Как эффективно контролировать работу сотрудников в условиях удаленки

Когда сотрудники работают удаленно, особенно важно наладить эффективное взаимодействие. В этом отлично помогает «1С:Документооборот». Программа позволяет решить сразу несколько ключевых задач: согласование и подписание документов, контроль исполнительской дисциплины, учет и анализ рабочего времени сотрудников, а также упрощает рабочие процессы при территориальной разобщенности и помогает следить за самочувствием команды.

Согласование и подписание документов в «1С:Документообороте»

Эта система давно зарекомендовала себя как надежное решение для автоматизации работы с договорами. С ней вы можете организовать весь процесс от подготовки документа до его подписания и контроля исполнения. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП), используемая в программе, придает документам полную юридическую силу, избавляя сотрудников от необходимости лично доставлять бумаги для подписи. Все происходит в цифровом формате.

Вот что программа позволяет делать:

• Подготавливать и согласовывать договоры.

• Контролировать возврат экземпляров.

• Вести учет сопроводительных документов.

• Следить за сроками действия договоров и этапами их исполнения.

• При необходимости продлевать договоры автоматически.

• Отслеживать процесс передачи документов контрагентам.

Особенностью работы с договорами в «1С:Документообороте» является использование карточек. Карточка содержит все основные реквизиты договора (по умолчанию – до 75 параметров), которые можно настроить под нужды компании. Из карточки вы получаете доступ ко всем связанным данным: переписке, процессам, сопроводительным файлам, истории сроков и так далее. Система хранит все файлы: от черновиков до подписанных сканов.

Процесс согласования договора может быть адаптирован под ваш регламент: используется параллельное, последовательное или смешанное согласование.

Например, главный бухгалтер и юрист могут параллельно проверить документ, а затем передать его заместителю генерального директора и далее генеральному директору. По итогам согласования можно распечатать Лист согласования.

Электронная подпись в программе

Программа поддерживает три типа ЭЦП: простую, усиленную и квалифицированную.

Это позволяет не только подтверждать авторство документа, но и защищать файлы с помощью шифрования. Подписывать можно документы, визы, резолюции и даже отдельные файлы.

Система работает с разными криптографическими программами: как платными, так и бесплатными (например, MSECP, КриптоПРО, ViPNet). Причем в одной базе можно использовать несколько решений одновременно, что удобно для компаний с разными требованиями к безопасности.

Контроль исполнительской дисциплины в «1С:Документообороте»

Чтобы эффективно оценивать, как работают ваши сотрудники, важно знать, когда и сколько времени они тратят на выполнение задач. В «1С:Документообороте» для этого есть несколько удобных инструментов.

Ежедневные отчеты сотрудников

Каждый день ваши сотрудники могут заполнять короткий отчет, в котором фиксируют:

• Время работы в целом за день.

• Описание и длительность выполненных задач.

• Проект, в рамках которого эти задачи выполнялись.

Отчеты можно заполнять вручную или автоматически, если включен хронометраж (например, по задаче или документу).

Анализ трудозатрат

Вы можете просматривать все отчеты сотрудников по категориям: по проектам, подразделениям, видам работ. Красным цветом в системе будут выделяться те отчеты, где время работы не совпадает с установленным рабочим временем. Это поможет сразу выявить расхождения.

Учет отсутствия сотрудников

Система позволяет точно отслеживать, когда и почему сотрудник отсутствует на работе. Можно отметить как свои отсутствия, так и за других сотрудников. Обязательно указывается время и причина (например, отпуск или командировка).

Также есть возможность настроить автоматическую отправку уведомлений коллегам или переадресацию входящих писем. Все эти данные можно легко увидеть в календаре по фильтрам (по дате, подразделению и т.д.).

Кроме того, программа автоматически уведомляет вас о том, если сотрудник, находящийся в отпуске, будет участвовать в каких-либо важных задачах или мероприятиях. Это позволит оперативно принять решение: отложить задачу, передать ее другому сотруднику или оставить все как есть.

Календарь сотрудника

«Мой календарь» – это удобный инструмент планирования, который похож на календарь в почтовых сервисах (например, Outlook). Здесь можно:

• Вручную заносить записи.

• Создавать записи за несколько кликов из других данных системы: письма, документы, задачи, мероприятия и т.д.

• Устанавливать напоминания и цветовые маркеры.

• Просматривать записи по дням, неделям или двум неделям.

Также можно настроить доступность календаря для других сотрудников в зависимости от прав доступа.

