Подготовка к проверке Роскомнадзора: как избежать неприятных сюрпризов

Когда речь идет о проверках Роскомнадзора, многие думают, что это касается только крупных корпораций. Однако, на самом деле, проверка может коснуться любого бизнеса, который работает с персональными данными. Даже если вы владелец небольшого магазина или фрилансер, у вас все равно могут возникнуть вопросы, если на сайте есть форма для сбора данных: ФИО, телефон, e-mail – все это требует соответствующего подхода.

Под контроль Роскомнадзора попадают:

• все компании, которые обрабатывают персональные данные;
• ИП и самозанятые, если они занимаются обработкой данных (например, ведут базы клиентов или сотрудников).

Существует миф, что проверки Роскомнадзора касаются только тех, кто зарегистрирован как оператор персональных данных, но на самом деле это не так. Если у вас есть даже маленькая форма для сбора данных на сайте, это уже повод для проверки.

Как работает риск-ориентированный подход в 2025 году

С 2025 года Роскомнадзор усиливает контроль за соблюдением требований по обработке персональных данных с помощью риск-ориентированного подхода. Это означает, что компании с более высокими рисками для обработки данных, например, с большими объемами информации, будут проверяться чаще. Такие организации попадают в категории высокого и значительного риска, что увеличивает частоту проверок.

Пример:

• Высокий и значительный риск – проверки могут быть ежегодными, так как обработка большого объема данных имеет большее значение для безопасности.
• Средний и низкий риск – проверки происходят реже, но это не повод расслабляться, потому что инспекторы все равно могут прийти.

Роскомнадзор – проверки 2025: плановые, внеплановые и профилактические

Когда говорят о проверках Роскомнадзора, стоит понимать, что существует несколько видов проверок. Все они различаются по цели, по частоте проведения и по тому, кто будет их проводить. Каждому виду проверки нужно готовиться по-своему, и важно понимать, какие из них могут прийти именно к вам.

Плановые проверки

Плановые проверки Роскомнадзора проводятся с заранее установленным графиком. Обычно такие проверки касаются организаций с высоким риском, где персональные данные играют ключевую роль. Но стоит отметить, что в 2025 году ситуация изменилась: плановые проверки в целом отменены до 2030 года для компаний, не относящихся к высокому или чрезвычайно высокому риску. Это может немного расслабить, но только если вы точно уверены, что ваша деятельность не представляет большой угрозы для обработки персональных данных.

Внеплановые проверки

Такие проверки проводятся по разным причинам. Чаще всего они инициируются на основании жалоб от физических лиц или же после обнаружения утечек данных или нарушений. Инспекторы могут прийти на вашу организацию, если они получат информацию о том, что ваши действия не соответствуют законодательству о персональных данных. Важно помнить, что Рокомнадзор предупреждает об внеплановых проверках за 24 часа, так что времени на подготовку остается немного.

Профилактические визиты

Это своего рода консультация для бизнеса, проводимая Роскомнадзором. Цель визита – не штрафовать, а помочь компаниям лучше понять, как нужно работать с персональными данными. Инспекторы могут прийти в компанию или провести видеоконференцию для разъяснений. Важно помнить, что это не проверка в полном смысле слова, и в случае выявления нарушений, штрафы не налагаются. Однако если нарушения не будут исправлены, инспекторы могут выдать предписание для их устранения. Лучше воспользоваться таким визитом, чтобы заранее выявить слабые места и устранить их.

Что проверяет Роскомнадзор: ключевые моменты и основные требования

При подготовке к проверке Роскомнадзора важно понимать, что именно будет проверяться. В первую очередь инспекторы заинтересованы в том, как ваша компания обрабатывает персональные данные. Это включает не только правильность документации, но и реальную практику работы с данными. Все эти моменты проверяются для того, чтобы убедиться, что ваша деятельность соответствует требованиям Федерального закона 152-ФЗ о персональных данных.

Что важно для Роскомнадзора?

