Куда уходит рабочее время ваших сотрудников и как направить его в нужное русло

Сколько времени ваши сотрудники реально тратят на работу? У каждого из нас бывают такие дни, когда рабочий день пролетает как один момент, а результат оставляет желать лучшего. Вроде весь день на ногах, а к вечеру кажется, что ничего не сделано. А почему так? Ведь время — наш самый ценный ресурс, и его не вернуть. Так почему бы не научиться использовать его по максимуму?

В этой статье разберемся, как автоматизация учета рабочего времени может сделать вашу команду более продуктивной и помочь устранить ненужных «пожирателей времени».

Почему важно отслеживать, куда уходит время?

Может, вам и не кажется, но ваши сотрудники могут тратить много времени на вещи, которые не имеют отношения к работе. Например, вместо того чтобы работать, они могут «зависать» в социальных сетях, переписываться в мессенджерах, а иногда и заниматься онлайн-шопингом прямо на рабочем месте. Да и мы все знаем, как приятно в течение дня зайти в любимые соцсети или просто поговорить по телефону с друзьями.

Варианты оптимизации рабочего времени

Время — это деньги, а управлять временем — значит управлять продуктивностью. Но как сделать так, чтобы каждый час был на счету? С помощью множества современных решений для автоматизации HR-процессов, которые помогут вам не просто отслеживать рабочее время, а сделать вашу команду максимально продуктивной.

Давайте разберемся, какие инструменты можно использовать, чтобы все работало как часы.

Тайм-трекеры

Тайм-трекеры — это, наверное, самые популярные инструменты для учета рабочего времени. Эти программы фиксируют время начала и окончания работы, перерывы, пики активности и даже простои.

В конце рабочего дня сотрудники получают отчет о своей активности, который может стать отправной точкой для пересмотра рабочих привычек и оптимизации задач.

Для руководителей тайм-трекеры — это шанс увидеть, как эффективно использует время команда, какие участки требуют улучшений, и даже определить, кто заслуживает премии за высокую продуктивность.

Преимущества тайм-трекеров

• Легкость в настройке и внедрении.
• Простой интерфейс и возможность быстрого получения отчетов.
• Прозрачность: руководство может увидеть, как тратится рабочее время.

Но у этого инструмента есть и свои ограничения. Тайм-трекеры обычно не предлагают глубокую аналитику, а функционал часто ограничен стандартным набором данных.

Они фиксируют только «статистику» времени, не анализируя, что конкретно происходит с сотрудниками в процессе работы. А если ваша компания уже использует другие системы, такие как базы данных или решения для кибербезопасности, тайм-трекеры не смогут интегрироваться с ними.

UEBA-системы

Переходим к более продвинутым системам — UEBA (User and Entity Behavior Analytics). Это технологии, которые не просто фиксируют, что делает сотрудник, а анализируют его поведение в динамике. Система следит за действиями сотрудников в реальном времени, выявляя закономерности и отклонения от привычного поведения.

Представьте, что система может заметить, когда сотрудник начинает «выгорать», когда его работа уже не настолько эффективна, или если он переключился на нерабочие задачи. Все это она сделает еще до того, как ситуация выйдет из-под контроля. Так что с помощью UEBA-систем можно не только отслеживать время, но и внедрять превентивные меры для повышения продуктивности.

Что умеют UEBA-системы?

• Сопоставляют действия сотрудника с его предыдущими паттернами поведения.
• Помогают выявить признаки выгорания или неэффективной работы.
• Определяют, насколько вовлечен сотрудник в выполнение задач и проектов.

Эти системы создают реальную картину того, как работает ваш персонал, позволяя вам оперативно вмешиваться, если что-то пошло не так. Это настоящие аналитики для бизнеса, которые не только фиксируют время, но и анализируют каждый шаг сотрудников.

DLP-системы

Теперь поговорим о чем-то более серьезном — DLP-системах. Изначально эти системы создавались для защиты корпоративных данных от утечек. Но их возможности гораздо шире. DLP-системы отлично справляются с задачей мониторинга рабочего времени сотрудников. 

Они отслеживают активность на компьютере в реальном времени, анализируют, какие файлы открываются, и сколько времени сотрудники тратят на работу с документами.

Что могут DLP-системы?

• Следить за активностью сотрудников и временем работы с файлами.
• Предупреждать о рисках утечек данных.
• Мониторить переписку, действия в интернете и активность на ПК.

