Отчетность по НДФЛ заполняется в учетных системах «1С» автоматически – для этого необходимо отразить все доходы физических лиц, ввести данные по налоговым вычетам и рассчитать суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Однако для автоматического формирования отчетов 2- и 6-НДФЛ в программе важно учесть не только законодательные аспекты, но и особенности программы по формированию данных о суммах налога, чтобы обойтись без ручных корректировок. Рассмотрим подробнее особенности заполнения отчетности по НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1.

• Заполнение титульного листа и раздела 1 в расчете 6-НДФЛ
• Раздел 2 расчета 6-НДФЛ
• Заполнение справки 2-НДФЛ для ИФНС
• Какими отчетами проверить отчетность по НДФЛ

Заполнение титульного листа и раздела 1 в расчете 6-НДФЛ

Данные титульного листа расчета заполняются из справочника «Организации». Незаполненные ячейки со сведениями о налоговом агенте, которые не предусматривают ручного ввода означают, что в базе не введены соответствующие сведения. После добавления, например, в справочник «Организации» КПП необходимо нажать кнопку «Еще» – «Обновить» либо создать новый отчет (просто перезаполнение отчета не поможет), после чего титульный лист заполняется обновленными сведениями

Важно обратить внимание на поле «Дата подписи» на титульном листе. В этом поле указывается по умолчанию текущая дата компьютера на момент создания отчета, но в строке 080 раздела 1 сумма неудержанного налога в программе определяется как раз в соответствии с этой датой. Например, если дата подписи отчета 10.01.2020, а заработная плата за декабрь 2019 г. была выплачена 12.01.2020, то сумма удержанного налога в строке 080 расчета за 2019 г. отразится, если дату подписи проставить, например, 13.01.2020, то строка 080 будет незаполненной (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Строки 020-045 раздела 1 отчета 6-НДФЛ заполняются на дату фактического получения дохода. По ней определяется месяц налогового периода, в который включается доход. Например, дата фактического получения дохода с кодом 2000 (оплата труда) – это последний день месяца, за который начислен доход, а вот что касается отпускных (код дохода 2012) и больничных (код дохода 2300) – это дата выплаты.

Строка 060 заполняется общим количеством физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. Строка 070 – общей суммой удержанного налога в отчетном периоде. Например, если зарплата за март 2020 г. выплачена в марте, то удержанный налог с зарплаты включается в строку 070 расчета за первый квартал 2020 г., если выплачена в апреле 2020 г., то удержанный налог попадет в расчет при сдаче отчетности за полугодие 2020 г. (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Некоторые данные ячеек в отчете можно расшифровывать с детализацией по сотрудникам и суммам по кнопке «Расшифровать» и при необходимости распечатать.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Одно из важнейших правил, которое следует учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ: отчет заполняется по сроку перечисления налога (согласно письмам ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507 и от 24.10.2016 № БС-4-11/20120). Иными словами – операция включается в тот период, на отчетный квартал которого приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120).

Строка 100 расчета заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ, соответственно, в программе для различных видов доходов дата фактического получения – это последний день месяца или дата выплаты, которые регистрируются, например, начислением заработной платы или ведомостью.

Что касается премий, то согласно письмам ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400 датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии с кодом 2002 является последний день месяца, за который она начислена, так как премия входит в систему оплаты труда. Для этого в программе в виде начисления данной премии в самом коде дохода по НДФЛ необходимо установить флажок «Соответствует оплате труда» и выбрать категорию дохода – «Оплата труда».

Строка 110 – дата удержания налога - заполняется в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Дата удержания налога – это дата фактической выплаты, в программе удержание налога производится документами «Ведомость в банк/кассу/на счета». Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле «Дата выплаты».

В строке 120 указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога (п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Например, если это отпускные, то срок перечисления до конца месяца, в котором они выплачивались, а для зарплаты – это следующий день после удержания налога. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ и письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Таким образом, в строке реальная дата перечисления налога не отражается, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ. В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически предельный срок перечисления налога.

В строке 130 указываем обобщенную сумму фактически полученных доходов в указанную в строке 100 дату. Данная строка является справочной и не проверяется контрольными соотношениями (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@), а в строке 140 отражаем обобщенную сумму удержанного налога на дату, указанную в строке 110.

Заполнение справки 2-НДФЛ для ИФНС

Принцип формирования данных в справке 2-НДФЛ такой же, как в 6-НДФЛ. Но важно обратить внимание на следующее: если заработную плату за декабрь 2019 г. работодатель перечисляет, например, в январе 2020 г., ее величина, а также сумма НДФЛ, исчисленного, удержанного и уплаченного с нее, должна быть отражена в справке 2-НДФЛ, составляемой по итогам 2019 г. (письма ФНС РФ от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, № ЕД-4-3/1698@, от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74).

На автоматическое заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС влияет дата документа: в отчет включаются суммы доходов и НДФЛ за соответствующий налоговый период, зарегистрированные до даты документа. Например, если удержание и перечисление НДФЛ за декабрь 2019 г. произведено 11.01.2020, то для того чтобы эти суммы отразились в отчетности за 2019 г., дата документа справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС должна быть большей или равной 11.01.2020.

Какими отчетами проверить отчетность по НДФЛ

Наиболее популярным является отчет «Сводная справка 2-НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам»), в нем сумма колонки «начислено» соответствует строке 120 расчета 6-НДФЛ, помимо этого отчет показывает примененные вычеты, сумму НДФЛ в разрезе различных ставок.

«Проверка разд. 2 6-НДФЛ» – еще один популярный отчет. Он показывает сведения раздела 2 6-НДФЛ в разрезе дат и документов, и сумм НДФЛ. Помимо этого в версии 3.1.8 появилась серия отчетов «Анализ НДФЛ по документам-основаниям /датам получения доходов/ по месяцам», позволяющих детальнее анализировать и расшифровывать суммы доходов и НДФЛ вплоть до документов, не затрагивая при этом регистры в программе.