Октябрь – время, когда каждый сотрудник в организации пытается предсказать будущее. Применяя разные технологии, сотрудник старается понять, когда в следующем году он устанет работать настолько, что захочет уйти в отпуск. А все потому, что руководство начинает составлять график отпусков на будущий год.
С сервисом «1С:Кабинет сотрудника» составление графика отпусков становится намного проще. Давайте разберемся, как это работает.
На что обратить внимание при составлении графика отпусков
При планировании отпусков сотрудников и составлении графика важно учесть несколько моментов.
- Определить замещающих по ключевым функциям уходящего в отпуск сотрудника.
- Исключить пересечение отпусков и одновременное отсутствие сотрудника и его замещающего.
- Видеть общую картину периодов отпусков сотрудников, чтобы избежать критически малого количества сотрудников в популярный отпускной период.
- Учесть пожелания сотрудников.
- Своевременно и с минимальными затратами оповестить сотрудников о необходимости предоставить данные по отпускам на будущий год и организовать контроль сбора информации.
Обратите внимание
В соответствии со ст.123 ТК РФ, график отпусков на 2025 год должен быть утвержден не позднее, чем 17 декабря 2024 года.
Популярные ситуации при составлении графика отпусков
- Сотрудник не получил (или делает вид, что не получил) запрос.
- Сотрудник согласовывает отпуск со своей второй половинкой, детьми, родителями, друзьями, кошкой и никак не может определиться и предоставить данные.
- Все сотрудники захотели уйти в отпуск в августе и спорят, кто из них сделал это раньше.
Как «1С:Кабинет сотрудника» помогает составить график отпусков
«1С:Кабинет сотрудника» – самый популярный в России сервис кадрового ЭДО по версии портала TheHRD, который позволяет упорядочить взаимодействие с сотрудниками по кадровым и организационным вопросам.
Сервис обладает обширным функционалом, подробнее о нем вы можете прочитать здесь.
А сейчас мы рассмотрим, как сервис работает с графиками отпусков в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Можно выделить 4 стадии работы с отпусками:
- сбор графиков отпусков у сотрудников;
- утверждение графика отпусков по отделам и компании;
- подача заявления на отпуск от сотрудника через сервис;
- создание необходимых документов, отражающих отпуск в «1С:ЗУП», на основании данных об отпуске в «1С:Кабинет сотрудника».
Рассмотрим более подробно каждую из стадий.
1. Сбор графиков отпусков у сотрудников
В разделе Кадры выбираем раздел Сбор графиков отпусков и создаем новый сбор.
После чего отслеживаем предоставление данных по каждому подразделению.
Сотрудникам в мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника» приходит запрос о необходимости подать информацию об отпуске – простая форма с полями даты и текстовым полем для комментария или вопроса. Сотрудник также может заполнить форму в веб-версии кабинета.
Подробнее о том, какие возможности работы с отпусками есть у сотрудников в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, можно почитать в Информационной системе 1С:ИТС.
Данные поступают на утверждение руководителю.
2. Утверждение графика отпусков по отделам и компании
Руководитель видит поданные даты сотрудников в своем Кабинете руководителя в сервисе. Для утверждения отпусков рекомендуется заходить в кабинет через браузер. Можно назначить заместителя, который будет заниматься согласованием графиков вместо руководителя уже в своем Кабинете.
Когда все данные получили, завершаем сбор и создаем на его основании график отпусков. Все данные переносятся автоматически.
3. Подача сотрудником заявления на отпуск через сервис
Когда подойдет время отпуска, сервис самостоятельно напомнит сотруднику о необходимости подать заявление.
Сотрудник на основании данных в графике создает заявление, где отмечает даты отпуска, способ экстренной связи, своих замещающих, а также к кому по каким вопросам можно обращаться, после чего подписывает документ бесплатной простой электронной подписью, сформированной в сервисе.
Некоторым коллегам важно знать, что вы уходите в отпуск, чтобы успеть решить вопросы до вашего отсутствия. В сервисе можно настроить уведомления об отсутствиях для выбранного списка сотрудников. Это очень удобно и предотвращает затягивание важных бизнес-процессов.
4. Создание необходимых документов, отражающих отпуск в «1С:ЗУП», на основании данных об отпуске в «1С:Кабинет сотрудника».
Бухгалтер получает заявление на отпуск от сотрудника в программе «1С:ЗУП» в список Мои задачи. На основании заявления в несколько кнопок формирует необходимые документы.
При этом сотруднику в кабинет на подпись направляется приказ о предоставлении отпуска. Сотрудник получает уведомление и подписывает приказ электронной подписью, сформированной в «1С:Кабинет сотрудника», а бухгалтер отслеживает его подписание. Это удобно, оперативно, не нужно идти или ехать в бухгалтерию или передавать документы внутренней почтой.
Подробнее о работе бухгалтера с заявлениями сотрудника вы можете почитать в Информационной системе 1С:ИТС.
Автоматизация взаимодействий с сотрудниками – это не магия, это ГЭНДАЛЬФ. И «1С:Кабинет сотрудника». Узнайте больше о сервисе и кадровом ЭДО на странице нашего сайта!
Позаботьтесь об удобной работе с отпусками в 2025 году уже сейчас
Успейте подключить «1С:Кабинет сотрудника» и собрать график отпусков с его помощью.
Подключить
.png)