Сезон отпусков все еще идет. Как подготовить бухгалтерию к жаркому периоду?

Сотрудники ждут лето, чтобы отдохнуть. А бухгалтерия в это время особенно нуждается в поддержке и заботе. Ошибка в расчетах — это не только недовольство сотрудника, но и риск штрафов, перерасчетов и испорченных отношений внутри коллектива.

Разбираем, как организовать отпускную кампанию в любое время года и грамотно, с минимальной нагрузкой на отдел кадров и бухгалтерию.

Что нужно знать бухгалтеру перед сезоном отпусков

Сезон отпусков — не повод расслабляться, даже в августе. Для бухгалтера он начинается с точной подготовки и учета всех нюансов. Перечислим базовые правила.

• 28 календарных дней — минимум. Каждому сотруднику положен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Это требование трудового законодательства. При этом важно учитывать, что праздничные дни в этот период не включаются.
• Выплата отпускных — строго за 3 дня до отпуска. Сотрудник должен получить деньги не в последний момент, а заранее. Закон четко прописывает: отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. Просрочка грозит штрафами и жалобами в трудовую инспекцию.
• Расчет отпускных — по среднему заработку. Сумма отпускных рассчитывается на основе среднего дневного заработка сотрудника за последние 12 месяцев. Учитываются все выплаты, включаемые в расчет среднего: оклад, премии, надбавки и т. д. Исключение — больничные, командировки и отпускные прошлых периодов.
• Больничный во время отпуска — отпуск продлевается. Если сотрудник заболел во время отпуска, этот период должен быть либо перенесен, либо продлен — по выбору самого сотрудника. Больничный оформляется в обычном порядке, а бухгалтерия должна отразить перерасчет в документах и выплатах.
• При увольнении — обязательная компенсация. Если у сотрудника остались неиспользованные отпускные дни, они должны быть компенсированы в полном объеме при расчете. Размер компенсации также определяется по среднему заработку.
• Запрет на лишение отпуска. Работодатель не имеет права не предоставлять отпуск более двух лет подряд. Даже если сотрудник сам отказывается, отпуск нужно хотя бы зафиксировать — иначе это уже нарушение. Такие случаи регулярно становятся предметом проверок и претензий.

Все это — основа. Но именно на этих пунктах чаще всего случаются ошибки. А значит, лучше перепроверить графики, пересчитать остатки и убедиться, что алгоритмы в «1С» настроены верно.

Где лучше вести учет отпусков

Теоретически учет отпусков можно вести и в «1С:Бухгалтерии предприятия». На практике — только если у вас минимальный штат и предусмотрен только ежегодный трудовой отпуск. Для всех остальных случаев разумнее сразу перейти на «1С:Зарплата и управление персоналом».

Почему?

• Разные виды отпусков. В «1С:ЗУП» вы можете учитывать не только основной ежегодный, но и любые другие — учебные, дополнительные, по уходу за ребенком, за свой счет, северные и так далее. Все это заводится как отдельные виды, с возможностью индивидуальной настройки.
• Гибкость формул. Вы можете адаптировать формулы начислений под нужды своей организации — как по расчету дней, так и по среднему заработку. В «Бухгалтерии» таких возможностей просто нет.
• Автоматические расчеты. В «1С:ЗУП» все считается по заданным формулам. Не нужно вручную рассчитывать выплаты, делать перерасчеты и бояться, что где-то ошиблись в округлении. Главное — правильно настроить правила.
• Учет остатков и графиков. Программа ведет остатки отпусков по каждому сотруднику, можно в любой момент сформировать отчет и увидеть, кто когда планирует уйти. Это особенно удобно в сезон массовых отпусков.

Расчет основного и дополнительного отпуска в «1С:ЗУП»

Оформление отпуска в «1С:ЗУП» начинается с создания одноименного документа. Здесь важно все — от правильных дат до выбора нужного типа отпуска. И если программа настроена корректно, расчет происходит автоматически.

Что указывается в документе «Отпуск»?

• Даты начала и окончания — указываете конкретный период, на который сотрудник уходит в отпуск.
• Количество календарных дней — программа автоматически исключит официальные праздники.
• Средний заработок — рассчитывается на основе последних 12 месяцев, с учетом надбавок и премий. Если средний ниже МРОТ, программа может это учесть.
• Вид отпуска — основной, дополнительный, учебный, по уходу, без сохранения зарплаты и т.д.

Если в компании есть дополнительные отпуска — например, за вредные условия труда, северные надбавки или отпуск за свой счет — их можно завести как отдельные виды. У каждого — свой порядок расчета, и «1С:ЗУП» это поддерживает.

Важно: отпуска можно предоставлять как по утвержденному графику, так и по заявлениям сотрудников. Программа в любом случае отразит все корректно и подскажет, не нарушен ли закон — например, по минимальной непрерывной продолжительности отпуска или превышению авансовых дней.

Такой подход позволяет бухгалтеру не просто оформлять документы, а вести полноценный, прозрачный и автоматизированный учет отпусков, без ручных таблиц и риска забыть важные нюансы.

