Настройка «1С:УХ» для крупных холдингов: от модулей до интеграции

Когда бизнес разрастается до масштабов холдинга, привычные методы учета и планирования перестают работать. Десятки филиалов, разный налоговый статус компаний, валютные операции, бюджетирование — все это требует системы, которая не просто «ведет учет», а объединяет данные и дает руководству возможность управлять группой компаний в едином контуре.

Эту задачу решает «1С:Управление холдингом».

В статье разберем, какие настройки в «1С:УХ» стоит проработать в первую очередь, чтобы система работала не как «база данных», а как управленческий инструмент для принятия решений.

Зачем холдингу нужна отдельная система

В холдингах основная боль — разрозненные данные. Финансовый директор получает отчеты с задержкой, бухгалтерия в филиале ведет учет «по-своему», а бизнес-аналитики неделями сводят Excel-таблицы, чтобы собрать консолидированный отчет.
«1С:Управление холдингом» решает проблему так:

• единая валюта управленческого учета;
• централизованное управление НСИ (нормативно-справочной информацией);
• автоматическая консолидация данных;
• встроенные механизмы бюджетирования и планирования.

Общие настройки «1С:УХ»

В разделе «1С:Управление холдингом» в меню «Общие справочники и настройки» вы найдете важные параметры, влияющие на работу всей системы. Наиболее значимые из них — это настройки, которые контролируют согласование данных, отчеты и другие ключевые моменты, помогающие системе работать без ошибок и с максимальной эффективностью.

• Проверка утверждения данных. Если эта настройка активирована, система будет автоматически проверять все документы бюджетирования на предмет их утверждения. Это позволяет исключить вероятность ошибки, когда неподтвержденные документы оказываются в отчетах или в процессе финансового планирования.
• Проверка утверждения настроек отчетов. Включив эту опцию, вы настроите проверку утверждения шаблонов отчетов. Это гарантирует, что отчеты, не прошедшие утверждение, не будут доступны пользователям. Такой механизм помогает сохранить порядок в работе с отчетной документацией.

Роль суперпользователя в «1С:Управление холдингом»

Суперпользователь в «1С:Управление холдингом» — это человек, который обладает максимальными правами и доступом ко всем функциям системы. Эта роль крайне важна для управления и решения технических задач на уровне всей системы.

Суперпользователь может не только настраивать систему, но и решать все административные вопросы, связанные с управлением доступом и настройками для других пользователей.

При настройке роли суперпользователя важно учитывать, что к каждому ответственному можно привязать конкретную организацию. Это особенно полезно для холдингов с территориально распределенной структурой, где каждая организация может иметь свои особенности работы.

Управление нормативно-справочной информацией (НСИ)

Механизм управления НСИ в «1С:УХ» позволяет централизованно управлять данными о справочниках и классификаторах. Это решение особенно полезно для компаний с несколькими филиалами, где важно поддерживать актуальность информации по всем объектам в единой базе данных.

Как активировать управление НСИ

1. В настройках системы установите флажок «Использовать механизмы управления НСИ».
2. Это откроет доступ к дополнительным функциям, таким как управление мастер-данными и синхронизация данных между филиалами.

После активации доступные функции включают:

• Контролируемые объекты НСИ — отслеживание ключевых справочников для поддержания их актуальности.
• Заявки на изменение НСИ — отслеживание и утверждение изменений в справочниках.
• Настройка синхронизации эталонных элементов — поддержание единой базы данных при обмене данными между филиалами.
• Поиск и слияние дублирующихся элементов — выявление и устранение дублей в справочниках.
• Обработка «Обмен НСИ» — автоматизация обмена данными между филиалами и центральной базой.

Управление активами в «1С:УХ»

Модуль «Управление активами» в «1С:УХ» предлагает эффективные инструменты для учета, анализа и управления активами компании, такими как основные средства и внеоборотные активы. Этот функционал особенно полезен для холдингов с множеством активов, требующих детализированного учета.

Как активировать управление активами?

1. Перейдите в настройки системы и установите флажок напротив опции «Использовать управление активами».
2. После этого система активирует дополнительные подсистемы, включающие:
   • Настройки внеоборотных активов (ВНА) — настройка назначения активов, видов ремонтов и связей между компонентами активов.
   • Учет уставного капитала — возможность детализированного учета капитала с разбиением по долям и акционерам.
   • Отчеты по инвесторам — расширенные отчеты, включая количество в доверительном управлении и привилегированные акции.
   • Расширенные настройки договоров — возможность указывать местонахождение оригинала договора, язык составления документа и учитывать количество листов.

