Как проверить эффективность сотрудников на удаленке с «1С:Документооборотом»

С переходом на удаленный режим многие компании столкнулись с проблемами организации рабочих процессов: как контролировать задачи, поддерживать связь с сотрудниками и клиентами, вести учет документов и проектов? «1С:Документооборот» предлагает удобные решения для эффективной работы в дистанционном формате.

Что такое «1С:Документооборот» для удаленного офиса

Эта программа предоставляет полный спектр инструментов для управления задачами и контролем за работой сотрудников, даже если они работают из дома. Основные возможности включают:

• Переписку с сотрудниками и клиентами.
• Согласование документов и проектов.
• Ведение учета работы сотрудников.
• Контроль выполнения задач.

Можно специально настроить функции «1С:Документооборот» для удаленного режима:

• Учет работающих дома сотрудников: можно фиксировать статусы, видеть, кто работает удаленно.
• Отчеты по отсутствиям и работе из дома: легко отслеживать, кто находится на удаленке, а кто отсутствует.
• Методические материалы: готовый набор инструкций, регламентов, ответов на частые вопросы по техническим проблемам.

Расскажем о том, что может программа, более подробно.

Основные возможности программы для удаленной работы

Программа позволяет контролировать то, как работают сотрудники.

1. Уведомление о работе из дома

Сотрудники могут уведомить о своем удаленном режиме, просто установив статус «Временная удаленная работа». Это позволяет системе автоматически отключать предупреждения об отсутствии для коллег и руководителей, упрощая взаимодействие и обеспечивая прозрачность рабочего процесса.

2. Контроль удаленной работы сотрудников

Программа предоставляет удобные инструменты для контроля удаленной работы.

Руководители могут видеть, кто из сотрудников работает дома, а кто отсутствует по другим причинам, используя отчеты «Работающие удаленно» и «Дни отсутствия». Эти отчеты позволяют следить за количеством дней, отработанных удаленно, и обеспечивают управляемость удаленными командами.

3. Учет выполненных задач

Для контроля продуктивности сотрудников система предоставляет функционал для ежедневных отчетов. Сотрудники могут указывать длительность рабочего дня, описывать выполненные задачи и проекты, прикреплять файлы и указывать соисполнителей. Эти данные помогают руководителям контролировать рабочую активность и продуктивность удаленных сотрудников.

4. Готовая база для удаленной работы

«1С:Документооборот КОРП» предлагает готовую базу, настроенную для удаленной работы. В базе уже созданы инструменты, такие как общие файлы, форумы, учет времени и мероприятий. Это позволяет организациям быстро развернуть систему и начать работу с минимальными настройками.

5. Коммуникация через чат и видеозвонки

Для поддержания командной работы программа предоставляет возможности общения через встроенные чаты и видеозвонки. Это позволяет сотрудникам оставаться на связи в режиме реального времени, обмениваться документами и обсуждать текущие проекты.

6. Виджеты для отслеживания задач

Система отображает все запланированные задачи и активности сотрудника на его рабочем столе в виде виджетов. Они показывают текущее состояние задач, количество непрочитанных писем, задачи на контроле, мероприятия и многое другое, что позволяет сотрудникам эффективно планировать свою работу.

7. Механизм работы с задачами

Рабочий стол для задач в системе отображает всю необходимую информацию: автора задачи, сроки, важность, описание и вложенные файлы. Задачи можно делегировать, переносить сроки или ставить подчиненные задачи, что обеспечивает гибкость в управлении рабочими процессами.

8. Бизнес-процессы и шаблоны

Программа поддерживает шаблоны бизнес-процессов, которые помогают структурировать работу сотрудников. Это особенно важно для удаленной работы, где велика вероятность рассинхронизации действий. Настроенные маршруты процессов позволяют избежать задержек и лишних вопросов при выполнении задач.

9. Контроль результатов и проверка исполнения задач

Программа предоставляет инструменты для проверки исполнения задач, включая мониторинг по отделам и встроенные отчеты. Это помогает руководителям оперативно отслеживать текущее положение дел и реагировать на возможные отклонения.

Эти функции делают удаленную работу прозрачной, организованной и эффективной, позволяя руководителям контролировать исполнение задач, а сотрудникам – работать по четко структурированным процессам.

Также ряд функций позволяют упростить работу с документами.

