Обмен данными между «1С:ЗКГУ» и «1С:БГУ» согласно СГС «Выплаты персоналу»

О том, как настроить синхронизацию между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1 и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0, чтобы обмен данными помогал выполнять требования нового стандарта.

• Требования к отражению расчетов с персоналом в учете госучреждений
• Синхронизация данных между программами

Требования к отражению расчетов с персоналом в учете госучреждений

ФСБУ «Выплаты персоналу» (далее — Стандарт) утвержден Приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 184н. Письмом Минфина РФ от 30.11.2020 № 02-06-07/104576 утверждены Методические рекомендации по применению ФСБУ «Выплаты персоналу». Рассмотрим основные положения Стандарта.

Применение Стандарта устанавливает единые требования к следующим процессам бухгалтерского учета:

1. К порядку первоначального принятия к бухгалтерскому учету объектов учета и выплат персоналу — обязанностей и обязательств перед персоналом.
2. К порядку последующей оценки в бухгалтерском учете объектов учета выплат персоналу.
3. К раскрытию информации об объектах учета выплат персонала в бухгалтерской отчетности.

Положения Стандарта распространяются и регламентируют следующие расходы учреждения:

• расходы на оплату труда, денежное содержание;
• расходы на выплаты командировочных расходов;
• расходы на выплаты, обусловленные статусом персонала в соответствии с законодательством РФ;
• расходы на оплату страховых взносов по обязательному социальному страхованию
• расходы на выплату, предоставляемые не только персоналу, но и членам их семей и (или) лицам, находящимся на их иждивении.

Также необходимо учитывать, что Стандарт предусматривает выплаты персоналу как в денежной форме, так и в натуральной форме (понимается полная или частичная оплата (компенсация) работодателем товаров, работ и услуг, предоставленных в личной пользование работников).

К примерам выплат в натуральной форме можно отнести (согласно Письму Минфина от 30.11.2020 № 02-06-07/104576):

• компенсация найма (поднайма) жилых помещений (за исключением служебных командировок) в установленных законодательством РФ случаях;
• компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей и т.п.

Выплаты персоналу, согласно Стандарту, можно разделить на 2 группы: текущие и отложенные.

Текущие — это выплаты, по которым у учреждения возникает обязательство их осуществить, у которых есть срок исполнения и размеры, установленные законодательством РФ или иным нормативно-правовым актом, включая локальные нормативные акты (служебный контракт, трудовой договор и т.п.), т.е. срок исполнения и размер текущих выплат четко определены на момент принятия к учету.

Объектами учета текущих выплат персоналу являются отдельные денежные обязательства, группируемые по видам обязательств в соответствии с видами расходов, установленными классификацией расходов бюджета. Признание объекта учета текущих выплат персонала в составе расчетов по принятым обязательствам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда по факту их начисления осуществляется за период, когда персонал исполнял трудовые функции и отдельные полномочия. Стоимостная оценка объектов учета текущих выплат персоналу после первоначального признания не подлежит изменению. Прекращение признания объектов учета текущих выплат персоналу осуществляется по мере их исполнения.

Отложенные — это выплаты, обусловленные обязанностью учреждения по их осуществлению, величина которых на момент их принятия представляет собой расчетно-обоснованную оценку обязательства с неопределенным временем их исполнения, т.е. точная дата исполнения таких выплат на момент принятия обязательства по их выплате неизвестна, а размер имеет оценочное значение и в последующем корректируется на точную величину.

Отложенные выплаты персоналу признаются в составе резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу. Признание объектов учета отложенных выплат персоналу в составе резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу осуществляется в том отчетном периоде, когда персонал исполнял трудовые функции и отдельные полномочия.

Объекты учета отложенных выплат подразделяются на отложенные выплаты персоналу на предстоящую оплату отпусков за фактически отработанное время и предстоящие расходы на пенсионные и аналогичные выплаты персоналу. Объектами учета отложенных выплат персоналу в части предстоящих расходов на оплату отпусков признаются обязательства учреждения перед физическим лицом:

• в сумме денежных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время;
• в сумме компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении;
• платежи на обязательное социальное страхование.

Выплаты персоналу в виде выходных пособий не относятся к отложенным выплатам персоналу.

Признание и оценка отложенных выплат персоналу производится следующим образом:

1. Стоимостная оценка объектов учета отложенных выплат персоналу подлежит пересмотру не реже чем на годовую отчетную дату и при необходимости подлежит корректировке до текущей обоснованной оценки.
2. Прекращение признания объекта учета отложенных выплат персоналу осуществляется за счет сумм ранее признанного резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу. В случае избыточности суммы признанного резерва предстоящих расходов размер резерва корректируется с отнесением на расходы текущего отчетного периода.

Поскольку отложенные выплаты представляют собой расчетную обоснованную оценку обязательств необходимо установить порядок и методику расчета этой оценки. Методика расчета резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики.

