Как увеличить прибыль и сделать бизнес-процессы более прозрачными

Наши клиенты часто жалуются на то, что из ниоткуда в компании появляются убытки. Невозможно уследить за всем, что происходит в организации, из-за этого прибыль не растет, а руководство и сотрудники в постоянном стрессе. А когда речь идет о небольшой компании, такие сложности могут стать фатальными.

Решение для малого бизнеса «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») предлагает комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов: изменения затрагивают почти все основные аспекты деятельности компании.

В этой статье мы расскажем о системе управленческого учета в «1С:УНФ», которая предоставляет данные для принятия бизнес-решений.

О решении «1С:УНФ»

Это стандартная конфигурация «1С», предназначенная для автоматизации учета в первую очередь для малого бизнеса. Отсюда и название «Управление нашей фирмой» (ранее – «1С:Управление небольшой фирмой»). Изначально программа была рассчитана на малые производственные и торговые предприятия, а также на семейные частные бизнесы.

За несколько лет это решение значительно развилось. Возможности, которые сейчас есть в «1С:УНФ», уникальны и не встречаются в других решениях на платформе «1С:Предприятие».

Программа «1С:Управление нашей фирмой» нацелена на автоматизацию основных бизнес-процессов в единой системе, охватывая большинство аспектов деятельности компании, среди которых:

• оптовая и розничная торговля, включая интернет-магазины;
• ведение складского учета;
• выполнение подрядных работ и оказание различных услуг;
• мелкосерийное и позаказное производство, а также переработка.

Решение также поддерживает расширенный финансовый учет, включая планирование денежных средств и учет по договорам кредитов и займов.

Полезное дополнение:

«1С:УНФ» позволяет автоматизировать управление взаимоотношениями с клиентами. В программе есть инструменты для создания коммерческих предложений из шаблонов, отправки их по электронной почте и взаимодействия с клиентами через SMS.

Для кого предназначена конфигурация

«1С:Управление нашей фирмой» – это классное решение для автоматизации учета в малом бизнесе. Все сделано так, чтобы отчеты были привычными и понятными руководителям. Отчетность в программе, как правило, включает:

• анализ доходов и расходов;
• денежные потоки;
• управленческий баланс;
• состояние компании и финансовые результаты.

Программа подходит для самых разных видов деятельности: торговли, производства, услуг; возможна и комбинация. Например, торгово-производственные компании или те, кто занимается торговлей и оказывает услуги одновременно. Можно автоматизировать все сразу или поэтапно: сначала закупить, потом продать, вести складской учет, а затем подключить производственный учет или CRM.

Можно анализировать всю деятельность компании, разделять анализ на направления и проекты, распределять по группам клиентов и товары, а также создать свою систему показателей, которые будут основываться на данных из управленческой отчетности вашей фирмы.

Принципы автоматизации управленческого учета

Чтобы получить нужные данные по управленческому учету, в программу надо ввести и зарегистрировать все операции за отчетный период.

• Операции вводятся документами. Например, заказ покупателя, начисление зарплаты, поступление товаров и так далее.
• Данные из документов регистрируются в специальных регистрах в зависимости от типа операции, а потом отображаются в отчетах.
• Все показатели управленческого учета можно увидеть на специальной панели «Анализ бизнеса» с расшифровками и сравнениями с предыдущими периодами.

Как мы видим, «1С:Управление нашей фирмой» предлагает комплексную систему управления бизнесом с расширяемыми показателями, что помогает принимать более обоснованные решения.

Возможности программы по анализу бизнеса

1. Одна из самых крутых фишек «1С:УНФ» – возможность создать монитор ключевых показателей, которые руководитель увидит сразу при входе в систему. Можно использовать как готовые показатели, так и создать свои собственные, обозначив источники данных. Все это отображается в удобном формате, есть возможность вывести дополнительные периоды для сравнения динамики.

   Монитор показателей имеет приятный и наглядный дизайн, это мини-BI-система для малого бизнеса. Такое решение для визуализации данных редко встретишь в других системах управления малым бизнесом, ведь обычно считают, что это функционал для крупных компаний. Однако для руководителей небольших фирм эта система станет настоящим открытием.

   «1С:УНФ» позволяет отслеживать цели и показатели компании с любого устройства, включая мобильное приложение. Данные можно выводить на любые мониторы. Например, можно подключить большой телевизор к рабочей станции и выводить показатели на широкий экран в режиме онлайн.

2. Анализ доходов и расходов – это простой отчет, который наглядно показывает данные о доходах и расходах за любые периоды с нужной вам степенью детализации.

   Доходы выделены зелеными стрелками, а расходы – красными. Белые строки показывают нейтральные показатели.

   Система включает выручку, проценты к получению, прочие доходы. В расходы входят себестоимость товара, коммерческие и управленческие расходы, налоги. Отчет автоматически считает валовую прибыль, рентабельность по валовой прибыли, точку безубыточности и запас финансовой прочности. Каждую статью доходов и расходов можно расшифровать до конкретного документа, что обеспечивает полную прозрачность данных отчета.

