Система учета рабочего времени: что покажут первые отчеты в вашей компании?

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с вопросом: чем сотрудники реально заняты в рабочее время? И насколько продуктивно они используют отведенные часы? Чтобы ответить на эти вопросы без догадок и субъективных оценок, компании внедряют системы учета рабочего времени (СУРВ).

По сути, это программный и аппаратный комплекс, который фиксирует активность сотрудников. Система собирает данные о том, когда сотрудник начал и закончил работу, какие программы использует, сколько времени проводит в тех или иных приложениях. Результаты отображаются в виде отчетов, скриншотов и даже видео с рабочих экранов.

Главный плюс в том, что первые результаты видны очень быстро. Уже через несколько дней после установки СУРВ становится понятно, как распределяется рабочее время: что относится к деловым задачам, а что – к отвлекающим факторам. Это дает руководителю возможность не строить предположений, а опираться на факты.

Почему компании теряют продуктивность без учета времени

Кажется, что каждый сотрудник все 8 часов сидит за компьютером и работает. Но цифры показывают обратное. По данным исследований, до 70% рабочего времени уходит не на служебные задачи. Люди отвлекаются на общение в мессенджерах, просмотр фильмов и сериалов, социальные сети или даже игры.

Для компании это означает:

• потерю эффективности – задачи выполняются дольше, сроки срываются;
• лишние расходы – зарплата выплачивается за часы, которые фактически не были отданы работе;
• неравномерную нагрузку – кто-то действительно выкладывается, а кто-то лишь создает видимость занятости.

Когда отсутствует прозрачная система учета, руководитель опирается только на отчеты сотрудников и собственные наблюдения. Но это субъективно и не отражает реальной картины. В итоге бизнес сталкивается с организационными сбоями и падением производительности, хотя внешне все выглядит абсолютно нормально.

Возможности систем учета рабочего времени

Когда в компании появляется система учета рабочего времени (ее еще называют система контроля учета рабочего времени сотрудников), фокус смещается с догадок на факты. Как это работает?

1) Присутствие и график

• Фиксация начала и окончания смены, опозданий, раннего ухода.
• Учет перерывов, командировок, удаленной работы.
• Автоматические табели и сопоставление с графиками подразделений.

2) Отработанные часы и активность

• Разделение времени на активное/неактивное, простои, AFK.
• Учет времени в приложениях и на сайтах: сколько минут уходит на каждую систему.
• Настраиваемые правила, что считать продуктивным/нейтральным/непродуктивным для разных ролей.

3) Нагрузка и переработки

• Картина загрузки по командам и ролям, пиковые часы, узкие места.
• Выявление переработок и недогрузки – фактура для выравнивания задач.
• История изменений нагрузки за недели и месяцы.

4) Коммуникации в рабочих каналах

• Контроль переписок в корпоративных мессенджерах и почте: объемы, интенсивность, файлы.
• Учет звонков – длительность, частота, динамика по отделам.
• Алерты по событиям (например, пересылка вложений вне утвержденных каналов).

5) Активность в программах и на сайтах

• Категоризация приложений и доменов, белые/черные списки.
• Тегирование по проектам и клиентам – видно, куда уходит время.
• Ограничения по времени суток и дням недели для отдельных категорий.

6) Скриншоты и видеозапись по событиям

• Точечные скриншоты или запись экрана при заданных триггерах.
• Поиск по временной шкале: удобно разбирать инциденты и спорные ситуации.
• Водяные метки и служебные атрибуты для идентификации источника.

7) Отчетность и дашборды

• Готовые отчеты по отделам, ролям, проектам, периодам.
• Тепловые карты активности, сравнение нормы и факта.
• Экспорт в Excel/BI, автоматическая рассылка руководителям.

8) Интеграции и автоматизация

• Связка с HRM/ERP/зарплатой и календарями – единый контур данных.
• API и вебхуки для обмена с внутренними системы.
• Маршруты согласования табелей и корректировок.

9) Контроль операций с данными (базовый уровень)

• Печать, внешние носители, загрузки/выгрузки файлов – журналирование и ограничения.
• Настраиваемые политики по отделам и ролям.
• Уведомления ответственным при нарушениях.

10) Роли, доступы, хранение данных

• Разграничение прав: руководители видят только свои команды.
• Шифрование, сроки хранения, аудиты действий администраторов.
• Соответствие внутренним политикам безопасности.

Критерии выбора системы учета рабочего времени

Рынок СУРВ сегодня разнообразный: десятки решений с похожими описаниями и разными возможностями. Чтобы не ошибиться с выбором и не вложиться в систему, которая окажется неудобной или сырой, стоит заранее определить ключевые критерии.

1) Уровень детализации и аналитики

Обычные программы фиксируют факт присутствия на рабочем месте. Современные системы делают больше – отделяют продуктивное время от непродуктивного, анализируют вовлеченность и показывают, какие сотрудники реально двигают проекты вперед.

2) Прозрачность командной работы

Хорошая система позволяет увидеть не только личную статистику, но и картину по отделам и проектам. Это помогает выявить лидеров и сотрудников с низкой отдачей, сравнить загрузку и понять, как распределяется время в коллективе.

