Кадровый ЭДО на практике: от установки до подписания документов

Переход на электронный документооборот в кадровых процессах заметно упрощает рутину. Вместо бесконечных подписей на бумаге и напоминаний каждому сотрудника, документы отправляются онлайн – буквально в несколько кликов. Для бизнеса это означает меньше ручной работы, для бухгалтера и HR – больше контроля, а для сотрудников – удобный и понятный формат взаимодействия.

В этой статье разберемся, как работает кадровый ЭДО «1С» и как настроить кадровый электронный документооборот так, чтобы он действительно экономил время, а не создавал новые сложности.

Что такое КЭДО и зачем он нужен в «1С»

КЭДО – это система для обмена кадровых документов с сотрудниками в электронном виде. Приказы, заявления, трудовые договоры, уведомления и запросы справок больше не нужно печатать, подписывать вручную и хранить в папках. Все документы формируются в «1С», отправляются сотрудникам и подписываются электронной подписию онлайн.

Модуль кадровый КЭДО встраивается прямо в интерфейс «1С». Специалист по кадровым вопросам видит, на каком этапе находится каждый документ: кто из сотрудников уже подписал, у какого сотрудника документ на согласовании, а кто еще даже не открыл уведомление в кабинете. Это особенно удобно при массовых рассылках и во время активного внедрение электронного формата работы.

С какими конфигурациями «1С» работает КЭДО

Перед тем как переходить к внедрение электронного формата, важно проверить версию программы. Кадровый модуль КЭДО работает не во всех конфигурациях и требует актуальных обновлений «1С».

Поддержка реализована в популярных решениях:

• «Зарплата и управление персоналом» 3.1 и 2.5
• «Бухгалтерия предприятия» 3.0
• «1С:ERP Управление предприятием» 2
• «Комплексная автоматизация» 2.5
• «Управление производственным предприятием» 1.3

Если версия устаревшая, внедрение лучше начинать с обновления «1С». В противном случае модуль может работать нестабильно или вовсе не запуститься.

Подготовка к настройке КЭДО: что важно учесть заранее

Настройка кадрового ЭДО «1С» начинается с подготовки. В первую очередь понадобятся сертификаты электронной подписи для ответственных лиц. Обычно это руководитель, главный бухгалтер или специалист по кадровым вопросам.

Есть несколько принципиальных моментов:

• сертификат должен быть действующим;
• он оформляется на конкретную организацию;
• при наличии нескольких юрлиц в базе «1С» сертификаты нужны для каждого;
• один пользователь базы – один сертификат подписи.

Установка модуля КЭДО в «1С» без лишних сложностей

Модуль кадрового ЭДО обычно приходит от поставщика сервиса в виде файла расширения с расширением .cfe. Часто его передают вместе с инструкцией или после заключения договора на сервис. Перед началом установки важно проверить один момент – у пользователя должны быть права администратора «1С», иначе продолжить не получится.

Дальше действуем по шагам

1. Сначала нужно включить режим технического специалиста. Для этого в «1С» откройте раздел «Сервис и настройки», затем перейдите в «Настройки» и «Параметры». В этом окне установите флажок «Режим технического специалиста», сохраните изменения и закройте настройки.
2. После этого снова зайдите в «Сервис и настройки», но теперь выберите пункт «Функции для технического специалиста». В списке стандартных функций откройте управление расширениями конфигурации. Здесь и подключается модуль кадровый ЭДО.
3. В окне расширений нажмите «Добавить», выберите файл расширения с компьютера и дождитесь загрузки. Когда модуль появится в списке, обязательно отметьте его как активный. На этом этапе внедрение модуля можно считать завершенным – сервис готов к дальнейшей настройке и обработке документов.

Настройка электронной подписи в программе

Следующий обязательный шаг – настройка электронной подписи, без которой ЭДО кадровых документов просто не заработает. Именно подписи позволяют сотрудникам и ответственным лицам подписывать документы в электронном виде.

