Как ООО ЧОО «Генерал-1» автоматизировал нестандартные бизнес-процессы в «1С:Бухгалтерии предприятия 8»

Я, Дмитриев Виталий Валерьевич, директор ООО ЧОО «Генерал-1» (Ростов-на-Дону).

Наша компания специализируется на оказании охранных услуг, в том числе предоставляет в аренду своим клиентам различное оборудование и оказывает услуги по обслуживанию данного оборудования. Суть бизнеса заключается в обеспечении охранной деятельности клиентов, а также в бесперебойной работе техники на их объектах. ООО ЧОО «Генерал-1» поддерживает высокий уровень взаимодействия с контрагентами, отслеживает состояние объектов и установленного на них оборудования.

Мы хотели продолжать вести учет в привычной и удобной программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», но при этом создать в ней дополнительные блоки, которые закрыли бы все специфические операционные процессы, не отраженные в типовом функционале. Ранее мы использовали устаревшую версию «1С:Бухгалтерии 7.7», где часть учета велась вручную или в сторонних системах, что приводило к ошибкам, дублированию данных и затрудняло аналитику.

Кроме того, отсутствовала полноценная система складского учета и автоматического расчета взаиморасчетов с контрагентами, а интеграция с нашей CRM-системой (в нашем случае — «Мегаплан») не была реализована.

Мы хотели достичь:

• централизованного учета объектов, контрагентов и оборудования;
• автоматизации складских операций и перемещений;
• объединения информации между CRM и «1С» для целостного контроля;
• минимизации ручного труда и повышения точности учета.

Для решения этих задач мы обратились в ГЭНДАЛЬФ. После встречи, оценки объема работ и заключения договора на абонентское обслуживание было составлено техническое задание, и специалисты приступили к реализации проекта.

Что было сделано:

1. Разработка блоков с нуля:
• блок «Мониторинг»: реализованы специализированные справочники для учета объектов, контрагентов и оборудования; настроен механизм автоматического учета взаиморасчетов; разработаны документы, полностью соответствующие нашим бизнес-процессам. Данный блок автоматизирует ключевые бизнес-процессы: оформление договоров аренды и обслуживания, учет контрагентов и объектов (точек контрагента, для которых осуществляется наша охранная деятельность) и автоматический расчет взаиморасчетов.


Рис.1 – Блок-схема документов, разработанных специалистами ГЭНДАЛЬФ, а также их взаимосвязь.

• блок «Склад»: разработана система управления остатками оборудования и его перемещениями между складом и объектами (см. Рис.1). При передаче оборудования на объект формируется документ перемещения, который автоматически списывает товар со склада и отражает его на объекте. Это обеспечило точную информацию о местонахождении оборудования, предотвратило потери и упростило инвентаризацию.
2. Завершена настройка двусторонней интеграции «1С» с CRM-системой «Мегаплан». В настоящее время происходит обмен данными по объектам и клиентам, что позволяет обновлять информацию в обеих системах в реальном времени.
3. Дополнительные доработки: разработка пользовательских документов и проводок, необходимых для специфики учета компании, таких как акты сдачи в аренду оборудования и отчеты, которые позволяют удобно контролировать остатки на складе. Также были созданы отчеты для гибкой финансовой аналитики.
4. Поддержка от команды ГЭНДАЛЬФ: регулярное консультирование, быстрая реакция на запросы, выполнение задач с опережением сроков.

После внедрения удалось добиться следующих результатов:

• учет по объектам, контрагентам и оборудованию ведется в одной системе;
• существенно снижено количество ошибок благодаря автоматизации расчетов и исключению ручного ввода;
• все операции по складу и перемещениям фиксируются и анализируются автоматически;
• отчетность стала прозрачной, управленческие решения принимаются быстрее;
• упростилось взаимодействие между бухгалтерией, складом и CRM;
• сократилось время на обработку первичных документов;
• подготовлена платформа для мобильного доступа и дальнейшей цифровизации.

Благодаря качественным доработкам мы уже получили эффективный инструмент для управления организацией, полностью соответствующий нашим бизнес-задачам. А в будущем еще планируем реализовать синхронизацию взаиморасчетов мобильного приложения с «1С».