Такие возможности позволяют эффективно управлять активами, контролировать их состояние и обеспечивать прозрачность отчетности для инвесторов и акционеров.

Реквизит «Назначение актива»

В «1С:Управление холдингом» появился новый реквизит для справочников внеоборотных активов — «Назначение актива». Этот параметр предоставляет возможность более детально учитывать информацию о каждом активе, включая его назначение, статус, назначенные функции или связи с другими элементами.

Это особенно важно для крупных холдингов, где активы могут быть разделены по категориям и иметь разные назначения в различных частях бизнеса.

Мультиязычность в «1С:Управление холдингом»

«1С:Управление холдингом» предоставляет полноценную поддержку мультиязычности, что идеально подходит для международных компаний, работающих в разных странах с различными языковыми группами сотрудников и клиентов. Это решение позволяет адаптировать систему для использования на нескольких языках, что значительно облегчает работу с данными и отчетностью.

Как настроить дополнительные языки в справочниках?

1. Перейдите в раздел «Дополнительные языки».
2. Укажите до двух языков, которые нужно добавить для наименований справочников.
3. Для редактирования представлений на дополнительных языках используйте команду «Редактировать представления на дополнительных языках».

Это позволит вам унифицировать работу с данными по всему холдингу, обеспечивая единство и доступность информации на нескольких языках.

Настройка языка для пользователя

Для того чтобы отображать справочники и отчеты на языке, соответствующем потребностям пользователя, необходимо в настройках пользователя изменить параметр «Язык справочников и отчетности». После внесения изменений интерфейс и отчеты будут автоматически отображаться на выбранном языке при следующем входе в систему.

Виды отчетов: мульти-языковая поддержка

В «1С:УХ» при создании отчетов есть возможность задавать наименования строк, колонок и показателей на разных языках. Это особенно полезно для холдингов, работающих на международных рынках и требующих отчетности на нескольких языках.

Такая функция значительно упрощает работу с отчетами и помогает поддерживать единый формат документации для всех сотрудников, независимо от их локации.

Создание мультиязычных бланков отчетов

В «1С:УХ» предусмотрен конструктор бланков для создания мультиязычных отчетов. Чтобы активировать эту возможность, установите флажок «Мультиязычный». Это откроет доступ к редактированию текстовых областей отчета на разных языках, включая названия разделов, пояснения и другие элементы. Таким образом, вы сможете легко настроить отчет, чтобы он был доступен на нужных языках для разных пользователей.

Экземпляры отчетов с языковой настройкой

Каждый экземпляр отчета в «1С:Управление холдингом» можно настроить для отображения на определенном языке. Это делается через вкладку «Настройки отчета», где можно выбрать язык отображения, который будет активен при каждом открытии отчета.

Это позволяет управлять отчетами в международной среде, предоставляя локализованные данные для различных подразделений холдинга.

Период хранения событий: настройка и оптимизация

В «1С:Управление холдингом» предусмотрена настройка периода хранения событий, что позволяет эффективно управлять ресурсами системы. Вы можете автоматически удалять устаревшие данные, такие как отправленные уведомления и письма, что поможет оптимизировать работу системы и сэкономить место в базе данных.

Как настроить период хранения данных?

1. Перейдите в раздел «Архивирование данных».
2. Укажите период хранения данных в днях. Если значение не указано, данные будут храниться бесконечно.
3. Включите регламентное задание «Очистка отправленных событий оповещений» для регулярного удаления устаревших записей.

Эти функции помогут вам поддерживать порядок в базе данных, ускорить работу системы и снизить нагрузку на серверы, что важно для холдингов с большим объемом информации.

Производственный календарь

Производственный календарь — один из самых важных инструментов для корректной работы системы. Он учитывает рабочие и выходные дни при планировании задач, расчетах и других операциях. Включает:

• Графики расчетов — использование рабочих и выходных дней при расчетах взаиморасчетов и графиков платежей.
• Платежный календарь — оптимизация управления денежными потоками с учетом выходных и праздничных дней.
• Мероприятия — планирование и выполнение мероприятий, синхронизированных с производственным календарем.

