Доверенность в электронной форме: особенности использования МЧД

• Что такое доверенность?
• Для чего необходимо машиночитаемая доверенность и в чем ее преимущество
• Что содержит машиночитаемая доверенность?
• Как отозвать доверенность?
• Как хранить доверенность

Начиная с 1 сентября 2024 года, для подписания документов электронной подписью физического лица потребуется наличие машиночитаемой доверенности или традиционной бумажной доверенности.

В данной статье мы рассмотрим, преимущества и особенности использования МЧД.

Кригер Кристина, старший бухгалтер-консультант Линии консультации ГЭНДАЛЬФ.

Что такое доверенность?

Машиночитаемая доверенность, также известная как электронная доверенность, представляет собой электронный документ, предназначенный для автоматической обработки. Она удостоверяет полномочия представителя действовать от имени организации (юридического лица, индивидуального предпринимателя) или физического лица в рамках определенных операций, таких как предоставление отчетности в государственные органы, подписание документации и заключение сделок. МЧД является альтернативой традиционной бумажной доверенности, заверенной подписью уполномоченного лица.

Начиная с 1 сентября 2023 года, в соответствии с Федеральным законом № 536-ФЗ, при электронном взаимодействии от имени организации или ИП, сотрудники (за исключением руководителя или ИП) должны использовать квалифицированную электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность.

МЧД – это электронный аналог бумажной доверенности, подтверждающий право сотрудника подписывать электронные документы и отправлять их в государственные органы. МЧД создается в формате XML и подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.

Для чего необходимо машиночитаемая доверенность и в чем ее преимущество

Внедрение машиночитаемой доверенности повышает безопасность использования электронных подписей в организациях. До нововведений существовало два способа заверения документов.

1. Сертификат электронной подписи юридического лица: содержал данные сотрудника и информацию о его принадлежности к компании. Хотя этот метод считался относительно безопасным, он не всегда позволял однозначно установить объем полномочий подписывающего.
2. Дубликат закрытого ключа подписи руководителя: этот способ был крайне рискованным, так как давал сотруднику полный контроль над действиями от имени организации, включая потенциально мошеннические операции.

Использование машиночитаемой доверенности в связке с квалифицированной электронной подписью позволяет сотруднику действовать от имени организации в цифровой среде. Этот инструмент дает возможность:

• представлять компанию при сдаче отчетности в государственные органы, такие как налоговая служба, СФР, Росстат.
• осуществлять деятельность на государственных порталах, включая Госуслуги и другие.
• организовывать и поддерживать электронный документооборот с деловыми партнерами;
• подписывать электронные документы, обладая теми же полномочиями, что и при использовании традиционной бумажной доверенности.

Существенные преимущества машиночитаемой доверенности заключаются в исключении необходимости использования бумажных доверенностей при подписании документов и оптимизации работы за счет простоты и скорости формирования машиночитаемых доверенностей.

Что содержит машиночитаемая доверенность?

Машиночитаемые доверенности должны соответствовать определенным стандартам в отношении их структуры и содержания. Эти требования регламентированы Приказом Минцифры России № 857, изданным 18 августа 2021 года.

В частности, МЧД обязаны включать:

• сведения, идентифицирующие саму доверенность (наименование, номер, период действия);
• информацию о доверителе (физическом лице, индивидуальном предпринимателе или юридическом лице);
• данные о представителе и перечень предоставленных ему полномочий;
• указание на возможность передоверия;
• электронную подпись, удостоверяющую подлинность документа.

Как отозвать доверенность?

В случае изменения должностных обязанностей сотрудника, директор имеет право аннулировать выданную ему машиночитаемую доверенность. Процедура отзыва осуществляется путем подачи соответствующего заявления в информационную систему, в которой зарегистрирована данная МЧД.

Форма заявления на отзыв определяется регламентом каждой конкретной информационной системы.

Сотрудник также имеет возможность самостоятельно отказаться от предоставленных ему полномочий. Для этого необходимо оформить отказ, заверенный его личной электронной подписью.

Как хранить доверенность

Место хранения машиночитаемой доверенности зависит от нескольких факторов: платформы, на которой она была подписана, канала передачи, особенностей электронного документооборота в организации. Поэтому МЧД могут храниться в системах операторов ЭДО, аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), федеральных органах (например, ФНС и СФР) и других информационных системах.