Обширные и постоянные изменения в законодательстве неотъемлемо влияют на работу сотрудников кадровой службы и бухгалтеров, а именно требуют предельной точности и внимательности.

Особенной сосредоточенности предполагает отчетность, сдаваемая в различные государственные структуры, например Социальный Фонд России. Так, Электронные трудовые книжки сейчас являются важной составляющей частью работы кадровиков и бухгалтеров.

В данной статье мы рассмотрим наиболее важные моменты по работе с данным документом, обсудим важные нюансы заполнения и различные ситуации, с которыми может столкнуться сотрудник, при подаче ЕФС-1 подраздел 1.1 в СФР на примере заполнения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», ред.3.1.

• Предварительные настройки в «1С:Зарплата и управление персоналом», ред.3.1 для формирования ЕФС-1.
• Заполнение отчета ЕФС-1, подраздел 1.1 при различных кадровых мероприятиях. Документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, Договор ГПХ.
• Отказ от ведения бумажной трудовой книжки
• Приостановление или возобновление трудового договора
• Отменяющая или корректирующая (исправительная) формы ЕФС-1 подраздел 1.1.

Предварительные настройки в «1С:Зарплата и управление персоналом», ред.3.1 для формирования ЕФС-1.

Как уже было сказано выше, перед заполнением любого отчета необходимо проверить правильность настроек программы «1С». Изначально необходимо проверить актуальность классификаторов в программе.

Далее необходимо проверить наличие Трудовых функций – их пользователь создает самостоятельно, используя Общероссийский классификатор занятий, который установлен законодательно и подгружается в программу отдельно, поэтому необходимо проверить актуальность релиза Вашей программы и обновить сами классификаторы.

После проверки на актуальность можно создавать сами Трудовые функции. Для этого необходимо перейти в раздел Настройка – подраздел Классификаторы – Трудовые функции.

Так же трудовую функцию можно создать из документа Прием на работу или при создании, изменении Позиции штатного расписания.

При создании трудовой функции необходимо:

• Указать наименование – можно указать наименование должности;
• Выбрать код ОКЗ из классификатора – подбирать необходимо самое близкое по смыслу должности и по выполняемым функциям.

При подборе кода ОКЗ удобно пользоваться поиском, находящимся в правом верхнем углу в списке ОКЗ.

Код по ОКПДТР в основном используют государственного учреждения, он так же подбирается из классификатора, утвержденного законодательно.

После создания всех необходимых трудовых функций их необходимо привязать к должностям и позициям штатного расписания для того, чтобы при заполнении отчета ЕФС-1 подраздел 1.1 все данные заполнялись автоматически.

Способ связки трудовой функции с позицией штатного расписания будет зависеть от того, каким образом ведется само штатное расписание в программе – с историей изменений или нет. Это можно проверить в разделе Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания.

Если стоит флаг «Ведется история изменений штатного расписания» – указать трудовую функцию можно только через специальные документ Утверждение/Изменение штатного расписания.

Если флаг «Ведется история изменений штатного расписания» не установлен, то трудовую функцию необходимо установить в каждой позиции штатного расписания, не используя специализированные документы.

Это обусловлено тем, что данный флаг регулирует наличие/отсутствие определенных регистров по штатному расписанию и может негативно повлиять на работу базы и отражение штатного расписания.

После проверки способа ведения штатного расписания необходимо перейти в раздел Кадры – Штатное расписание.

Если в программе активен флаг «Ведется история изменений штатного расписания», то далее необходимо создать документ Утверждение/Изменение штатного расписания.

Если создается документ Утверждение штатного расписания – то нужно провалиться в необходимую позицию штатного расписания (если она уже создана) и указать трудовую функцию на вкладке «Дополнительно» и так же в самой должности.

В случае, если используется документ Изменение штатного расписания, следует по кнопке Изменить позицию подобрать позиции штатного расписания, которые необходимо увязать с новыми трудовыми функциями и проделать те же шаги, которые указаны выше.

Если штатное расписание в программе ведется без истории изменения (флаг не активен), то необходимо провалится в каждую позицию штатного расписания из формы Кадры – Штатное расписание и таким же образом указать трудовую функцию в должности и в самой позиции.

Важно, чтобы трудовая функция была указана и в должности, и в позиции штатного расписания вне зависимости от того, каким способом оно ведется в программе.

Заполнение отчета ЕФС-1, подраздел 1.1 при различных кадровых мероприятиях. Документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, Договор ГПХ.

Документы можно создать из нескольких мест в программе – из самого сотрудника, из раздела Кадры – Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения.

Вне зависимости от варианта создания и вида занятости (совместительство, срочность договора) для корректного заполнения отчета важно, чтобы был установлен флаг «Отразить в трудовой книжке» – именно по этому флагу программа понимает и отбирает мероприятия, которые должны отразиться в отчете ЕФС-1, подраздел 1.1.

Помимо этого, важно, чтобы в самом документе была указана трудовая функция – если до этого настройки были выполнены верно и произошла увязка между позициями штатного расписания, должностями и трудовыми функциями, то данное поле заполнится автоматически после выбора подразделения и должности.

