Скрытые угрозы ИБ: как компания обнаружила фальшивые больничные

Во многих компаниях регулярно повторяется одна и та же ситуация: расходы на больничные и отпуска растут, рабочие смены не структурированы… А формально все в порядке: документы оформлены, подписи стоят, регламенты соблюдены. Но чувствуется, что что-то идет не так.

Такие истории встречаются чаще, чем принято говорить, и почти всегда за ними стоит внутренняя схема, которую невозможно увидеть обычными проверками. Чтобы разобраться, приходится смотреть не на заявления, а на реальные цифровые следы сотрудников.

Почему схемы фиктивных отпусков и больничных остаются незаметными?

Если судить только по документам, складывается впечатление, что процесс устроен идеально. Заявления оформлены, согласования пройдены, графики сходятся. Но параллельно компания фиксирует то, что сложно игнорировать: компенсации растут без видимых причин, рабочие группы периодически оказываются недоукомплектованными, нагрузка распределяется неровно.

Почему так происходит? Потому что верить в то, что контроля с помощью документации достаточно, нельзя, это миф.

HR анализирует отчеты и видит лишь цифры, которые ничего не объясняют. Внутренний аудит проверяет соблюдение регламентов – и также не находит несостыковок. Системы учета показывают, что сотрудники отсутствовали официально, значит, формально нарушений нет.

Настоящие причины скрываются в цифровой активности сотрудников

И именно из-за этого традиционные проверки оказываются бессильны: они не показывают, как именно сотрудник действовал в момент оформления больничного или отпуска и насколько его поведение совпадает с официальным статусом.

Когда растут расходы и нарушаются рабочие процессы, бизнес неизбежно выходит на вопрос внутренней безопасности. Здесь речь уже не только о финансовых потерях, но и о безопасности данных. Любые подозрительные несовпадения в поведении сотрудников часто указывают на возможные угрозы ИБ, которые невозможно увидеть, опираясь только на документы.

Как поведенческая аналитика позволяет обеспечить безопасность данных

Обычные проверки фиксируют только факты, оформленные документально. Но фиктивные больничные и отпуска почти всегда прячутся не в официальных записях, а в том, как сотрудник ведет себя в цифровой среде. Именно здесь становится полезным поведенческий анализ.

Поведенческий анализ – это не оценка людей по субъективным признакам. Его задача другая – находить отклонения в цифровых действиях, которые невозможно заметить вручную.

Например, система Staffcop Enterprise обращает внимание на:

• повторяющиеся действия, которые выглядят одинаково у разных сотрудников;
• привычные временные рамки, которые внезапно меняются;
• несоответствие между статусом сотрудника и его активностью на рабочем месте;
• шаблонные маршруты действий, которые не совпадают с его обычной логикой работы.

Эти сигналы не дают готового обвинения. Но они позволяют увидеть, что привычная картина нарушена и требуется проверка.

Вот как это устроено

Сотрудник может скрыть схему по документам, но не может скрыть поведение. Поведенческая аналитика позволяет обнаружить то, что визуально выглядит безупречно.

Какие цифровые сигналы указывают на возможное мошенничество

Когда компания сталкивается с необъяснимыми расходами и странностями в графиках, важно понять одно: следы внутренней схемы почти никогда не находятся в самих документах. Они проявляются в действиях сотрудников внутри корпоративных систем. Именно там становятся заметны совпадения, которые не возникают случайно.

1. Повторяющиеся шаблоны документов

Если несколько сотрудников оформляют заявления одинаковым способом, используют один и тот же стиль, одинаковую последовательность действий или даже дублируют ошибки – это не бывает случайностью.

Чаще всего это признак того, что:

• документы готовятся по одному шаблону;
• сотрудники пользуются общей инструкцией;
• процесс согласован заранее.

2. Идентичные временные рамки подачи заявлений

Сотрудники подают заявления:

• в одни и те же часы;
• с одинаковыми интервалами;
• в периоды, которые никак не связаны с рабочей нагрузкой.

