Наводим порядок в бухгалтерии с помощью ЭДО и сервисов «1С»

Вы сидите в 9 вечера, вносите вручную в «1С» данные с очередного скана акта, который контрагент прислал через WhatsApp. Пытаетесь вспомнить пароль от банка, чтобы проверить статус платежа. Где-то между этим теряется чек из командировки, сотрудник клянется, что «точно скидывал его вам в почту»

И вы точно не одиноки.

Бумаги, ручки, сканы, таблицы в Excel и попытки убедить поставщика, что PDF по почте — это не ЭДО. Все это отнимает не только рабочее время, но и ваше спокойствие.

Но есть способ упростить себе жизнь. Он называется автоматизация через сервисы «1С».

Проблемы, с которыми сталкивается каждый бухгалтер

Если вы работаете с первичкой, бухгалтерскими документами, отчетами и кассами — скорее всего, в этих ситуациях вы узнаете себя. Все, что описано ниже, происходит не где-то в теории, а ежедневно — в реальных компаниях.

• Документ отправили — не вернулся. Вы отправили акт или УПД контрагенту еще две недели назад, а в ответ — тишина. Он не подписал, не подтвердил, и вам снова приходится звонить, писать, напоминать. Иногда документ просто «теряется» — где-то между почтой, секретарем и «ой, я не видел». В итоге — срыв сроков, повторная отправка, дополнительная работа.

• Суммы в базе не сходятся с оригиналом. Документ введен, все, казалось бы, корректно. Но при проверке в базе — расхождение. Сумма другая, НДС не совпадает, строки не так распределены. Начинается ручная сверка: вы открываете PDF, ищете скан, сверяете с тем, что в «1С», возвращаетесь в проводки. Причина часто простая — человеческий фактор при ручном вводе. Но последствия — лишние часы работы.

• Контрагенты присылают «документы» в мессенджерах. Счета, акты, договоры — где угодно, кроме ЭДО. В Telegram прилетает фото, в WhatsApp — отсканированный файл, еще куда-нибудь — документ с кривым названием. Все это нужно сохранить, переименовать, распаковать, затем вносить в учет вручную. Каждый раз — как квест. Ни структуры, ни гарантии, что что-то не потеряется по пути.

• Ручной ввод первички отнимает часы. Каждый документ, полученный не через ЭДО, приходится вносить руками. Даже если это просто 3 строки — на 50 документах в день это превращается в рабочий день. В итоге вы не ведете аналитику, не готовите отчеты заранее — вы просто вбиваете бумажки. Весь ценный труд бухгалтера превращается в рутину.

• Проверка оплат — отдельный ритуал. Чтобы проверить, прошел ли платеж, нужно зайти в банк, ввести логин, пароль, получить СМС, подтвердить доступ, найти нужную выписку, потом снова возвращаться в «1С». И так по каждому платежному поручению. Любая ошибка в счете — и процесс начинается заново. Согласитесь, это утомляет.

• Чеки от ИП и сотрудников — вечно теряются. Сотрудник прилетел из командировки с чеком, который «точно был». Где он? Может, он остался в куртке, может, в сумке, может, его отправили в чат неделю назад, а вы пропустили. А бывают чеки от ИП, которые нужно зафиксировать для бухгалтерии — и вы опять вручную вбиваете все в авансовый отчет.

• И вишенка — запрос из ФНС. Приходит уведомление: нужны подтверждающие документы по расходам. Вы идете в архив, достаете папки, ищете нужные документы, сканируете, уменьшаете размер файлов, отправляете. А если архив не в порядке — начинается полноценное расследование: кто, когда, где, и где теперь искать.

Если хотя бы два из этих пунктов вам знакомы — вы точно понимаете, почему автоматизация становится не просто удобной, а жизненно необходимой. Дальше расскажем, как все это можно решить.

Что спасает: электронный документооборот

Сегодня ЭДО — это не просто модный термин из вебинаров. Это один из немногих рабочих инструментов, который действительно снимает с бухгалтера рутину и позволяет сосредоточиться на важном. Это не теоретическая «цифровизация», а практическое решение, которое встроено прямо в вашу «1С» и работает из коробки.

