Я, Кариколпакова Татьяна Сергеевна, главный бухгалтер компании ООО «ГАРАНТ-ТОРГ». Мы занимаемся организацией торговых площадок, включая аренду павильонов и торговых мест, а также проводим ярмарки. В нашей работе важно учитывать участников, товары и логистику на мероприятиях.
До автоматизации все процессы велись в Excel и на бумаге, что часто приводило к путанице, потерям данных и задержкам в отчетности. Управление договорами аренды, учет участников ярмарок и товаров занимали много времени и ресурсов. Мы искали решение, которое упростило бы процессы и сделало работу более точной и быстрой.
Нас тормозили несколько конкретных проблем. Во-первых, работа с договорами была чисто рутинной – мы вручную заполняли шаблоны для каждого арендатора, а из-за отсутствия связи этих документов с учетной системой «1С» постоянно возникали ошибки и несоответствия в платежах. Во-вторых, организация каждой ярмарки превращалась в операцию по ручному управлению данными – мы вручную и с большим трудом формировали реестры участников, отслеживали грузоподъемность товаров и ежедневно заполняли сводки, что было очень медленно. И, в-третьих, нам катастрофически не хватало аналитики – из-за отсутствия инструментов для анализа мы не могли оперативно оценить загруженность ярмарок или популярность тех или иных товаров, что мешало принимать взвешенные решения и ослабляло контроль.
Специалисты ГЭНДАЛЬФ доработали конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия» под нужды нашей компании для автоматизации документооборота по аренде, внедрения сквозного учета ярмарок от участников до товаров и настройки автоматического заполнения печатных форм.
В результате проделанной работы были выполнены следующие задачи:
- Доработали договоры аренды, добавив специальные виды договоров (аренда павильона и торгового места) с автоматическим заполнением всех реквизитов, сроков и стоимости.
- Настроили комплексный учет ярмарок, создав специализированные справочники для учета грузоподъемности товаров, внедрив особые реквизиты в номенклатуре, а также разработав документ «Приезд участников (ежедневный реестр)» для автоматического формирования табличных данных.
- Внедрили систему отчетности для контроля, разработав аналитические отчеты по загруженности ярмарок, которые включают детальную информацию об участниках и товарах.
В результате внедрения мы достигли значительных улучшений в ключевых операционных процессах. Скорость оформления документов сократилась в разы – теперь формирование договоров аренды занимает всего 2 минуты вместо прежних 20-30 минут, а ежедневный реестр ярмарки заполняется автоматически. Повысилась точность учета – система исключила ошибки в данных участников и товаров, а также обеспечила полный контроль над специальными реквизитами, такими как грузоподъемность. Благодаря прозрачной отчетности руководство компании получило доступ к актуальным данным о загруженности ярмарок и финансовых показателях в реальном времени.
Раньше мы теряли до 40% рабочего дня на сверку данных, а теперь ООО «ГАРАНТ-ТОРГ» использует единую систему для учета аренды и ярмарок, где все отчеты формируются за пару кликов – это экономит время, снижает риски и повышает точность данных.
 1.png){kind=icon}
.png){kind=icon}