Что такое электронный документооборот?

О законности обмена электронными документами вы можете прочесть в следующих документах:

• Налоговый кодекс РФ (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ
• Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ
• ФЗ РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• ФЗ РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137
• Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н
• Приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@
• Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@
• Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
• Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@

Электронные документы, которые составлены согласно всем правилам и заверены электронной подписью, являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому создавать копии на бумажных носителях нет необходимости.

Если у вас заключен договор ИТС версии ПРОФ, то подключение сервиса происходит бесплатно, более того, ежемесячно вы можете отправлять 100 пакетов документов бесплатно.

Электронный обмен документами с контрагентами состоит из 5 элементов:

1. внутренний регламент - в нем оговариваются условия прохождения документов внутри вашей компании;
2. электронная подпись - обязательное требование для организации электронного документооборота согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
3. соглашение об обмене электронными документами с контрагентами - его можно заключить на любое время в виде самостоятельного договора, или добавить к уже существующему договору с вашим партнером.
4. программа для ЭДО - если ваша компания ведет учет в «1С», то «1С-ЭДО» станет отличным вариантом.
5. оформление договора с оператором - узнайте, кто из ваших партнеров уже подключен к ЭДО, чьи услуги он использует. Идеальным станет вариант подключения всех контрагентов к 1 оператору, но выполнить это условия крайне сложно, поэтому лучше использовать роуминг.

В начале использования программ для электронного обмена документами многие пользователи говорят, что пользоваться ЭДО сложно, и нужно проходить долгое обучение.
Преимущество электронного документооборота в «1С» в том, что вам не придется проходить обучение и осваивать новые процессы. Пользуйтесь привычным интерфейсом и вместо отправки на печать, используйте кнопку «Отправить» выбранному контрагенту. Чтобы освоить это изменение, вам не потребуется много времени.

Ответ на этот вопрос желают получить все, кто задумался о переходе на электронный документооборот.
Давайте рассмотрим, какие предпосылки указывают на то, что фантазия об офисе без бумаг сможет стать реальностью.

Электронный документооборот – технология будущего

В фантастических книгах и фильмах мы часто видим фантазии на тему будущего, полного удивительных технологий. Самое забавное, что фантасты, придумывая летающий транспорт, уникальное оружие и супермощные компьютеры, зачастую забывают про такую мелочь, как бумага.

В фильме «5 элемент» водитель летающего такси получает бумажные письма, в далекой-далекой галактике «Звездных войн» Декларация Новой Республики подписана на бумаге, а в юмористическом произведении «Автостопом по Галактике» самая продвинутая цивилизация страдает под гнетом бумажной волокиты.

Однако внедрение электронного документооборота в современные офисы, которое в фантастическом темпе происходит повсеместно, говорит о том, что «будущее» уже наступило, и оно выглядит совершенно иначе.

Преимущества подключения электронного документооборота

• Создать электронный документ легче, чем бумажный. Не надо тратить время и ресурсы на печать, потом искать возможность заверить его. Электронный документ создается через программу, куда данные контрагента можно подтянуть автоматически, он сам заверяется электронной подписью и отправить контрагенту его можно нажатием одной кнопки.
• Сроки доставки электронного документа меньше. Нажал кнопку – и электронный документ через пару минут уже в программе контрагента. Сколько бы дней добиралась эта важная бумага к контрагенту, если вы работаете с поставщиками и заказчиками по всей территории нашей необъятной страны?..
• Стоимость отправки ЭД – гораздо дешевле. Бумажному документу понадобится конверт за 13 руб. и курьерская доставка от 100 руб. Электронный документ обойдется не дороже 10 руб. в зависимости от выбранного оператора.
• Потерять электронный документ почти невозможно. Обмен электронными документами занимает всего несколько секунд. Тем более, сервисы электронного документооборота (например, «1С-ЭДО»), позволяют проверить, получил ли документ контрагент, поставил ли подпись и т.д.
• Хранить электронные документы надежнее и удобнее. Отправленный документ автоматически сохраняется в электронном архиве учетной программы, а в случае повреждения оборудования для вашей системы электронного документооборота архив поможет восстановить оператор. Найти такой документ можно по ключевым реквизитам или словам за пару секунд. Именно поэтому многие компании предпочитают оцифровывать бумажные документы и хранить в электронном виде (например, с помощью программы «Скан-Архв»).

От внедрения электронного документооборота до «безбумажного» офиса

О полностью безбумажном офисе говорили еще когда появились первые компьютеры. Однако именно обмен электронными документами с юридической силой приблизил человечество к этой мечте. Только представьте – завтра и ваш офис освободится от стеллажей, плотно забитых папками с бумагами, на столах станет больше места, а воздух перестанет быть наполнен бумажной пылью. Теперь надо сделать решительный шаг – обратиться за подключением электронного документооборота к квалифицированной компании. Такой, как «ГЭНДАЛЬФ».

С нами на электронный документооборот переходят крупные игроки бизнеса – ведь мы заботимся о подключении к ЭДО всей сети контрагентов. Тоже нужен электронный документооборот?

Оставьте заявку!