Полтысячелетия назад Леонардо да Винчи предсказал переход на электронную валюту. Тогда он и представить не мог, какие обороты наберет в 2019 году цифровизация экономики и прилегающих к ней отраслей. А уж тем более, сколько задач поможет решить бизнесу этот революционный процесс.
Тем не менее, сегодня встречаются люди, которые до сих пор сомневаются в необходимости переводить документооборот компании в электронный формат. Надежнее ведь, если можно «бумажку» потрогать, рассмотреть и лично отнести куда требуется. Но действительно ли так лучше?
Мы подготовили экспертное интервью по теме, которая интересует сегодня практически всех – электронный документооборот (ЭДО). О том, какую роль играет для его реализации «1С-ЭДО», расскажет Дудникова Анжелика, специалист Департамента комплексного сопровождения «ГЭНДАЛЬФ».
- Почему так стремителен переход к цифровой экономике и обмену документами в электронном виде?
- Это связано с тенденцией максимального упрощения. Например, многие уже привыкли делать заказы через Интернет, ведь это проще, чем идти на почту и ждать. Очень популярны стали МФЦ – все вопросы решаются в одном месте. Человек хочет получать все просто и быстро. Сегодня никто из нас не готов ждать посылки по три месяца.
«1С-ЭДО» также работает по принципу «упрощения». Сервис максимально упрощает работу с документами. Нет необходимости куда-либо ходить или отправлять курьеров. Электронный документооборот происходит в разы быстрее, чем бумажный.
- Какие организации чаще всего переходят на ЭДО?
- ЭДО нужен всем, начиная от самой маленькой до самой крупной. Финансовая выгода, конечно, будет больше заметна для крупной организации. Если у вас большой документооборот (несколько тысяч документов в месяц), то на него уходят огромные материальные ресурсы: на бумагу, картриджи, курьеров, хранение документов. У нас есть клиент, в организации которого около 5 000 документов. Он заинтересован в том, чтобы решить проблему с затратами с помощью «1С-ЭДО».
Есть крупные организации, так-называемые «генераторы ЭДО», с которыми более мелкие компании хотят обмениваться документами. Но сложно, когда обмен происходит на бумаге: что-то теряется, что-то не доходит.
- Возможен ли обмен документами, если одна организация использует «1С-ЭДО», а вторая – другой сервис?
- «1С-ЭДО» – универсальное решение. В таком случае можно настроить обмен через роуминг. Дополнительной оплаты не потребуется.
- Какие задачи помогает решить бизнесу «1С-ЭДО»?
- Кроме снижения затрат и сокращения времени, сервис снижает риск ошибок. Если речь о бумажном документообороте, то бухгалтеру все приходится делать руками. Проще, если это всего два документа, а если их 200? На это уйдет немало времени и сил. Нет гарантии, что бухгалтер не допустит ошибку. Всего один лишний «нолик» может обернуться неприятностью, например, не совпадут данные с контрагентом в «книге покупок и продаж».
В случае с ЭДО данные приходят напрямую в «1С». Вручную их вносить не нужно, бухгалтер застрахован от ошибок ручного ввода. Все, что ему нужно сделать – проверить визуально данные и нажать «Провести».
- С какими ошибками можно столкнуться при внедрении ЭДО?
- Как таковых ошибок на моей памяти не встречалось. Вся сложность в том, чтобы правильно выстроить систему взаимодействия:
- с кем вы хотите обмениваться документами – заранее наладить с контрагентами коммуникацию;
- каким способом удобнее будет подписывать документы, и у кого в компании будут электронно-цифровые подписи.
В «1С:ЭДО» есть возможность последовательного подписания документов, когда документ утверждает сначала главный бухгалтер, а потом – директор. Также можно разграничить права. Например, акты выполненных работ будет подписывать только бухгалтер, а договора – только директор.
Сейчас оперативно работает техподдержка. Поэтому, если и возникают какие-то вопросы по работе в программе, специалисты решают их на месте.
- Нужен ли ЭДО для работы с маркировкой?
- ЭДО – обязательный элемент для реализации маркировки товаров. Данные о каждом продукте вносятся в информационную систему мониторинга «Честный ЗНАК». Так государство борется с контрафактом.
На каждом этапе товарооборота, с момента произведения товара, его передачи оптовым поставщикам и далее – розничным магазинам, необходимо сопровождать товар электронным УПД (универсальным передаточным документом). В нем прописаны коды маркировки, которые помогают определить, когда был произведен товар и кто его производитель. Через «1С-ЭДО» данные из УПД отправляются в ИС «Честный ЗНАК».
- Как изменится работа компании после перехода на «1С-ЭДО»?
- Примером может быть наша компания. Еще в 2015 году, когда у нас было около 2 500 клиентов на бумажном документообороте, мы тратили на подготовку документов почти 4 дня. Пять человек в течение трех дней распечатывали документы, ставили на них печати и подписи. Довольно мучительный процесс, но деваться было некуда.
После того, как мы перевели на ЭДО больше половины наших клиентов, подготовка такого же количества документов занимает около 2 дней. Таким образом, мы сократили трудозатраты в 2 раза.
Сравним: подготовка 1 000 документов на бумаге в среднем занимает 2 дня, а в «1С-ЭДО» – всего 15 минут.
Какие еще преимущества есть у «1С-ЭДО»?
- Работа в знакомом интерфейсе – более 80% организаций РФ ведут учет в «1С».
- Интеграция с «1С» – документы автоматически выгружаются в базу.
- Гибкая система тарифов – в случае больших объемов документов «ГЭНДАЛЬФ» делает индивидуальное предложение.
Заинтересовались сервисом «1С-ЭДО»?
Оставьте свои контакты в форме ниже, и наш специалист свяжется с вами!