Что делать, если отпуск пересекается с больничным

Оформление отпуска в «1С:ЗУП» начинается с создания одноименного документа. Здесь важно все — от правильных дат до выбора нужного типа отпуска. И если программа настроена корректно, расчет происходит автоматически.

Что указывается в документе «Отпуск»?

• Даты начала и окончания — указываете конкретный период, на который сотрудник уходит в отпуск.
• Количество календарных дней — программа автоматически исключит официальные праздники.
• Средний заработок — рассчитывается на основе последних 12 месяцев, с учетом надбавок и премий. Если средний ниже МРОТ, программа может это учесть.
• Вид отпуска — основной, дополнительный, учебный, по уходу, без сохранения зарплаты и т.д.

Если в компании есть дополнительные отпуска — например, за вредные условия труда, северные надбавки или отпуск за свой счет — их можно завести как отдельные виды. У каждого — свой порядок расчета, и «1С:ЗУП» это поддерживает.

Такой подход позволяет бухгалтеру не просто оформлять документы, а вести полноценный, прозрачный и автоматизированный учет отпусков, без ручных таблиц и риска забыть важные нюансы.

Отзыв из отпуска: как оформить

Иногда обстоятельства меняются — срочно понадобился человек, а он в отпуске. Например, нового сотрудника приняли, а он неожиданно уволился. Или в отделе остался один человек на все.

В таких ситуациях бухгалтерам и кадровикам важно быстро и правильно оформить отзыв из отпуска, чтобы не нарушить трудовое законодательство и корректно провести выплаты.

Что делать?

1. Открываете уже созданный документ отпуска. Не нужно создавать новый — просто находите действующий отпуск и нажимаете кнопку «Исправить».
2. Указываете новую дату окончания отпуска. Программа автоматически рассчитает, сколько дней фактически отгулял сотрудник и сколько дней вернется в остаток.
3. Проверяете пересчет отпускных. Сумма будет пересчитана автоматически. Программа учтет только реально использованные дни отпуска и покажет остаток, который можно будет использовать позже.
4. Оформляете приказ об отзыве из отпуска. Эта процедура может быть быстрее, удобнее и прозрачнее, если вы применяете кадровый ЭДО – вы всегда видите, есть ли приказ и ознакомился ли с ним сотрудник. Это поможет избежать сложностей при проверках.
5. Не забудьте уведомить сотрудника. Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника. Если сотрудник согласен, это должно быть оформлено письменно или через «1С:Кабинет сотрудника».

Такой механизм позволяет точно зафиксировать фактические дни отпуска, избежать двойных начислений и исключить споры. Программа все считает автоматически — главное, не забыть изменить даты и проверить итоговые суммы.

Автоматизация: как «Кабинет сотрудника» снимает лишнюю нагрузку

Если у вас еще не подключен сервис «1С:Кабинет сотрудника», сезон отпусков — лучший повод, чтобы это исправить и перестать страдать на ежегодной основе. Когда поток заявлений, графиков и согласований нарастает, ручная работа превращается в источник ошибок и потерь времени. Этот сервис позволяет перевести всю отпускную бюрократию в онлайн — быстро, прозрачно и без головной боли.

Что меняется с подключением?

• Сотрудники подают заявления самостоятельно. Не нужно собирать бумажки, писать на почту или ловить работников в коридоре. Сотрудник заходит в свой личный кабинет и выбирает даты отпуска — за 2 минуты.
• Руководители согласовывают онлайн. Уведомление приходит сразу — руководитель видит, кто и на какие даты хочет уйти, и может утвердить или перенести отпуск прямо в системе. Подпись — электронная.
• Кадровик оформляет отпуск в «1С» одним кликом. После согласования заявление попадает в «1С:ЗУП», и на его основе формируется документ «Отпуск». Никаких дублирований, ошибок при ручном вводе или повторного согласования.
• Все документы подписываются электронной подписью. Заявления, приказы, согласования — все можно подписывать прямо в системе. Это удобно, безопасно и исключает необходимость распечатывать и пересылать документы.
• Вся информация — в одном окне. Система ведет учет графиков отпусков, отправляет напоминания, показывает, кто сейчас в отпуске и кто его замещает. Кадровику и бухгалтеру не нужно переспрашивать или сверяться с таблицами — все под рукой.
• Подходит для распределенных команд и филиалов. Сервис особенно полезен для компаний с несколькими офисами, удаленными сотрудниками или гибким графиком. Вся коммуникация — централизованная, никаких переписок в мессенджерах и «заявлений в скане».

Сбор графиков отпусков: без Excel и паники

Если раньше график отпусков собирался вручную, по почте, мессенджерам и в бесконечных таблицах Excel — сейчас это можно централизовать и упростить с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Как работает процесс?

• Сотрудники самостоятельно указывают желаемые даты отпуска в личном кабинете.
• Руководители согласовывают или отклоняют периоды — при необходимости добавляют комментарий.
• Руководители получают итоговую картину по подразделениям, проверяют пересечения, согласуют критически важные смены и закрывают сбор.
• На основании данных автоматически формируется документ «График отпусков» в «1С».

