Зачем вашему учреждению нужен 1С:ИТС ЦГУ: все ответы в одной статье

Если вы работаете в госсекторе, то наверняка сталкивались с ситуациями, когда без актуальных обновлений система «1С» начинает работать ощутимо хуже. Казначейские платежи зависают, отчеты не сдаются вовремя, а проверяющие требуют документы по всем фронтам. В таких случаях можно забыть о спокойной работе и начать опасаться попадания в черный список госорганов. Чтобы избежать этих неприятностей, важно заранее подготовить договор с ИТС ЦГУ «1С».

Что значит отсутствие ИТС ЦГУ на практике?

• Проблемы с отчетностью. Если обновления не приходят вовремя, вы просто не сможете сдавать отчеты в срок, а это грозит штрафами и претензиями. Например, если не будет актуальных форм отчетности или казначейских платежей – просто не сможете сделать необходимые операции в системе.

• Риски для бюджета. Важно, чтобы ваша система была обновлена в рамках законов и норм. Без договора на сопровождение 1С:ИТС ЦГУ, вы рискуете попасть в неприятности, когда аудиторы начнут проверку.

• Отсутствие актуальных релизов. Поддержка программного обеспечения – это не просто обновления функций, это целый пласт изменений, которые отражают изменения законодательства. Без их актуализации программа «1С» будет работать по устаревшим механизмам и выдавать неверные результаты.

Ни одно учреждение не сможет обойтись без актуальных обновлений для учета и отчетности, а, следовательно, без подписания договора ИТС ЦГУ. Как только вы начнете работу без актуальных релизов, ситуация станет хуже. Проблемы начнут накапливаться, и последствия могут быть гораздо серьезнее, чем кажется на первый взгляд.

Что такое 1С:ИТС ЦГУ и почему это решение для всех госсекторов

Для госучреждений 1С:ИТС ЦГУ – это не просто пакет обновлений. Это система, специально разработанная для того, чтобы решить проблемы с централизованным сопровождением программного обеспечения, особенно в сфере бухгалтерии и отчетности. Главная цель? Минимизировать риски и уменьшить затраты.

Вот что предоставляет этот пакет

1. Гарантированные обновления. В пакет включены все самые последние релизы «1С», включая новые формы отчетности и актуализацию по КОСГУ. Вам не нужно думать о том, что обновление не пришло вовремя – оно будет у вас заранее, еще до того, как изменения вступят в силу.

2. Экономия на всех фронтах. Для централизованных учреждений выгоднее заключить один договор, чем каждый раз обновлять программу отдельно для каждого подразделения. Так вы платите только один раз, но получаете поддержку для всей сети.

3. Методическая поддержка. При возникновении вопросов или проблем в процессе работы с «1С», сотрудники учреждения могут получить консультацию через Линию консультаций фирмы «1С». Это ускоряет решение всех задач и помогает не терять драгоценное время.

Как определить, что ваш центр управления подпадает под ИТС ЦГУ

1. Централизованное размещение данных

Если все данные ваших подведомственных и подотчетных учреждений, по которым вы ведете учет, хранятся на одном сервере или в облачном ресурсе с единой учетной записью, скорее всего, вам необходимо подключение к ИТС ЦГУ. Это может быть как сервер в одном здании, так и облачное хранилище, объединенное общей учетной записью для всех филиалов.

2. Единый доступ пользователей

Все сотрудники, работающие в вашем учреждении, получают доступ к данным централизованно, будь то через локальную сеть или Интернет. Если все пользователи подключаются к единой базе данных из разных точек – это тоже явный признак, что вам нужен ИТС ЦГУ.

3. Множество подразделений и филиалов

Если ваше учреждение состоит из нескольких подразделений, например, районных школ или детских садов, и ведет учет и сдает отчеты не штатный бухгалтер каждого учреждения, а централизованная бухгалтерия, то без ИТС ЦГУ вам не обойтись. Даже если подразделения работают в разных базах данных, важно, чтобы все они получали одинаковые обновления и поддержку.

