Как ускорить адаптацию и обучение сотрудников, не перегружая HR и наставников

Если вы владелец бизнеса, HR-менеджер или руководитель отдела, попробуйте ответить на несколько простых вопросов.

• Сколько времени уходит у ваших сотрудников на поиск информации?

• Сколько денег компания тратит на обучение персонала ежегодно?

• Как быстро новые сотрудники адаптируются и начинают работать на полную мощность?

• Как часто опытные сотрудники отвлекаются, объясняя коллегам то, что можно было бы найти в документации?

Если хотя бы на один из этих вопросов у вас нет точного ответа — скорее всего, ваш процесс обучения работает неэффективно.

И это огромная проблема.

Сколько продуктивного рабочего времени уходит на обучение?

Каждый раз, когда сотрудник не знает, как что-то сделать, он тратит рабочее время на поиск решения и изучение базы знаний. В лучшем случае он быстро находит ответ, в худшем — спрашивает коллег, ждет ответа или, что еще хуже, делает ошибку, которую потом придется исправлять.

Вот несколько цифр, которые могут вас удивить – на примере одного крупного розничного бизнеса.

25% рабочего времени уходит на поиск информации, которую можно было бы получить мгновенно. 15% времени HR-отдела занимает ответ на типовые вопросы сотрудников. Сотрудник в среднем делает 20–30 ошибок в месяц из-за недостатка информации. Бизнес теряет миллионы рублей ежегодно из-за времени, потраченного впустую.

И это только одна проблема.

Минусы традиционных методов обучения

Корпоративное обучение обычно строится по одной схеме.

1. Тренинги и курсы. Сотрудники проходят обучение в начале работы и при изменении регламентов.

2. Документация и базы знаний. Все, что нужно знать, записано в инструкциях.

3. Помощь коллег и руководителей. Если что-то неясно, можно спросить у более опытных сотрудников.

К сожалению, эти варианты не всегда работают, а также нередко тянут за собой определенные проблемы.

1. Люди забывают 80% информации через неделю

Это не шутка. По исследованиям Эббингауза, человек забывает 50% информации через день и 80% — через неделю, если не применяет знания на практике.

Сотрудник пришел на тренинг, послушал, что ему рассказали, вышел из кабинета... и забыл.

Спустя месяц ему нужно сделать задачу, о которой рассказывали на обучении. Он лезет в корпоративный портал, скачивает инструкцию, пролистывает — и не находит нужный ответ.

Что он делает? Идет к коллеге и спрашивает.

Все. Ваша инвестиция в обучение только что сгорела.

2. Никто не любит искать информацию

Допустим, в компании есть идеальная база знаний. Все документы, инструкции, чек-листы, регламенты собраны в одном месте.

Но сколько сотрудников действительно туда заходят?

По статистике, 70% сотрудников предпочитают спросить у коллег, чем искать информацию самостоятельно.

Почему? Потому что искать долго и неудобно. Проще написать в общий чат и получить ответ через минуту.

Но когда один сотрудник спрашивает, он тратит время сразу двух людей.

И если у вас сотни сотрудников, то это превращается в постоянный поток отвлечений, который снижает продуктивность компании.

3. Знания внутри компании хаотичны

У каждой компании есть свои процессы, и обычно они документированы плохо.

• Важные инструкции хранятся в разных местах.

• В одном документе написано одно, в другом — другое.

• Многие знания вообще не записаны, а просто передаются «из уст в уста».

Результат?

Разные сотрудники получают разные ответы на один и тот же вопрос.

И это приводит к ошибкам, конфликтам и потере времени.

Инструмент, который все это решает и не будет стоить миллионы

Теперь представьте: в вашей компании появляется умный помощник, который не устает, не раздражается и не тратит время на лишние разговоры.

Он не заменяет людей, а разгружает их, отвечая на стандартные вопросы мгновенно, используя внутреннюю базу знаний компании. Это не просто чат-бот с заготовленными фразами — это полноценный цифровой ассистент, который обучает сотрудников прямо в процессе их работы.

ИИ-ассистент анализирует все доступные корпоративные документы, инструкции, регламенты и отвечает сотрудникам на их вопросы за секунды.

