Работа бухгалтера – хороша и интересна, пока в нее не закрадывается ввод первичных документов: ТОРГ-12, счетов-фактур, УПД. Это один из тех «монстров», которые пожирают время бухгалтера и привносят хаос в виде авралов и завалов из бумажных документов на столе. Стоит случайно вбить 32 вместо 23, и еще минимум полчаса рабочего времени уйдет на поиски опечатки в «простынях» цифр.
На рынке представлено несколько решений для автоматического ввода данных в учетную систему, которые обещают освободить бухгалтера от бумажного рабства. Но опытные бухгалтеры опасаются, что недостатки программы подпортят счастливую сказку автоматического ввода первички. На самые популярные их вопросы ответил Михаил Адигеев – руководитель группы разработчиков программы «Скан-Загрузка документов».
Может ли программа допустить ошибку?
Такое может случиться, если вы вносите плохо пропечатанный/отсканированный документ, который сложно распознать. В данном случае программа не заведет номенклатуру без одобрения оператора.
Если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС.
Если при сверке этих показателей находятся отличия, программа корректирует данные и сообщает об этом оператору – помечает их цветом.
Таким образом, происходит 3-х уровневая проверка:
- 1-й уровень – программа рассчитывает, сверяет показатели между собой, выделяет цветом;
- 2-й уровень – оператор анализирует, что выделено;
- 3-й уровень – «1С» выполняет сверку при проведении документа.
Что делать, если товар приходит с 1 наименованием, а приходовать нужно с другим?
«Бывает, что в номенклатуре поставщика гайка, например, называется «гайка №3», а в базе – «гайка медная». Может ли программа справиться с таким несоответствием»?
Если от поставщика приходит товар с одним и тем же наименованием постоянно (гайка №3), то в программе можно 1 раз вручную установить нужное соответствие.
Один раз вручную подберете такую номенклатуру, а в следующий – программа запомнит и будет делать это автоматически.
Выглядит это так: не подобрав наименование, программа подсвечивает пустое поле красным цветом. При этом появляется список похожих номенклатурных позиций, чтобы оператор выбрал подходящую номенклатуру, если она уже есть. Если ее нет или ничего не подходит, оператор выбирает самостоятельно из обычного справочника номенклатуры. После этого программа запоминает, что этому наименованию соответствует нужная номенклатура в базе. И в следующий раз, при загрузке товара с этим наименованием, программа автоматически подберет нужную номенклатуру.
Может ли программа распознать нестандартные документы?
Если вы работаете с документами, которые не входят в поставку (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12), но они похожи по структуре, можно настроить дополнительные правила распознавания.
Например, в документе есть табличная часть, основные данные (шапка, дата, номер, контрагент), которые можно загружать в документ «Поступление товаров и услуг».
Выполнить настройку распознавания универсальных документов, которые есть в типовых учетных системах, могут как специалисты-разработчики, так и сотрудники вашей компании.
Как проверить, подойдет ли программа нашей организации?
Есть несколько способов проверить, подойдет ли «Скан-Загрузка документов» вашей организации, а заодно убедиться в том, что программа действительно облегчает перенос данных первичных документов в базу.
Во-первых, вы можете позвонить по номеру (863) 300-1000 и заказать демонстрацию программы. Специалист компании разработчика расскажет вам подробно обо всех ее возможностях.
Во-вторых, вы можете скачать оставить заявку в форме ниже, и наш эксперт сам позвонит вам в удобное время, а также проведет демонстрацию возможностей «Скан-Загрузки» удаленно или в вашем офисе.
В-третьих, вы можете посмотреть видеоролик о том, как работает решение. Он поможет вам узнать больше о возможностях автоматического ввода первички и о том, как работает решение.
Михаил раскрыл также и секрет многих IT-компаний – программы для автоматизации ввода первички не берут на себя ввод документов полностью, но ускоряют его в десятки раз!
|
Например, «Скан-Загрузка документов» вносит 3-х страничный документ в базу за несколько минут, но только при участии оператора. |
|
Оцените автоматический ввод документов уже сейчас! Закажите демонстрацию программы «Скан-Загрузка документов».
Заказать консультацию
