Наверх
Gendalf Gendalf
250

Автоматическая рассылка отчетов с товарными остатками через «1С:УНФ»: пошаговая инструкция

Показываем использование программы 1С:УНФ для рассылки отчетов об остатках товаров.

Содержание

Пользователи программ «1С» часто обращаются к нам с вопросом о том, можно ли отправлять рассылки, которые будут информировать клиентов о количестве товарных остатков? Насколько сложно это реализовать?

Опция рассылки информации о товарных остатках, актуальная для многих организаций и их клиентов, представлена в программе «1С:УНФ» В этой статье мы разберем, как настроить рассылку в двух вариантах.

Для демонстрации работы системы рассмотрим два подхода:

  1. Отправка автоматизированного отчета Остатки товаров.
  2. Отправка отчета в форме Прайс-лист.
man.png

Обратите внимание

Одним из преимуществ программы «1С:УНФ» является возможность сформировать удобные отчеты и работать с ними. Подробнее об этом читайте в статье.

Вариант 1. Рассылка отчета Остатки товаров

В «1С:УНФ» встроена функция для автоматической отправки отчетов, что позволяет клиентам и сотрудникам получать нужные данные, минуя прямой доступ к программе.

Для настройки рассылки Остатки товаров сначала подготавливаем сам отчет.

Остатки товаров

Затем переходим к настройке его рассылки, для чего используется специальный ярлык с конвертом.

Остатки товаров

При первом создании отчета его необходимо сохранить, указав название и доступность.

Сохранение

Далее открывается форма настройки рассылки:

Форма настройки рассылки

Здесь вносим следующие данные:

Основные сведения

  • Наименование. Пункт определяет, как она будет представлена в списках. Вы можете задать его, используя шаблонное оформление.
  • Подготовлена. Указывает на то, что рассылка подготовлена к диспетчеризации. Установка этого статуса инициирует дополнительную проверку на корректность заполнения всех требуемых данных.

Рассылка отчета

Мы покажем, как это работает

Бесплатная демонстрация покажет все возможности «1С:УНФ»

Хочу демонстрацию

Отправлять – рассылка или реквизит, который определяет адресатов рассылки.

  • Отчеты указанным получателям. Подразумевает доставку идентичных отчетов всем адресатам, выбранным в разделе «Получатели» (например, пользователям, контактам, контрагентам).
  • Свой отчёт для каждого получателя. Предоставляет возможность настроить уникальное содержание отчетов для каждого пользователя. Это опция подходит для случаев, когда отчеты требуют индивидуализации в зависимости от потребностей клиентов. Например, для клиентов, закупающих определенный тип товаров.
  • Только мне (личная рассылка автора). Означает, что отчеты будут отправлены исключительно на электронную почту автора отчета.
  • Почтовый адрес. Автоматически вносится адрес электронной почты автора отчета.

Рассылка отчета

В получатели также можно проставить пользователей, контрагентов или контакты.

Рассылка отчета

Настройка расписания

Чтобы настроить автоматическую отправку отчетов на регулярной основе или в определенные дни недели, используйте вкладку Расписание. Здесь можно указать, в какие дни и время следует осуществлять отправку отчетов. Для каждой рассылки в программе создаются соответствующие регламентные задачи под названием Рассылка отчетов.

Перед настройкой расписания важно активировать опцию Выполнять по расписанию. Вы можете выбрать подходящий шаблон расписания из предложенных вариантов, нажав на кнопку Заполнить по шаблону. Например, можно выбрать отправку в первый день каждого месяца. После этого, расписание будет автоматически установлено в соответствии с выбранным шаблоном.

Расписание

В «1С:УНФ» также реализована функция для индивидуального установления частоты отправки рассылок, влияющая на все аспекты настроек расписания. Варианты периодичности включают:

  • Ежедневная рассылка. Выбирается определенные дни для отправки рассылки. Необходимо задать период повторения и время начала отправки.
  • Еженедельная рассылка. Определяется конкретные дни недели для рассылки. Используйте флажки для выбора нужных дней.
  • Ежемесячная рассылка. Устанавливается отправка рассылок в определенные месяцы и дни. Аналогично еженедельной рассылке, выберите месяцы и конкретные дни месяца для отправки рассылок.
  • Произвольное расписание. Дает возможность настроить расписание отправки с учетом индивидуальных потребностей, если стандартные варианты не подходят. При выборе этого варианта откроется окно для детальной настройки параметров расписания.

