Связь только по сути: как прекратить терять информацию и наладить коммуникацию

Каждый руководитель, бухгалтер и IT-специалист знает, что качественная коммуникация внутри компании — это не только залог эффективной работы, но и ключ к снижению рисков недопонимания среди сотрудников.

Неорганизованные коммуникации могут сжигать время сотрудников и мешать бизнесу развиваться. А в условиях удаленной работы, многозадачности и ужесточения требований по защите персональных данных, проблемы с коммуникацией могут привести к серьезным штрафам и репутационным потерям.

Как же организовать эффективные коммуникации и защиту персональных данных с помощью современных инструментов? Ответ на этот вопрос мы дадим в статье.

Проблемы коммуникации в бизнесе

В бизнесе ключевым моментом является скорость и точность передачи информации между сотрудниками. Если коммуникация не на высоте, это сразу сказывается на сделках, деньгах, принятии решений и, конечно, качестве работы. Но это еще не все: плохая коммуникация портит атмосферу в команде, увеличивает текучесть кадров и снижает мотивацию сотрудников.

Две главные болевые точки в коммуникации

1. Качество коммуникации — тут все зависит от навыков общения (так называемых soft skills). Особенно это касается руководителей, которые должны правильно организовать взаимодействие между командами. Если руководители не могут наладить правильный диалог, команда будет путаться, а задачи — не выполняться вовремя.
2. Технические средства — важно, через какие инструменты происходит передача информации. Если для этого используются неудобные и несогласованные каналы, такие как личные мессенджеры, то сообщения могут теряться, а важные детали — не доходить до адресатов.

Самые распространенные проблемы в коммуникации через мессенджеры

Мессенджеры стали основным инструментом общения в компаниях, но их использование без должной организации может привести к целому ряду проблем. Неэффективные коммуникации, потеря важных данных и ошибки в идентификации — все это может нарушить работу компании и снизить ее эффективность.

Рассмотрим наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бизнесы при использовании мессенджеров.

Проблемы с мессенджерами

Многие компании используют WhatsApp, Telegram и другие мессенджеры для общения между сотрудниками и с клиентами. Однако эти инструменты могут вызвать определенные сложности, такие как трудности в отслеживании сообщений и утрата важных данных.

В бизнес-аккаунтах общение с клиентами часто обезличено, неясно, кто именно отвечает и ведет сделку. Личные аккаунты неудобны для эффективного управления. Возможность удалить сообщения в мессенджерах для всех может создать проблемы при подтверждении договоренностей и их выполнения.

При общении через мессенджеры все сообщения получают только те, кто ведет переписку, и клиент не может напрямую обратиться к руководителю, если возникнут проблемы, а у руководителя нет контроля над уровнем общения сотрудников.

Смешивание личного и рабочего общения

Когда сотрудники используют мессенджеры для личных и рабочих задач, это становится еще одной проблемой. Рабочие сообщения могут теряться среди личных разговоров, что снижает эффективность работы и увеличивает риск упустить важные моменты.

Как исправить коммуникационные проблемы

Рассмотрим пару вариантов решения с точки зрения улучшения качества коммуникации, а также с применением современных технологий.

Технология SMART

Одна из технологий, которая помогает ставить ясные и понятные задачи — это методология SMART. Она предполагает, что цель должна быть:

• Конкретной.
• Измеримой.
• Достижимой.
• Актуальной.
• Ограниченной по времени.

Пример: «Увеличить продажи мягкой мебели на 10% к 31 декабря». Такой подход делает задачу ясной и легко измеримой.

Роль модератора на встречах

Для эффективных встреч важен модератор, который будет следить за соблюдением тайминга и повестки дня. Модератор имеет право прервать обсуждение, если оно уходит от темы и не способствует достижению целей встречи.

Секретарь и фиксация результатов

Роль секретаря — фиксировать все важные моменты встречи: решения, задачи, сроки. Это не должен быть конспект, но важно записывать ключевые моменты, чтобы все участники знали, что делать после встречи.

Искусственный интеллект и автоматизация

Это уже техническое средство – сейчас можно использовать искусственный интеллект для автоматизации записи встреч. Это позволяет сократить трудозатраты на оформление итогов встречи и быстро поделиться результатами с коллегами.