Перейдите в раздел «Администрирование» и откройте «Общие настройки». Убедитесь, что включена опция электронной подписи – без нее система не даст подписывать документы. Далее откройте раздел с сертификатами и программами электронной подписи и шифрования.

В списке сертификатов нажмите «Добавить» и выберите вариант добавления из установленных на компьютере. Система покажет все доступные сертификаты – выберите действующий сертификат нужного сотрудника и перейдите к следующему шагу. Обязательно проверьте данные: владельца, срок действия и издателя. Если все корректно, подтвердите добавление.

Включение КЭДО и оформление согласий от сотрудников

После установки модуля нужно официально включить кадровый ЭДО в системе и подготовить согласия от сотрудников. Делается это прямо в «1С», без ручного создания документов.

Зайдите в раздел «Зарплата» и откройте сервис «1С:Кабинет сотрудника». Здесь достаточно поставить галочку «Используется кадровый ЭДО». Сразу после этого появится кнопка для формирования согласий. Нажимаете ее – и «1С» автоматически создает документы для каждого сотрудника из базы.

Эти согласия нужны, чтобы сотрудники официально подтвердили готовность работать с электронным документооборотом и подписывать кадровые документы в цифровом формате. Никакой самодеятельности – все строго по правилам и с фиксацией в системе.

Посмотреть созданные документы можно в разделе «Кадры». Там же отображается статус каждого согласия: отправлено, подписано или ожидает действий сотрудника. Для отдела кадров и бухгалтера это удобный способ быстро понять, на каком этапе подключение конкретного сотрудника.

Как сотрудники подписывают согласие: два рабочих варианта

Подписать согласие можно двумя способами – компания выбирает тот, который удобнее на старте внедрения.

Первый вариант – с бумажным экземпляром.

Сотрудник распечатывает согласие, ставит обычную подпись и отмечает в своем кабинете, что документ подписан на бумаге. После этого специалист по кадровым вопросам заходит в документ в «1С» и подтверждает наличие подписанного оригинала. Такой сценарий часто используют на этапе перехода, когда не у всех сотрудников еще есть электронные подписи.

Второй вариант – полностью электронный.

Сотрудник заходит в свой кабинет, подписывает согласие электронной подписью, и информация сразу появляется в системе. Никаких дополнительных действий со стороны бухгалтерию или HR не требуется – сервис все фиксирует автоматически.

Корневой сертификат: зачем он нужен и как с ним работать

Для корректной проверки электронных подписей используется корневой сертификат сервиса КЭДО. Он связывает все подписи сотрудников в единую цепочку и отвечает за проверку их подлинности. Проще говоря, это базовый элемент безопасности всего электронного документооборота.

Чтобы все работало корректно, корневой сертификат нужно скачать в веб-версии сервиса, а затем установить на компьютеры тех сотрудников, которые будут работать с кадровым ЭДО от имени организации. Обычно это специалисты по кадровым вопросам, бухгалтера и руководители подразделений – те, у кого есть доступ к подписанию и проверке документов.

Настройка КЭДО в разделе «Зарплата и кадры»

«Зарплата и кадры» – именно здесь задаются правила работы сервиса, параметры подключения и доступы для сотрудников.

Запустите «1С» и откройте раздел «Зарплата и кадры», затем перейдите в пункт «Настройки КЭДО». Внутри вы увидите две вкладки – «Общие» и «Пользовательские». Они отвечают за разные уровни настройки и часто вызывают вопросы на старте.

Общие настройки: зона ответственности администратора

Раздел «Общие» доступен только администраторам или пользователям с ролью «КЭДО Администратор». Здесь задаются базовые параметры, от которых зависит работа всего сервиса.

В общих настройках указывается тип подписи по умолчанию, выбирается сервер – рабочий или тестовый – и вводится ключ API. Этот ключ связывает «1С» с сервисом КЭДО и фактически «знакомит» систему с внешней платформой. Ключ выдает поставщик сервиса, и важно помнить: для тестового и рабочего серверов используются разные значения.