   Также есть отчет о себестоимости товара и выручке от реализации с расчетом маржинальной прибыли от продаж, который может формироваться в разных разрезах. Себестоимость в «1С:УНФ» может рассчитываться как по средней цене, так и с учетом стоимости партий. Включать или отключать партионный учет лучше в рамках определенного периода.

   Все вышеперечисленные данные помогают принимать решения и могут быть основой для подготовки документации для получения кредитов.

3. Отчет по анализу денежного потока позволяет увидеть информацию в разрезе плановых показателей и фактических данных с детализацией по организациям, проектам и подразделениям за любые периоды.

   Можно просматривать платежи по видам деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой. Перемещения денежных средств выделены в отчете отдельно. Эти базовые настройки позволяют использовать отчет сразу для анализа денежного потока.

   Также любой квалифицированный пользователь может добавить свои статьи активов (движение денег, товаров), задать степень детализации, ввести расчетные показатели и создать представление и печатную форму отчета.

   План-фактный анализ денежного потока с детализацией по статьям, проектам, клиентам и группам номенклатуры позволяет планировать деньги до мельчайших подробностей. Данные планирования денежного потока основываются на заявках на расходование средств. При помощи этих данных можно создать платежный календарь в УНФ.

4. Управленческий баланс – это один из трех основных отчетов для внутреннего пользования, который отвечает на три важных вопроса: сколько денег вложено в бизнес, откуда они взялись (пассивы) и где они используются (активы).

   Этот отчет позволяет быстро понять финансовое состояние компании и управлять финансами на основе конкретных данных.

   В 1С:УНФ управленческий баланс можно формировать как по плановым, так и по фактическим данным, за любой отчетный период: месяц, квартал, полугодие или год. Эти настройки по умолчанию позволяют сразу же использовать отчет.

   Любой опытный пользователь может дополнить отчет своими статьями пассивов и активов, чтобы задать нужную структуру для детализации баланса, ввести свои расчетные показатели и создать удобное представление и печатную форму отчета.

   Управленческий баланс поможет вам лучше понять активы и пассивы компании, что позволит повысить эффективность вашего бизнеса.

5. Автоматизация CRM – это основа для эффективной организации продаж. Важно отметить, что внедрение CRM всегда идет вместе с внедрением методологии по организации продаж.

   Встроенная CRM-система в «1С:Управление нашей фирмой» позволяет организовать следующие процессы:

   • Контакт-центр: общий календарь для работы с клиентами, календарь задач, телемаркетинг и повторные продажи;
   • Каналы коммуникаций: телефония, SMS, электронные письма и мессенджеры;
   • Продажи: интеграция с сайтами, контактными формами, мобильным приложением;
   • Воронка продаж: создание воронки на основе данных по сделкам;
   • Совместная работа: обсуждения, чаты, задачи и напоминания;
   • Доставка: курьерские и собственные службы, самовывоз.

   «1С:УНФ» на платформе «1С:Предприятие 8» позволяет автоматически или вручную фиксировать все типы событий, планировать загрузку менеджеров.

   Автоматизация взаимоотношений с клиентами создаст устойчивую и предсказуемую основу для получения выручки по каждому направлению. А выручка от продаж – это основа дохода вашей компании.

6. Установка правил автоматического начисления премий в зависимости от результатов продаж – еще одна из интересных возможностей «1С:УНФ».

   В программе можно задать условия для начисления, например, при достижении определенной суммы продаж или объема продаж в определенном количестве. Система рассчитает эти данные за отчетный период для каждого менеджера, продавца или консультанта и автоматически заполнит документ о начислении премии.

   Правила расчета премий могут быть сформированы на основе нескольких условий и применяться совместно или индивидуально. Автоматический расчет премий исключит непрозрачность в начислении зарплат и создаст соревновательный эффект среди менеджеров по продажам.

7. Отчет о состоянии компании – это простая и удобная выжимка из управленческого баланса. Его можно настроить под себя и организовать регулярную пересылку данных, например, еженедельно на почту, чтобы обсуждать этот материал на встречах. Также данные можно быстро просматривать перед тем, как раздавать поручения подчиненным.

   В отчет можно включить разделы по денежным средствам на банковских счетах и в кассе компании, дебиторскую и кредиторскую задолженности, деньги у подотчетников. Каждый раздел можно детализировать так, как вам нужно.

   Регулярный анализ отчетов позволяет оперативно понимать текущее состояние компании, выявлять проблемы и принимать решения для их устранения. Со временем сотрудники начнут понимать, на основе каких данных руководитель принимает решения, и стремиться к улучшению своих показателей.

8. Финансовый результат в «1С:УНФ» рассчитывается с помощью процедуры «Закрытие месяца». При ее запуске все расходы, относящиеся к конкретному направлению, будут учтены как расходы этого направления, а нераспределенные расходы попадут в категорию «Прочее».

   В зависимости от указанного способа распределения расходов для каждого счета управленческого учета программа сформирует соответствующие проводки. Эти данные позволяют видеть финансовый результат компании по направлениям, учитывать доходы, расходы и прибыль.