1. Документы по обработке персональных данных
   

   Роскомнадзор проверит, есть ли у вас все необходимые документы, регулирующие обработку персональных данных:

   • политика в отношении персональных данных;
   • положение об обработке ПДн;
   • приказы о назначении ответственного за обработку данных;
   • журналы уничтожения данных и акты уничтожения.

   Если этих документов нет или они не соответствуют требованиям, инспекторы могут попросить их предоставить или скорректировать.

2. Согласия на обработку данных
   

   Каждая компания должна получить согласие субъектов данных на их обработку, особенно если это касается чувствительных данных, таких как здоровье, биометрия или информация о религиозных взглядах. Роскомнадзор проверит, правильно ли оформлены такие согласия. К примеру, согласие на обработку персональных данных должно быть отдельным документом, а не частью других соглашений.

3. Соответствие требованиям безопасности
   

   Проверяется, как защищены персональные данные в вашей компании. Роскомнадзор обращает внимание на меры, которые вы принимаете для обеспечения безопасности данных:

   • хранение данных;
   • защита от утечек информации;
   • уровень доступа сотрудников к данным.

   Инспекторы могут запросить информацию о технике защиты данных и мерах по обеспечению безопасности на всех этапах работы с ними.

4. Проверка сайтов и приложений на соответствие законам
   

   Если ваша компания использует сайт или мобильные приложения для сбора персональных данных, Роскомнадзор проверит, как соблюдаются требования закона.

   • Есть ли на сайте политика по обработке данных?
   • Используются ли cookie-блоки и согласие на использование cookies?
   • Публикуется ли согласие на обработку данных в явном виде для пользователей?

   Если сайт или приложение не соблюдают эти требования, это может стать причиной штрафов.

Как подготовиться к этим проверкам?

1. Убедитесь, что у вас есть все актуальные документы, которые Роскомнадзор может запросить. Положения о персональных данных, согласия на их обработку и акты уничтожения – это минимальный набор.
2. Проверьте, что данные на вашем сайте или в мобильных приложениях обрабатываются в соответствии с требованиями, и что пользователи согласны на обработку их персональных данных.
3. Обновите политику в отношении персональных данных и проверьте, что она опубликована на видном месте на вашем сайте, а также соответствует актуальным законодательным требованиям.

Как провести внутренний аудит и актуализировать документацию для проверки Роскомнадзора

Один из важнейших шагов в подготовке к проверке Роскомнадзора – это внутренний аудит процессов, связанных с обработкой персональных данных. Он позволяет выявить слабые места и ошибки, которые могут привести к штрафам или даже к приостановке деятельности, если не соблюдать законодательные требования. Лучше заранее провести проверку всех своих процессов, чем столкнуться с проблемами на стадии проверки.

Что включает в себя внутренний аудит?

1. Проверка документации по обработке данных
   

   Убедитесь, что все документы, связанные с обработкой персональных данных (например, политика, положения, приказы), актуальны и соответствуют требованиям закона. Важно, чтобы эти документы были на руках и в нужной форме. Например, согласия на обработку данных должны быть получены от всех сотрудников и клиентов, и они должны быть корректно оформлены.

2. Оценка защищенности данных:
   

   Проведите оценку уровня безопасности. Для этого можно использовать специализированные инструменты для анализа систем защиты персональных данных. Сюда входят:

   • защита электронных носителей;
   • хранение бумажных документов с персональными данными в закрытых местах;
   • контроль за доступом сотрудников к этим данным.

   Если в вашей организации нет должных мер безопасности, это будет выявлено при проверке.

