Круговорот документации в «1С:Документообороте»

В программе «1С:Документооборот» для удобного учета и работы с документами можно классифицировать внутренние документы по их видам. Правильная настройка видов документов важна, потому что она влияет на их карточку и доступные функции. Разберемся, как это сделать.

Типы документов

Для начала важно отметить, что в «1С:Документообороте» предусмотрено три основных типа документов:

• Входящие – это корреспонденция, которая поступает в организацию от внешних адресатов, будь то юридические или физические лица.
• Исходящие – это документы, которые организация отправляет наружу, то есть внешним адресатам.
• Внутренние – это документы, которые циркулируют внутри компании; это приказы, служебные записки, кадровые документы и т.д.

Интересно, что новый ГОСТ 7.0.8-2013 уже не использует термин «внутренний документ», хотя в старом ГОСТе Р 51141-98 говорилось, что это документ, не покидающий организацию. В «1С», однако, внутренними документами могут быть и те, которые выходят за ее пределы, например, договоры.

Виды внутренних документов

Чтобы работа с внутренними документами была организованной, их лучше делить на категории. Обычно их много, и систематизация значительно упростит процесс. Вот основные группы:

• Организационно-правовые документы.
• Распорядительные документы.
• Информационно-справочные документы.
• Договоры.
• Документы по основной деятельности (например, производство, строительство).
• Финансово-бухгалтерские документы.
• Документы по трудовым отношениям.
• Личные документы.

Такое разделение помогает быстрее находить нужные документы и упрощает работу с большим объемом информации.

Договоры – это соглашения между двумя или более сторонами (физическими или юридическими лицами), которые заключаются на основании статьи 420 ГК РФ. Вот несколько примеров договоров:

• Договор строительства.
• Договор аренды.
• Договор субподряда.
• Договор поставки.
• Договор оказания услуг.
• Лицензионный договор.
• Дополнительное соглашение и др.

Финансово-бухгалтерские документы – это бумаги, которые нужны для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Примеры таких документов:

• Главная книга.
• Годовые отчеты.
• Бухгалтерские балансы.
• Акты ревизий и инвентаризаций.
• Первичные бухгалтерские документы.
• Кассовые книги и др.

Документация по трудовым отношениям включает в себя документы, связанные с взаимодействием между работодателем и сотрудниками. Примеры:

• Приказы по личному составу.
• Трудовые контракты.
• Личные дела.
• Личные карточки (форма Т-2).
• Лицевые счета по зарплате.
• Трудовые книжки.
• Графики отпусков и др.

Личные документы касаются индивидуальных лиц и включают:

• Резюме.
• Автобиографии.
• Расписки.
• Личные доверенности и т.д.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие документы и как нужно классифицировать, в зависимости от своей деятельности. Правильная классификация документов – залог успешного внедрения системы «1С:Документооборот».

Как разделить внутренние документы

Вот несколько факторов, которые влияют на выбор того, как разделить или объединить виды документов:

• Маршрут документа. В зависимости от вида документа его путь по организации может отличаться. Настроить маршрут можно в шаблонах процессов.
• Шаблон автозаполнения. Каждый вид документа может иметь свой шаблон, который автоматически заполняет необходимые поля.

Теперь разберем несколько настроек, которые можно задать для каждого вида документа и как они влияют на карточку:

• Срок исполнения. Если включить эту настройку, в карточке документа появится поле для указания срока исполнения задачи.
• Учет по номенклатуре дел. Если активировать эту опцию, карточка документа будет содержать реквизит «Номенклатура дел». Он позволит использовать индекс номенклатуры в номере документа, что важно для регистрационных процессов.
• Печать штрихкода. Если настройка включена, при создании документа система проверит, был ли напечатан штрихкод. Если нет – напомнит перед закрытием.
• Учет по корреспондентам. Эта функция добавляет в карточку поля для заполнения данных о корреспонденте и контактных лицах.
• Учет по адресатам. Эта настройка важна для таких документов, как служебные записки и заявления, где необходимо указывать адресата.
• Срок действия. Включив эту опцию, вы сможете указать срок действия документа и правила его продления.
• Учет суммы. Эта настройка позволяет указывать сумму и валюту документа, что особенно актуально для финансовых документов.
• Учет по статьям ДДС. Становится доступным заполнение списка статей ДДС и указание сумм в документе, что полезно для заявок на расходование средств.
• Недействующие документы. Если документ больше не действителен, эта настройка позволяет указать флаг «Не действует» и добавить ссылку на отменяющий документ.
• Документы-договоры. Если поставить этот признак, документ автоматически получает настройки по корреспондентам, срокам действия, суммам и недействительности, при этом снимается признак «Комплект документов».
• Комплект документов. Это настройка для тех документов, которые состоят из нескольких других файлов и документов. Но она несовместима с рядом других признаков, таких как «Договор» или «Срок действия».
• Скан-копия оригинала. Если документ требует наличия скана оригинала, система напомнит о его необходимости.
• Ответственный. Без заполнения поля «Ответственный» такой документ создать будет нельзя.
• Этапы обработки документа. Если включена эта настройка, можно задать этапы обработки документа и следить за их выполнением.
• Автоматическое добавление участников рабочей группы. Новые участники рабочих процессов будут автоматически добавляться в рабочую группу документа.
• Заполнение рабочей группы. Для определенных видов документов рабочая группа обязательна: без нее создание документа невозможно.
• Электронная подпись резолюций. Установка этой настройки требует, чтобы все резолюции на документах данного вида подписывались ЭП.
• Создание документов только по шаблону. Если включить этот флажок, пользователи смогут создавать документы только по заранее подготовленным шаблонам.

Эти настройки помогают адаптировать работу с документами под конкретные требования организации, делая процессы более упорядоченными и безопасными.

Каждому виду документа можно задать дополнительные реквизиты и сведения, которые будут учитываться при его обработке. Кроме того, к виду документа можно привязать нумератор, который будет автоматически присваивать уникальные номера.

Если характеристики документов сильно отличаются, логично разделить их на несколько видов. Но если все параметры похожи, то разбивать их на более мелкие категории нет смысла.

Как организована работа с входящими и исходящими документами в последней версии «1С:Документооборот»

Деловая переписка между юрлицами – важная часть документооборота любой компании, и такие документы всегда требуют обязательной регистрации и обработки. Это важно не только для внутреннего порядка, но и для юридической значимости документов. Ведь именно они могут стать доказательством вашей деятельности в суде или при проверках налоговой службы.

С выходом версии 3.0 система «1С:Документооборот» шагнула на новый уровень. Это современный продукт, который учитывает требования как компаний, так и их сотрудников. Партнеры-интеграторы доработали многие функции на основе предыдущей редакции, что сделало версию 3.0 действительно мощным инструментом.

Теперь давайте посмотрим, как организована работа с входящими и исходящими документами в новой версии программы и чем она отличается от редакции 2.1.

Единый реестр для документов

Одно из самых заметных изменений в версии 3.0 – это отказ от разделения бумаг по разным справочникам – на входящие, исходящие и внутренние документы. «1С:Документооборот» позволяет хранить их в едином справочнике «Документы», где легко найти любой договор, приказ или служебную записку. Нет больше необходимости прыгать между несколькими справочниками: все собрано в одном месте для удобного поиска и работы.

В повседневной работе сотрудникам редко требуется полный доступ ко всем видам документов. Именно поэтому в версии 3.0 появилась возможность группировать документы в отдельные реестры и настраивать видимость для каждого сотрудника. Это удобно, ведь если человек работает только с договорами, ему откроется доступ только к соответствующему реестру, а все остальное будет скрыто с его рабочего стола, чтобы не мешать.

В новой версии программы «1С:Документооборот» входящие документы и исходящие учитываются по отдельности. Администраторы системы настраивают рабочее пространство так, чтобы каждый сотрудник видел только те документы, которые ему нужны для выполнения своих обязанностей.

В каждом реестре можно быстро находить документы, используя поиск по конкретным реквизитам или ключевым полям, таким как организация, контрагент, содержание или дата создания.

Особенности реестров

Еще одна из главных фишек новой версии программы – возможность объединять документы в отдельные реестры. В старой версии все документы группировались только по типу (входящие, исходящие, внутренние), и все они отображались в одном общем списке.