Модуль ЭДО позволяет:

• полностью отказаться от бумажного обмена с контрагентами;
• отправлять и получать юридически значимые документы напрямую;
• работать без установки сторонних программ и дополнительных сервисов;
• вести учет и документооборот как в локальных, так и в облачных версиях «1С».

Все уже встроено в систему: никаких сложных настроек, загрузок и дополнительного софта не требуется. Открываете «1С», переходите в карточку организации, нажимаете «ЭДО» — и запускаете работу.

Важно: система поддерживает роуминг между операторами. Это значит, что если ваш контрагент использует, например, СБИС, а вы работаете через «1С-ЭДО» с Калуга Астрал — документы все равно спокойно доходят до адресата. Вам не нужно регистрироваться у каждого оператора и переключаться между личными кабинетами. Вы работаете в своей «1С», как и раньше.

Это решение особенно удобно, когда в компании несколько юрлиц. Подключение каждой организации занимает буквально пару минут, а затем можно централизованно отслеживать весь документооборот — от отправки и подписания до получения и формирования учетных документов.

Именно ЭДО позволяет закрыть самую большую дыру в процессе работы с первичкой: устранить человеческий фактор, ускорить оборот, снизить количество ошибок и сократить количество «напоминалок» контрагентам. Когда документы уходят с одного клика по кнопке, а статус отправки виден сразу — это уже совсем другой уровень управления бухгалтерией.

Как начать работать с ЭДО

Запуск ЭДО в вашей «1С» — процесс несложный. Все начинается с карточки организации. В ней есть отдельная кнопка «ЭДО», через которую и происходит подключение. Вы выбираете действующий электронный сертификат, принимаете условия использования, подписываете соглашение — и система готова к работе.

Сама процедура занимает несколько минут и не требует привлечения IT-специалиста или установки дополнительных компонентов. Все уже встроено в вашу «1С».

Есть практическая рекомендация: если вы не хотите тратить время на приглашения всем подряд — начните с главных. Чтобы определить, с кем из контрагентов обмен документами будет самым частым и полезным, есть готовая внешняя обработка от ГЭНДАЛЬФ. Она анализирует оборот и показывает, по кому сейчас проходит наибольшее количество входящих и исходящих документов. Так вы точно знаете, с кого начать.

После подключения вы сможете:

• массово отправлять приглашения на ЭДО нескольким контрагентам сразу;

• отслеживать статусы по каждому документу — отправлен, подписан, получен;

• видеть, кто именно подписал документ, в каком порядке, каким сертификатом и когда;

• настраивать маршруты согласования: например, чтобы директор мог согласовывать документы со смартфона без входа в «1С».

Такой подход позволяет не просто «подключить ЭДО», а встроить его в реальный рабочий процесс — с учетом ваших задач, сотрудников, специфики документооборота и даже привычек контрагентов.

А если контрагент не в ЭДО?

Даже в 2025 году остаются поставщики, которые не спешат переходить на электронный документооборот. Вместо подписанных УПД вы получаете отсканированные акты по электронной почте, фотографии УПД в мессенджерах или архив с набором неподписанных файлов. Но это не повод снова вручную забивать все в «1С».

В таких ситуациях выручает сервис «1С:РПД» — распознавание первичных документов. Он позволяет автоматически создавать документы в вашей «1С» по сканам, фото или файлам в форматах PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP, а также по архивам с документами. Никакой ручной расшифровки и копирования строк — система сама находит нужные реквизиты, контрагента, номенклатуру и заполняет документ.

Что можно сделать с помощью «1С:РПД»?

• загружать документы не по одному, а пачкой сразу — хоть со сканов документов, которые вам прислали по почте или в мессенджере, хоть сканируя бумажные документы сканером;

• использовать мобильное приложение, чтобы фотографировать документы прямо на месте — в офисе, в пути или в командировке;

• настроить процесс так, чтобы, например, экспедитор сам отправлял фото акта в базу через приложение, без пересылок бухгалтеру;

• автоматически распознавать контрагентов, товары и услуги с привязкой к нужным справочникам.