3) Простота установки и эксплуатации

Сложные системы, требующие мощных серверов и долгой настройки, могут «съесть» больше ресурсов, чем принести пользы. Важно, чтобы внедрение проходило быстро, а интерфейс был понятным – это экономит время ИТ-отдела и снижает сопротивление пользователей.

4) Масштабируемость

Решение должно легко расширяться вместе с ростом бизнеса. Система, которая без проблем обслуживает 20–30 человек, может оказаться недостаточной для компании с тысячей сотрудников. Поэтому заранее стоит смотреть, насколько продукт рассчитан на крупные команды и распределенные офисы.

5) Интеграции и гибкость настроек

Полезно, если СУРВ интегрируется с другими системами – ERP, CRM, кадровыми модулями. Это снимает лишние дубли операций и позволяет руководителю получать сквозную аналитику.

6) Безопасность данных

Так как система работает с чувствительной информацией, важно проверить, как организовано хранение и доступ. Нужна поддержка разграничения прав, шифрование, защита от несанкционированного доступа.

СКУД: система контроля и управления доступом

Если СУРВ отвечает на вопрос «Чем сотрудник занят на рабочем месте?», то СКУД (система контроля и управления доступом) решает задачу «Кто и когда вообще имеет право попасть в офис или на объект».

Где используется СКУД

• корпоративные офисы, где важно фиксировать время прихода и ухода сотрудников;
• промышленные предприятия, где есть зоны с повышенными требованиями к безопасности;
• отдельные помещения с ограниченным доступом – архивы, серверные, лаборатории.

Технологии, которые лежат в основе

• турникеты и электронные замки;
• пластиковые или магнитные карты с уникальным идентификатором;
• биометрические методы – отпечатки пальцев, сканирование сетчатки глаза, распознавание лица или голоса.

Отличие от СУРВ

Если система учета рабочего времени больше связана с аналитикой и продуктивностью, то СКУД акцентирована на физической безопасности и контроле доступа. Но вместе они образуют единый комплекс: и учет рабочего времени, и защита корпоративной инфраструктуры.

Как внедряются системы учета и контроля

Любая система контроля – это не только программа на компьютере, но и целый комплекс технических и организационных шагов.

Этап 1. Подготовка инфраструктуры

• Прокладываются кабели, монтируются замки, турникеты, считыватели.
• Проверяется готовность серверов и рабочих станций для установки программного обеспечения.

Этап 2. Установка и настройка ПО

• На центральный ПК или сервер ставится программа, которая собирает и хранит все данные.
• Администратор задает правила: какие события фиксировать, что считается нарушением, какие отчеты нужны руководителям.

Этап 3. Настройка отчетности

• Формируются дашборды и шаблоны отчетов для разных ролей: HR, руководителей отделов, службы безопасности.
• Устанавливаются права доступа – кто видит общую статистику, а кто только свою команду.

Этап 4. Тестовый запуск

• Сначала система работает в ограниченном режиме. Руководители проверяют корректность данных, сравнивают с фактической картиной.
• Вносятся корректировки, после чего контроль распространяется на весь коллектив.

Этап 5. Полноценная эксплуатация

• Компания получает доступ к полным данным.
• Отчеты начинают автоматически формироваться и поступать ответственным лицам.

Польза для руководителя и бизнеса

Когда у компании появляется система учета рабочего времени, у руководства наконец появляется объективная картина того, что происходит внутри команды. Это не мнение или отчет, написанный лично сотрудником, а точные цифры и факты.

Что получает руководитель

1. Прозрачность рабочего дня. Видно, во сколько человек пришел, когда ушел, сколько реально времени посвятил задачам, а сколько – отвлекался.
2. Баланс нагрузки. Если кто-то перегружен, а у другого свободные часы, это выявляется сразу. Это помогает перераспределять задачи и избегать выгорания.
3. Кадровая аналитика. Руководитель понимает, где не хватает людей, а где наоборот – штат избыточен. Решения о найме или оптимизации перестают быть интуитивными.
4. Дисциплина. Когда сотрудники знают, что данные собираются и доступны для анализа, снижается количество опозданий, прогулы становятся редкостью.

В итоге компания не просто контролирует сотрудников, а повышает эффективность работы и делает процессы управляемыми.

Преимущества СУРВ и СКУД

Системы учета рабочего времени и контроля доступа ценны именно в комплексе. Вместе они дают бизнесу не только аналитику по эффективности, но и защищают инфраструктуру.

Ключевые преимущества

• Исключение человеческого фактора. Табели больше не зависят от того, насколько ответственно их заполнил сотрудник. Вся информация фиксируется автоматически.
• Работа 24/7. Система контролирует сотрудников и доступ в офис постоянно, без выходных и отпусков.
• Совмещение функций. В одном комплексе объединяются учет времени, контроль посещений, видеонаблюдение и ограничение доступа в помещения.
• Данные для управленческих решений. Руководство получает точные показатели, которые помогают принимать решения о найме, перераспределении задач и оптимизации расходов.

