«1С» в облаке – работа с комфортом

Говорят, что без бухгалтера компания не выдержит и дня. И не зря! Финансовое планирование, бюджетирование, контроль – это лишь часть задач, которые берет на себя этот специалист.

Бухгалтер – одна из самых востребованных профессий, и, похоже, эта тенденция не исчезнет: только у нас в стране трудится более 3 миллионов бухгалтеров. Они – ключевые игроки для любого бизнеса, ведь именно они ведут учет, рассчитывают зарплаты, налоги, готовят отчетность и взаимодействуют с госорганами. Бухгалтер всегда в курсе всех изменений в законодательстве, отчетности и нормативных актах.

По сути, бухгалтерия – это инструмент не только контроля, но и планирования, важнейший источник информации для принятия управленческих решений.

Современные вызовы бухгалтера

Как и многие сферы, бухгалтерия за последние годы столкнулась с новыми вызовами. Одна из причин – растущее количество новых законов и судебных практик. Например, в последние годы все больше решений суда связано с доначислением налогов по тем вопросам, которые раньше не вызывали споров. Теперь бухгалтерам приходится следить не только за законами, но и за новыми решениями судов и их трактовками.

Второй момент – это цифровизация и импортозамещение. Новые программные продукты требуют, чтобы бухгалтер разбирался в цифровых решениях и онлайн-инструментах. Большая часть работы уже перешла в онлайн: от кадров и электронного документооборота до обмена данными с маркетплейсами, онлайн-кассами и маркировкой. И, конечно, с увеличением числа киберугроз вопросы защиты данных стали как никогда актуальны.

Облачная «1С» – помощник бухгалтера в оптимизации работы

Что такое облачная бухгалтерия? Это то же привычное ПО «1С», но вместо установки на компьютере программа работает через облачный сервер. Благодаря этому вы получаете доступ к программе из любой точки мира и с любого устройства – смартфона, планшета, ноутбука или ПК. Удобство в том, что нет привязки к офису: в командировке, на удаленке или даже в отпуске вы можете легко подключиться и решить срочные задачи. К тому же, в облаке можно работать и в других решениях «1С».

«1С:Бухгалтерия» в облаке – это не только оптимизация и надежное хранение данных, но и возможность оперативно справляться с задачами. А руководитель в любой момент может зайти и увидеть полную картину: как идут дела, какие операции проводятся, какая выручка и что в банковских выписках.

Преимущества перехода на облачную «1С»

Переход на облачную версию «1С» – это шаг к эффективной работе и оптимизации затрат. Вот ключевые преимущества:

• Экономия бюджета:
  Переход на облачное решение «1С» позволяет значительно сократить расходы на оборудование и инфраструктуру. В отличие от локальной версии, где требуется покупка и поддержка серверов, аренда облачной версии избавляет компанию от подобных затрат. Все автоматические обновления уже включены в стоимость, что устраняет необходимость в постоянной подписке на обновления и минимизирует затраты на техподдержку. В результате бизнес платит только за аренду облачной платформы и активных пользователей, а не за постоянные расходы на инфраструктуру.
• Удобное управление персоналом:
  В облачной версии «1С» компания платит только за тех сотрудников, которые реально используют программу, что позволяет гибко управлять лицензиями. Если работник покидает компанию или отдел временно не нуждается в доступе, его учетную запись можно легко отключить. При этом добавление новых сотрудников не требует длительных настроек или технической поддержки – доступ предоставляется за считанные минуты. Такая гибкость помогает не только оптимизировать затраты на лицензии, но и легко адаптировать «1С» под текущие потребности бизнеса.
• Надежность данных:
  Облачная «1С» обеспечивает высокий уровень защиты информации: в отличие от локальных систем, данные хранятся на защищенных серверах, которые находятся под круглосуточным мониторингом. Все передаваемые данные шифруются, что сводит к минимуму риск утечки. Вдобавок, платформа обеспечивает регулярное создание резервных копий, так что даже при сбое системы или непредвиденных ситуациях, компания не потеряет важные данные. Это особенно важно для бизнеса, где точность и сохранность данных играют ключевую роль.
• Глобальный доступ к данным:
  Облачная версия «1С» позволяет всем филиалам компании работать в единой базе через Интернет. Это упрощает координацию и управление удаленными сотрудниками, особенно если компания имеет несколько офисов или филиалов. Все сотрудники получают доступ к актуальной информации в режиме реального времени, что помогает поддерживать высокую скорость и эффективность работы даже при территориальной децентрализации. Работники могут оперативно обмениваться данными, согласовывать документы и вести совместные проекты, независимо от того, где они находятся.
• Поддержка и гибкость:
  При использовании облачной «1С» компания получает поддержку от поставщика облачных услуг, что снимает необходимость в штатном IT-специалисте для решения технических вопросов. Облачный провайдер обеспечивает круглосуточное сопровождение и оперативное решение любых проблем, связанных с работой платформы. Кроме того, масштабирование рабочих мест выполняется по запросу клиента, что позволяет компании легко регулировать количество пользователей. Это особенно удобно при сезонных изменениях объема работы или при росте компании.
• Мобильность:
  Одно из важнейших преимуществ облачной версии «1С» – это возможность работать с любого устройства: смартфона, планшета, ноутбука или стационарного компьютера. Доступ к программе возможен из любой точки мира, где есть Интернет, что удобно как для руководителей, так и для сотрудников, работающих удаленно или находящихся в командировке. Эта мобильность позволяет пользователям быстро получать доступ к нужным данным, выполнять задачи и принимать решения в любое время и в любом месте.