Теперь можно создавать реестры для разных объектов, не только для документов. Это могут быть, например, договоры, отчеты, кадровые документы, локальные нормативные акты, бронирования помещений, мероприятия и многое другое.

Карточка документа и работа с ним

Карточка документа – это место, где хранится вся информация о документе. Она автоматически открывается на вкладке «Реквизиты», как только вы добавляете новый файл в систему.

По умолчанию карточка содержит основные реквизиты, и часть из них заполняется автоматически. Если есть обязательные поля, система подсвечивает их и предупредит, если что-то пропустили. В самой карточке можно найти все нужные команды для работы с документом: «Зарегистрировать», «Отправить на исполнение», «Создать на основании», «Печать» и другие.

Состав полей в карточке документа можно легко настроить под конкретный вид документа. Например, можно поставить флажки «Является входящей корреспонденцией» или «Является исходящей корреспонденцией», и система автоматически добавит все нужные реквизиты.

В карточке можно не только заполнять поля, но и проверять орфографию, просматривать данные по контрагентам и контактным лицам, их должности, телефоны, e-mail и другую информацию одним кликом.

Если для документа включена опция «Является входящей корреспонденцией», карточка будет содержать поля для организации, адресата, даты получения, отправителя и другой важной информации.

Для исходящих документов карточка также включает поля для отметки об отправке, номера получателя и даты. Все эти поля делают работу с документами проще и организованнее, позволяя быстро находить нужные данные и управлять процессами.

Также в «1С:Документообороте» карточки документов могут быть связаны друг с другом. В системе уже настроены предопределенные типы связей, которые создаются автоматически при определенных действиях. Например, если в карточке исходящего документа указать входящий документ в поле «В ответ на», связь между ними установится автоматически.

Все связанные документы можно легко просмотреть по гиперссылке из карточки любого из них.

Регистрация и обработка документов

Каждый документ получает регистрационный номер, который формируется на основе настроек нумерации. Для разных видов документов создаются свои нумераторы с заданной периодичностью и форматом номера. Настройки можно гибко подогнать под правила компании – добавить индексы вида документа, организации или подразделения. Система автоматической нумерации следит за уникальностью номеров, что исключает ошибки при ручном вводе.

«1С:Документооборот КОРП» 3.0 позволяет не только вести учет карточек документов, но и организовывать рабочие процессы вокруг них. Например, можно ставить задачи на рассмотрение, исполнение или ознакомление. Все поручения, выданные по документам, фиксируются в системе в виде отдельных задач для исполнителей.

Для удобного контроля исполнения задач используется форма «На контроле», где можно отслеживать сроки и статус поручений. Для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения, который будет автоматически рассчитываться по производственному календарю.

Настройка прав доступа

В «1С:Документооборот КОРП» 3.0 для всех документов действует принцип автоматического назначения прав по касанию. Проще говоря, доступ к документу получают все сотрудники, которые каким-либо образом с ним связаны. Это могут быть участники:

• обработки документа (получили задачу по нему);
• мероприятий, где документ используется;
• проекта, который упоминается в документе.

Такой подход позволяет гибко управлять доступом к документам, требующим ограничения.

Работа с бумажными документами

Если ваша компания активно использует бумажные документы, вот как работать с ними в системе «1С:Документооборот КОРП» 3.0.

При смешанном документообороте, где используются и электронные, и бумажные документы, подлинники входящих документов передаются ответственному лицу. Чтобы зафиксировать этот факт, в системе предусмотрен журнал передачи. Информация о том, кто получил документ, сохраняется в его карточке.

Если оригиналы документов нужно отправлять по почте, «1С:Документооборот КОРП» 3.0 легко интегрируется с внешними сервисами, например, с Почтой России.

Система автоматически создает почтовые отправления на основе исходящих документов и выгружает их в личный кабинет отправителя на сайте Почты России. Можно отслеживать статусы отправлений по штрихкодам. В карточке исходящего документа будет ссылка на почтовое отправление, если оно создано.

Большинство полей заполняется автоматически, но при необходимости их можно корректировать вручную. Все почтовые отправления собираются в справочник, где их можно формировать в пакеты и выгружать в личный кабинет. Статусы отправлений обновляются автоматически.