3. Анализ процесса обработки данных
   

   Пройдитесь по всем этапам обработки персональных данных в вашей организации. Убедитесь, что все данные собираются, хранятся и передаются с соблюдением всех требований законодательства. Обратите внимание на то,

   • Какие данные собираются?
   • Как они обрабатываются?
   • Какие права имеют субъекты данных?
4. Проверка процессов на сайте и в приложениях
   

   Если ваша организация использует веб-ресурсы для сбора данных, обязательно проведите аудит сайтов и мобильных приложений. Убедитесь, что cookie-баннеры работают правильно, и что согласие на обработку данных предоставляется корректно. Проверьте, что информация о том, как обрабатываются персональные данные, доступна пользователю.

Как подготовиться к проверке Роскомнадзора: шаги для минимизации рисков штрафов

Подготовка к проверке Роскомнадзора – это не просто процесс сбора документов и актуализации внутренних актов, а целая система мер, направленных на минимизацию рисков штрафов и других санкций. Ведь важно не только соответствовать законодательству, но и убедиться, что ваши процессы не содержат пробелов, которые могут привести к последствиям. Приняв правильные меры заранее, вы снизите вероятность проблем при проверке.

Шаг 1. Обновите и актуализируйте документацию

Первое, что должно быть в порядке – это ваши документы по обработке персональных данных. Все положения, политики и приказы должны соответствовать актуальным требованиям ФЗ и другим регламентирующим актам. 

Регулярное обновление документации – это обязательная часть подготовки

• Политика по обработке персональных данных.
• Локальные акты, регулирующие порядок работы с данными.
• Журнал уничтожения данных.

Не забывайте, что документы должны быть оформлены корректно, с учетом всех норм законодательства.

Шаг 2: Обучение сотрудников и назначение ответственных

Одним из основных требований для успешной подготовки к проверке Роскомнадзора является обучение сотрудников, работающих с персональными данными. Все они должны быть ознакомлены с необходимыми локальными актами, политиками и процедурами.

Лучше всего, если у вас есть назначенные ответственные лица за обработку данных

• Ответственные за соблюдение требований законодательства.
• Ответственные за безопасность данных.

Проведите инструктажи и, если нужно, создайте дополнительные процедуры для работы с персональными данными.

Шаг 3. Убедитесь, что все технические меры защиты данных на месте

Для минимизации рисков важно удостовериться, что данные защищены на всех уровнях: от их сбора до уничтожения.

Для этого важно внедрить современные методы защиты

• Использование антивирусных программ.
• Шифрование данных.
• Ограничение доступа к конфиденциальной информации только для определенных сотрудников.

Проверьте, что все ваши системы соответствуют требованиям защиты персональных данных.

Шаг 4. Проведите тестирование вашего сайта и приложений

Если ваша компания использует веб-ресурсы для сбора данных, важно провести тестирование их соответствия законодательным требованиям.

Проверьте

• Есть ли на сайте актуальная политика обработки персональных данных.
• Работает ли cookie-баннер.
• Правильно ли оформлены формы сбора персональных данных.

Заблаговременно устранив потенциальные проблемы на сайте, вы можете избежать вопросов со стороны инспекторов.

Шаг 5. Ожидайте возможную проверку и готовьтесь к ней

Наконец, стоит быть готовым к проверке Роскомнадзора. Лучше заранее знать, какие документы и данные могут запросить инспекторы, а также в каком виде они должны быть представлены. Проверьте, что все требования соблюдены и что у вас есть нужные документы для проверки.

Профилактические визиты Роскомнадзора: зачем они нужны и как подготовиться к ним

Профилактические визиты Роскомнадзора – это важная часть работы контролирующего органа, направленная не только на выявление нарушений, но и на предотвращение проблем до того, как они станут серьезными. Если вы только начали работать с персональными данными или ваша компания была отнесена к категории высокого риска, вам стоит обратить внимание на профилактические визиты.

Эти визиты проводятся для того, чтобы дать компании шанс исправить нарушения до того, как они будут зафиксированы в ходе стандартной проверки Роскомнадзора.

Как подготовиться к профилактическому визиту?