Недостатки использования облачной «1С»

Переход на облачное решение «1С» имеет свои ограничения, и для некоторых компаний эти нюансы могут быть значимыми:

• Зависимость от Интернета:
  Если в офисе или на удаленной площадке отсутствует Интернет, доступ к облачной базе становится невозможным. Это может создать трудности, особенно если необходим оперативный доступ к данным в непредвиденной ситуации. Поэтому стабильное интернет-соединение – критически важное условие для использования облачной «1С».
• Риск потери базы данных при неоплаченной подписке:
  Облачная «1С» предоставляется по подписке, и при ее неоплате пользователи рискуют потерять доступ к базе данных. Важно заранее планировать платежи, чтобы избежать риска временной блокировки или полной утраты данных. Это неудобство можно частично обойти, если заранее настроить напоминания о платежах и продлении подписки.
• Контроль доступа к данным:
  В облачной среде безопасность данных требует особого внимания. Важно тщательно контролировать, кому предоставляются права на доступ, чтобы минимизировать риски несанкционированных изменений или утечки конфиденциальной информации. Вопрос управления доступом требует регулярного мониторинга и внимательной настройки ролей для сотрудников.
• Автоматические обновления и невозможность остаться на предыдущей версии:
  В облачной версии нельзя отказаться от автоматических обновлений, что означает переход на новые версии по мере их выхода. Это может привести к дополнительным расходам на обучение сотрудников или настройку системы под новые функциональные изменения. Также могут возникать сложности с совместимостью, если рабочие процессы адаптированы под старую версию.
• Ограниченные возможности настройки и внесения изменений:
  В отличие от локальной версии, в облачной «1С» возможности по внесению изменений в конфигурацию ограничены. Для серьезных доработок потребуется участие программиста, что может увеличивать время и затраты на адаптацию системы под нужды компании.
• Совместимость обработок и необходимость разрешений:
  Не все пользовательские обработки, доступные в сети или разработанные программистом, могут корректно работать в облаке. Это связано с особенностями облачной инфраструктуры и стандартами безопасности. Кроме того, для размещения в облаке некоторых обработок требуется официальное разрешение от компании «1С», что может повлиять на доступность и функциональность отдельных решений.

Эти недостатки могут быть критичны для компаний, которым важно полное управление системой, стабильный доступ к данным, а также гибкость в настройке процессов.

Облачная «1С» для разных типов бизнеса

Облачное решение «1С» позволяет индивидуальным предпринимателям сократить расходы и оптимизировать рабочие процессы.

Вот основные преимущества:

• Экономия бюджета аренда облачной «1С» обходится значительно дешевле, чем покупка лицензий и оборудования для локальной версии. ИП платит фиксированную сумму в месяц, в которую включены все необходимые функции и обновления. Это позволяет избежать затрат на покупку серверов и программного обеспечения, а также на их обслуживание.
• Отсутствие расходов на оборудование и поддержку: предпринимателю не нужно беспокоиться о покупке техники, ее настройке и технической поддержке. Все сервисы обновляются и поддерживаются на стороне поставщика, что снимает дополнительные хлопоты и затраты.
• Мобильность и доступ: в облаке предприниматель может работать в «1С» из любой точки мира, используя смартфон, планшет или ноутбук. Это особенно полезно для ИП, которые часто находятся в разъездах или работают вне офиса.