Напоминания и уведомления

В системе легко настроить напоминания для сотрудников о важных сроках: по задачам, срокам истечения документов или изменении статусов задач. Вы также можете установить такие уведомления, которые сотрудники не смогут отключить, что обеспечит своевременное выполнение всех обязательств.

Работа с проектами

В «1С:Документообороте» управление проектами упрощается с помощью иерархии задач. Система автоматически рассчитывает календарный план на основе задач проекта и рабочего календаря. План можно импортировать из MS Project и отслеживать его выполнение на всех этапах.

Есть несколько режимов для контроля работы с проектами:

• Планирование – для составления плана проекта

• Отправка на выполнение – чтобы вовремя отправить задачи в работу

• Контроль выполнения – для отслеживания хода выполнения задач

• Анализ трудозатрат – для анализа фактических и плановых затрат времени

Когда задача проекта выполняется, система автоматически обновляет ее статус с «начата» на «выполнена». Также система не позволит списывать трудозатраты на проект, если сотрудник не указан в проектной задаче. Все трудозатраты на проект автоматически фиксируются в его карточке.

Упрощение работы сотрудников в условиях территориальной разрозненности

Когда команда разделяется на несколько локаций, важно сохранить высокий уровень взаимодействия между сотрудниками. Личные чаты для рабочих вопросов – не лучший вариант, потому что они не поддаются контролю. Поэтому лучше использовать возможности «1С:Документооборота» для эффективной работы.

Бронирование времени и оповещения

В условиях удаленной работы важно грамотно планировать мероприятия. Система автоматически проверяет календарь сотрудников, чтобы подобрать оптимальное время для встречи или совещания. Вам не нужно вручную проверять доступность каждого – система сделает это за вас и оповестит всех участников.

Контроль исполнения и участие в обсуждениях

Проверяйте, как выполняются пункты протоколов, участвуйте в обсуждениях и голосованиях через форум в системе. Вы сможете анализировать успешность мероприятий, используя отчеты, которые помогают понять, насколько эффективно прошло каждое событие.

Форум внутри «1С:Документооборота» – это место для обсуждений, которое значительно эффективнее, чем личные чаты. Почему? Потому что доступ к разделам форума зависит от прав сотрудников. Каждый может создать новую тему и участвовать в обсуждении. Тему можно начать прямо из карточки документа, задачи или проекта.

Когда вы отвечаете на форуме, можно цитировать сообщения, прикреплять файлы, схемы или фотографии.

Также есть возможность устраивать голосования. Результаты обсуждений можно сразу брать в работу, например, запустить процесс по актуализации регламента согласования договоров. Все участники форума будут автоматически уведомлены о новых сообщениях, и они смогут оперативно отреагировать.

Функциональный почтовый клиент

Контроль в «1С:Документооборот» реализован и с помощью почтового ящика. Можно работать с электронной почтой прямо в системе, без необходимости переходить в сторонние почтовые программы. Можно использовать несколько почтовых ящиков и оперативно ставить задачи прямо из писем. Все письма привязаны к ключевым данным системы: документы, календарь, задачи, мероприятия, процессы, отчеты.

Что это дает? Например, если вы получили письмо, вы можете сразу создать документ, который будет автоматически заполнен данными из письма. И наоборот: из документа можно создать письмо, которое сразу будет содержать все нужные данные. Все письма и переписку можно отслеживать не только в почтовом клиенте, но и в карточке документа или задачи.

Также можно прикреплять письма к задачам и отправлять документы прямо из системы одним кликом, что экономит время и упрощает рабочий процесс.

Таким образом, использование «1С:Документооборота» позволяет эффективно организовать работу даже в условиях удаленности сотрудников, улучшить коммуникацию и упростить управление задачами.

Учет и анализ рабочего времени сотрудников в «1С:Документообороте»

Система «1С:Документооборот» предоставляет набор инструментов для учета и анализа рабочего времени сотрудников. Эти функции помогают не только следить за расходом рабочего времени, но и оптимизировать процессы, повышая общую эффективность работы и управление ресурсами. В программе есть все необходимое для учета трудозатрат, а также для анализа полученных данных.

Как работает учет рабочего времени

Учет времени в системе осуществляется через ежедневные отчеты, которые сотрудники заполняют самостоятельно. В этих отчетах указывается информация о типах задач, их содержании и времени, затраченном на их выполнение.

Какие возможности предоставляет программа:

1. Планирование рабочего времени сотрудников.

2. Учет времени, затраченного на выполнение задач и проектов.

3. Мониторинг эффективности работы.

4. Анализ данных для принятия управленческих решений.