На этом этапе важно быть внимательным. Неверный ключ или выбранный не тот сервер – и сервис просто не будет работать, даже если все остальные шаги выполнены правильно.

Пользовательские настройки: подключение сотрудников

Пользовательские настройки заполняются для каждого сотрудника отдельно. Здесь указывается, будет ли он использовать кадровый КЭДО, и каким способом будет авторизовываться в системе.

В настройках нужно установить значение «Да» в поле «Использовать КЭДО», а затем выбрать способ входа: с паролем или через портал. Если в компании используется подтверждение входа по СМС, логичнее выбрать авторизацию через портал – так сотрудникам проще заходить в кабинет без лишних действий.

После заполнения параметров не забудьте применить настройки. Если выбран вход через портал, дополнительно потребуется выполнить сопоставление объектов КЭДО и «1С» в общих настройках. Это необходимо, чтобы организация и сотрудники корректно связались между программой и сервисом.

Синхронизация структуры организации

Чтобы кадровый электронный документооборот работал корректно, сервис должен понимать структуру компании: подразделения, должности и связи между ними. Для этого выполняется синхронизация.

Перейдите на вкладку «Сотрудники и подразделения», затем выберите «Связь с «1С» → «Структура организации» и нажмите «Синхронизировать». 

«1С» предложит два варианта:

• перенести всю структуру целиком;
• синхронизировать только те подразделения, где уже есть подключенные сотрудники.

Если настройка выполняется впервые, лучше выбрать полную синхронизацию. В этом случае сервис автоматически создаст недостающие подразделения и должности. Те элементы, которые есть в «1С», но отсутствуют в сервисе, будут добавлены. Если же какие-то элементы уже существуют в сервисе, но не найдены в «1С», они останутся без изменений.

Приглашение сотрудников в систему

Когда основные настройки завершены, можно подключать сотрудников в кадровый электронный документооборот. Делается это в «1С» буквально за несколько минут.

Если нужно пригласить сразу несколько сотрудников, это тоже не проблема. Можно выделить диапазон с помощью Shift или выбрать отдельных людей, зажав Ctrl. После нажатия кнопки «Пригласить» сервис разошлет приглашения всем выбранным сотрудникам.

Перед массовой рассылкой стоит проверить данные. У каждого сотрудника должны быть заполнены обязательные поля: электронная почта, подразделение и должность. Без этой информации приглашение просто не уйдет, и сервисе появится ошибка.

В этом же разделе настраиваются права доступа. Можно сразу определить, какие документы сотрудник видит, что он может подписывать и какие действия выполнять. Это особенно удобно, если в компании разные роли и уровни ответственности – от линейных сотрудников до руководителей.

Как сотрудник подключается к КЭДО

После отправки приглашения все происходит уже на стороне сотрудника. Он получает письмо, переходит по ссылке и попадает в личный кабинет – в мобильном приложении или веб-версии сервиса.

В разделе документов появляется соглашение на работу через кадровый ЭДО. Сотрудник знакомится с текстом, подтверждает согласие и нажимает кнопку подключения. Далее сервис предложит создать электронную подпись.

Процесс простой и занимает пару минут. Сотрудник задает пароль для сертификата – это защищает подписи от несанкционированного использования. После этого в профиле, в разделе «Мои данные», отображается вся информация: срок действия подписи, издатель и текущий статус.

В итоге подключение проходит быстро: сотрудники начинают подписывать документы онлайн, бухгалтерию и отдел кадров получают контроль над процессом, а бизнес – понятную и безопасную схему работы без бумаги.

Работа с документами после настройки КЭДО

Когда внедрение завершено и сервис подключен, начинается самая полезная часть – работа с документами в повседневных кадровых процессах. Сценарий простой и понятный, особенно если раньше все делалось на бумаге.

Специалист по кадровым вопросам формирует документ в «1С»: приказ, уведомление, договор или дополнительное соглашение. Далее нажимает «Печать», выбирает нужную форму и отправляет документ в кабинет сотрудника через кадровый электронный документооборот. Перед отправкой система предлагает проверить данные подписанта и указать тип подписи – это важно для корректного маршрута.