Ключевые преимущества 1С:ИТС ЦГУ: не просто обновления, а спасение бюджета

Когда речь идет о выборе подходящего решения для сопровождения системы «1С» в госучреждении, важно не только понимать, что входит в пакет, но и как это влияет на работу всего учреждения. 1С:ИТС ЦГУ – это не просто сопровождение, это реальная экономия для вашего бюджета.

Нередко организации дополнительно оплачивают разным поставщикам функционал, который входит в ИТС ЦГУ в рамках сервисов экосистемы «1С». Это может быть сдача отчетности для бюджетных учреждений, электронный документооборот, проверка контрагентов, правовые системы и другие процессы. Использование включенных в ИТС ЦГУ удобных сервисов позволяет перенаправить эти средства на другие нужды. Например, разработать отчет, чтобы не сводить данные в Excel, или обработку, которая позволит автоматизировать рутинные операции в «1С».

Что дает 1С:ИТС ЦГУ на практике?

1. Снижение совокупных затрат (TCO)

   Когда вы заключаете один договор на сопровождение всех филиалов, вы экономите на отдельных контрактах и дополнительных услугах. Для централизованных учреждений, где несколько десятков или сотен пользователей, это реальная экономия. Вместо того чтобы покупать отдельные договора для каждого подразделения, вы оформляете один и получаете услуги для всех.

2. Методическая поддержка и приоритет в обслуживании

   Кто из сотрудников не сталкивался с вопросами по работе с «1С»? «Как отразить субсидию по ФАИП?» или «Как подключить «1С-Отчетность?»... С 1С:ИТС ЦГУ у вас есть приоритетный доступ к консультациям. Это экономит время и помогает избежать ошибок, которые могут повлечь за собой серьезные проблемы.

3. Прозрачность для проверяющих

   Когда у вас есть действующий договор и актуальные релизы, все расчеты и данные идут по актуальным механизмам в базе, что позволяет легко вывести все отчеты и показать их проверяющим. Вся информация структурирована и доступна, что минимизирует риски ошибок.

Если база не актуализирована, ситуация выглядит иначе: расчеты ведутся в Excel, результаты хранятся в базе, отчеты могут быть в стороннем сервисе сдачи отчетности или в Word у какого-то бухгалтера. Все это не связано друг с другом, часть данных может быть некорректной, и в итоге найти все нужные сведения будет крайне сложно. Это увеличивает риск ошибок и претензий со стороны проверяющих.

Преимущества не ограничиваются лишь удобством. Благодаря экономии на масштабе и без лишних затрат, 1С:ИТС ЦГУ превращается из просто обязательной статьи расходов в инструмент, который помогает сэкономить не только время сотрудников, но и средства учреждения. Это решение, которое помогает вам избежать ошибок, снижая риски и оптимизируя работу.

1С:ИТС – бюджет для ЦГУ

Один из самых частых вопросов, которые возникают при выборе сопровождения 1С:ИТС ЦГУ – это как же все-таки считается стоимость и какие моменты могут повлиять на итоговую цифру. Главное – понимать, что здесь нет никаких скрытых коэффициентов или дополнительных платежей, о которых вам забудут сказать. Все просто и прозрачно, главное – знать, на что обращать внимание.

Давайте разберем, что скрывается за каждой переменной в формуле

• A – количество пользовательских лицензий «1С:Предприятие». Это все лицензии, которые вы используете в своем учреждении, включая дополнительные рабочие места. Чем больше лицензий, тем ниже стоимость за каждую.

• B – цена годового обслуживания одной лицензии. Эта цифра утверждается фирмой «1С», и партнер не может ее изменить.

• C – количество учреждений на сопровождении. Каждое отдельное учреждение, будь то школа или детский сад, учитывается отдельно.

• D – годовая ставка на одно учреждение. Это фиксированная сумма, которая зависит от типа учреждения.

Почему важно знать формулу заранее?