Сервис «1С-Коннект» для улучшения коммуникации

Один из лучших вариантов решения — это «1С-Коннект», отечественный сервис для организации внутренней и внешней коммуникации в компании. Этот сервис позволяет интегрировать все каналы общения в одном месте: чаты с клиентами, внутренние чаты с коллегами, интеграцию с WhatsApp, Telegram и другими мессенджерами, а также возможность работать с почтой и другими сервисами.

Основные возможности «1С-Коннект»

• Интеграция с мессенджерами. Загрузка лидов из WhatsApp и Telegram в систему, что позволяет работать с клиентами напрямую в «1С-Коннект».
• Управление задачами и маршрутизация. Автоматическое распределение обращений клиентов между сотрудниками в зависимости от типа запроса.
• Видеозвонки и встречи. Проведение встреч с клиентами или сотрудниками без необходимости использовать сторонние сервисы. Все происходит в одном окне.
• Безопасность данных. Все хранится на российских серверах, что исключает риски утечек и нарушений законодательства по защите данных.
• Управление доступом. Легкая настройка прав доступа для сотрудников, что позволяет эффективно управлять коммуникациями внутри компании.

Обучение и поддержка

Важно отметить, что для эффективного внедрения и использования этих систем компании необходимо обучение сотрудников. При необходимости, в сервисе «1С-Коннект» можно получить специальное небольшое обучение, которые помогают руководителям и сотрудникам быстро освоить новые функции и улучшить работу с данными.

Как решить проблемы с кадровой коммуникацией

В каждой компании нередко возникают проблемы и с кадровой коммуникацией: сотрудники забывают подать заявления, не успевают распределить задачи или теряют важную информацию.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» решает эти проблемы, упрощая все процессы получения кадровых документов и обеспечивая прозрачность для всех участников.

• Оформление отпуска без ошибок. Забытые или поздно поданные заявления — частая проблема. С сервисом «1С:Кабинет сотрудника» сотрудник может подать заявление на отпуск в своем личном кабинете, а руководитель — быстро согласовать его. Все данные автоматически попадают в систему, и кадровики могут легко вывести приказ на отпуск.
• Уведомления и контроль. Теперь нет нужды искать пропущенные заявки или беспокоиться, что кто-то подал заявление слишком поздно. Система уведомляет сотрудников за 14 дней до начала отпуска, а кадровики могут настроить контроль сроков подачи заявлений.
• Электронные подписи и автоматизация. Все документы подписываются электронной подписью, что ускоряет процесс оформления отпуска и исключает бумажную волокиту. Все делается в системе, без потери данных и с минимальными усилиями.
• Простота работы с документами. Сотрудники могут заказывать необходимые справки (например, 2-НДФЛ или справки с места работы) прямо через личный кабинет, без обращения в отдел кадров. Все делается быстро и удобно.
• Сбор графика отпусков. С «1С:Кабинет сотрудника» сотрудники могут подать свои пожелания по отпуску, а руководители легко согласуют их и увидят, какие отпуска пересекаются. Это помогает избежать недоразумений и конфликтов.

«1С:Кабинет сотрудника» — это простое и эффективное решение для улучшения внутренней коммуникации в компании. Он автоматизирует процессы подачи заявлений, согласования отпусков и управления персональными данными, обеспечивая прозрачность и ускоряя работу.

Подведем итог

Коммуникация в компании — это ключ к успеху. Важно, чтобы все сотрудники, включая руководителей, понимали друг друга и использовали правильные инструменты для обмена информацией. Четкая постановка задач, использование технологий и методов, таких как SMART, а также правильная организация встреч и коммуникаций помогают значительно повысить эффективность бизнеса.

В условиях удаленной работы и новых требований по защите персональных данных необходимо обеспечивать безопасное взаимодействие между сотрудниками и клиентами. Сервисы «1С-Коннект» и «1С:Кабинет сотрудника» помогают автоматизировать процессы, отслеживать ответы на запросы и быстро реагировать на изменения, что делает бизнес более защищенным и прозрачным.