1. Проверьте всю документацию
   

   Убедитесь, что у вас есть все документы, регулирующие обработку персональных данных. Это могут быть: политика по персональным данным, внутренние регламенты, акты об уничтожении данных и другие нормативные акты. Важно, чтобы они были актуальными и соответствовали текущим требованиям закона.

2. Подготовьте вопросы для инспектора
   

   Профилактический визит – это не только проверка, но и возможность получить консультацию. Подготовьте вопросы, касающиеся обработки данных, защиты и соблюдения законодательных требований.
   

   Например:

   • Как правильно оформить согласие на обработку персональных данных?
   • Какие меры безопасности следует внедрить, если компания обрабатывает чувствительные данные?
3. Назначьте ответственного за обработку данных
   

   Важно, чтобы компания имела одного или нескольких ответственных за соблюдение законодательства в области обработки персональных данных. Это лицо должно быть готово встретиться с инспекторами и обсудить все нюансы работы с данными.

4. Проведите инструктаж сотрудников
   

   Обучите сотрудников, которые работают с персональными данными, о правилах их обработки и защиты. Также убедитесь, что они знакомы с внутренними процедурами, связанными с обработкой данных, и готовы предоставить необходимые разъяснения инспекторам.

Как защитить персональные данные: организационные и технические меры

Защита персональных данных – это не просто обязательство по закону, но и основа доверительных отношений с вашими клиентами и сотрудниками. В 2025 году, когда требования по защите данных становятся все строже, важно не только соблюдать правила, но и внедрить надежные меры безопасности, которые помогут избежать штрафов и других проблем при проверке Роскомнадзора.

Давайте разберемся, что именно необходимо сделать, чтобы обеспечить надежную защиту.

Организационные меры защиты данных

1. Назначение ответственного за обработку данных
   

   Важнейшим шагом в обеспечении защиты персональных данных является назначение ответственного лица за их обработку. Этот сотрудник должен быть осведомлен о требованиях законодательства и контролировать все процессы обработки данных. Это поможет вам не только соблюдать требования закона, но и улучшить внутренние процессы защиты.

2. Создание политики обработки данных
   

   Каждый бизнес должен иметь политику обработки персональных данных. В ней должны быть четко прописаны правила обработки данных, цели их использования, а также меры по защите. Важно, чтобы эта политика была доступна для сотрудников и клиентов, а также публиковалась на официальных ресурсах, если вы работаете с данными через сайт.

3. Обучение сотрудников
   

   Важно, чтобы все сотрудники, которые работают с персональными данными, прошли обучение по вопросам их защиты. Это включает в себя инструктаж по правильному обращению с данными, а также понимание того, что их безопасность – это обязанность каждого сотрудника.

Технические меры защиты данных

1. Шифрование данных
   

   Шифрование персональных данных – это основной способ защиты информации в цифровом формате. Все данные, которые передаются через интернет или хранятся в системе, должны быть зашифрованы с использованием современных технологий. Это поможет защитить данные от утечек и несанкционированного доступа.

2. Использование системы контроля доступа
   

   Для обеспечения безопасности необходимо внедрить систему контроля доступа к персональным данным. Это позволит ограничить доступ к данным только тем сотрудникам, которым он действительно необходим. Системы контроля должны фиксировать, кто и когда получил доступ к данным.

3. Антивирусные и антишпионские программы
   

   На всех рабочих местах, где обрабатываются персональные данные, должны быть установлены антивирусные программы и системы защиты от шпионского ПО. Это обеспечит дополнительную защиту данных от внешних угроз, таких как вирусы и вредоносные программы.

4. Регулярное обновление систем безопасности
   

   Обновление программного обеспечения и систем безопасности – это неотъемлемая часть защиты данных. Обновления должны проводиться регулярно, чтобы предотвратить уязвимости и защитить систему от новых угроз.

Ошибки, которые могут привести к штрафам: на что важно обратить внимание при подготовке

Подготовка к проверке Роскомнадзора – это не только соблюдение требований, но и предотвращение распространенных ошибок, которые могут обернуться серьезными штрафами и репутационными потерями. Чтобы избежать проблем, важно знать, на что именно стоит обратить внимание, а какие недочеты могут стать причиной для санкций.

