ресурсов.
• Регламентированный кадровый учет. Автоматическая генерация документов, включая электронные трудовые книжки и отчеты для ПФР, упрощает соответствие законодательным требованиям.
• Подбор и адаптация персонала. Инструменты для создания трудовых договоров, включая дистанционную работу, и учет условий ученических договоров способствуют гибкой организации подбора и адаптации сотрудников.
• Учет рабочего времени. Формирование графиков работы и учет рабочего времени помогают оптимизировать загрузку персонала и повысить продуктивность.
• Учет остатков отпусков и отгулов. Эффективное планирование и учет отпусков и отгулов способствуют соблюдению прав сотрудников и оперативному управлению отпускным графиком.
• Воинский учет. Ведение учета сотрудников, подлежащих воинскому учету, и автоматизация отчетности упрощают соблюдение требований военкоматов.

Для охраны труда

Программа облегчает работу отдела охраны труда и техники безопасности, предлагая инструменты для комплексного учета и документирования важных аспектов безопасности труда:

• Декларация соответствия условий труда. Позволяет формировать декларации по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) для предоставления в инспекцию по труду, упрощая процесс подготовки и регистрации результатов.
• Учет медосмотров. Ведет учет прохождения работниками медосмотров, автоматизирует подготовку направлений и учет затрат на медицинские осмотры.
• Регистрация инструктажей по технике безопасности. Автоматизирует процесс учета и контроля проведения инструктажей, позволяя настроить способы и периодичность проведения по различным рабочим местам.
• Расследование несчастных случаев. Обеспечивает возможность фиксации и хранения информации о несчастных случаях на производстве, включая данные расследований и прикрепление соответствующих документов.