1. Без сюрпризов. Если расчет выходит не таким, как ожидалось, это может быть связано с разными факторами. Например:

   • сравнение с ценой договора прошлого года. Если вы ориентировались на стоимость прошлого договора, скорее всего, фирма «1С» актуализировала цены на сопровождение для этого года;

   • сравнение с ценой обычного ИТС. Если ранее вы не сталкивались с ИТС ЦГУ, то расчет может вызвать шок, ведь стоимость ЦГУ значительно выше. Однако тут уже нет альтернатив – только ИТС ЦГУ;

   • сравнение с объемом средств, выделенных на этот год. Если бюджет оказался меньше, чем вы ожидали, вам стоит подумать, как обосновать увеличение суммы перед финансовым органом, чтобы получить дополнительное финансирование.

   Прозрачность формулы позволяет сразу понять, где произошли изменения, и корректировать план в зависимости от ситуации.

2. Прозрачность в расчетах. Вы всегда будете точно знать, как и почему меняется стоимость. Например, добавление нового филиала или увеличение числа пользователей повлияет на конечную сумму. Но никаких непредвиденных дополнительных расходов не будет.

3. Легкость в планировании бюджета. Если в вашем учреждении планируется увеличение числа филиалов, вы можете просто посчитать, сколько это повлияет на стоимость и заложить нужную сумму в бюджет. Причем формула настолько проста, что ее можно объяснить в одном слайде, без сложных коэффициентов и непонятных цифр.

Что входит в пакет 1С:ИТС ЦГУ? Как не платить дважды за одни и те же сервисы

Когда вы выбираете 1С:ИТС ЦГУ, вы получаете не только обновления, но и целый набор дополнительных инструментов, которые часто приобретаются отдельно у сторонних поставщиков, не связанных с фирмой «1С» за дополнительные суммы. Это один из главных плюсов этого пакета: за все нужные сервисы уже заплачено в рамках вашего контракта, и вам не нужно приобретать их отдельно. Давайте посмотрим, что конкретно входит в этот пакет.

Вот что вы получаете сразу

• Обновление программ. Все релизы «1С», в том числе новые формы отчетности и казначейства, появятся в вашей базе еще до того, как изменения вступят в силу. Для госучреждений это крайне важно, потому что задержка с обновлением может привести к серьезным последствиям, например, к штрафам за неактуальные формы.

• «1С:Контрагент». Этот сервис автоматически подгружает реквизиты контрагентов из базы ФНС, помогает проверить добросовестность поставщиков по 44-ФЗ и сэкономить время на проверках. Все эти данные доступны прямо в вашей системе «1С».

• Линия консультации фирмы «1С». Вы можете обратиться по телефону или электронной почте и решить вопрос по работе в программе «1С:Бухгалтерии», «1С:ЗКГУ» и других конфигурациях.

• «1С-Отчетность». Этот сервис позволяет отправлять все необходимые отчеты прямо из вашей программы в ФНС, СФР, Росстат и другие госорганы. С ним вы можете не переживать о сроках подачи отчетности – все документы отправляются без ошибок и в срок.

• «1С-ЭДО». Бесплатные входящие и до 50 исходящих комплектов документов для каждого учреждения ежемесячно. И это не зависит от количества пользователей. Если объем вашей документации больше, можно выбрать выгодные предоплаченные тарифы.

• Информационная система 1С:ИТС. Доступ к разделам, которые помогут вам разбираться в учете и налогообложении для госучреждений. Здесь есть готовые шаблоны приказов и инструкции для ваших конфигураций, что существенно облегчает работу.

• «1С:Лекторий» – сервис, предоставляющий онлайн-лекции о законодательных изменениях. Здесь вы можете следить за новыми требованиями законодательства и вовремя адаптировать свои процессы.

• «Отвечает аудитор» – сервис в рамках Информационной системы 1С:ИТС, где вы можете задать свои вопросы по учету и законодательству и без дополнительных оплат получить ответ с рекомендациями. Это поможет получить профессиональные консультации по важным вопросам учета и налогообложения.

