Контроль рабочего времени сотрудников – ваш главный аргумент в трудовом споре

Увольнение за нарушение трудовой дисциплины – это формальная процедура со сроками, документами и доказательствами. Ниже – что именно считается нарушением ПВТР, на каких основаниях увольнение законно и как шаг-за-шагом пройти процедуру так, чтобы решение устоялwо при проверке или в суде.

Параллельно покажем, как программа учета рабочего времени и инструменты DLP помогают собрать железные доказательства.

Когда увольнение законно: ключевые основания из ТК РФ

Неоднократное неисполнение обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Основание применимо, когда у сотрудника уже есть действующее дисциплинарное взыскание (замечание/выговор) и он снова нарушил обязанности без уважительных причин.

Что фиксировать

– факты невыполнения задач (сроки, поручения, переписка);
– ранее объявленное взыскание и дату его применения.

Прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Прогул – отсутствие без уважительных причин весь рабочий день либо более 4 часов подряд в течение смены. Это – однократное грубое нарушение, позволяющее уволить без «предыдущего» взыскания (при соблюдении процедуры).

Что фиксировать

– акт об отсутствии (время начала/окончания), табель, показания свидетелей, объяснение сотрудника или акт об отказе.

Появление на работе в состоянии опьянения (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Достаточно факта нахождения в рабочее время на территории работодателя/объекта, даже не за своим столом. Нужны доказательства: акт + медосвидетельствоваие (желательно с понятыми).

Разглашение охраняемой законом тайны (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Речь о государственной, коммерческой, служебной и иной тайне, ставшей известной в связи с работой (включая персональные данные других работников). Основание – однократное, но требует корректно оформленного режима тайны и доказательств факта разглашения.

Обязательная процедура: что, в какой последовательности и в какие сроки

1. Фиксация проступка
   Акты, табель, логи систем, скриншоты, показания свидетелей – все складывайте в дело.
2. Письменное объяснение сотрудника
   Работодатель затребует объяснение. У работника – 2 рабочих дня на ответ. Нет объяснения – составляется акт об отказе/непредоставлении и двигаемся дальше.
3. Выбор взыскания с учетом тяжести и обстоятельств
   Для п. 5 ч. 1 ст. 81 обязательно наличие ранее объявленного взыскания (не снятого/не погашенного).
4. Приказ
   Издается приказ о применении взыскания/увольнении.
5. Ознакомление работника с приказом
   В течение 3 рабочих дней под подпись (время отсутствия не считается). Отказ – акт.
6. Сроки
   – применить взыскание (в т. ч. увольнение) нужно не позднее 1месяца с даты обнаружения проступка (не считая отпуск/больничный и время учета мнения профоргана);
   – общий предел – 6 месяцев с даты совршения проступка;
   – если нарушение выявлено по результатам ревизии/аудита – до 2 лет.

Как оцифровать доказательства: контроль рабочего времени сотрудников и DLP

Без объективной картины рабочего времени и активности любая «дисциплинарка» рискует развалиться.

Здесь помогает программный комплекс «Стахановец» – система мониторинга сотрудников с DLP-модулями и аналитикой.

Что именно дает «Стахановец» для юридически грамотной фиксации

1. Начало и окончание смены, опоздания, ранние уходы, прогулы

Система фиксирует, во сколько сотрудник вошел в систему и когда завершил работу. Эти данные формируют реальную картину присутствия на рабочем месте.

Если человек регулярно опаздывает, уходит раньше времени или не выходит в течение дня – это автоматически отражается в отчетах.

Эти данные служат основой для:

• составления актов об отсутствии;
• корректного заполнения табеля учета рабочего времени;
• подготовки объяснительных;
• обоснования увольнения за прогул по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Таким образом, система полностью исключает субъективность – отчет «Стахановца» становится документальным подтверждением факта нарушения ПВТР.

2. Лента активности

Этот инструмент отображает все, что делает сотрудник в течение рабочего дня: какие программы открывает, какие сайты посещает, как долго не проявляет активность. Лента помогает разграничить объективные причины низкой продуктивности (например, высокая загрузка или технические проблемы) от умышленного бездействия или саботажа.

Если специалист систематически игнорирует рабочие задачи или занимается личными делами, лента активности дает руководителю доказательную бaзу для дисциплинарных мер по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение обязанностей).

3. Скриншоты рабочего стола

Система может автоматически делать снимки экрана с заданной периодичностью – от раз в несколько секунд до раз в несколько минут.

Это особенно важно при удаленной работе: скриншоты позволяют увидеть, чем реально занят сотрудник – работает ли он в корпоративных программах или проводит время в соцсетях.

При возникновении конфликта или спора, скриншоты выступают как объективное доказательство, подтверждающее или опровергающее доводы работника.

4. Контроль файловых операций

«Стахановец» отслеживает любые действия с файлами: копирование, удаление, перенос на внешние носители, загрузку на облачные сервисы, копирование в буфер обмена. Это – ключевая функция для компаний, где важно сохранение конфиденциальных данных.