Дополнительно программа отслеживает:

• пересечения сотрудников и их замещающих;
• наличие обязательных 14 дней непрерывного отпуска;
• остатки отпусков, которые подлежат компенсации.

Все максимально прозрачно, без потерь информации и без ручной сверки.

Контроль и прозрачность: сотрудники не спрашивают — они видят

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» не просто автоматизирует процессы — он делает их видимыми и понятными для всех участников.

Что получает сотрудник:

• актуальный остаток дней отпуска;
• возможность узнать дату планируемой выплаты;
• подача и подписание заявлений, приказов, справок — прямо из личного кабинета;
• все документы и расчетный листок с начислением отпускных — с электронной подписью, без визитов в отдел кадров.

Что получает бухгалтер:

• полную картину по отпускам и движениям кадров;
• оперативную информацию о согласованиях, начислениях и сроках выплат;
• возможность избежать ручной работы, путаницы в документах, уверенность в наличии нужных документов и их полном и правильном оформлении.

Выплаты отпускных: когда и как

Выплата отпускных — строго регламентированное мероприятия, который должно состояться не менее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска сотрудника. От правильности сроков и корректности расчета зависит не только лояльность сотрудников, но и отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции.

По Трудовому кодексу отпускные должны быть перечислены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это правило жесткое. Даже если сотрудник сам не возражает — ответственность за нарушение все равно ложится на работодателя.

Варианты, как можно выплатить отпускные:

• Через аванс — если отпуск начинается до 15-го числа. Этот способ подходит, если расчетная дата аванса совпадает с датой выплаты отпускных.
• Межрасчетный период — самый удобный и безопасный вариант – невозможно забыть о процессе. Отдельная ведомость, отдельная дата выплаты, точный контроль.
• Вместе с зарплатой — используется, если отпуск начинается сразу после конца месяца и сроки совпадают.

Важно: не имеет значения, как сотрудник получает деньги — на карту через банк или наличными. Главное, чтобы дата выплаты соответствовала закону.

«1С:Зарплата и управление персоналом»:

• подскажет, какой период попадает в отпуск;
• рассчитает сумму с учетом МРОТ и среднего заработка;
• сформирует ведомость для выплаты;
• напомнит, если вы приближаетесь к предельному сроку.

После корректной настройки системы все действия становятся рутинными. Один раз настроили — и просто следуете по шагам. Это снижает риск ошибок и экономит время.

Как еще больше упростить жизнь бухгалтеру в период отпусков

Как мы уже писали в начале, летом бухгалтерам нужна особая забота, чтобы никто из них не словил выгорание и не захотел уволиться. Особенно если они остались один на один с расчетами и не знают, с чего начать.

В такие моменты выручают точечные бухгалтерские услуги: можно быстро закрыть проблемный участок, не вникая во все с нуля и не откладывая важное «на потом». Поговорим о них здесь.

Исправление ошибок в учете НДФЛ

Если в 6-НДФЛ не сходятся суммы, в отчетах отображаются странные цифры, а налог постоянно приходится корректировать вручную — это не норма. Ошибки в учете НДФЛ могут тянуться месяцами и незаметно искажать отчетность.

Специалист подключается к вашей базе, анализирует расчеты, устраняет расхождения и при необходимости пересчитывает налог. Также он проверяет заполнение стандартных форм, а если нужно — корректирует данные за прошлые периоды. В результате вы получаете чистый, корректный НДФЛ и список рекомендаций, чтобы таких ситуаций больше не возникало.

Поддерживаемые программы:
«1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом»

Проверка корректности расчета заработной платы

Если вы только начали работать с блоком зарплаты или расчеты постоянно приходится править вручную — это прямой повод проверить, все ли правильно настроено. Особенно важно, если в период отпусков вы работаете с чужими настройками.

Специалист проверит производственный календарь, графики работы, виды начислений, а также корректность расчетов по каждому сотруднику. Он устраняет ошибки, настраивает отражение в учете, корректирует переплаты и недоплаты. По завершении вы получите точные расчеты и понятную схему работы без ручных доработок.

Поддерживаемые программы:
«1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом»

Проверка и отправка начислений по больничным

Больничные вызывают массу вопросов: как рассчитываются суммы, какие сведения отправлять, что и где отражать в программе. Вручную разбираться во всех нюансах — долго и неудобно.

Эксперт поможет рассчитать пособия, проверить корректность уже выплаченных сумм, подскажет, как правильно отразить все в 1С и какие данные требуются для передачи. По согласованию — корректирует переплаты или недоплаты.

Поддерживаемые программы:
«1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом»

Подведем итог

Отпуска сотрудников не доставят вам головной боли, если выстроить процесс и автоматизировать расчеты. «1С:Зарплата и управление персоналом» в связке с «1С:Кабинет сотрудника» дают максимум контроля при минимуме ручной работы. А точеные услуги помогут и вовсе забыть о каким-либо стрессе в отпускной период.

Если вы хотите пройти этот сезон без стрессов и перерасчетов — самое время настроить систему и проверить все алгоритмы. А если не уверены в настройках — лучше один раз проконсультироваться, чем потом объясняться с проверяющими.