1. Несоответствие документов законодательству

Самая частая ошибка – это отсутствие актуальных документов, связанных с обработкой персональных данных. Например, политика обработки данных, положение о работе с персональными данными и акты уничтожения данных – все эти документы должны быть в полном порядке и соответствовать текущим законодательным требованиям.

Если в процессе проверки Роскомнадзор обнаружит, что ваши документы устарели или не соответствуют нормам 152-ФЗ, вам будут выданы предписания, а в случае их неисполнения – штрафы.

2. Неправильное оформление согласий на обработку данных

Еще одна ошибка, за которую часто штрафуют, – это неправильное оформление согласий на обработку персональных данных. Например, согласие на обработку персональных данных должно быть четким и содержать все обязательные элементы:

• цель обработки данных;
• перечень обрабатываемых данных;
• срок действия согласия.

Инспекторы обращают внимание на эти детали, и если согласие оформлено неправильно, это может привести к штрафам.

3. Отсутствие уведомления Роскомнадзора

Каждая организация, обрабатывающая персональные данные, обязана подавать уведомление в Роскомнадзор. И если это уведомление не подано или не актуализировано (например, при смене ответственного за обработку данных), инспектора могут предъявить претензии и наложить штрафы.

Важно помнить, что уведомление нужно подавать в случае:

• изменений в данных организации;
• изменений в процессе обработки персональных данных.

4. Нарушения в области безопасности данных

Если ваша организация не приняла достаточные меры безопасности для защиты персональных данных, это также может привести к проблемам. 

Например:

• недостаточная защита от утечек данных;
• отсутствие шифрования данных;
• нарушение правил хранения и уничтожения данных.

Роскомнадзор проверяет, как вы обеспечиваете безопасность данных, и если меры защиты окажутся недостаточными, вас могут оштрафовать.

5. Сбор избыточных данных

Когда организация собирает больше данных, чем нужно для выполнения своих задач, это также нарушение.

Пример: если в формах на сайте вы собираете больше данных, чем требуется для оказания услуги или выполнения договора, Роскомнадзор может предъявить претензии.

Избыточность – это не только нарушение законодательства, но и штрафы, которые легко избежать, если правильно прописать в документации, какие данные вы собираете и для чего.

6. Неправильное использование cookies

В случае, если ваш сайт использует cookies для сбора персональных данных пользователей, необходимо, чтобы:

• был установлен cookie-баннер;
• пользователи давали согласие на использование cookies.

Если это не сделано правильно, Роскомнадзор может наложить штрафы за нарушение требований закона о защите персональных данных.

Процедура уведомления Роскомнадзора: что нужно помнить при подаче уведомлений

Подача уведомлений в Роскомнадзор – это обязательный шаг для всех организаций, которые обрабатывают персональные данные. Многие компании забывают обновлять информацию или не подают уведомления вовремя, что может привести к проблемам во время проверки и, как следствие, к штрафам.

Когда нужно подавать уведомление?

1. При изменении данных организации
   

   Если в вашей компании произошли изменения, такие как смена ответственного за обработку данных, изменение юридического адреса или изменений в целях обработки персональных данных, необходимо подать обновленное уведомление в Роскомнадзор. Это обязательный шаг, чтобы избежать недоразумений.

2. При изменении целей обработки данных
   

   Если ваши цели обработки персональных данных изменились, обязательно уведомите Роскомнадзор. Например, если вы начали собирать данные для новых целей, помимо тех, которые были указаны в предыдущем уведомлении, это должно быть зафиксировано.

3. Подача уведомления при запуске обработки данных
   

   При первом сборе и обработке персональных данных вы должны подать уведомление в Роскомнадзор. Это необходимо для того, чтобы стать частью реестра операторов персональных данных.

Как правильно подать уведомление?

