Как организовать электронный документооборот

Ответы на ваши вопросы в одной статье!

Нужен ли организации электронный документооборот? Какие необходимо пройти этапы подключения? Как происходит обмен электронными документами?Статья написана с целью ответить на эти вопросы и помочь разобраться во всех нюансах организации ЭДО.

С помощью ЭДО руководители компаний могут решить большую часть наболевших вопросов своей организации. Благодаря автоматизации документооборота вы экономите не только деньги на расходные материалы и курьерскую службу, но и рабочее время: входящие документы формируются автоматически, а отправка происходит в 1 клик. Поиски документов в архиве с ЭДО не займут больше 1 минуты. Сам обмен документами не превысит 5-ти минут.

Рассмотрим стандартную версию обмена ЭД

• Сотрудник составляет документ и подписывает его с помощью электронной цифровой подписи, затем, с помощью программы отправляет своему контрагенту через спецоператора (компания, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами и является гарантом их доставки);
• контрагент, уверенный в правомочности документа благодаря наличию электронной подписи, приступает к обработке;
• он подписывает документ и передает его обратно через систему электронного документооборота.

Эта простая ситуация помогает выделить 5 пунктов, которые необходимы для начала обмена электронными документами с контрагентами.

1. Внутренний регламент
2. Электронная подпись
3. Соглашение с контрагентами
4. Программный продукт для ЭДО
5. Договор с оператором

Составьте внутренний регламент. В нем опишите условия прохождения документации внутри вашей компании, чтобы очевидное преимущество ЭДО – его скорость – не стала недостатком и причиной образования хаоса.

Основная задача здесь – избавиться от многоэтапного согласования и установить список документов, с которым должен работать каждый отдел. В этом случае сотрудники не будут тратить время на чтение информации, предназначенной другому лицу.

Электронная подпись (ЭП) – обязательное требование для организации электронного документооборота согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Подробнее об ЭП здесь. Стоит обратить внимание на то, что есть несколько видов ЭП. Приобретая ЭП, необходимо уточнять какими свойствами она обладает. Самый универсальный вариант - усиленная квалифицированная электронная подпись.

Соглашение об обмене документами с контрагентом. Заключите его в виде самостоятельного договора или добавьте к уже существующему. Укажите в нем:

• вид применяемой ЭП;
• очередность подписания документов;
• факт признания документов с электронной подписью равнозначными подписанным вручную.

Программное обеспечение для обмена документами. Если ваша организация ведет учет в «1С», обратите внимание на решение, интегрированное с «1С:Предприятием» – «1С-ЭДО» . Расширив возможности «1С», вы сможете не только отправлять и принимать документы, но и автоматически формировать входящие в базе «1С» – бухгалтеру останется только нажать кнопку «провести».

Подписание договора с оператором ЭДО. Прежде чем сделать свой выбор, получите ответы на следующие вопросы:

• Из чего складывается цена? Задайте этот вопрос нескольким операторам, узнайте от чего она зависит.
• К какому оператору подключены ваши контрагенты? Узнайте, кто из ваших партнеров уже подключен к ЭДО, чьи услуги он использует. Идеальным станет вариант подключения всех контрагентов к 1 оператору, но выполнить это условия крайне сложно, поэтому лучше использовать роуминг.
• Есть ли возможность подключения роуминга? Готов ли оператор обеспечить вам связь с контрагентом, выбравшим другого поставщика связи?
• Сколько лет компания-оператор на рынке? Обратите внимание на этот пункт, потому что вы доверяете оператору не только передачу информации, но и защиту конфиденциальности ваших данных.
• Скорость технической поддержки? Этот вопрос станет для вас критически важным в момент возникновения неполадок или срочных вопросов.

Таким образом, переход на электронный обмен документами – это процесс ответственный, если вы не хотите тратить свое время на изучение новой информации, поиски подходящей вам программы и оператора, доверьте это специалистам. Перевести вашу организацию на электронный документооборот поможет услуга «Переход на ЭДО» в «ГЭНДАЛЬФ».