Такой ритм обычно формируется тогда, когда действия согласовываются между несколькими людьми. Для Staffcop Enterprise это заметный сигнал.

3. Самостоятельные изменения дат в черновиках

Система фиксирует:

• попытки корректировать даты задним числом;
• неоднократные правки в одном и том же документе;
• неоднократные правки в одном и том же документе;

Это особенно важно в расследованиях: такие изменения часто становятся отправной точкой для проверки.

4. Активность на рабочем месте в период «официального отсутствия»

Это один из самых явных сигналов. Например:

• сотрудник официально оформил больничный, но в это время заходил в корпоративные системы;
• работал с файлами;
• отвечал коллегам;
• выполнял задачи.

Любая реальная активность, не совпадающая со статусом «отсутствует», вызывает вопросы и относится к зоне информационной безопасности, поскольку искажает данные в HR-системах.

5. Одинаковые точки доступа к инструкциям и внутренним ресурсам

Когда несколько сотрудников:

• регулярно обращаются к одной и той же папке;
• читают закрытую памятку;
• используют один и тот же набор подсказок;

это может говорить о существовании общей схемы взаимодействия.

Реальный кейс: как производственный отдел организовал схему фиктивных больничных

В одной крупной компании начали происходить странные вещи. Финансовый отдел заметил рост расходов на больничные и отпуска, хотя общее число сотрудников не менялось. Руководители подразделений жаловались, что смены работают с перебоями, а некоторые задачи регулярно переносятся.

При этом вся документация выглядела корректно. HR проверял заявления – все оформлено вовремя. Внутренний аудит подтвердил соответствие процессам. Формально никаких нарушений нет.

Но руководство понимало: если рабочие процессы регулярно сбиваются, а бюджет увеличивается, значит, есть причина, которую стандартными методами не увидеть.

Что происходило на самом деле

Позже выяснилось, что сотрудники производственного блока наладили собственную схему.

Она работала так:

• Несколько человек оформляли больничные по договоренности.
• В отдельные дни они подменяли друг друга при входе в личные кабинеты.
• Документы создавались по одному шаблону, чтобы экономить время и избегать лишних вопросов.
• Инструкции и детали схемы передавались через внутренний чат и папку, доступ к которой был только у участников.

Для отдела безопасности это выглядело примерно так: расходы растут, процессы нарушаются, но доказательств нет.

Что позволило раскрыть схему

Когда подключили Staffcop Enterprise, все стало заметнее. Не потому что система следила за людьми, а потому что цифровые действия сотрудников не совпадали с их официальным статусом.

Staffcop Enterprise показал:

• одинаковые паттерны подготовки документов у нескольких сотрудников;
• подачу заявлений в одни и те же временные промежутки;
• активность на компьютерах в те дни, когда сотрудники были оформлены как отсутствующие;
• повторяющиеся обращения к закрытой папке с инструкциями;
• логины в личные кабинеты с необычных устройств и в неподходящее время.

Эти данные позволили связать разрозненные события в единую картину.

Схема раскрылась не через документы, а через поведение. Сотрудники смогли оформить все безупречно, но цифровые следы показали то, что невозможно подделать.

Безопасность данных: топ инструментов Staffcop Enterprise

Когда компания сталкивается с подозрениями, важно не просто увидеть аномалию, а собрать доказательства. Именно здесь функции Staffcop Enterprise начинают работать как комплексный аналитический набор, который помогает разобрать ситуацию шаг за шагом.

Каждый инструмент показывает свой слой информации. В итоге получается целостная картина, где видно, кто, когда и какие действия совершал.

Аномалии поведения: первый сигнал к проверке

Staffcop Enterprise фиксирует, когда обычный ритм работы сотрудника меняется. Такие изменения хорошо заметны, если человек:

• начинает выполнять действия, которых раньше не было;
• работает в необычное время;
• использует программы и ресурсы, с которыми никогда не взаимодействовал;
• повторяющиеся обращения к закрытой папке с инструкциями;
• демонстрирует последовательности действий, которые не совпадают с его типичным стилем.