• Управление документами. Система «1С:Документооборот» позволяет оформлять документы в соответствии с корпоративными стандартами вашей компании. Внутри системы создаются нужные шаблоны и бланки. Вы всегда сможете отслеживать версии каждого документа и контролировать их качество. Все отсканированные файлы будут храниться в единой базе, что дает возможность в любой момент узнать, где находится тот или иной документ.
• Процесс согласования и контроля. Оставаясь в системе, вы сможете отправить документ на исполнение, согласование, утверждение или ознакомление в «1С:Документооборот» и следить за выполнением всех этих действий.
• Учет входящей и исходящей корреспонденции. Программа помогает сортировать входящие и исходящие документы, храня их в соответствующих журналах. Вы можете настраивать просмотр в виде списка, группируя документы по отправителю или типу. Быстрый поиск позволяет найти нужный документ за считанные секунды, а также запустить необходимые процессы, такие как отправка на исполнение, печать или пересылка по электронной почте.
• Настройка прав доступа. Благодаря гибкой настройке прав доступа сотрудники могут самостоятельно настраивать состав, порядок и оформление колонок в списках документов.
• Контроль и исполнение документов. Каждому документу назначается ответственный сотрудник, который контролирует все процессы его движения. Вы сможете отследить, был ли документ возвращен или у какого контрагента он находится на подписании. У каждого документа есть статус, который отражает его текущее состояние в системе. Статусы могут быть следующими: на согласовании, согласован, на утверждении, зарегистрирован и так далее.
• Отчеты по документам. Работник, отвечающий за документы, может контролировать их исполнение с помощью отчета «Документы, находящиеся у корреспондентов». Этот отчет показывает текущее состояние всех документов компании и при необходимости может быть отправлен руководителю для анализа.
• Электронная подпись. В системе «1С:Документооборот» поддерживаются три типа электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. ЭЦП нужна для подтверждения целостности документа и авторства. Усиленная и квалифицированная подписи также могут использоваться для шифрования файлов. Вы сможете подписывать документы, файлы, визы или резолюции. Система совместима с любым программным обеспечением, поддерживающим интерфейс Crypto API, таким как MSECP, КриптоПРО и ViPNet. В одной базе можно использовать несколько криптографических программ, а информация об ЭЦП хранится в журналах и отображается в виде списка документов. Подписывать документы можно просто нажатием кнопки «Подписать».
• Встроенная почта. Система «1С:Документооборот» позволяет работать с электронной почтой прямо из интерфейса. Вы сможете подключить несколько почтовых ящиков, ставить задачи и прикреплять письма к документам. Встроенная почта предлагает автоматическую обработку входящих писем, отправку в «спам», создание автоматических ответов, хранение истории переписки и привязку писем к документам, что упрощает работу и контроль отправки писем.

Управление процессами в программе

Система «1С:Документооборот» позволяет настроить работу с документами через типовые или уникальные процессы. Вы сможете автоматически запускать процессы в зависимости от условий или событий, а также отслеживать движение по этапам процесса через отчеты или в карточке документа. Это поможет вам оценивать, как работает ваш персонал и выставлять показатели эффективности. Например, вы сможете следить за соблюдением сроков исполнения документов и успехом их выполнения.

В систему встроены типовые процессы, включая согласование, утверждение, регистрацию и исполнение. Каждый процесс имеет свою схему работы, которую можно адаптировать под специфику вашей организации.

Процесс «Согласование»

Используется для согласования документов или файлов. Есть три варианта маршрутизации: параллельное, последовательное и смешанное согласование. Результатом будет одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано», которое можно подписать ЭЦП.

Процесс «Рассмотрение»

Чаще всего применяется для документов, требующих резолюции ответственного лица, например, коммерческих предложений. Его можно завершить, введя резолюцию текстом или указав исполнителей и сроки. Процесс считается завершенным, когда документ получает статус «Рассмотрено».

Процесс «Исполнение»

Применяется для исполнения документов или поручений. Успех выполнения оценивает проверяющий. Этот процесс также может иметь три вида маршрутизации, а срок исполнения можно устанавливать как общий, так и персональный для исполнителей.

Как взаимодействуют сотрудники с помощью «1С:Документооборот»

Шаг 1. Необходимый набор действий для оперативного начала работы

Чтобы быстро настроить систему и начать работать с «1С:Документооборот», вам нужно сделать следующее:

1. Определить процессы. Определите, какие процессы вам важны для работы (исполнение, согласование или утверждение). Рекомендуется составить небольшую памятку для сотрудников с кратким описанием каждого процесса.
2. Настроить доступ. Установите веб-доступ для сотрудников и отправьте им данные для входа в систему. На начальном этапе этого будет достаточно, чтобы они могли включиться в работу.

После этого:

• Руководители смогут формировать задачи для подчиненных, используя выбранные процессы (например, исполнение или согласование), и контролировать их выполнение.
• Сотрудники начнут оперативно работать с задачами, прикреплять результаты своей работы и взаимодействовать друг с другом через систему.

Таким образом, даже минимальная настройка позволит быстро наладить рабочие процессы и обеспечить эффективное выполнение задач в удаленном режиме.