   Такой отчет позволяет анализировать финансовый результат деятельности разных направлений и принимать взвешенные управленческие решения.

Новые технологии в «1С:УНФ»

1. Электронный документооборот – это новое направление в развитии налоговой системы России, схожее с системами ЕГАИС и маркировки, но ориентированное на B2B-сектор.

   Правительством РФ было принято несколько постановлений, утверждающих правила обмена электронными документами. Например, грузоотправители, перевозчики и грузополучатели теперь могут оформлять перевозочные документы в электронном виде без бумажных копий.

   В «1С:УНФ» уже реализована эта возможность, можно оформлять:

   • электронные заказ-наряды;
   • электронные сопроводительные ведомости;
   • электронные накладные.

   Инструменты для работы с электронной подписью встроены в программу «1С», что позволяет легко создавать документы, подписывать их от имени фирмы и отправлять контрагентам.

   Электронные данные позволяют правительству и налоговым органам принимать эффективные решения и организовывать взаимодействие с предпринимателями гибко и прозрачно.

2. Теперь большую часть информации из разных разделов можно собрать и отображать в мобильном приложении УНФ.

   Все данные будут под рукой сразу после того, как документ будет оформлен и проведен в базе данных. Удобно осуществлять регулярный контроль за показателями, управления бизнесом и стандартизации процессов.

   Мобильное приложение помогает выстроить систему показателей с отправкой на смартфон и регулярным анализом. Это развивает у сотрудников навыки делегирования и формирует привычку управления людьми на основе данных.

   Мобильное приложение «1С:Управление нашей фирмой» доступно как для Android, так и для iOS. Оно подключается к базе данных «1С:УНФ» и позволяет вести бизнес прямо с мобильного устройства. Пользоваться приложением удобно как со смартфона, так и с планшета. Его можно адаптировать под потребности любого бизнеса благодаря возможностям платформы «1С:Предприятие» для разработки мобильных приложений.

3. «1С:Управление нашей фирмой» поддерживает интеграцию с внешними системами управления контентом (CMS), а также с различными соцсетями и сервисами прямо из коробки.

   Например, можно быстро создать магазин ВКонтакте, заполнить его товарами, запустить рекламную кампанию и получать заказы от пользователей соцсети. Цены и остатки на торговой площадке автоматически обновляются из программы «1С:Управление нашей фирмой». При обработке заказов синхронизируются статусы.

   «1С:УНФ» легко подключается к системам управления контентом производителей:

   • 1С-Битрикс;
   • 1C-UMI;
   • InSales;
   • HostCMS;
   • Rugento;
   • Diafan.CMS;
   • Shop-Script;
   • И любыми другими системами, поддерживающими язык CommerceML.

   Интеграция с сайтом позволяет выгружать из «1С:УНФ» на сайт данные о товарах (включая фотографии), ценах, акциях и загружать готовые заказы от покупателей обратно в систему для их обработки. Если сайты поддерживают системы оплаты, то данные о статусе и характере оплаты тоже загружаются в вашу информационную систему.

   «1С:Управление нашей фирмой» также может быть интегрировано с маркетплейсами Wildberries и OZON. Это решение упрощает взаимодействие с маркетплейсами и автоматизирует рутинные операции по передаче товаров на их склады.

4. Одной из самых крутых фишек «1С:УНФ» является подключение электронного ассистента, который автоматизирует рутинные задачи и, главное, уведомляет вас о результатах.

   Зовут ассистента Даша. Конечно, она не совсем искусственный интеллект, но вполне справляется с тем, чтобы сообщить в мессенджер о поступившем платеже, выполненной задаче или завершении важного заказа.

   Такая функция есть только в программе «1С:Управление нашей фирмой». Даша живет именно здесь и добавляет «душу» в автоматизированный управленческий учет в «1С:УНФ». С учетом тенденций в развитии искусственного интеллекта, возможно, скоро Даша обеспечит пользователей еще более качественной и быстрой аналитикой бизнеса.

«1С:Управление нашей фирмой» идеально подходит для малого и среднего бизнеса. Система автоматизирует продажи, закупки, производство, услуги, расчеты с персоналом, CRM и имеет множество интеграций с другими системами.

Если стандартных функций недостаточно, любую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие», включая «1С:УНФ», можно настроить и адаптировать под нужды бизнеса. Для автоматизации учета может понадобиться всего один аналитик, который поможет настроить систему и внести данные.

Все отчеты настраиваемые, пользователи могут подгонять их под свои нужды. Если нужен специальный отчет, можно заказать его разработку у аналитиков. Важно выбирать 1С-интегратора с опытом работы с малым бизнесом и успешными кейсами, как у WiseAdvice-IT.

Для тестирования программы можно скачать ее с сайта «1С» и использовать бесплатно 30 дней или получить доступ через партнера «1С» при наличии подписки на ИТС. Для официального использования необходимо приобрести лицензии на ПО и пользователей.

Программное обеспечение «1С:Управление нашей фирмой» может использоваться в файловом, серверном варианте или предоставляться в аренду.