Бухгалтерский учет: основы кратко и простыми словами

По закону, все компании в России обязаны вести бухгалтерский учет. Индивидуальные предприниматели могут этого не делать. Но вот зачем бухгалтерия нужна собственникам и руководству?

Бухгалтерский учет – это не просто про то, сколько денег на счету. Он ведется «по начислению», то есть учитывает все операции, даже если деньги еще не пришли или не ушли.

Вам знакомо ощущение, когда у вас «прибыль есть, а денег нет» или наоборот – «деньги есть, а прибыли нет»? Вот здесь-то и вспоминается, насколько важен бухгалтерский учет.

Часто о бухгалтерии вспоминают, когда надо делить бизнес, например, если кто-то из учредителей хочет выйти из компании.

Бухгалтерский учет помогает:

• учитывать все операции с активами и источниками финансирования и документировать их;
• отражать данные в регистрах учета и бухгалтерской программе;
• фиксировать финансовое состояние компании в бухгалтерском балансе и отчетах;
• оценивать потенциал компании и принимать решения на основе бухгалтерской отчетности;

Для внутреннего использования эти данные помогают принимать взвешенные управленческие решения.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета

Самый главный закон о бухгалтерии в России – это Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он действует с 2013 года и задает основные правила игры.

Правила по конкретным активам и обязательствам устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. С 2022 года есть несколько новых федеральных стандартов (ФСБУ), которые были введены в рамках реформирования бухгалтерского учета. Эти стандарты все больше приближают российский учет к международным стандартам (МСФО), но при этом увеличивают разницу с налоговым учетом.

Пока новые федеральные стандарты еще не вступили в силу, действуют старые правила, которые были установлены до принятия Закона 402-ФЗ. То есть старые ПБУ, которые не заменены новыми ФСБУ, продолжают действовать как федеральные стандарты бухгалтерского учета.

Кроме того, в некоторых сферах есть свои отраслевые стандарты учета. И не забывайте, что можно также опираться на разъяснения по бухгалтерскому учету.

Основы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет строится на нескольких ключевых вещах: методах, принципах и правилах ведения учета и отчетности.

Главный метод – это двойная запись, когда каждое действие фиксируется в двух местах. К другим методам относятся документирование, калькулирование, инвентаризация и оценка.

Принципы бухгалтерского учета описаны в ПБУ (положениях по бухгалтерскому учету) и делятся на допущения и требования.

Допущения – это правила, которые действуют по умолчанию.

Принципы учета включают:

• полноту;
• своевременность;
• непротиворечивость;
• осмотрительность;
• рациональность.

Бухгалтеру важно помнить, что при ведении учета нужно ориентироваться на содержание, а не на форму. При составлении отчетности ключевыми становятся нейтральность и существенность, ведь, в конечном итоге, главная задача бухгалтера – предоставить достоверную финансовую отчетность.

Счета бухгалтерского учета

Давайте разберемся с тем, как работают счета в бухгалтерии. Они служат для того, чтобы отслеживать все движения активов и пассивов компании.

Счета бывают трех видов:

• Активные счета учитывают имущество организации. Сюда входят все активы, которые компания использует.
• Пассивные счета показывают источники финансирования, такие как уставный капитал, нераспределенная прибыль и всякие заемные средства или кредиторская задолженность.
• Активно-пассивные счета чаще всего нужны для расчетов с контрагентами.

Кроме этого, есть забалансовые счета, которые используются для учета имущества, находящегося у компании временно, например, в аренде.

Каждая хозяйственная операция (или факт хозяйственной жизни, как мы их теперь называем) должна отражаться на счетах бухгалтерского учета и подтверждаться первичными документами.

Согласно ПБУ 1/2008, каждая компания должна создать свой рабочий план счетов бухгалтерского учета. Раньше считалось, что для этого нужно следовать Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н. Этот документ давал четкие указания, как использовать счета.

Со временем отношение к этому плану изменилось, и он стал немного устаревшим.