Поведение всегда последовательнее документов. Если человек оформил больничный, но продолжает вести активные действия в корпоративных системах, это не проходит незамеченным.

Работа с документами и метаданными: как становятся видны скрытые правки

Отдельный блок Staffcop Enterprise отвечает за анализ файлов и всех операций, связанных с ними.

Система фиксирует:

• создание черновиков;
• ручные изменения дат;
• попытки переписать один и тот же документ;
• повторяющиеся обращения к закрытой папке с инструкциями;
• копирование шаблонов между несколькими сотрудниками;
• сохранение и отправку файлов через почту или облачные сервисы.

Каждая такая операция остается в цифровом следе. Никакие корректировки задним числом не исчезают — наоборот, именно они часто становятся ключевым доказательством при проверке.

Фактическая активность в период заявленного отсутствия

Это один из самых наглядных инструментов для выявления схемы фиктивных больничных.

Staffcop Enterprise показывает:

• входы в системы в нерабочий период;
• активность в рабочих программах;
• открытие файлов и вкладок браузера;
• переписку в корпоративных чатах;
• выполняемые задачи в день, когда сотрудник оформлен как отсутствующий.

Рабочая активность, которая противоречит статусу, – это прямой сигнал, связанный и с дисциплиной, и с информационной безопасностью.

Именно такие несостыковки чаще всего указывают на угрозы ИБ, потому что затрагивают и HR-процессы, и систему учета.

Восстановление цепочки событий: полная картина вместо догадок

Когда проверка переходит в стадию расследования, компании важно не просто найти один факт, а выстроить последовательность действий.

Staffcop Enterprise позволяет:

• искать любые фрагменты текста или данных по всей системе;
• строить временную линию событий;
• визуализировать взаимодействия между сотрудниками;
• выявлять цепочки действий, которые повторяются у разных людей;
• сопоставлять рабочие активности с обращениями в HR-системы.

В результате становится понятно, кто был инициатором, кто подключался позже и как именно участники схемы координировали свои действия.

Именно факты позволяют компании подтвердить мошенничество, а не строить предположения.

Что изменилось после выявления схемы

Когда схема была подтверждена, компания смогла перейти от догадок к конкретным действиям. Это позволило быстро вернуть процессы к нормальному ритму и снизить нагрузку на бюджет.

1. Были приняты дисциплинарные меры

Участники схемы понесли ответственность. Это важно не только с точки зрения справедливости, но и как сигнал для всей команды, что подобные действия не остаются незамеченными

2. HR обновил процессы учета отпусков и больничных

В систему были внесены изменения:

• ужесточен контроль за подачей заявлений;
• пересмотрена логика согласований;
• добавлены дополнительные проверки в спорных ситуациях.

Такие корректировки позволяют избежать повторения подобных схем.

3. Кадровые документы частично переведены в автоматизированный формат

После анализа стало понятно, что часть операций слишком зависела от ручного оформления.

Компания ускорила переход на автоматизацию:

• сократилось количество точек, где можно было вмешаться вручную;
• повысилась прозрачность процессов;
• данные стали сопоставляться корректнее.

4. Staffcop Enterprise остался в компании как постоянный инструмент контроля

После расследования система уже не воспринималась как временная мера. Она стала частью процессов:

• обеспечивает прозрачность активности сотрудников;
• помогает отслеживать несостыковки между статусом и поведением;
• позволяет заранее замечать риски для информационной безопасности и безопасности данных.

Расследование не просто выявило нарушителей. Оно помогло изменить процессы так, чтобы подобные ситуации больше не повторялись.

Информационная безопасность – в предотвращении внутренних нарушений

Когда речь идет о внутренних схемах, стандартных инструментов контроля часто не хватает. Staffcop Enterprise помогает увидеть то, что невозможно узнать из привычных отчетов.

Он фиксирует реальные действия, а не только оформленные записи

Документы могут быть заполнены правильно, но поведение всегда видно в логах и активности на рабочем месте.