Шаг 2. Подключение дополнительных инструментов системы «1С:Документооборот»

После того как сотрудники и руководители освоили базовую работу в системе, наступает время для оптимизации процессов с помощью дополнительных возможностей. Когда количество задач растет, важно унифицировать рабочие процессы и сделать их более управляемыми.

1. Использование функционала «Мероприятия»

В системе «1С:Документооборот» мероприятия позволяют регистрировать участников, фиксировать протокол действий и отслеживать выполнение задач в рамках каждого мероприятия. Рекомендуется начать с регулярных встреч руководителей и сотрудников (ежедневных или еженедельных), где все задачи могут быть распределены с четкими сроками по каждому сотруднику. Основная цель – эффективное распределение работы на указанный период с отслеживанием выполнения. Руководитель может оперативно собирать данные по мероприятиям и анализировать их выполнение. В дальнейшем этот список мероприятий можно расширить, включая встречи с клиентами или смежные отделы.

2. Создание унифицированной структуры хранения документов/файлов

По мере увеличения числа задач и прикрепленных к ним файлов, их отслеживание становится сложнее. Важно настроить единый стандарт хранения документов, чтобы сохранить управляемость. Вот несколько возможных вариантов:

• Разделение документов по отделам и сотрудникам.
• Разделение документов по видам.
• Перенос существующей структуры хранения файлов.

Структура может быть изменена в дальнейшем, но настройка унифицированной системы с самого начала позволит легко корректировать правила хранения по мере необходимости.

Результаты, которые вы получите:

• Анализ выполнения задач по мероприятиям. Система позволяет отслеживать выполнение задач по каждому мероприятию, что позволяет оперативно реагировать на возможные проблемы.
• Улучшение коммуникации между сотрудниками. В карточке мероприятия будут указаны все решения и исполнители, что позволит сотрудникам быстро находить нужную информацию и обращаться к нужным коллегам.
• Единые правила работы с файлами. Унифицированная структура папок дает возможность эффективно управлять документами без необходимости частых запросов на предоставление данных. Сотрудники могут легко создавать новые версии файлов, не изменяя их расположение и названия, что значительно упрощает работу с документами.

Таким образом, все задачи и результаты хранятся в едином информационном пространстве с понятными для всех правилами. Важным преимуществом является наличие в системе полнотекстового поиска и возможности быстро создавать ссылки на часто используемые документы и задачи.

Шаг 3. Использование комплексных процессов системы

Для дальнейшего повышения эффективности удаленной работы важно настроить маршруты для каждого типа документа. Это можно сделать с помощью конструктора процессов.

Как правильно внедрить комплексные процессы

1. Определите ключевые процессы. Выберите только те маршруты, которые действительно необходимы для работы компании. Не стоит усложнять систему, добавляя слишком много маршрутов, чтобы не запутать сотрудников.
2. Настройте маршруты. Нарисуйте схемы процессов с помощью блок-схем и передайте их администратору системы для настройки. Здесь важно обсудить с администратором, как должны проходить эти процессы.
3. Протестируйте новые процессы. Вместе с администратором и сотрудниками проведите тестирование новых процессов, чтобы убедиться в их корректной работе. Подготовьте краткую инструкцию по выполнению шагов каждого процесса.
4. Оповестите сотрудников. Сообщите о новом функционале и дайте сотрудникам время для его освоения и тестирования.

Результаты внедрения:

• Процессы станут более унифицированными, требуя меньше контроля со стороны руководства. Сотрудники будут работать в рамках четко установленных правил.
• Прозрачность работы. Руководители смогут легко отслеживать статус задач и видеть результат на каждом этапе.
• Улучшение коммуникаций между сотрудниками, что сократит время на обсуждения и согласования.
• Возможность вносить правки в процессе работы с документами, благодаря промежуточным отчетам.

Эти шаги основаны на многолетнем опыте внедрения систем документооборота. Применяя их, вы сможете оперативно настроить систему для управления удаленной работой сотрудников и повысить эффективность процессов в компании.

Заключение

Система «1С:Документооборот» предлагает обширный набор инструментов, которые помогают компаниям эффективно организовать рабочие процессы в удаленном формате. Мы рассмотрели, как программа позволяет контролировать задачи, управлять документами и поддерживать коммуникацию между сотрудниками, даже если они работают из дома.

Основные возможности, такие как уведомление о работе из дома, учет выполненных задач и интеграция с электронной почтой, делают управление процессами более прозрачным и упрощают взаимодействие. Благодаря комплексным процессам, как согласование и исполнение документов, можно избежать множества ошибок и задержек, что особенно важно в условиях удаленной работы.

Используя предложенные шаги по настройке системы и внедрению новых инструментов, вы сможете оптимизировать работу своей команды и повысить ее продуктивность. «1С:Документооборот» – это не просто программа, а надежный партнер в сложных условиях современного бизнеса, который поможет вам справиться с вызовами дистанционного управления и добиться успеха.