Уже прошло две волны перехода на онлайн-кассы. На опыте проб и ошибок тех, кто регистрировал кассы в 2017-2018 гг., мы разберем оптимальный ход действий – пошагово.
Шаг 1. Подготовка к регистрации
Чтобы начать регистрацию, вам нужна сама онлайн-касса с подходящим для вашей организации фискальным накопителем. Помимо этого, вы уже должны выбрать ОФД (оператора фискальных данных, т.е. организацию, которая будет посредником при передаче ваших данных с онлайн-кассы в налоговую) и заключить с ними договор. Также вам понадобится квалифицированная электронная подпись.
Шаг 2. Заявление на сайте ФНС
Вам нужно заполнить заявление на сайте ФНС и подписать его электронной подписью. Подойдет подпись, которой вы заверяете электронную отчетность в ФНС, ПФР и другие контролирующие органы.
На сайте вы выбираете страницу «Учет контрольно-кассовой техники», где нажимаете на кнопку «Зарегистрировать ККТ». Появится окно «Заполнить параметры заявления вручную».
После этого заполняете данные: указываете модель кассы, адрес установки из справочника ФИАС, наименование места установки (название торговой точки, где стоит ККТ), параметры ККТ (заводской номер ФН и серийный номер онлайн-кассы).
Лучше заранее проверить, есть ли адрес вашей торговой точке в справочнике ФИАС (или хотя бы улица). В противном случае при регистрации возникнут проблемы. Чтобы все-таки завершить регистрацию онлайн-ККТ, нужно будет собрать правоустанавливающие документы на нужную торговую точку и с ними обратиться в администрацию района, где находится торговая точка, чтобы подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.
Шаг 3. Указание особых параметров работы с кассой
После того, как вы внесли данные, сайт автоматически проведет их проверку: например, проверит, не были ли уже зарегистрированы номера фискального накопителя и кассы, существуют ли они вообще. Откроется окно, на котором следует указать особые параметры применения ККТ. Обратите внимание на параметр «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Если вы работаете на территории, отдаленной от сетей связи (их перечень утвержден региональным законодательством), то вам нужно выбрать этот параметр – иначе потом вы не сможете его указать.
Шаг 4. Выбор ОФД
С оператором фискальных данных у вас уже должен быть заключен договор, поэтому его наименование надо просто выбрать из выпадающего списка.
Убедитесь, что все данные внесены верно. После этого нажмите «Подписать и отправить»: заявление на регистрацию кассы уйдет на проверку в ФНС.
Шаг 5. Внесение регистрационных данных в саму ККТ (фискализация кассы)
Если регистрация на сайте ФНС успешно пройдена, то откроется окно с регистрационным номером кассы. Этот номер и ИНН нужно ввести в саму ККТ в режиме администрирования или в сервисном режиме (зависит от модели ККТ, уточнить ответ на этот вопрос можно у поставщика вашей кассы).
Внимание! Если при введении регистрационного номера и ИНН вы ошибетесь хотя бы в одной цифре, то фискальный накопитель станет недействительным. Исправить это нельзя – придется покупать новый.
Шаг 6. Отчет о регистрации ККТ
Когда вы внесете данные о регистрационном номере и ИНН в кассу, она напечатает чек, содержащий параметры фискализации (ФП или ФПД) в виде десяти цифр, а также дату и время получения фискального признака, номер фискального документа (порядковый номер чека). Эти данные нужно будет ввести на сайте ФНС в строку «Фискальный признак» в окно «Отчет о регистрации ККТ…», после нажать «Подписать и отправить».
Шаг 7. Получение электронной карточки регистрации
После успешного выполнения фискализации кассы в личном кабинете сайта ФНС у вас появится карточка регистрация, подписанная электронной подписью.
Обратите внимание: технически вы можете начать пробивать чеки до получения карточки регистрации, но делать этого категорически нельзя. Если по какой-то причине не пройдет регистрация кассы на сайте ФНС, а на кассе возникнет фискальный документ, не переданный ОФД в ФНС (до завершения регистрации это невозможно осуществить), то через 30 дней касса будет заблокирована.
Шаг 8. Регистрация в личном кабинете ОФД
Регистрация на сайте ФНС завершена, теперь нужно указать все необходимые параметры на сайте выбранного вами оператора фискальных данных. После этого можно начинать работу с онлайн-кассой.
Какие ошибки можно допустить при регистрации кассы
- У вас расходятся данные, указанные при регистрации, и реальные настройки кассы. Эти данные автоматически никак не синхронизируется, их соответствие надо проверять вручную. Если допустите ошибку, касса будет работать, но будет нарушен порядок применения ККТ.
- Ошибка при вводе регистрационного номера. Одна неверная цифра – и вам придется покупать новый фискальный накопитель.
- Вы часто перерегистрируете кассу (меняете фискальный накопитель) – фискальный накопитель можно перерегистрировать только 12 раз.
- Опоздали с внесением данных в отчет о регистрации. Учтите, что отчет о регистрации должен быть передан в налоговые органы не позднее рабочего дня следующего за днем получения регистрационного номера.
Не хотите хлопот с регистрацией онлайн-кассы? Закажите полный комплекс услуг «под ключ»: мы оформим договор с ОФД, зарегистрируем кассу и, при необходимости, подключим ее к «1С».