Ежедневные отчеты

Ежедневные отчеты – это удобный инструмент для фиксации и проверки фактических трудозатрат по конкретным задачам. С их помощью можно отслеживать, сколько времени на самом деле тратится на разные виды работы.

Чтобы начать использовать отчеты, администратор должен активировать опцию «Использовать учет времени» в настройках программы. Это делается через раздел «Настройка и администрирование» – «Общие настройки».

Чтобы создать новый отчет, нужно выбрать команду «Мои ежедневные отчеты» в разделе «Учет рабочего времени». После этого откроется форма нового отчета, где нужно указать время начала и окончания рабочего дня, а также перечислить выполненные работы и их продолжительность.

Заполнить отчет можно двумя способами:

1. Указать общую продолжительность каждой работы.

2. Указать точное время начала и завершения каждой задачи.

В программе можно настроить способ заполнения по умолчанию через «Персональные настройки» – «Учет времени» – «Способ указания времени».

Также есть возможность настроить напоминания для сотрудников, чтобы они не забывали фиксировать затраты времени на задачи. Для этого нужно активировать опцию «Добавлять работу в ежедневный отчет при выполнении задач» в персональных настройках.

Подбор работ для отчета

Для удобства можно использовать команду «Подобрать работы», которая открывает список недавно добавленных задач. Список можно отсортировать по разным критериям: частоте использования, дате, содержанию и типу работ. Рекомендуется использовать одинаковые названия для однотипных задач, чтобы обеспечить точность учета.

Проверка и корректировка отчетов

В отчете все расхождения между временем работы и общим временем в рабочем дне выделяются красным цветом. Это позволяет быстро выявить ошибки и внести необходимые коррективы.

Анализ данных

В разделе «Отчеты» есть отчет «Затраты времени», который предоставляет сводную информацию о:

1. Затраченном времени по видам работ.

2. Затратах по подразделениям.

3. Наиболее трудоемких задачах на предприятии.

Этот отчет поможет вам понять, какие виды работы занимают больше всего времени и где можно улучшить процесс.

Контроль самочувствия сотрудников в «1С:Документообороте»

Когда команда работает на разных локациях, особенно в условиях удаленной работы, важно сохранить высокий уровень коммуникации и контроля. Личные чаты для рабочих обсуждений – это не лучший вариант, потому что они не всегда поддаются контролю и не обеспечивают достаточной прозрачности.

Бронирование времени и оповещения

Когда сотрудники работают удаленно, очень важно грамотно планировать мероприятия и встреч. В «1С:Документообороте» система автоматически проверяет доступность сотрудников по календарю и подбирает оптимальное время для встреч или совещаний. Вам не нужно вручную сверяться с расписанием каждого – система сделает все за вас и оповестит участников.

Самочувствие сотрудников

В новой версии «1С:Документооборот КОРП» появилась возможность учитывать данные о самочувствии сотрудников, что делает систему еще более удобной и функциональной.

Теперь каждый сотрудник может ввести информацию о своей температуре по заранее заданному графику. Это можно сделать как в настольной версии программы, так и в мобильном приложении – буквально за пару кликов.

Как это работает?

• В настольной версии: нужно зайти в раздел «Мое самочувствие» и нажать «Создать». Если температура нормальная, просто нажимаете кнопку 36,6 – данные вводятся автоматически. Если температура повышена, нужно ввести ее значение вручную и добавить комментарий о самочувствии.

• В мобильной версии: заходим в новый раздел «Мое самочувствие», выбираем температуру с помощью стрелочек и, если необходимо, добавляем жалобы.

График измерения температуры по умолчанию стоит в 9, 12, 16 и 20 часов, но его можно настроить под нужды компании. За 10 минут до времени измерения сотрудники получают напоминание, а из уведомления можно перейти непосредственно к вводу данных.

Руководитель или назначенное лицо может отслеживать показатели по всем подчиненным в специальном окне. Важно, что система выделяет красным цветом все показатели выше 37°C, что позволяет быстро заметить отклонения и вовремя реагировать.

Ответственный за учет самочувствия может формировать отчеты по измерениям температуры, а также получать уведомления, если температура у сотрудника превышает 37°C. В этих уведомлениях будет указана вся информация о температуре сотрудника и ссылка на его показатели.

Как организовать процесс?

В «1С:Документооборот» уже есть готовый приказ для организации мер по предупреждению заболеваний. Он включен в методические материалы, что позволяет быстро внедрить процесс учета температуры.