Производственный календарь в «1С» используется по умолчанию при создании новых объектов в подсистемах. Это помогает автоматизировать заполнение графиков платежей и исключить ошибки при указании рабочих и выходных дней.

Периоды в «1С:Управление холдингом»

В «1С:Управление холдингом» справочник «Периоды» помогает эффективно управлять временными рамками для отчетности и планирования. Благодаря иерархической структуре справочника, вы можете детализировать периоды по различным уровням — год, квартал, месяц, неделя и т.д. Это упрощает организацию отчетности и позволяет адаптировать систему под конкретные нужды бизнеса.

Автоматическая генерация периодов

Для упрощения процесса создания периодов можно включить автоматическую генерацию. Система позволяет автоматически создавать подкатегории периодов внутри заданного диапазона, например, если вы задали годовой период, она автоматически создаст месячные или квартальные подкатегории.

Просто выберите основной период, затем укажите, какой периодичности (месяц, квартал, неделя) должны быть подкатегории, и нажмите «Заполнить период». Это ускоряет процесс планирования и подготовки отчетности, что особенно полезно для крупных компаний.

Создание новых периодов вручную

Помимо автоматической генерации, в «1С» можно создать новый период вручную, задавая дату начала, окончания и тип периода. При этом система автоматически проверяет правильность вложенности периодов, чтобы каждый новый период соответствовал общей временной структуре. Это помогает поддерживать высокую точность и логичность данных.

Сценарии в «1С:Управление холдингом»

Справочник «Сценарии» используется для создания различных вариантов отчетности и анализа данных по различным сценариям, таким как плановые и фактические данные. Это позволяет выполнять план-фактный анализ, сравнивая результаты по разным сценариям.

Бюджетирование с помощью сценариев

Сценарии активно используются для бюджетирования, где они помогают разграничивать разные виды бюджетов, такие как доходы, расходы и инвестиции. Это позволяет более точно управлять бюджетами по различным направлениям бизнеса. На странице Бюджетирование в настройках сценария указываются параметры, которые влияют на бюджетирование:

• Режим планирования. Статический (новый цикл отчетности требует создания нового документа) или динамический (периоды можно сдвигать без создания новых).
• Контролирующий сценарий. Проверяет превышение показателей, обеспечивая контроль за соблюдением бюджета.
• Сценарий для актуализации. Задает значение по умолчанию для актуализации, ускоряя процесс.
• Индексирование. Позволяет использовать сценарии для индексации значений в сводной таблице.

Использование сценариев автоматизирует процессы подстановки данных в отчеты и ускоряет согласование и контроль выполнения бюджета.

Виды аналитик в «1С:Управление холдингом»

Виды аналитик помогают детализировать учет и более точно анализировать данные по различным критериям, таким как расходы, группы клиентов или классификация товаров. Справочник «Виды аналитик (Корпоративные)» позволяет создавать и хранить различные типы аналитики для отчетности, что дает возможность проводить более точный анализ данных и отслеживать ключевые показатели.

Аналитика используется не только в отчетах, но и для других целей, таких как:

• Анализ статей ДДС.
• Классификация данных для управленческого учета.

Произвольный классификатор в «1С:Управление холдингом»

Справочник «Произвольный классификатор» позволяет создавать собственные типы аналитик, если предустановленные категории не подходят под нужды бизнеса. Это помогает строить кастомизированную аналитику для более глубокого анализа.

В этом справочнике можно:

• Создавать новые элементы аналитики.
• Определять типы значений (число, строка и т.д.).
• Настроить автоматическое создание элементов при импорте данных, если они не найдены по ключу.
• Разделять элементы аналитики по организациям, что упрощает управление для холдингов с несколькими юридическими лицами.

Справочник доступен в меню «Общие справочники и настройки» ➔ «Произвольный классификатор». Он позволяет связывать элементы аналитики с внешними источниками данных, что дает гибкость при работе с различными источниками информации.

Настройка валют в «1С:Управление холдингом»

Настройка валют в «1С:Управление холдингом» включает несколько ключевых этапов, которые позволяют точно и эффективно учитывать валютные операции в холдинге. Это особенно важно для компаний с международной деятельностью и множеством филиалов, работающих с различными валютами.

Добавление новых валют

В системе можно добавить новые валюты двумя способами: вручную или через загрузку из Общероссийского классификатора валют. Загрузка из классификатора значительно упрощает процесс, так как система автоматически заполняет основные параметры (например, наименование и код валюты).