Подключение простое: модуль уже встроен во многие конфигурации «1С» (в том числе БП, УТ, ERP, Розница и отраслевые решения). Ничего устанавливать отдельно не нужно.

На старте вам доступны 250 бесплатных страниц распознавания — этого достаточно, чтобы полноценно протестировать работу сервиса и оценить его эффективность.

Если в вашей работе до сих пор остается поток «бумажной» первички — РПД поможет перевести ее в электронный вид с минимальными затратами времени и без потерь в учете.

Как быть с чеками от сотрудников и ИП

Чеки — отдельная головная боль. Их приносят из командировок, пересылают фото в мессенджеры, теряют, забывают вовремя сдать. А если у сотрудника плохая камера в телефоне вы получаете темное размытое изображение, с которого сложно разобрать даже дату.

Чтобы не превращать учет чеков в расследование, есть «1С:Сканер чеков» — мобильное приложение, которое работает напрямую с вашей базой «1С».

Как это устроено:

• сотрудник сканирует QR-код на кассовом чеке через приложение;

• данные автоматически подтягиваются в базу «1С», проходят проверку через ФНС;

• чек можно в один клик включить в авансовый отчет, путевой лист или в расход по ИП.

Приложение легкое, работает на Android и iOS, не требует подключения к стационарной кассе или ноутбуку. Достаточно установить, связать с базой и начать пользоваться. Чеки не теряются, не забываются и не требуют ручного ввода.

На старте сервис предоставляет промо-доступ — 200 чеков каждые 3 месяца бесплатно. Это хороший объем, чтобы внедрить его в процесс и оценить результат. Особенно удобно для компаний с полевыми сотрудниками, командировками или большим объемом мелких хозяйственных расходов.

Если чеки приходят через ОФД — решение уже есть

В компаниях, где активно используются кассы — особенно автономные или удаленные — бухгалтеру важно не просто получать чеки, а понимать, что именно пробито, на какую сумму и попал ли чек в учетную систему. И если это не происходит автоматически, начинается ручная проверка и ручной ввод, с которым легко допустить ошибку.

Здесь помогает сервис «1С-Чеки ОФД» — он подключается к оператору фискальных данных и делает все за вас:

• автоматически загружает данные о продажах прямо в базу «1С» с сайта ОФД;

• сравнивает чеки из базы с чеками, переданными в налоговую, и показывает, если есть расхождения;

• формирует отчеты по продажам без участия кассира или администратора;

• работает даже с автономными кассами, которые физически не связаны с системой учета.

Сервис особенно полезен для розничных точек, интернет-магазинов, мобильной торговли — везде, где важно сохранить контроль за продажами без лишних телодвижений. Все, что нужно — один раз настроить интеграцию, и «1С» будет регулярно получать и сверять данные по каждому пробитому чеку.

Прощайте, браузеры и лишние окна: теперь оплата — прямо в «1С»

До сих пор многие бухгалтеры работают по старой схеме: зашли в «1С», сформировали платежку, выгрузили файл, открыли онлайн-банк, залогинились, загрузили файл, подтвердили СМС-код, потом снова вернулись в «1С», чтобы загрузить выписку. И так по кругу. В день — десятки раз.

Сервис «1С:ДиректБанк» избавляет от этой рутины. Он позволяет полноценно работать с банком прямо из интерфейса «1С» , без переходов в браузер, скачиваний, копирований и промежуточных файлов.

Что умеет «1С:ДиректБанк»:

• отправлять платежные поручения напрямую из «1С» — без выгрузок и промежуточных операций;

• подписывать документы электронной подписью и отслеживать их статус — все внутри одного окна;

• загружать банковские выписки одной кнопкой;

• работать без доплаты в рамках «1С» — оплата может потребоваться только со стороны самого банка (рекомендуется уточнить тариф у своего оператора).

Сервис поддерживается большинством крупных банков. Если вы работаете со Сбербанком, ВТБ, Альфой или банком Точка — скорее всего, интеграция уже доступна. Настройка выполняется один раз: вводите параметры подключения, связываете сертификаты, и после этого платежки и выписки начинают «ходить» автоматически.