Допустим, новый сотрудник не знает, как оформить командировку. Без ИИ он будет искать нужную инструкцию среди десятков файлов, писать коллегам, отвлекать других сотрудников, тратить время. С ИИ-ассистентом все проще: он пишет в чат «Как оформить командировку?» и сразу получает точный, актуальный ответ со всеми деталями.

ИИ не просто выдает заготовленные шаблоны. Он анализирует запрос, понимает его контекст и адаптирует ответ под ситуацию. Если регламент изменился, он использует актуальные данные, исключая ошибки и неточности.

Он моментально отвечает на вопросы сотрудников. Если кто-то не знает, как оформить документы, получить доступ к системе или отправить отчет, ему не нужно ждать разъяснений от коллег. Все обновления в регламентах учитываются автоматически. Если в компании меняются процессы, ассистент сразу использует новые правила. Обучение сотрудников происходит естественным образом, в процессе работы. Не нужно проводить отдельные тренинги и надеяться, что информация запомнится — сотрудник просто спрашивает, когда это действительно нужно. Больше не требуется загружать HR, бухгалтерию или IT-отдел однотипными вопросами. Специалисты сосредотачиваются на сложных задачах, а не на повторении одной и той же информации. Новички адаптируются быстрее, потому что у них есть мгновенный доступ ко всей необходимой информации. Они не теряются в новых процессах и не боятся задавать вопросы.

ИИ-ассистент уже есть на рынке? ДА!

Все описанные преимущества — это не теория, а реальная возможность, которую уже сейчас можно внедрить в вашу компанию. Отдел разработки программных решений ГЭНДАЛЬФ создал собственного ИИ-ассистента, который обучает сотрудников, отвечает на их вопросы и использует корпоративную базу знаний.

Это интеллектуальная система, которая разгружает внутренние отделы, повышает скорость работы и снижает ошибки. Ассистент интегрируется в корпоративные сервисы и становится незаменимым помощником для сотрудников всех уровней.

Что умеет ИИ-ассистент от ГЭНДАЛЬФ

Это буквально находка для любой компании, так как количество его функций для работы с персоналом удивляет. Давайте перечислим.

Отвечает на вопросы сотрудников по внутренним регламентам, инструкциям и процессам. Снижает нагрузку на HR, бухгалтерию и IT-отдел, решая рутинные вопросы без участия специалистов. Адаптирует новых сотрудников без долгих вводных курсов и необходимости постоянно отвлекать коллег. Поддерживает базы знаний компании, мгновенно находя и выдавая актуальную информацию. Работает без выходных и задержек, обеспечивая поддержку 24/7. Анализирует и обновляет информацию, исключая устаревшие данные и предотвращая ошибки. Интегрируется с корпоративными системами — «1С», Битрикс24, Microsoft Teams и другими платформами.

Как это работает на конкретном примере + интерфейс

Все очень просто и быстро.

1. Вы предоставляете инструкции, регламенты и прочие документы для обучения, которые загружают в базу знаний ИИ-ассистента наши специалисты. На основе этих документов умный помощник будет отвечать на вопросы сотрудников.

2. Сотрудник заходит в базу знаний ассистента через «1С», выбирает модель и задает вопрос в чате.

3. Ассистент предоставляет ответ на основе тех инструкций и документов, которые вы предоставляли ранее.

Чат выглядит так:

Для обеспечения высокой точности и скорости работы мы используем передовые модели искусственного интеллекта:

• OpenAI GPT-4 Turbo

• OpenAI GPT-3.5 Turbo

• Sber Gigachat-Pro

• Claude 3 Opus

• Yandex GPT Pro

• MixtralAI 8x7B

• MixtralAI 8x22B

• Claude 3.5 Sonnet

• OpenAI GPT-4 Omni

Как это изменит работу вашей компании?

• Вопросы решаются за секунды, сотрудники не отвлекают друг друга.

• HR, бухгалтерия и IT-отдел освобождаются от рутинных запросов.

• Новички адаптируются быстрее, избегая ошибок.

• Бизнес экономит миллионы рублей за счет оптимизации времени работы сотрудников.

Именно поэтому мы советуем попробовать внедрять ИИ в процесс работы с персоналом и получать качественнее результаты от их обучения уже в первые дни использования. Будьте на шаг впереди ваших конкурентов – станьте крутым владельцем ИИ-ассистента сегодня!