Вот что важно знать о Плане счетов 94н:

• План счетов должен использоваться строго в соответствии с его указаниями. Нельзя использовать счета, которые в нем не предусмотрены, это ошибка.
• В Плане счетов есть синтетические счета (основные) и субсчета (дополнительные), которые нужны для более детального учета, а также забалансовые счета.
• Если нужно ввести дополнительные счета, это можно сделать, согласовав с Минфином РФ. Субсчета можно добавлять самостоятельно, как указано в Письме Минфина России от 19.04.2017 №07-01-10/23332.

Согласно Закону 402-ФЗ:

• План счетов должен соответствовать федеральным стандартам.
• Рабочий план должен поддерживать требования этих стандартов и двойную запись.
• Счета нужно систематизировать в соответствии с федеральными стандартами.
• Следовать старым правилам Плана счетов 94н теперь не обязательно. Это подтверждается Рекомендацией Фонда «НРБУ «БМЦ» №Р150/2023-КпР.

Новые стандарты часто не совпадают с положениями Плана счетов 94н. Например, правила учета убытков на счете 20 в старой инструкции отличаются от новых стандартов (п. 26 ФСБУ 5/2019).

Поэтому разумно использовать План счетов 94н только в тех случаях, которые не противоречат Закону 402-ФЗ и новым федеральным стандартам.

Бухгалтерские счета и проводки

Счета бухучета заполняются данными из первичных документов, а записи на этих счетах называются бухгалтерскими проводками или корреспонденцией счетов.

Счета и проводки – это основа бухгалтерского учета.

Основной метод учета – это двойная запись. По этому методу каждое финансовое событие записывается сразу на два счета: один счет дебетируется, а другой кредитуется. При этом сумма дебета всегда равна сумме кредита, что помогает поддерживать баланс между активами и пассивами.

Бухгалтерская проводка – это запись, отражающая определенное событие или хозяйственный факт.

Когда говорим о проводке, часто вспоминаем такие термины, как корреспонденция счетов и оборот.

Корреспонденция счетов – это связь между двумя счетами, которая возникает, когда они используются в одной и той же проводке.

Бухгалтерская проводка тесно связана с понятием «двойная запись». Луке Пачоли приписывают изобретение двойной записи, хотя сама идея учета в таком виде появилась гораздо раньше.

Считается, что в старину для учета использовались таблички: одна сторона для записи поступлений, другая – для расходов. Принцип был простой: если что-то прибыло, значит, где-то должно было исчезнуть.

Так поступление имущества (актива) стало называться «дебетом» или приходом, а расход или источник средств – «кредитом» или пассивом.

С течением времени запись упростилась до одной строки, которую мы используем и сегодня: Дебет счета А — Кредит счета Б

Эта запись называется корреспонденцией счетов или бухгалтерской проводкой.

Счетов немного – номера от 01 до 99, хотя некоторые пропущены или не используются. План счетов и инструкции по его применению утверждены Минфином в Приказе от 31.10.2000 №94н.

Важно помнить, что для забалансовых счетов, которые имеют вспомогательное значение, бухгалтерские проводки делаются по другим правилам. Принцип двойной записи здесь не применяется, и запись ведется только по дебету или кредиту забалансового счета.

Как составить бухгалтерские проводки

Составить бухгалтерские проводки на самом деле просто. Нужно определить два счета, на которых будет отражен факт хозяйственной жизни (ранее его называли «хозяйственной операцией»). Затем решить, какой из счетов будет «дебетоваться», а какой «кредитоваться», то есть, где будет записан «дебет», а где – «кредит».

Вот что стоит знать о счетах, чтобы упростить задачу:

Активные счета – это те, на которых учитываются активы компании. Сюда относятся основные средства, товары, деньги на расчетном счете и дебиторская задолженность (то есть деньги, которые нам должны другие организации). Затраты, вроде себестоимости продукции и общехозяйственных расходов, тоже записываются на активных счетах, потому что они могут привести к будущей прибыли.