Малые и средние компании получают еще больше преимуществ при использовании облачной версии «1С». Важные плюсы включают:

• Большой выбор конфигураций: в облаке доступны как стандартные, так и специализированные отраслевые решения, которые можно использовать отдельно или комбинировать в зависимости от потребностей бизнеса. Это гибкость выбора, позволяющая автоматизировать уникальные процессы в разных сферах – от торговли и производства до сервиса и логистики.
• Увеличение количества пользователей: по мере роста бизнеса можно добавлять новых пользователей без сложностей и дополнительных затрат на расширение инфраструктуры. Это позволяет поддерживать высокий уровень работы команды, не заботясь о технической стороне вопроса.
• Поддержка и консультации: облачный формат позволяет быстро организовать консультации и техническое сопровождение для рабочих мест. Компания может заказывать дополнительные услуги, такие как поддержка пользователей, консультирование по настройке системы и оптимизации рабочих процессов.

Крупные компании получают от облачной «1С» не только гибкость и экономию, но и возможность поддерживать высокую производительность даже при большом количестве сотрудников. Основные выгоды:

• Бесперебойная работа большого числа пользователей: в облаке можно организовать работу 20 и более пользователей одновременно, что делает его идеальным решением для крупных команд.
• Поддержка клиент-серверного режима: этот режим работы обеспечивает быструю обработку данных, что особенно важно для компаний с большим объемом операций и сотрудников. Он гарантирует высокую скорость и стабильность, поскольку база данных остается доступной и загружается без задержек.
• Централизованный доступ к данным: все отделы компании могут работать в единой базе с возможностью ограничивать доступ к данным для разных ролей. Это улучшает управляемость бизнеса, повышает уровень контроля и позволяет защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.

Таким образом, облачная «1С» – это универсальное решение для любого бизнеса: от небольших ИП, которым важна доступность и экономия, до крупных компаний, для которых критичны масштабируемость и высокая производительность.

«1С» в облаке или локальная – что выбрать

В таблице мы привели сравнение облака «1С» и коробочной версии по конкретным функциям.

«1С:Фреш» и аренда «1С» – в чем отличие

«1С:Фреш» – облако самой фирмы «1С». У «1С:Фреш» меньше функционала, чем у арендованной «1С»; такое решение подойдет тем, кто хочет работать в одной определенной конфигурации через браузер.

Мы привели главные отличия аренды «1C» и «1С:Фреш» в таблице.

Использование облачной «1С» избавляет компанию от необходимости в собственном сервере и постоянной поддержке IT-отдела. Все данные передаются по защищенным каналам и хранятся в профессиональных дата-центрах, обеспечивающих уровень безопасности, которого сложно достичь силами одной компании. Если понадобится доработка или IT-сопровождение, всегда можно обратиться в ГЭНДАЛЬФ – специалисты возьмут это на себя, освободив вашу команду для более приоритетных задач.

Почему некоторые пользователи опасаются перехода на облачную «1С»

Основной страх – это зависимость от Интернета. Кажется, что любая неполадка с сетью моментально лишит доступа к данным. Но современные технологии минимизируют этот риск: перебои случаются редко, а резервный мобильный Интернет через модем может стать подстраховкой на случай проблем.

Также пользователи беспокоятся о стабильности и безопасности серверов, где хранится их база данных. Сервис «Готовое рабочее место» базируется на надежных серверах, которые обеспечивают высокий уровень защиты и устойчивую работу.

Еще один способ преодолеть сомнения – попробовать облачное решение на вспомогательных задачах. Например, можно начать с использования «1С:Документооборот» в облаке, чтобы оценить удобство и скорость работы без перехода всей базы.

Сейчас самое время для перехода на новые, легкие и удобные сервисы, которые снимают нагрузку с рутинных задач и оставляют больше времени на важные дела и личную жизнь.

«1С» в облаке открывает перед бизнесом возможности для повышения эффективности, экономии и гибкости. Для небольших компаний и ИП это реальный способ минимизировать затраты на оборудование и IT-поддержку, обеспечивая при этом надежное хранение и доступ к данным. Средний и крупный бизнес также найдет в облачной версии «1С» удобное решение для масштабирования, гибкого управления лицензиями и единого доступа к информации из любой точки.

Конечно, как и у любого решения, у облачной версии есть свои нюансы. Зависимость от Интернета и ограничения на модификации системы требуют тщательной оценки перед внедрением. Однако значимые преимущества – экономия, защита данных, мобильность и поддержка – уже сегодня делают облачную «1С» оптимальным выбором для многих компаний. Технологии не стоят на месте, и сейчас идеальное время, чтобы сделать следующий шаг к более продуктивной и безопасной работе.