Бухгалтер знает, какими последствиями грозит потерянные или неправильно оформленные первичные документы: начиная с безобидной, но раздражающей траты времени на приведение документов в порядок до споров с налоговой, штрафов и судебных тяжб.
Поэтому мы собрали несколько ценных советов, которые помогут упростить организацию работы с первичкой.
Совет № 1
Уже на этапе составления договора с контрагентом указывайте, без каких документов он не будет признан исполненным.
Ваш поставщик вполне может отправить вам товар без накладной, без лицензии на использование товара, без экспертизы, или приложив только инструкцию на китайском языке. Если договоренность содержала только отгрузку товара, то никого не волнует, что без некоторых документов вы просто не сможете этот товар использовать.
Чтобы не доводить дела до суда и не тратить нервы на истребование нужных документов, заранее прописывайте в договоре их перечень, а также штраф за непредставление. Теперь контрагент будет заинтересован в том, чтобы обеспечить вас необходимыми документами.
Совет № 2
Создайте специальный «почтовый ящик» для сотрудников, которые работают с первичкой.
Настоящий хаос в документообороте может возникнуть из-за того, что документы поступают от множества сотрудников. За первичку отвечает не только бухгалтер, но и водитель, экспедитор и т.д. И хорошо, если бухгалтерия под боком и можно сразу сдать все документы, а если их получает, например, прораб на строительном объекте? Пока появится случай передать документ, тот будет либо потерян, либо поврежден до нечитаемости, так, что придется запрашивать сверку.
Для таких случаев хорошим решением будет создание «почтового ящика» – коробки или папки, предназначенной для сбора документов. Установите его там, где присутствуют сотрудники, работающие с первичкой, а не только в кабинете бухгалтерии. Раз в день или в неделю все документы будут извлекаться и передаваться в бухгалтерию ответственным лицом. Это, конечно, не панацея, но по крайней мере, избавит сотрудников от вопросов: «Куда мне сейчас деть эту бумажку».
Совет № 3
Внутри бухгалтерии разделите зоны ответственности по вводу первички, а каждый введенный документ помечайте (чтобы не внести его второй раз).
Это особенно актуально для крупных организаций, где за внесение первички в программу отвечает несколько бухгалтеров. Вполне логично разделить несколько направлений между ними, но даже в этом случае каждый документ стоит помечать после ввода в программу – когда и кем внесен. Простая пометка спасет до нескольких часов в месяц, которые вы потратили бы, вбивая данные с уже введенного документа.
Совет № 4
Используйте программы для ввода первички.
Используйте программы, которые распознают данные с первичных документов при сканировании – это значительно сэкономит ваше время, которое вы тратите на эту же работу вручную. Если нет возможности использовать дорогие универсальные распознаватели текста (вроде ABBYY FineReader), лучше обратиться к специальным программам для бухгалтера. Например, «Скан-Загрузка документов» настроена для распознавания данных с счетов-фактур, УПД и ТОРГ-12. Такая программа даст больше гарантий, что в документ при переносе в «1С» не закрадется ошибка, а ввод документов при этом займет почти в 10 раз меньше времени.
Совет № 5
Сканируйте документы (особенно чеки) заранее.
У всей первички есть обязательный срок хранения, однако даже при идеально организованном бумажном архиве нужно помнить об естественном износе документов. Повезло тем, кто ни разу не столкнулся с ситуацией, когда налоговая запросила документы, а в архиве были найдены только выцветшие до белизны чеки! Чтобы избавиться от таких ситуаций, создайте электронный архив документов. Скан документа цвет не потеряет, вы сможете легко найти его в базе и распечатать по запросу налоговой – тем более, представления копии при проверках всегда достаточно, налоговая не имеет права требовать оригиналы.
Как организовать электронный архив документов, читайте здесь.
Совет № 6
Убедитесь, что база данных постоянно сохраняется и копируется – в идеале, раз в сутки.
Итак, все документы получены и внесены, надежно хранятся на местном сервере или удаленно, в «облаке». Осталось получить уверенность, что так будет и завтра, и послезавтра – иначе сбой в системе или ошибка нерадивого сотрудника дорого вам обойдется. Вы же не готовы вспоминать, какие из документов нужно внести, если последнее сохранение случилось только неделю назад, а затем заново тратить время на их ввод? Договоритесь с системным администратором, чтобы база сохранялась каждый день – поверьте, это сбережет вам много нервов в случае чрезвычайных ситуаций.