Staffcop Enterprise показывает:

• чем сотрудник занимался в течение дня;
• совпадает ли его активность со статусом в HR-системе;
• есть ли странные или повторяющиеся паттерны поведения.

Такая прозрачность помогает выявлять схемы, которые выглядят обычными в документации.

Подходит для компаний с распределенной структурой

В крупных организациях сотрудники работают:

• в филиалах;
• на удаленке;
• в гибридном формате.

В таких условиях сложно удерживать целостную картину процессов. Staffcop Enterprise продолжает собирать данные даже тогда, когда компьютер временно не подключен к сети.

Удобен для разных подразделений

Staffcop Enterprise используют не только службы безопасности.

Он полезен для всех и почти везде:

• IT – чтобы отслеживать стабильность инфраструктуры;
• HR – чтобы видеть реальную вовлеченность сотрудников;
• руководители – чтобы понимать, насколько корректно распределена нагрузка;
• специалисты по информационной безопасности – чтобы своевременно замечать возможные угрозы ИБ.

Такая универсальность делает систему полезной в компаниях, где внутренние процессы сильно зависят от человеческого фактора.

Помогает работать с рисками, связанными с поведением сотрудников

Любое несоответствие между тем, что заявлено, и тем, что происходит, может быть важно не только для бюджета, но и для безопасности данных.

Особенно в ситуациях, когда:

• доступ оформляется с подозрительных устройств;
• документы редактируются вручную без видимых оснований;
• несколько сотрудников совершают одинаковые действия в одной зоне ответственности.

Staffcop Enterprise оповещает об этом сразу, что позволяет вовремя реагировать.

Система помогает увидеть процессы изнутри.Именно это делает ее полезной в ситуациях, где формальные проверки не дают результата.

Как внедряется Staffcop Enterprise: этапы без технических перегрузок

Многие компании опасаются любой новой системы, ожидая длинных внедрений, сложных интеграций и необходимости постоянно вовлекать IT-отдел. В случае Staffcop Enterprise все проходит значительно проще. Процесс строится так, чтобы команда могла быстро оценить результат и при этом не останавливать рабочие процессы.

1. Пилотный запуск

Сначала система включается на ограниченном числе рабочих мест.

Это позволяет:

• увидеть, как данные отображаются в интерфейсе;
• протестировать ключевые сценарии;
• понять, какие именно риски проявляются в компании.

Пилот помогает убедиться, что система действительно нужна и что она корректно вписывается в текущие процессы.

2. Определение приоритетов

Компания вместе со специалистами формирует цели.

Сначала система включается на ограниченном числе рабочих мест.

Чаще всего это:

• предотвращение утечек;
• выявление аномалий;
• контроль отсутствия и рабочих графиков;
• расследование конкретных инцидентов.

Когда цели сформулированы, настройки делаются точнее, а результаты становятся заметнее.

3. Массовое развертывание агентов

После пилота начинается установка на рабочие станции.

Это делается централизованно:

• без участия сотрудников;
• без сложных манипуляций;
• быстро и с минимальной нагрузкой на IT.

Даже если часть сотрудников работает удаленно, установка проходит без задержек.

4. Обучение администраторов

Команде показывают:

• как пользоваться отчетами;
• где смотреть события;
• как настраивать уведомления;
• как работать со сквозным поиском.

Интерфейс интуитивный, но обучение помогает быстрее перейти к полноценной работе.

5. Настройка политик и уровней контроля

На этом этапе определяют:

• какие данные собираются;
• какие действия должны вызывать уведомления;
• как выстраивается зона ответственности между HR, ИБ и IT.

Такая настройка позволяет избежать лишних предупреждений и не перегружать команды.

6. Переход к рабочему режиму

Когда система настроена, она начинает работать в фоне.

Каждый день она:

• собирает активность;
• фиксирует аномалии;
• помогает специалистам видеть реальную картину;
• предупреждает о событиях, связанных с информационной безопасностью.

Компания получает инструмент, который не требует постоянного вмешательства и постепенно становится частью рабочих процессов.