• «1С:Облачный архив». Бесплатно предоставляется 20 ГБ дискового пространства для резервного копирования баз. Это важный сервис для восстановления после сбоя, особенно если вы используете файловые базы.

• «1С:Линк». Безопасный удаленный доступ к двум базам «1С» и одному рабочему месту. Очень удобно, когда главный бухгалтер в отпуске, а отчеты нужно сдавать.

Почему ИТС ЦГУ в ГЭНДАЛЬФ – это еще выгоднее?

Мы давно работаем с ЦГУ, и знаем все особенности формирования договоров и бюджета. Мы заботимся о клиентах и поможем подобрать оптимальное решение, ответим на все вопросы, учтем риски и дадим рекомендации. У нас есть собственная линия поддержки с консультантами по бюджету, что позволяет оперативно решать вопросы, связанные с финансированием и закупками.

Наши консультанты удаленно подключаются к вашей программе для более быстрого и удобного для вас анализа ситуации и предоставления рекомендаций.

Мы обладаем особыми статусами от фирмы «1С» - «Центр сопровождения» и «Центр компетенций по бюджетному учету», которые выдаются после прохождения сертификации. Это дает нашим клиентам уникальные преимущества: возможность получить профессиональные консультации по бюджетному учету и гарантии, что все процессы будут соответствовать законодательным и финансовым требованиям.

Вместе с ИТС ЦГУ мы предлагаем нашим клиентам Личный кабинет, который становится вашим проводником по работе с Центром сопровождения ГЭНДАЛЬФ.

В Личном кабинете вы можете:

• формировать сверку взаиморасчетов в онлайн-режиме;

• получать сканы закрывающих документов;

• оставлять заявки на услуги и отслеживать их статус;

• смотреть историю обращений и расшифровку списания минут в тарифе;

• регистрироваться на мероприятия и пользоваться другими удобными функциями.

Мы постоянно развиваем функционал Личного кабинета, добавляя новые возможности для повышения удобства и эффективности работы с нашим сервисом. Это дополнительная ценность, которую вы получаете, сотрудничая с ГЭНДАЛЬФ. Мы стремимся сделать вашу работу максимально удобной, предлагая не только качественное сопровождение, но и поддержку в вопросах бюджета и отчетности.

Таким образом, все, что вам нужно – это выбрать пакет ИТС ЦГУ и забыть о дополнительных платежах. Все сервисы уже учтены в стоимости, и вам не нужно переживать, что придется покупать что-то еще.

Как быстро и без проблем заключить договор 1С:ИТС ЦГУ

Процесс заключения договора на сопровождение 1С:ИТС ЦГУ не должен быть сложным и долгим. Если у вас есть все необходимые данные и правильно организован процесс, то заключение договора может занять всего несколько дней. Мы разобьем этот процесс на пять простых шагов, чтобы вы знали, как подготовиться и не упустить важные детали.

Шаг 1. Быстрый аудит инфраструктуры

Перед тем как подписывать договор, важно провести аудит вашей инфраструктуры. Это бесплатно, и обычно выполняется партнером, который помогает вам с подключением. Во время аудита проверяются такие вещи, как:

• релиз платформы и настройка сервера. Нужно удостовериться, что все обновления будут работать корректно;

• скорость канала связи. Очень важно, чтобы скорость подключения к сети соответствовала требованиям для работы в базе.

Это проверка поможет выявить возможные узкие места, которые могут повлиять на работу системы. Этот шаг занимает минимальное количество времени, но помогает избежать серьезных проблем в дальнейшем.

Шаг 2. Подготовка перечня учреждений и лицензий

Для точного расчета стоимости важно составить два списка:

• юридические лица, которые входят в вашу централизованную информационную систему (ЦИС). Это все организации и филиалы, которые будут подключены к единой системе;

• лицензии «1С:Предприятие», которые будут сопровождаться в рамках договора. Здесь важно учитывать все используемые лицензии, включая дополнительные рабочие места.