В документе «Кадровый перевод» так же важно установить флаг и указать Трудовую функцию – данный блок открывается к редактированию после установки флага «Перевести в другое подразделение или на другую должность».

В документе «Увольнение» необходимо установить только флаг «Отразить в трудовой книжке», так как заполнение Трудовой функции в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1 при подаче мероприятия «Увольнение» не обязательно, главное, чтобы был заполнен код ОКЗ, а его программа заполнит на основании данных в позиции штатного расписания и должности.

При оформлении сотрудника по договору ГПХ, в документе «Договор (работы, услуги)» необходимо установить флаг «Отразить в трудовой книжке» и указать код ОКЗ в соответствии с выполняемыми работами по договору.

Отказ от ведения бумажной трудовой книжки

Изначально необходимо перейти в раздел Кадры – Электронные трудовые книжки.

Из этой формы создаем документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

По кнопке Подбор необходимо выбрать нужного сотрудника и указать новый вид ведения трудовой книжки.

После этого документ необходимо «Провести и закрыть» и из той же формы (электронные трудовые книжки) создать отчет ЕФС-1, подраздел 1.1, заполнить его и отправить в фонд.

Отчет будет выглядеть следующим образом:

По кнопке «Печать» можно вывести печатную форму отчета.

Приостановление или возобновление трудового договора

Для того, чтобы отправить в фонд данные о приостановлении трудового договора необходимо создать соответствующий документ из раздела Кадры – Все кадровые документы – Создать – Приостановление трудовых договоров.

В самом документе следует установить флаг об отражении в трудовой книжке, выбрать Основание приостановления из утвержденного законодательно классификатора, подобрать нужных сотрудников и провести документ.

Далее необходимо создать отчет ЕФС-1, подраздел 1.1 из формы Электронных трудовых книжек, как было представлено ранее или же из формы «1С-Отчетности».

Печатная форма отчета ЕФС-1 подраздел 1.1 будет выглядеть следующим образом.

Для того, чтобы отправить в фонд данные о возобновлении трудового договора необходимо создать соответствующий документ из раздела Кадры – Все кадровые документы – Создать – Возобновление трудовых договоров.

Далее устанавливаем флаг об отражении в трудовой деятельности, подбираем сотрудника и указываем дату возобновления.

После проведения документа необходимо так же любым удобным способом создать отчет, печатная форма которого будет выглядеть так:

Отменяющая или корректирующая (исправительная) формы ЕФС-1 подраздел 1.1.

В случаях, когда не верно были указаны данные о сотруднике – номер приказа, должность, дата, код ОКЗ, трудовая функция и т.д. возникает необходимость корректировки этих данных.

Сделать это можно двумя способами:

• Отправив два отчета – отменяющий и затем новый, с верными данными;
• Отправив один отчет – корректирующий, где одновременно происходит отмена одного мероприятия и поданы новые с верными сведениями.

Каким именно способом воспользоваться, решает сам пользователь, так же в данном случае лучше обратиться непосредственно в фонд и уточнить, каким образом следует направить данные.

Если необходимо сделать отмену, то из формы Электронных трудовых книжек создаем Регистрацию трудовой деятельности.

По кнопке Отмена выбираем сотрудника и отменяемое мероприятие.

Далее создаем отчет, в печатной форме это мероприятие будет стоять с признаком отмены.

Для того, чтобы в отчете заполнились данные об отмене, важно, чтобы первоначальный вариант отчета был проведен.

В случае, если фонд рекомендует направить исправительную (корректирующую) форму, так же создать Регистрацию трудовой деятельности, но мероприятие и сотрудника выбрать уже через кнопку Изменить.

Программа отражает нам сразу две строки:

• Серая – строка с отменой, ее мы редактировать не можем и оставляем с не верными данными;
• Черная – новое мероприятие, в котором мы меняем данные, например, данные договора – требуется указать, что сотрудник совместитель.

Далее так же создаем отчет, печатная форма будет отражать два мероприятия, один с признаком отмены.

Заполнение отчета СТД-Р

Сотрудник имеет право запросить сведения о его трудовой деятельности – выписку из его трудовой книжки.

Создать такой документ можно так же через форму Электронных трудовых книжек – Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р.

После выбора сотрудника программа заполнит данные, которые есть в данной программе 1С и укажет только те мероприятия, по которым проведен отчет ЕФС-1, подраздел 1.1.

Если кадровые документы есть и даже стоит галочка об отражении данных в трудовой книжке, но на эти мероприятия не созданы и не проведены отчеты ЕФС-1, то форма СТД-Р этих мероприятий не увидит.

Мы рассмотрели основные настройки, которые необходимо выполнить в программе для корректного заполнения отчета ЕФС-1, подраздел 1.1. Так же были продемонстрированы основные документы, которые регистрируют записи в электронной трудовой книжке и показаны способы отмены и исправления этих мероприятий.

Следует учесть, что для корректной работы программы со стороны электронных трудовых книжек важно в первую очередь выполнить корректные настройки, на основании которых «1С» далее будет заполнять все данные.