Если сотрудник пытается скопировать служебные документы или клиентскую базу, система фиксирует событие и уведомляет службу безопасности.

Такое нарушение может рассматриваться как разглашение коммерческой тайны и стать основанием для увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

5. Мониторинг почты и мессенджеров

Модуль DLP (Data Loss Prevention) перехватывает текстовые и голосовые сообщения, анализирует вложения и проверяет каналы передачи информации. Он выявляет случаи, когда сотрудники отправляют корпоративные файлы через личную почту или мессенджеры, пересылают клиентские базы или внутренние документы.

Это позволяет предотвратить утечку данных и собрать доказательства в случае, если разглашение уже произошло.

Такие материалы легально использовать при служебных расследованиях и подготовке приказа о дисциплинарном взыскании.

6. Поведенческие метрики

Эта функция анализирует динамику работы с клавиатурой и мышью – скорость набора, ритм, интервалы.

Резкое изменение «клавиатурного почерка» может сигнализировать о нештатных ситуациях:

• состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• стрессовой реакции или панике;
• передаче рабочего места постороннему человеку.

Система формирует автоматические оповещения (алерты) и помогает вовремя инициировать проверку.

Все собранные «Стахановцем» данные – логи, скриншоты, отчеты активности, истории операций – формируют юридически значимую доказательную базу. Она помогает работодателю не только оперативно выявлять нарушения трудовой дисциплины, но и надежно защитить компанию при спорах с сотрудниками или проверках трудовой инспекции.

Чек-лист документов при дисциплинарном увольнении

• акт о проступке (или пакет доказательств: табель, логи, скриншоты, письма);
• запрос объяснений + доказательства вручения/отправки;
• объяснительная работника или акт об отказе/непредоставлении;
• служебная записка/результаты проверки;
• проект приказа (со ссылкой на конкретный подпункт/пункт/часть ст. 81 ТК РФ);
• доказательства соблюдения сроков ст. 193 ТК РФ;
• ознакомление с приказом (подпись или акт).

Кому особенно пригодится «Стахановец»

• IT и безопасность – предотвращение утечек, расследования инцидентов;
• Руководители – аналитика продуктивности и загрузки;
• HR/кадры – объективные поведенческие метрики, программа учета рабочего времени для гибридных/удаленных команд, поддержка адаптации.

Как оформить увольнение правильно, чтобы его не оспорили

Ошибки в оформлении дисциплинарного увольнения – частая причина, по которой суды восстанавливают работников. Чтобы этого не произошло, важно строго соблюдать процедуру и сроки, а также иметь доказательную базу.

1. Фиксируйте каждое нарушение

Любое нарушение ПВТР нужно зафиксировать официально. Подойдут акты, табель, отчеты из программы учета рабочего времени, скриншоты, показания свидетелей. Чем больше доказательств – тем надежнее позиция компании.

Если нарушение выявлено системой мониторинга вроде «Стахановца», обязательно выгрузите отчет с отметками времени и активности. Это станет цифровым доказательством дисциплинарного проступка.

2. Запрашивайте письменное объяснение

Работодатель обязан дать сотруднику 2 рабочих дня на предоставление объяснительной (ст. 193 ТК РФ).

Если ответа нет – составьте акт об отказе или непредоставлении. Без этого документа любое взыскание, включая увольнение, может признаться незаконным.

3. Соблюдайте сроки

Взыскание (в том числе увольнение) нужно применить не позднее одного месяца с момента обнаружения нарушения, не считая больничного, отпуска или времени на согласование с профсоюзом.

Общий срок давности – 6 месяцев с момента совершения проступка, а если нарушение выявлено по результатам ревизии, проверки или аудита – до 2 лет. Нарушите срок – суд восстановит сотрудника автоматически.

4. Проверяйте наличие действующих взысканий

Если увольнение оформляется по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ («неоднократное неисполнение обязанностей»), убедитесь, что у работника есть непогашенное взыскание – замечание или выговор. Если предыдущие взыскания уже сняты или истек срок, оснований для увольнения нет.

5. Подтверждайте прогул правильно

Прогулом считается отсутствие более четырех часов подряд без уважительной причины. Обязательно составьте акт, запросите объяснение и приложите табель учета времени. Если сотрудник работает удаленно – можно использовать данные системы контроля рабочего времени (например, «Стахановец») как доказательство отсутствия активности.

6. Для опьянения – только официальное подтверждение

Если речь идет о появлении в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, обязательно оформите акт в присутствии понятых и направьте сотрудника на медицинское освидетельствование.

Без официального заключения врача уволить по этому основанию нельзя – суд признает увольнение незаконным.

7. Вручайте приказы под подпись

Сотрудника нужно ознакомить с приказом об увольнении в течение трех рабочих дней с момента его издания (не считая отпуск и больничный).

Если он отказывается расписаться – составляйте акт об отказе. Это критически важный документ, подтверждающий, что порядок соблюден.

8. Храните все доказательства

Акты, объяснительные, приказы, отчеты из «Стахановца» – все должно быть подшито в личное дело. При трудовых спорах суды оценивают не только наличие документов, но и их последовательность и корректность оформления.