Чем точнее будут составлены эти списки, тем меньше шансов на доплаты или ошибки при расчете.

Шаг 3. Расчет стоимости и выбор срока

После того как вы подготовите данные, партнер проведет расчет стоимости и согласует его с фирмой «1С». На этом этапе вам нужно будет согласовать сумму и срок с вашим финансовым органом для выделения необходимого финансирования.

Шаг 4. Формирование заявки через личный кабинет

В личном кабинете партнера заполняются все реквизиты учреждений, указывается желаемая дата старта и способ оплаты. Система автоматически генерирует платежные документы, и вам не нужно обмениваться сканами или документами по почте.

Шаг 5. Подписание и получение бланка регистрации

После того как все документы подписаны, партнер выгружает бланк регистрации для каждого учреждения. В нем перечисляются все доступные сервисы и количество лицензий. С этого момента открывается доступ ко всем обновлениям и консультациям, а ваша система начинает работать на актуальном релизе.

Знание этих шагов позволяет вам быстро и без проблем подключиться к 1С:ИТС ЦГУ, что существенно сокращает время на подготовку и запускает процесс работы с актуальными обновлениями.

Почему опасно отказываться от ИТС ЦГУ? Риски и последствия для вашего учреждения

Может показаться, что можно сэкономить, отказавшись от подписания договора на 1С:ИТС ЦГУ, но на практике это может привести к серьезным последствиям, которые повлекут за собой гораздо большие затраты, чем стоимость самого договора.

Какие риски возникают при отсутствии договора?

1. Зависшие казначейские платежи

   Без актуальных обновлений «1С» не удастся загрузить свежие формы для казначейства. Платежи не пройдут, и деньги останутся на счете, что приведет к сбоям в работе, задержкам и, возможно, штрафам. Но главное – это переработки и кадровая текучка: бухгалтеры будут вынуждены считать все вручную, что увеличивает нагрузку и создает огромные риски для организации.

2. Потеря скидок

   Если вы не продлеваете договор вовремя, даже с небольшим разрывом на один день, скидка за непрерывность сгорает. В следующем году вам придется платить на 20% больше, а для крупных госучреждений с множеством пользователей и филиалов – это значительные потери.

3. Пострадает работа в организации

   Работа без ИТС ЦГУ – это фактически работа без договора. Без актуализированных форм отчетности, механизмов расчета и технической поддержки, организация теряет свою эффективность. Все операции превращаются в ручной труд, что приводит к высоким рискам ошибок, штрафов и системных сбоев, а в конечном итоге – к катастрофическим последствиям для работы.

Без партнера вы теряете доступ к этим ценным услугам, а значит, рискуете столкнуться с неразрешимыми проблемами, которые повлияют на эффективность работы вашего учреждения.

Как выбрать партнера для ИТС ЦГУ и что важно знать перед подписанием

Выбор партнера для сопровождения 1С:ИТС ЦГУ – это не просто технический вопрос, это решение, которое может существенно повлиять на дальнейшую работу вашего учреждения. Партнер играет важную роль в поддержке, быстроте решения вопросов и, что немаловажно, в экономии времени и средств.

Что важно учитывать при выборе партнера?

1. Статус и признание партнера «1С»

   Для того чтобы гарантировать качественную поддержку, важно работать с партнерами, которые имеют сертификацию и признание от самой компании «1С». Это не просто формальность. Партнеры, прошедшие сертификацию, регулярно подтверждают свои квалификационные стандарты и могут предложить лучший сервис. Важно, чтобы у партнера был опыт работы именно с госсектором и понимание специфики государственных учреждений.

2. Система качества и профессионализм

   Партнер с сертификатом качества по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2015 – это сигнал того, что его бизнес-процессы ориентированы на клиента. Это не только гарантия того, что услуги будут предоставляться на высоком уровне, но и уверенность в том, что в случае нестандартной ситуации будет найдено решение. Система качества подразумевает наличие хорошо настроенной работы с клиентами, от подготовки до обслуживания, а также эффективное решение проблем.