В «1С» контроль сотрудников особенно актуален, когда люди часто болеют, или для профилактики заболеваний. Такой учет помогает:

• Увидеть полную картину по самочувствию сотрудников.

• Быстро реагировать на изменения в состоянии здоровья команды.

• Привлечь внимание сотрудников к их здоровью и помочь избежать распространения болезней в коллективе.

Внедрение такой системы уже активно используется на предприятиях не только Москвы, но и других городов России. Это простая и удобная система, которая помогает улучшить организацию работы и заботиться о здоровье сотрудников.

Система учета самочувствия в «1С:Документооборот» может стать важной частью рабочего процесса и на вашем предприятии.

Преимущества системы

«1С:Документооборот» – это универсальная и адаптивная система, которая помогает компаниям работать более эффективно, независимо от их размеров и отраслевой принадлежности. Вот почему ее стоит выбрать для вашего бизнеса:

1. Высокий уровень адаптивности

   Программа подходит для самых разных компаний. Будь то небольшая фирма, крупная корпорация или организация, работающая в совершенно разных сферах – от торговли и производства до сферы услуг. «1С:Документооборот» легко подстраивается под любые задачи, позволяя интегрировать ее в бизнес-процессы с минимальными усилиями. Это делает систему идеальным выбором для компаний, которые могут изменяться или расширяться.

2. Высокий уровень отказоустойчивости

   Как и все решения от «1С», эта система славится своей надежностью. Потеря доступа к данным или документов может привести к огромным проблемам для компании, включая возможные репутационные риски. В «1С:Документообороте» таких ситуаций практически не возникает. Система продумана таким образом, чтобы минимизировать риски потери данных, что особенно важно для бизнеса, где информация имеет критическое значение.

3. Прекрасно подходит под современные реалии бизнеса

   Мир бизнеса меняется, и разработчики «1С:Документооборота» это учитывают. Сегодня компании нуждаются в гибкости для работы с удаленными сотрудниками, в удобных инструментах для видеозвонков, чатов и электронной почты. Все это есть в программе. Мобильное приложение и доступ через браузер позволяют работать с системой из любой точки мира. Это делает систему не только удобной, но и актуальной в условиях современных вызовов.

4. Отсутствие большой нагрузки на оборудование или сервер

   В отличие от многих других бизнес-программ, «1С:Документооборот» не требует мощного оборудования. Это означает, что компаниям не нужно закупать дорогостоящие серверы или модернизировать рабочие станции сотрудников. Программа работает быстро и эффективно на стандартном оборудовании, что позволяет сэкономить средства и время на настройку инфраструктуры.

5. Высокая скорость отклика

   Одной из основных проблем, с которой сталкиваются пользователи бизнес-программ, является замедление работы при больших объемах данных. В программе «1С:Документооборот» скорость работы не страдает даже при обработке большого количества документов. Поиск нужного файла или внесение изменений происходит мгновенно, а это критически важно для компаний, где важно быстро реагировать на запросы и оперативно решать задачи.

6. Интуитивно понятный интерфейс

   Программа была разработана с учетом удобства пользователей, и ее интерфейс – это наглядный пример такого подхода. Все сделано максимально понятно, а переходы между разделами логичны и быстры. Сотрудники, даже не имеющие большого опыта работы с подобными системами, быстро осваиваются и начинают эффективно использовать все функции. Все, что нужно, всегда под рукой, и не потребуется длительного обучения.

7. Работа с документами из одного окна

   В «1С:Документообороте» не нужно переключаться между множеством вкладок и окон для работы с разными документами. Все, что требуется для работы, доступно в одном месте. Это удобное и эффективное решение, которое экономит время и позволяет сосредоточиться на задачах, а не на навигации по программе. Система максимально упрощает рабочий процесс.

8. Широкие возможности для руководителей по контролю

   Руководителям всегда важно иметь полное представление о ходе выполнения задач и проектных процессов. Организация контроля работы в «1С:Документообороте» может быть реализована благодаря тому, что в системе есть все необходимые инструменты для контроля. Легко отслеживать, кто из сотрудников выполнил свои задачи, кто задерживает процесс и почему, а также оперативно вмешиваться и корректировать действия. Это позволяет принимать решения на основе актуальных данных, улучшая управление командой и проектами.

«1С:Документооборот» – это программа, которая адаптируется под потребности любого бизнеса и помогает решать задачи, независимо от их сложности и масштаба. Эти преимущества делают ее отличным выбором для всех, кто хочет улучшить свою работу, повысить эффективность процессов и контролировать важные аспекты деятельности компании.