Вкладка Доставка

Доставка

Читайте также

Складской учет с «1С: Управление нашей фирмой»

Читать статью

На вкладке представлены все опции, доступные для отправки сообщений. Кроме того, существует функция сохранения (публикации) отчетов, предназначенных для рассылки. Чтобы воспользоваться этой функцией, необходимо активировать параметр «Публиковать». После этого, готовые отчеты могут быть сохранены локально на компьютере пользователя, в сетевой папке или на FTP-сервере.

Доставка

В дополнение к выбору получателей и настройке отправки отчетов, предусмотрена возможность указать тему и текст электронного письма. В текст сообщения можно включить автоматически заполняемые параметры, которые облегчают персонализацию и упрощают процесс отправки.

Доставка

Есть вопрос по работе с программой? Эксперт ответит в ближайшее время

Узнать больше

Вкладка Дополнительно

В этом разделе задаем формат файла отчета, возможность его архивации и установки пароля.

Доставка

После настройки осуществляем пробную рассылку и проверяем результат.

Рассылка

Сообщение было успешно доставлено на электронную почту с указанной темой, содержащее текст и прикрепленный файл отчета.

Остатки

Вариант № 2. Рассылка отчётов с помощью прайс-листов

Помимо стандартных отчетов, «1С:УНФ» позволяет рассылать прайс-листы, которые легче настраивать и в которых можно отображать товарные остатки различным образом (например, в текстовом виде).

Однако автоматическая рассылка прайс-листов недоступна. они могут быть созданы и отправлены вручную.

Остаток

Для того чтобы отображать товарный остаток в виде визуального представления, необходимо задать нижнюю и верхнюю границы остатков в номенклатурной карточке каждого товара. Это делается в разделе Прайс-лист. При желании, данные об остатках, включая их границы, можно импортировать из файла Excel.

Остатки

После установки нижних и верхних пределов товарных остатков, перейдите в раздел Прайс-лист, затем в Настройки и выберите опцию Выводить остатки – Как представление. Вы можете настроить отображение текстового представления остатков по своему усмотрению.

Прайс-лист

Для создания рассылки используйте ярлык с изображением конверта, который расположен рядом с кнопкой Сформировать. Нажмите на этот ярлык и выберите формат файла, в котором будет отправлен прайс-лист.

Прайс-лист

После нажатия на ярлык для создания рассылки откроется форма для составления исходящего письма. В правом верхнем углу этой формы будет автоматически прикреплен ваш прайс-лист в ранее выбранном формате. Вы сможете выбрать адресатов для отправки письма, используя адресную книгу программы.

Исходящее письмо

Помимо адресной книги, существует возможность добавления почтовых адресов получателей рассылки непосредственно из буфера обмена.

Исходящее письмо

После завершения всех настроек, включая выбор получателей и прикрепление прайс-листа, следует нажать на кнопку Отправить для начала процесса рассылки. В результате, получатели получат сообщение, содержащее отправленный прайс-лист.

Прайс-лист

Итоги

Мы ознакомились с базовыми функциями «1С:УНФ», касающимися автоматической отправки отчетов и прайс-листов.

Автоматизация рассылки отчетов обеспечивает значительное удобство, избавляя от необходимости вручную создавать и отправлять письма. Эта функция особенно полезна для руководителей, которым может не хватать времени для регулярного входа в систему. Все нужные данные собираются и отправляются автоматически в установленное время.

В то же время прайс-листы не поддерживают функцию автоматической рассылки, но предоставляют возможность настройки отображения изображений, остатков товаров и ценовой информации.

Вам доступно бесплатное тестирование программы «1С:УНФ» в течение 30 дней

Подробнее

Поделиться  

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)