По сути, внедрение СУРВ и СКУД создает единый контур контроля и безопасности: понятно, кто находится на объекте, сколько времени работает и насколько продуктивно использует рабочие часы.

«Стахановец»: сочетание СУРВ и DLP-системы

«Стахановец» – это система контроля учета рабочего времени в связке с DLP. То есть одновременно фиксируется, как сотрудники работают за ПК, и контролируются действия, связанные с данными. Для ИТ-руководителя это удобный формат: один продукт закрывает задачи учета времени и защиты информации.

Что делает «Стахановец» особенным

• Запатентованная аналитика – поведение сотрудников оценивается по 40+ параметрам, результаты собираются в наглядные отчеты.
• Точная геолокация удаленных сотрудников – локация определяется даже при включенном VPN.
• «Клавиатурный почерк» – технология, которая помогает выявлять признаки алкогольного или наркотического опьянения.
• Контроль поиска новой работы – видно посещение сайтов вакансий и активность, связанную с рассылкой резюме.
• Мониторинг коммуникаций – мессенджеры и почта: текст, голос, вложения; при необходимости – уведомления по событиям.
• Интернет-активность – запросы в поисковых системах, посещение нежелательных сайтов, категории доменов.
• Экранные события – онлайн-просмотр выбранного монитора, запись видео с экрана для разбора инцидентов.
• Защита визуальной информации – предотвращение фотографирования экрана с ценными данными.
• Маркировка скриншотов – незаметные метки для идентификации источника при утечке.

Базовые функции учета времени внутри продукта

• Учет начала и завершения рабочего дня, фактических часов и перерывов.
• Отчеты по продуктивности: время в приложениях, встречи, звонки, сообщения.
• Сопоставление показателей по отделам и ролям.

Совместимость и масштаб

• Поддерживаемые ОС: Windows, Linux, Mac.
• СУБД: MS SQL, MySQL, PostgreSQL.
• Масштаб: 20 000+ пользователей без потери управляемости.
• Версии для разных ролей: HR, служба безопасности, руководители.

Учет рабочего времени как часть DLP: пример «СерчИнформ КИБ»

Часто контроль рабочего времени воспринимается только как инструмент для поиска тех, кто отвлекается и не выполняет задачи. Но в действительности это еще и важный механизм информационной безопасности. Большинство инцидентов связано с человеческим фактором – утечки данных, попытки взломов, подделка документов. Именно поэтому в современных DLP-системах все чаще появляется модуль учета рабочего времени.

Как это реализовано в «СерчИнформ КИБ»

«СерчИнформ КИБ» – это DLP-система, которая анализирует корпоративные коммуникации: почту, мессенджеры, обмен файлами. В ее составе есть и аналитика рабочего времени.

• Данные фиксируются в виде журнала: какие приложения запускались, какие сайты посещались, сколько часов реально отработано.
• Система работает незаметно для сотрудника, информация собирается прямо с его рабочей станции.
• В связке со СКУД создается единый контур: виден не только физический доступ, но и реальное время работы за компьютером.

Что позволяет модуль рабочего времени

1. Контролировать соблюдение графика. Фиксируются начало и конец рабочего дня, задержки, ранние уходы. Аномалии (например, ночное подключение к рабочему компьютеру) сразу заметны и требуют проверки.
2. Анализировать активность. Учитываются движения мыши и клавиатуры, видно, сколько времени сотрудник реально работал, а сколько – тратил на перекуры или отвлечения.
3. Расследовать инциденты. При необходимости можно понять, где находился сотрудник, какие действия выполнял и почему нарушил привычный режим.
4. Выявлять непродуктивную работу. Система показывает, сколько часов ушло на задачи, а сколько – на сторонние сайты и сервисы. Например, активность на сервисах преобразования PDF или в графическом редакторе может сигнализировать о подделке документов.
5. Снижать риски утечек. Подозрительные процессы или сторонние программы сразу попадают в отчет, что позволяет быстро отреагировать.

Итог: встраивание учета рабочего времени в DLP-системы решает сразу две задачи. С одной стороны, это дисциплина и контроль соблюдения трудовых норм, с другой – профилактика инцидентов информационной безопасности. Для бизнеса это означает снижение рисков и рост рентабельности.

Почему учет рабочего времени – стратегическая необходимость

Сегодня уже недостаточно полагаться на совесть сотрудников или надеяться на устные договоренности. Когда речь идет о десятки и сотнях людей, только система учета рабочего времени позволяет руководителю видеть реальную картину.

Почему это стратегически важно

• Продуктивность. Без прозрачного учета компания теряет часы, дни и даже недели рабочего времени. В пересчете на деньги это оборачивается существенными потерями.
• Дисциплина. Четкие правила и контроль снижают количество опозданий, ранних уходов и необоснованных перерывов.
• Безопасность. В связке с DLP и СКУД учет времени становится еще и инструментом предотвращения инцидентов.
• Рынок растет. По прогнозам, мировой рынок подобных решений в ближайшие годы превысит миллиард долларов. Компании по всему миру делают ставку на цифровой контроль и аналитику.