Бонус: при открытии счета в банке Точка — вы получаете скидку 30% на подписку «1С:Фреш». Полезно для тех, кто работает в облаке и хочет сразу связать платежную систему с базой.

Теперь весь цикл — от создания платежки до получения выписки — проходит в одной системе. Никаких скачиваний, архивов, лишних действий и переключений между окнами.

А если все-таки бумага и скан, и в ЭДО никак?

Такое бывает. Не все контрагенты готовы к полноценному ЭДО. Кто-то присылает сканы актов по почте, кто-то — фото на телефон. Иногда и внутри компании остаются участки, где документы еще на бумаге. Но это не значит, что автоматизация невозможна.

Решения есть — и они работают даже в условиях частичного перехода на электронный документооборот:

• «1С:РПД» (распознавание первичных документов). Позволяет загрузить в «1С» скан или фото счета, акта, УПД, и система сама распознает документ, создаст на его основе нужную форму. Можно работать с одиночными файлами или пакетной загрузкой, а также использовать мобильное приложение для передачи снимков напрямую в базу.

• ДОКИ. Подходит для тех, кто предпочитает веб-интерфейс. Например, если директор не работает в «1С», но хочет согласовывать документы со смартфона. Сервис позволяет настраивать маршруты согласования, просматривать и подписывать документы через браузер, без доступа к учетной системе.

• Штамп электронной подписи на PDF. Включается в настройках «1С» и показывает, что загруженный файл действительно был подписан. Это особенно важно для договоров и приложений, которые приходят в неформализованном виде. Штамп работает и на стороне получателя — то есть контрагент тоже увидит, что документ подписан.

• Машиночитаемая доверенность (МЧД). Используется для строгого контроля полномочий. Вы точно знаете, кто подписал документ, на каком основании, и какие типы документов эта доверенность покрывает. Это особенно важно в случаях, когда документы подписываются не руководителем, а уполномоченным сотрудником.

Даже если вы работаете не в идеальной экосистеме, где все на ЭДО, с этими сервисами порядок можно навести. Они закрывают все «серые зоны» и позволяют вам фиксировать, распознавать и проверять документы в «1С», не теряя контроля.

Когда ФНС стучится в дверь

Рано или поздно приходит запрос от налоговой: подтвердите расходы, обоснуйте вычет, приложите копии первичных документов. Иногда — по конкретной сделке, иногда — выборочная проверка. И тут начинается гонка по офису: найти, отсканировать, сжать, отправить, чтобы успеть в срок.

Но когда учет построен грамотно, все происходит иначе — без спешки, коробок с бумагами и попыток вспомнить, в каком году был этот договор.

В «1С» все уже готово. Почему? Потому что работают сразу несколько сервисов.

• «1С-ЭДО» — документы от контрагентов уже получены и хранятся в системе, подписанные и подтвержденные.
• «1С:РПД» — акты, счета, чеки, присланные не по ЭДО, распознаны и внесены в базу. Все, что приходило в виде сканов или фото — структурировано и хранится в учетной системе.
• «1С-Отчетность» — при получении уведомления от ФНС вы формируете ответ прямо в «1С», прикрепляя к нему документы из ЭДО и РПД. Никаких переписок, дополнительных архивов или ручного сбора файлов.

Результат — все под рукой. Документы не нужно искать в папках, пересылать по флешке или собирать по чатам. Один интерфейс, связанная экосистема, быстрая реакция на любые запросы. Вы просто отвечаете — и продолжаете работать дальше.

Подведем итог

Когда рутинные операции занимают львиную долю рабочего дня, а человеческий фактор постоянно вносит погрешности — автоматизация перестает быть опцией. Она становится инструментом выживания в условиях растущих требований и сжатых сроков.

Автоматизация позволяет:

• высвободить время для действительно важных задач;

• снизить количество ошибок за счет минимизации ручного ввода;

• ускорить цикл обработки документов и подготовки отчетности;

• сохранить прозрачность, контроль и порядок в работе с первичкой.

Все необходимые сервисы уже есть в «1С». Никаких дополнительных программ, сложных интеграций или переходов между системами — только работающие инструменты внутри одного интерфейса. Все, что остается — подключиться и использовать то, что уже встроено.