После подтверждения документ уходит сотруднику, а его статус в «1С» меняется. Сотрудник получает уведомление – на почту или в мобильное приложение сервиса, открывает документ в кабинете, проверяет содержание и ставит электронную подпись. Подписанный файл автоматически возвращается в «1С», и кадровик сразу видит, что документ обработан.

Статусы документов: как быстро понять, что происходит

В сервисе используется система статусов, которая помогает быстро ориентироваться даже при большом объеме документов.

• Статус «На подпись» означает, что документ ждет подписи от сотрудника или ответственного лица.
• «На согласование» – документ направлен другому участнику процесса.
• «Отказ в согласовании» показывает, что кто-то из сотрудников не согласовал документ.
• «Ожидание» говорит о том, что часть участников уже подписала документ, но процесс еще не завершен.
• «Завершен» – все сотрудники подписали, документ полностью оформлен.

Чтобы не теряться в списке, удобно использовать фильтр «Только необработанные». Он помогает бухгалтерам и HR быстро находить документы, которые требуют внимания прямо сейчас.

Отправка документов пакетом

На практике часто нужно отправить сотрудникам сразу несколько документов – например, договор, приказ и должностную инструкцию. Делать это по одному неудобно, поэтому в кадровом КЭДО предусмотрена отправка пакетом.

Процесс выглядит так: открываете первый документ, выбираете печатную форму и нажимаете отправку. В появившемся окне можно добавить остальные файлы – либо с компьютера, либо напрямую из «1С». При добавлении из базы выбирается сотрудник и нужный документ, для каждого указывается форма и тип подписи. После этого сервис отправляет весь пакет в кабинет сотрудника одним сообщением.

Такой подход экономит время и сотрудников, и специалистов, которые работают с бухгалтерию и кадровыми документами.

Отправка документов с листом ознакомления

Иногда документ не требует подписи, но с ним нужно ознакомить сразу несколько сотрудников. Типичный пример – внутренний регламент или изменения в правилах компании. Для этого используется лист ознакомления.

Перед отправкой документа добавляется роль «Лист ознакомления». Затем выбираются сотрудники или целые подразделения. Если выбрать подразделение, документ автоматически появится в кабинете у всех его сотрудников. После этого указывается тип подписи (если требуется) и срок, до которого нужно ознакомиться с документом.

Позже можно в любой момент проверить результат. Достаточно открыть документ в «1С», выбрать пункт с листом ознакомления – система покажет, какие сотрудники уже ознакомились, а у какого сотрудника документ все еще в ожидании.

Сохранение маршрутов для повторного использования

Если одни и те же документы регулярно проходят одинаковый путь согласования, нет смысла каждый раз настраивать его заново. В кадровом КЭДО можно сохранить маршрут и использовать его повторно – это сильно экономит время при работе с сотрудниками.

Перед отправкой документа просто добавьте всех участников процесса и задайте их роли: кто подписывает, кто согласовывает, кто знакомится. После этого нажмите на значок звездочки рядом с кнопкой отправки и задайте понятное название маршрута – например, для оформления отпуска или приема нового сотрудника. Сохраните настройки.

Выгрузка документов и всего документооборота

Иногда требуется выгрузить подписанный документ или всю историю его прохождения – например, для архива, проверки или передачи внешним контролирующим органам. В «1С» это делается в пару кликов.

Выберите нужный документ и нажмите на значок выгрузки. Сервис предложит два варианта. При выгрузке только документа вы получите файл с его содержимым. Если выбрать выгрузку всего документооборота, система сформирует архив: в нем будет сам документ, его печатная форма, маршрут движения и все электронные подписи участников.

Это полноценный комплект, который подтверждает подлинность и юридическую значимость документа. На печатной форме можно увидеть специальный штамп электронной подписи – он отображается в конце документа и содержит всю необходимую информацию для проверки.