Указание курсов обмена

Курсы валют могут быть заданы вручную или автоматически загружены из Интернета через учетную запись на портале ИТС. В случае более сложных расчетов можно использовать произвольные формулы для определения курса, основываясь на значениях других валют. Также возможно установить курс в процентном соотношении от другой валюты.

Установление базовой валюты для отчетности

Система позволяет задать базовую валюту для всех финансовых отчетов, что обеспечивает унифицированное отображение всех данных и упрощает конвертацию сумм в одну валюту. При загрузке валют из классификатора все параметры будут автоматически заполнены, а при ручном вводе данные нужно будет внести вручную.

Комплексная настройка и поддержка «1С:Управление холдингом»

Для правильной работы системы и соответствия специфике бизнеса требуется настройка нетиповых отчетов, шаблонов и форм, а также управление правами доступа, маршрутами согласования и уведомлениями.

• Настройка консолидации данных — позволяет централизованно собирать данные по всем управленческим показателям и корректно формировать отчеты.

Организационные единицы

В «1С:Управление холдингом» справочник «Организационные единицы» является важным инструментом для создания и управления иерархией компаний и подразделений внутри холдинга. Он помогает отслеживать взаимодействие между юридическими лицами и позволяет создавать структурированные данные о всех филиалах.

При добавлении новой организационной единицы используется мастер, который поможет пройти все этапы настройки с учетом типа организации. Это позволяет легко и быстро настроить структуру для новой компании или филиала.

Налоговый резидент РФ

Для организаций, зарегистрированных в России, предусмотрена возможность настройки налогового резидента в системе «1С:Управление холдингом». Важно правильно указать параметры, чтобы система автоматически подтягивала информацию о юридическом лице через ИНН и обеспечивала соответствие российскому законодательству.

Настройка налогового резидента позволяет правильно учитывать и формировать отчетность для таких организаций, включая такие параметры, как:

• Централизованные закупки
• Закупки по 223-ФЗ
• Налоговая инспекция
• Пенсионный фонд и другие государственные организации

Для таких организаций будет доступна детализированная настройка финансовой отчетности, что позволит интегрировать все данные в рамках российской системы налогообложения.

Иностранный налоговый резидент

Для иностранных компаний или структур без образования юридического лица предусмотрена настройка учета с учетом международных стандартов (МСФО). В системе можно задать особенности налогообложения для иностранных организаций, а также учитывать данные для отчетности перед налоговыми органами других стран.

Особенности для иностранных налоговых резидентов

• Учет налоговых ставок для разных типов операций.
• Настройка отчетности в соответствии с международными стандартами (МСФО).
• Регистрационные данные для иностранных налоговых органов.

Это особенно важно для компаний, ведущих учет контролируемых иностранных компаний (КИК), поскольку система поддерживает особые реквизиты и позволяет легко настроить нужную отчетность.

Элиминирующая организационная единица

Для корректного расчета консолидированной отчетности в «1С:Управление холдингом» предусмотрена возможность добавления элиминирующих организационных единиц. Эти единицы используются для исключения внутригрупповых операций и оборотов при составлении отчетности.

Добавление такой единицы в систему позволяет:

• исключить внутригрупповые транзакции из консолидированных отчетов;
• обеспечить точность и корректность данных при консолидации.

Это особенно важно для компаний с большим количеством внутренних операций, которые могут искажать данные в отчетах.

Центры Финансовой Ответственности (ЦФО)

В «1С:Управление холдингом» есть возможность создавать Центры Финансовой Ответственности (ЦФО) для управления бюджетами и расходами. Каждое подразделение или единица, выступающая как ЦФО, имеет собственные реквизиты для учета.

Особенности настройки ЦФО

• Функциональные направления — позволяют указывать, какие расходы или доходы относятся к конкретному ЦФО.
• Приоритет для заявок на оплату — помогает задавать порядок обработки заявок в зависимости от важности.
• Ответственные лица — назначение экспертов по функциональным направлениям для проверки заявок.

ЦФО можно использовать и как консолидирующую организационную единицу, которая собирает все финансовые данные по группе компаний, формируя единую картину финансовых потоков.

Создание ЦФО позволяет эффективно управлять бюджетами каждого подразделения и контролировать расходы, предотвращая перерасходы и улучшая финансовую дисциплину в холдинге.

