Безопасность — один из главных факторов при работе с данными в программных решениях. Важно, чтобы не произошла утечка данных и была возможность сохранить базу после чрезвычайных ситуаций, таких как пожар, кража или даже ссора с главным бухгалтером. Да, всякое бывает — примеры будут дальше.
Поговорим о безопасности в программе «1С:Фреш». Когда начинаешь работать в облаке, не сразу очевидно, с какими нюансами можно столкнуться и на что обратить внимание. Мы дадим полезные рекомендации по программе, которые в будущем помогут вам избежать ошибок и обезопасить свои данные.
Разграничьте права доступа к данным в «1С:Фреш»
Разграничить права доступа к данным — это значит определить для каждого сотрудника полномочия и перечень информации, к которым он может или не может иметь доступ. Согласитесь, не всем сотрудникам для работы необходимо иметь доступ ко всей базе данных. Как правило, такой доступ имеет ограниченный круг лиц, включая директора организации.
Протестируйте работу в «1С:Фреш» бесплатно!
Закажите тестовый доступ к программе на 30 дней!
Получить доступВ «1С:Фреш» для каждого пользователя можно прописать формат доступа к базе. Есть три формата: «Нет доступа», «Доступ на запуск» и «Доступ на запуск администрирования».
Также есть 3 роли абонента:
- Владелец абонента — может при необходимости добавлять или удалять пользователей и базы.
- Администратор абонента — может добавлять и удалять других администраторов или пользователей, но не владельца, также может проводить значимые действия с базой: закрывать период, счета.
- Пользователи абонента — может выполнять простые операции: вносить первичку, платежки и выписки, проводить кадровые документы и так далее.
Функцию владельца абонента обычно выполняет директор предприятия, администратором абонента может быть главный бухгалтер. А пользователями абонента — все остальные сотрудники, которые выполняют рутинные задачи в базе. Кладовщику тоже необходимо сделать учетную запись пользователя, если он будет выполнять операции в базе.
Не мешайте резервному копированию «1С:Фреш»
Резервные копии базы создаются по умолчанию в ночное время. Для этого важно, чтобы базы на ночь закрывались. Если пользователи работают на ноутбуках, важно не просто закрыть крышку устройства, но и выйти из базы. Закрытый ноутбук в спящем сеансе может помешать резервному копированию. Руководителю стоит контролировать выполнение этого простого правила. Доступ к резервным копиям есть только у владельца абонента.
Дополнительно рекомендуем включить опцию «Хранить историю изменений и настроить сохранение версий важнейших документов при их изменении». В «1С:Фреш» с ней работать проще, чем в локальных версиях программ, потому что благодаря облачному хранилищу база не перегружается.
Совет
Часто пользователи говорят, что им хотелось бы иметь резервную копию базы не в облаке, а у себя на локальном компьютере. Не проблема, есть возможность выгрузить резервную копию из облака. Но, прежде чем это делать, стоит уточнить нюансы у сопровождающего специалиста.
Важно! Обращайте внимание, какую почту вы указываете при регистрации в «1С:Фреш»
«1С:Фреш» привязывается к учетной записи электронной почты. Тот, чья электронная почта указывается при регистрации, назначается владельцем абонента. Зачастую при оформлении договора на «1С:Фреш» бухгалтер дает адрес своей электронной почты для привязки и автоматически становится владельцем абонента.
В такой ситуации есть риск: при увольнении бухгалтера или при конфликтной ситуации с последующим уходом бухгалтера, у него останется доступ к базе на уровне владельца абонента. Это значит, что он сможет сделать с базой все, что посчитает нужным: отключить пользователей или даже стереть все данные. У партнеров «1С» паролей от базы клиентов нет — директору придется улаживать конфликтную ситуацию с бухгалтером самостоятельно. Таким образом, в целях безопасности владельцем абонента должен быть директор организации или тот, кому он доверяет.
Пример из практики
Пользователю на почту пришло сообщение с текстом «Вы больше не являетесь пользователем абонента». Произошло это из-за вражды двух бухгалтеров. Один из бухгалтеров, который является владельцем абонента, удалил учетную запись другого.
Совет
«Не выдавайте права владельца абонента тем, кто по факту им не является. Права владельца абонента должны оставаться за директором. Чтобы обезопасить бизнес от последствий конфликтных ситуаций, директор должен самостоятельно обращаться в организацию за приобретением „1С:Фреш“, а потом выдавать доступ к базе бухгалтеру и тем, кому посчитает нужным», — Андрей Денисенко, ведущий специалист по сопровождению ГЭНДАЛЬФ.
Выбирайте надежное место для хранения данных
Многие организации сомневаются в безопасности облака «1С» и выбирают локальную версию программы. Но обоснован ли такой выбор с точки зрения безопасности? Давайте сравним.
Данные в облаке «1С:Фреш» хранятся на защищенных серверах в дата-центрах России. Дата-центр — это огромное здание, которое находится под круглосуточной охраной и оснащено мощнейшими системами отказоустойчивости и пожаротушения. Кроме этого, дата-центры имеют сертификаты ФСБ, которые регламентируют доступ к данным.
Базы «1С» выжили после удара молнии
Расскажем о случае, который произошел у нашего клиента. В обычный рабочий день по электросети ударила молния — сервера и оборудование, на котором они находились, сгорели.
ПодробнееХранить данные таким образом куда безопаснее, чем на компьютере в кабинете, который закрывается на обычный ключ. В последнем случае база не защищена от кражи или пожара, не говоря уже о возможных стихийных явлениях, вроде удара молнии. Да, такое уже случалось на практике.
Пример из практики
База «1С» хранилась на компьютере в офисе небольшой организации. Однажды ночью произошла кража, вынесли компьютер, на котором была установлена программа. Приближалась отчетность, и бухгалтеру пришлось ночами вручную восстанавливать все данные.
Совет
Если у вас нет надежной охраны офиса и защищенных серверов, лучше перестраховаться и купить 1С:Фреш.
Вывод
«1С:Фреш» безопасен для работы, если соблюдать простые правила эксплуатации. Мы понимаем, что у многих, кто еще не работал с облачными технологиями, возникают вопросы, но на все есть ответы. На самые распространенные вопросы об «1С» в облаке мы уже ответили тут. Кроме того, что в «1С:Фреш» работать безопасно, это еще и выгодно. О том, сколько можно экономить с облачным решением, говорим в статье.
У вас остались вопросы по «1С:Фреш»?
Оставьте заявку, и наш специалист вам ответит.
