Вопрос хранения документов важен для любой организации. Некоторые документы теряют свою значимость, как только рабочая задача решена, другие сохраняют свою силу в течение нескольких лет.
Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Давайте разберемся вместе.
Сроки хранения документов
Основные документы компании разделяют на 3 группы по направлениям.
1. Налоговый учет
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
- книга продаж;
- книга покупок;
- дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.
К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства. Например:
Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи.
Каким законом регулируется: Налоговый кодекс (пп.8 п.1 ст. 23).
2. Бухгалтерские документы
В эту категорию входят все первичные документы:
- договоры
- акты
- накладные
- чеки
- бланки строгой отчетности
- кассовые и банковские документы
- учетная политика
- документы инвентаризации
- бухгалтерская отчетность
- Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
- Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
- Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
- Графики отпусков хранятся только 1 год .
Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.
Каким законом регулируется: Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивное законодательство (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обратите внимание, что, согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.
3. Кадровая документация
Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.
Каким законом регулируется: только архивное законодательство (Приказ Минкультуры № 558).
Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Кто несет ответственность?
Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель; а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.
Каким законом регулируется: ст. 120 Налоговый кодекс Российской Федерации
Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия.
Каким законом регулируется: Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и признании утратившей силу статьи 1 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).
Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
Где и как хранить документы?
Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.
| Способ | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
|
В бумажном виде в офисе |
Привычный способ, не требует специальных навыков. |
1. Архив занимает много места. 2. Денежные затраты на аренду полезных площадей. 3. Документы могут потеряться, либо не быть возвращенными в архив. 4. Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс. 5. Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.
|
|
Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов
|
1. Освобождается место в офисе. 2. Экономия рабочего времени сотрудников. |
1. Высокая стоимость услуг. 2. Нет оперативного доступа к нужным документам. 3. Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива. |
|
Переход на электронный документооборот (ЭДО) |
1. Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами. 2. Легкий поиск нужного документа в программе. 3. Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%. |
1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету. 2. Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО. 3. Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива. |
|
«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С» |
1. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». 2. Контроль над всем документооборотом компании. 3. Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами. 4. Легкое внедрение. 5. Гибкая ценовая политика. |
1. Затраты на оборудование (потоковый сканер). 2. Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива. 3. Бумажные документы необходимо сохранять. |
|
ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив. |
1. Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов. 2. Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами. 3. Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С». 4. Быстрая подготовка к проверкам.
|
1. Для передачи документов необходимо подключение к интернету. 2. Затраты на оборудование (потоковый сканер).
|
Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что вы работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.