Пассивные счета – те, на которых фиксируются источники активов (например, уставный капитал, кредиты, нераспределенная прибыль) и наши долговые обязательства перед другими организациями (кредиторская задолженность).

Для дебиторской и кредиторской задолженности обычно используются активно-пассивные счета, которые выполняют двойную роль. Разберем примеры проводок для таких случаев чуть позже.

Итак, бухгалтерская проводка – это решение бухгалтера о том:

• какие счета использовать;
• какой счет будет активным, а какой пассивным;
• где будет «дебет» (увеличение активов) и где «кредит» (прирост пассивов).

Вот основные правила:

• На активных счетах всегда дебетовое сальдо. Увеличение активов записывается по дебету, а уменьшение – по кредиту.
• На пассивных счетах всегда кредитовое сальдо. Прирост пассивов записывается по кредиту, а уменьшение – по дебету.
• На активно-пассивных счетах может быть остаток как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо отражается в Активе баланса, а кредитовое – в Пассиве баланса. Не рекомендуется показывать в балансе «свернутый» остаток активно-пассивного счета только в Активе или Пассиве.

Как составить бухгалтерские проводки, когда нет информации?

Зачастую начинающий бухгалтер сомневается, на каких счетах бухгалтерского учета отразить ту или иную операцию.

Если ситуация не сложная, а просто не хватает опыта, — можно воспользоваться подсказкой бухгалтерской программы, например «1С:Бухгалтерия».

«1С:Бухгалтерия»

«1С:Бухгалтерия» – это общепринятое название для всей линейки бухгалтерских продуктов от компании «1С». Бухучет, а также налоговый и финансовый учет – все эти процессы упрощаются благодаря специально разработанному ПО.

Эта программа работает на платформе «1С:Предприятие» версий 7.7 и 8 и предназначена для оптимизации бухгалтерского, налогового и кадрового учета, независимо от типа и размера компании.

«1С:Бухгалтерия» отлично подходит как для производственных и торговых компаний, так и для сферы услуг. В этой программе все расчеты и учет ведутся в соответствии с законодательством. Основная цель – отслеживать все хозяйственные операции, рассчитывать финансовые результаты, формировать налоговую базу и готовить отчеты для госорганов.

На данный момент на предприятиях по всему миру работает около полумиллиона решений «1С:Бухгалтерия» разных версий.

В «1С:Бухгалтерии» можно:

• учитывать все бухгалтерские операции;
• решать задачи налогообложения;
• вести кадровый учет;
• организовывать документооборот;
• подготавливать и сдавать отчеты в налоговые органы и внебюджетные фонды.

Эта программа используется коммерческими предприятиями, государственными учреждениями и индивидуальными предпринимателями, независимо от их деятельности и масштаба.

Преимущества программы «1С:Бухгалтерия»

Почему стоит использовать «1С:Бухгалтерию»? Вот несколько весомых причин:

• Соответствие законодательству. Программа всегда актуальна с последними изменениями в российском законодательстве. Компания «1С» следит за всеми нововведениями и обновляет свою программу, чтобы все было по правилам.
• Простота и удобство. Начать работать с «1С:Бухгалтерией» легко. Встроенная система подсказок действует как самоучитель, помогая заполнить данные о компании и настроить учет. Много информации заполняется автоматически после начальных настроек, что экономит время и снижает вероятность ошибок.
• Автоматическая проверка отчетности. Специальные алгоритмы программы проверяют корректность документов, полноту отчетов и соответствие контрольным соотношениям по методике ФНС. Это делает процесс подготовки отчетности намного проще.
• Гибкость и настройка. «1С:Бухгалтерия» предлагает гибкие схемы учета, которые подходят для большинства компаний. Вы можете настроить программу под особенности вашего бизнеса и принятые в компании принципы учета. Кроме того, можно создавать новые справочники, изменять формы документов и настраивать отчеты так, как нужно вам.