Минус у DLP-систем в том, что их основной фокус — защита информации. Поэтому для полноценного учета времени и анализа производительности одного DLP будет недостаточно. Это больше решение для тех, кто работает с конфиденциальными данными и хочет защитить свою информацию.

Как автоматизировать учет рабочего времени

Чтобы эффективно управлять временем сотрудников и повысить их продуктивность, нужно не просто фиксировать, когда они пришли и когда ушли, а понимать, как именно используется это время. В этом поможет программа «Стахановец», которая автоматизирует учет рабочего времени и помогает выявить слабые места в работе сотрудников.

«Стахановец» анализирует поведение сотрудников, выделяя продуктивные и непродуктивные моменты. Это инструмент, который позволяет руководителям не только видеть, сколько времени сотрудники провели на рабочих задачах, но и оценить, насколько полезно используется каждое рабочее задание.

Основные возможности «Стахановца»

1. Контроль прихода и ухода сотрудников. Одной из ключевых функций программы является фиксирование времени прихода и ухода сотрудников, а также учет опозданий и прогулов. Все данные записываются в систему, и в конце дня или недели руководители могут быстро получить отчет по каждому сотруднику, что помогает оценить его дисциплину и вовлеченность.
2. Интеграция с системой контроля доступа (СКУД). «Стахановец» можно синхронизировать с СКУД-системой, что дает возможность отслеживать точное время, которое сотрудник потратил на выполнение задач. Например, система будет фиксировать, сколько времени прошло с момента прихода сотрудника в офис до начала его работы за компьютером. Это позволит вам точнее понять, как используется рабочее время и выявить, где происходят задержки.
3. Разделение продуктивного и непродуктивного времени. В «Стахановец» встроена интеллектуальная аналитика, которая помогает отделить продуктивное время от непродуктивного. Программа отслеживает, сколько времени сотрудник тратит на рабочие задачи, а сколько на личные дела, такие как просмотр соцсетей или переписка в мессенджерах. Это дает четкое представление о том, сколько времени реально посвящается работе.
4. Карта рабочего дня. Программа создает детализированный отчет о том, как сотрудник распределяет свое время в течение рабочего дня. Она показывает, сколько времени было потрачено на работу в приложениях, на встречах, в звонках и на документах. Это помогает руководителям понять, какие задачи занимают больше всего времени и где могут быть улучшения.

Дополнительные полезные функции

1. Контроль соблюдения рабочего графика. «Стахановец» позволяет настроить индивидуальные графики для каждого сотрудника, если у них разные рабочие часы или смены. Программа будет отслеживать, насколько сотрудники придерживаются установленного расписания, и автоматически фиксировать все отклонения.
2. Сравнительный анализ продуктивности. Система позволяет сравнивать результаты работы сотрудников, отделов или филиалов. Вы можете увидеть, кто работает наиболее эффективно, а кто имеет проблемы с выполнением задач. Такие данные помогают выявить лучшие практики, которые можно применить в других частях компании, а также заметить слабые места, которые требуют внимания.
3. Мотивация персонала через персональные отчеты. Сотрудники могут иметь доступ к своим личным отчетам о результатах работы. Это позволяет им видеть, как они используют рабочее время, и на какие области стоит обратить внимание для повышения продуктивности. Такая система мотивации помогает сотрудникам быть более вовлеченными в процесс и стремиться к улучшению своих показателей.

Почему «Стахановец» полезен для бизнеса

Автоматизация учета рабочего времени с помощью программы «Стахановец» позволяет решать несколько важных задач. 

• Во-первых, это помогает снизить затраты на управление персоналом, так как все данные собираются автоматически, а не вручную.
• Во-вторых, система позволяет повысить продуктивность команды, так как она предоставляет руководителям точные данные о том, где происходят потери времени. Это дает возможность оперативно вмешиваться и решать возникающие проблемы.

Что еще может предложить «Стахановец»?

• Планирование работы: программа помогает планировать рабочие задачи и отслеживать их выполнение.
• Анализ простоя: система фиксирует все случаи простоя, будь то на рабочем месте или на встречах.
• Поддержка HR-процессов: «Стахановец» помогает в управлении кадровыми вопросами, улучшении системы мотивации и эффективном распределении задач между сотрудниками.

«Стахановец» превращает процесс учета рабочего времени в мощный инструмент для управления персоналом, который помогает повысить продуктивность, снизить затраты и сделать работу компании более организованной.