Вариант 1. Подача через сайт Роскомнадзора

Уведомление подается онлайн через официальный сайт Роскомнадзора. Вы заполняете форму с основными данными вашей организации, описанием видов обрабатываемых персональных данных и целей их обработки. Важно, чтобы вся информация была точной и актуальной, иначе вам может быть отказано в регистрации или наложен штраф за несоответствие.

Вариант 2. Уведомление о передаче данных за границу

Если вы передаете персональные данные в другие страны, нужно уведомить Роскомнадзор о месте нахождения этих данных. Это важный момент, особенно если вы работаете с зарубежными сервисами или храните данные в иностранных дата-центрах. В таких случаях важно, чтобы передача данных была безопасной и соответствовала требованиям законодательства.

Рекомендации по подаче уведомлений

• Проверяйте, что вся информация в уведомлении актуальна и соответствует действительности.
• Подавать уведомления нужно сразу при начале обработки данных или при изменении условий обработки.
• Убедитесь, что уведомление подано в срок, чтобы избежать санкций.

Как эффективно минимизировать риски при проверке Роскомнадзора: советы и рекомендации

Подготовка к проверке Роскомнадзора – это не только соблюдение законодательства, но и стратегический процесс, направленный на минимизацию рисков, связанных с возможными штрафами, репутационными потерями и неэффективной обработкой персональных данных. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, важно заранее проанализировать свою работу с данными и внедрить необходимые изменения.

1. Регулярно обновляйте свою документацию

Не забывайте о том, что документы по обработке персональных данных должны быть актуальными. Это не просто формальность – актуализация документации помогает избежать множества проблем с проверяющими органами. Проверьте:

• Политику обработки персональных данных.
• Локальные нормативные акты, касающиеся обработки данных.
• Акты уничтожения и процедуры по уничтожению данных.

Если какие-либо документы устарели или не соответствуют реальным процессам, вам нужно будет их исправить до начала проверки.

2. Убедитесь, что ваша система безопасности защищает данные

Один из главных аспектов подготовки – это обеспечение надлежащей безопасности персональных данных. Убедитесь, что:

• Все данные зашифрованы.
• Доступ к данным ограничен только необходимыми сотрудниками.
• В компании внедрены современные системы защиты от утечек данных.

Если ваша компания не приняла должных мер безопасности, это может стать причиной штрафов и других санкций.

3. Подготовьте сотрудников к проверке

Ваша команда должна быть готова к вопросам со стороны инспекторов. Особенно важно, чтобы сотрудники, работающие с персональными данными, были хорошо осведомлены о процессах обработки данных и о требованиях законодательства. Процесс обучения и тестирования на знание этих требований поможет избежать возможных недочетов во время проверки.

4. Привлеките внешнего эксперта для аудита

Если у вас есть сомнения в соответствии процессов обработки данных с законодательными требованиями, хорошей практикой будет привлечь внешнего специалиста. Эксперт проведет независимый аудит и поможет вам устранить потенциальные слабые места в системе защиты персональных данных до того, как придет проверка Роскомнадзора.

5. Контролируйте соответствие сайта и приложений законодательству

Если ваша компания использует веб-ресурсы для сбора персональных данных (например, через формы на сайте), вам нужно удостовериться, что они соответствуют требованиям законодательства:

• Есть ли на сайте политика обработки персональных данных?
• Работает ли cookie-баннер?
• Получают ли пользователи согласие на обработку их данных?

Если ваши сайты или приложения не соответствуют требованиям, это может привести к штрафам и даже к блокировке ресурсов.

6. Внимательно следите за сроками подачи уведомлений

Подайте уведомление в Роскомнадзор в нужный срок – как при начале работы с персональными данными, так и при их изменении. Несоответствие поданных уведомлений действительности – это один из самых распространенных факторов, который вызывает штрафы. Важно регулярно проверять, что вся информация актуальна и соответствует реальным процессам в компании.