Интеграция и управление мастер-данными

«1С:Управление холдингом 8» предлагает мощные возможности для интеграции в мультисистемных ИТ-ландшафтах, что является важным для современных компаний, работающих с несколькими информационными системами.

Программное решение предоставляет ряд интеграционных возможностей, которые позволяют эффективно работать с внешними системами, обмениваться данными и управлять нормативно-справочной информацией.

Основные возможности интеграции:

• Бесшовная интеграция с системами учета и управления на платформе «1С:Предприятие 8», используя прямое COM-соединение и Web-сервисы. Это позволяет синхронизировать расчет показателей отчетности и их расшифровку, а также обмениваться НСИ и документами.
• Импорт и экспорт данных с удаленных информационных баз «1С», благодаря встроенному веб-сервису. Это позволяет работать с данными, хранящимися в других базах данных, и обеспечивать единое управление.
• Кросс-системные процессы позволяют использовать данные внешних учетных систем для управления следующими этапами бизнес-процессов, а также модифицировать эти данные по мере необходимости.
• Импорт данных из любых внешних систем, поддерживающих технологию ADO, что расширяет возможности интеграции с разными программными решениями.

В результате компании могут интегрировать и централизованно управлять данными из разных источников, а также гарантировать их согласованность и актуальность на всех уровнях.

Управление мастер-данными

Управление мастер-данными в «1С:Управление холдингом» направлено на обеспечение согласованности данных между различными внешними информационными системами, поддерживая эталонные корпоративные классификаторы.

Это позволяет обеспечить единый стандарт для всех справочников и классификаторов в холдинге.

Основные задачи управления мастер-данными

• Формирование эталонных корпоративных классификаторов — создание единого справочника для всего холдинга.
• Мэппинг элементов справочников — сопоставление элементов внешних систем с эталонными элементами корпоративных классификаторов.
• Управление изменениями НСИ — использование заявок на изменение НСИ для контроля и согласования изменений в справочниках.
• Экспорт эталонных элементов в системы-потребители — экспорт стандартизированных данных в учетные системы, которые их используют.

Это позволяет компании управлять данными централизованно и обеспечивать их актуальность, исключая ошибки и дублирования.

Гармонизация справочников

Это процесс очистки и синхронизации данных, который помогает исключить дублирующиеся элементы из НСИ. Система автоматически решает задачи очистки и гармонизации данных, что улучшает качество информации в компании и ускоряет процессы отчетности

Контроль справочников

В «1С:Управление холдингом 8» реализован централизованный контроль и согласование изменений в эталонных корпоративных классификаторах. Все изменения проходят через систему заявок на изменение НСИ, что обеспечивает строгий контроль над процессом.

• Запрещено редактирование контролируемых справочников в других системах, кроме «1С:Управление холдингом».
• Новые элементы вводятся, изменяются и удаляются только после согласования заявки на изменение НСИ.
• Экспорт эталонных элементов в системы-потребители НСИ после их утверждения.

Это обеспечивает надежную и стандартизированную работу с данными по всему холдингу, исключая возможные ошибки при передаче данных между системами.

Мэппинг справочников

Мэппинг справочников представляет собой процесс сопоставления элементов справочников внешних информационных систем с эталонными элементами в «1С:Управление холдингом». Этот подход позволяет:

• Избежать модификации справочников внешних систем, сосредоточив все задачи управления НСИ в управляющей компании.
• Проводить поэлементную синхронизацию справочников, обеспечивая корректность отчетности, без вмешательства в системы учета.

Хотя это упрощает синхронизацию данных, важно понимать, что данный подход не устраняет дублирования элементов в справочниках внешних систем. Однако он исключает сложность работы с изменениями в этих системах, делая процесс гибким и удобным.

Подведем итог

Настройка «1С:Управление холдингом» — это не про «поставить галочки». Это стратегический процесс, который определяет, насколько быстро руководство будет получать консолидированные данные и сможет принимать решения.

Для крупного холдинга это означает:

• прозрачность финансовых потоков;
• меньше ручной работы и ошибок;
• единый стандарт учета и отчетности;
• готовность к интеграции с другими системами.

Если вы управляете холдингом, настройка «1С:УХ» — это инвестиция в управляемость бизнеса и скорость реакции на изменения.