Методические рекомендации предлагают следующие варианты методик расчета резерва на оплату предстоящих отпусков персонала:

1. Персонифицировано по каждому сотруднику

2. В целом по учреждению

3. По группам персонала

При этом в целях проведения расчетов на оплату предстоящих отпусков количество неиспользованных дней отпуска работниками необходимо сверять с данными кадровой службы на дату проведения расчета.

Сумма взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Приведем пример проводок по отображению отложенных выплат персоналу казенного учреждения:

1. Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам и страховым взносам:

Дт 501.93.211 — Кт 502.99.211 (КВР — 111)

Дт 501.93.213 — Кт 502.99.213 (КВР — 119)

2. Формирование резерва на отпуск за отработанное время

Дт 401.20.211 — Кт 401.60.211 (КВР — 111)

Дт 401.20.213 — Кт 401.60.213 (КВР — 119)

3. Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время

Дт 501.13.211 — Кт 502.93.211 (КВР — 111)

Дт 501.13.213 — Кт 502.93.213 (КВР — 119)

Одновременно

Дт 502.99.211 — Кт 502.11.211 (КВР — 111)

Дт 501.99.213 — Кт 502.11.213 (КВР — 119)

4. Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время

Дт 401.60.211 — Кт 302.11.737 (КВР — 111)

Дт 401.60.213 — Кт 303.00.730 (КВР — 119)

Одновременно приняты денежные обязательства:

Дт 502.11.211 — Кт 502.12.211 (КВР — 111)

Дт 502.11.213 — Кт 502.12.213 (КВР — 119)

Синхронизация данных между программами

Настройка синхронизации данных между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3 (далее — «1С:ЗКГУ») и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 (далее — «1С:БГУ»), предполагает следующие этапы настройки:

1. Настройка параметров учета в «1С:БГУ»

Настройка статей финансирования (данный справочник необходим для соответствия статьи финансирования, созданной в конфигурации «1С:ЗКГУ», с КПС конфигурации «1С:БГУ»): производится в меню «Главное» — «Настройка параметров учета» — «Настройка статей финансирования» — в открывшемся справочнике необходимо нажать кнопку «Создать» — создать соответствующую статью финансирования и заполнить настройки соответствия с КПС и видами операций.

При настройке статьи финансирования пользователь может не указывать реквизит КЭК, виды операции, тогда данная статья финансирования будет действовать для любых КЭК, видов операций. В случае установления флажков в отдельных видах операций данная статья будет отражена только для этих операций.

Настройка способов отражения в учете: производится в меню «Главное» — «Настройка параметров учета» — «Настройка способов отражения в учете» — в открывшемся справочнике необходимо нажать кнопку «Создать» — создать соответствующий способ отражения заработной платы в учете.

2. Настройка параметров подключения в «1С:БГУ»

Далее переходим к настройке синхронизации «1С:БГУ»: выполнить переход в меню «Администрирование» — «Синхронизация данных». В открывшемся окне необходимо установить флажок «Синхронизация данных», установить флаг «Дата запрета загрузки» и установить дату, до которой загружать данные нет необходимости. Далее необходимо перейти по ссылке «Настройка синхронизации данных» и последовательно выполняя каждый описанный шаг синхронизации, выполнить этапы настройки. В результате настройки будет отражена настройка обмена.

После сохранения настройки необходимо нажать на кнопку «Синхронизация данных» для первоначального обмена информаций с «1С:ЗКГУ». Об успешной выгрузке данных будет отображено служебное сообщение.

3. Настройка параметров подключения в «1С:ЗКГУ»

Для корректной настройки синхронизации данных настройку синхронизации необходимо включить в меню «Администрирование» — «Синхронизация данных» — «Настройка синхронизации данных» — выполнить последовательно предложенные этапы настройки. После настроек параметров подключения и настройки правил отправки и получения данных необходимо перейти в следующему пункту.

4. Проверка соответствия ИНН и КПП учреждения

При нажатии на кнопку «Выполнить сопоставление и загрузку данных» некоторое время происходит анализ полученных данных и далее переходим к результату сопоставления.

Необходимо обратить внимание при синхронизации данных программа самостоятельно сопоставит данные, выгруженные из «1С:БГУ», с имеющимися данными в «1С:ЗКГУ». Для наиболее точного соответствия есть возможность открыть окно сопоставления данных и установить соответствие между статьями финансирования «1С:БГУ», и «1С:ЗКГУ», по кнопке «Установить соответствие».

5. Обмен данными

Для обмена данными по окончанию расчетного месяца в конфигурации «1С:ЗКГУ» должен быть заполнен документ «Отражение зарплаты в бухучете» (меню «Зарплата» — «Бухучет») и запущен процесс синхронизации данных. В результате обмена данными соответствующий документ будет отражен в «1С:БГУ».