3. География обслуживания

   Если ваше учреждение работает в разных районах региона, то важно, чтобы партнер предоставлял удаленную поддержку, охватывающую все ваши рабочие места. В таком случае важен быстрый удаленный доступ к нужным рабочим местам для получения консультаций и услуг. Удаленная поддержка позволяет минимизировать необходимость выездных работ, что существенно экономит средства, особенно если ваши учреждения расположены в удаленных точках региона.

   Кроме того, важно, чтобы при удаленном подключении использовалось отечественное ПО, а не зарубежные аналоги, что позволяет избежать рисков, связанных с 152-ФЗ. Мы работаем через отечественное сертифицированное ПО – «1С-Коннект», что гарантирует соответствие всем необходимым законодательным требованиям.

4. Оценка рабочего места и диагностика перед подписанием договора

   Прежде чем подписывать договор, важно убедиться, что технические условия для работы с системой подходят вашему учреждению. ГЭНДАЛЬФ – это не просто партнер, который предложит вам решение. Мы проводим предварительную оценку рабочего места, и это наше преимущество. Наша диагностика помогает заранее понять, какие дополнительные ресурсы или работы могут потребоваться, чтобы обеспечить качественную работу системы.

   Что может выявить предварительная оценка?

   • Нетиповая база данных. Если в вашем учреждении используется нестандартная конфигурация базы данных, нужно заранее заложить дополнительные часы программистов на ее обновление. Это связано с тем, что нетиповая база требует более сложных технических навыков и внимательной работы.

   • Ошибки в учете. Если ранее использовалась необновленная база или были допущены ошибки в учете, актуализация и исправление базы потребуют дополнительного времени и усилий со стороны консультантов. Важно заранее оценить объем работы, чтобы правильно заложить средства в бюджет и избежать непредвиденных расходов.

   • Медленные ПК и производительность базы «1С». Проблемы с медленными компьютерами или зависания базы «1С» – частая ситуация. Для решения этого могут потребоваться тестирования, оптимизация базы, или даже обновление оборудования. Все это важно оценить заранее, чтобы в дальнейшем не столкнуться с техническими трудностями.

Если такие проблемы существуют, мы заранее предложим варианты решения, будь то дополнительные часы для работы с базой или обновление ПК, чтобы ваша система работала быстро и эффективно. В любом случае, важным этапом является правильная оценка технических потребностей, и этот процесс не должен быть упущен.

Почему это важно?

Несертифицированный партнер – это не партнер, помните это. Так что работа с такой организацией может привести к задержкам в получении обновлений, неправильной настройке системы и проблемам в случае форс-мажора, к тому же это незаконно. Партнер с хорошей репутацией и системой качества обеспечивает быстрое решение любых технических вопросов, а также поможет вам избежать дополнительных затрат на исправление ошибок. Он понимает особенности работы госсектора и может предложить вам гибкие решения, которые соответствуют вашему бюджету.

При выборе партнера для сопровождения 1С:ИТС ЦГУ важно не только учитывать цену, так как для одного и того же учреждения стоимость ИТС ЦГУ будет одинаковой для всех партнеров. Цена может варьироваться только на дополнительные услуги, такие как доработки, консультации или техническая поддержка, которые могут понадобиться вашему учреждению.

Так что при выборе партнера стоит учитывать не только цену, но и другие факторы, такие как компетенции и опыт. Если вам требуются дополнительные услуги, необходимо не только оценивать стоимость, но и убедиться, что выбранный партнер имеет необходимые квалификации и опыт для решения задач.

Инвестирование в 1С:ИТС ЦГУ – вложение в стабильность и безопасность работы вашего учреждения. Когда ваша система всегда обновлена, а поддержка предоставляется в нужный момент, вы можете не волноваться о технических сбоях или фискальных проверках. Это решение помогает вам работать без ошибок, экономить время и ресурсы, а также гарантирует, что ваш бюджет будет работать эффективно.