Как не переплачивать при покупке «1С»: подробный разбор для бизнеса + кейсы

Решили купить «1С», но не понимаете, с чего начать? Ситуация, скажем, очень распространенная. Когда впервые сталкиваешься с этим вопросом, кажется, что разобраться во всех лицензиях, платформах и конфигурациях нереально.

Не переживайте. В этой статье мы вместе разберемся, как выбрать правильное решение, не потратить лишнего и не попасть в ловушку скрытых затрат.

Что именно вы покупаете

«1С» – это не просто программа, а целый конструктор. В нем есть две главные части: платформа (то, на чем работает система) и конфигурация (то, с чем будут работать сотрудники). Без платформы никакая конфигурация не запустится, а сама по себе платформа нужна только программистам, которые собирают что-то свое.

Большинство компаний покупают готовое коробочное решение, где уже есть и платформа, и конфигурация. Но если у вас специфические требования, может понадобиться покупка этих компонентов по отдельности.

Например, если вам нужно автоматизировать склад и вы выбрали «1С:Управление торговлей», то придется учитывать не только саму программу, но и платформу, на которой она будет работать. А если сотрудников несколько, то и лицензии для всех.

Типовая или отраслевая конфигурация: в чем разница?

У «1С» есть два типа решений: типовые и отраслевые.

Типовые – это универсальные программы, которые подходят большинству бизнесов. Они включают основные функции для бухгалтерии, торговли, складского учета и производства. Но они же и самые «тяжелые» – в них много всего, что может быть вам не нужно.

Отраслевые – это версии, которые делают партнеры «1С». Они берут типовое решение, убирают лишнее, добавляют нужные отчеты, документы и дорабатывают систему под определенную сферу.

Основные и самые популярные конфигурации

Среди типовых и отраслевых решений есть несколько самых востребованных:

• «1С:Бухгалтерия» – для бухгалтерского учета.
• «1С:Зарплата и управление персоналом» – для расчета зарплаты и кадрового учета.
• «1С:Управление торговлей» – для автоматизации торговли.
• «1С:Розница» – для управления магазинами и торговыми сетями.
• «1С:Документооборот» – для управления документами.
• 1С:ERP – для комплексного управления бизнесом.
• «1С:Комплексная автоматизация» – универсальное решение для управления финансами, продажами, закупками и складом.
• «1С:Корпорация» – для крупных холдингов с филиалами.

Давайте разберем, в чем особенности каждой программы.

Типовые решения «1С»: универсальные программы для бизнеса

Типовые конфигурации «1С» подходят для любых компаний. Их можно использовать «из коробки» или доработать под свои задачи.

• «1С:Бухгалтерия». Программа для ведения бухгалтерского и налогового учета. Позволяет формировать отчетность, рассчитывать налоги, работать с кассами и банками. Используется в компаниях любого масштаба – от ИП до крупных предприятий.
• «1С:Зарплата и управление персоналом». Позволяет вести кадровый учет, рассчитывать зарплату, налоги и страховые взносы. Поддерживает сложные графики работы, отпуска, больничные. Особенно актуальна для компаний с большим штатом сотрудников.
• «1С:Управление торговлей». Автоматизирует продажи, закупки, складской учет, взаимодействие с поставщиками и клиентами. Используется как в оптовой, так и в розничной торговле.
• «1С:Розница». Специально для магазинов и торговых сетей. Позволяет управлять ассортиментом, скидками, бонусными программами, кассовым оборудованием.
• «1С:Управление нашей фирмой». Комплексное решение для малого и среднего бизнеса. Подходит для управления финансами, торговлей, производством, услугами.
• «1С:Документооборот». Система для управления документами: от обработки входящей корреспонденции до согласования договоров и контроля сроков.
• 1С:ERP. Полноценная система управления ресурсами предприятия. Включает модули для работы с финансами, складом, производством, персоналом. Используется в крупных компаниях.
• «1С:Комплексная автоматизация». Объединяет возможности «1С:Бухгалтерии», «1С:ЗУП», «1С:Управления торговлей» в одном решении. Подходит для компаний среднего и крупного бизнеса, которым нужна комплексная автоматизация.
• «1С:Корпорация». Предназначена для холдингов и крупных предприятий с филиальной структурой. Позволяет централизованно управлять финансами, закупками, продажами, персоналом.

Отраслевые решения «1С»: когда стандартные программы не подходят

Типовые конфигурации хороши, но иногда они не закрывают все потребности бизнеса. В этом случае лучше выбрать отраслевые решения – они уже адаптированы под конкретные сферы деятельности.

Примеры отраслевых программ:

• «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» – для аграрного сектора.
• «1С:Общепит» – для ресторанов и кафе.
• «1С:Салон красоты» – для индустрии красоты.
• «1С:Управление автотранспортом» – для логистики и перевозок.
• «1С:ЖКХ» – для управляющих компаний и ТСЖ.
• «1С:Медицина» – для клиник и больниц.

Преимущество отраслевых решений в том, что они уже содержат нужные отчеты, документы и бизнес-процессы, поэтому внедрение обходится дешевле, чем доработка типовых конфигураций.

Если выбираете отраслевое решение, важно понимать, что на сайте вы увидите только его цену, но вам все равно придется отдельно докупать платформу. Многие об этом забывают и в итоге сильно удивляются, когда финальная сумма оказывается вдвое больше.

Еще один момент – доработки. Типовые решения почти всегда требуют адаптации под ваш бизнес, а значит, вам придется дополнительно платить за настройку. Отраслевые версии обычно уже содержат нужный функционал, так что внедрение проходит быстрее и дешевле.

Какие бывают версии «1С»

Конфигурации «1С» выпускаются в трех версиях: Базовая, ПРОФ и КОРП.

• Базовая – для небольших компаний. Ограничена одним пользователем, не поддерживает сетевую работу, нельзя модифицировать программу.
• ПРОФ – для среднего бизнеса. Позволяет вести учет нескольких организаций, поддерживает работу нескольких пользователей и модификацию программы.
• КОРП – для крупных компаний. Включает расширенный функционал, поддержку обособленных подразделений, сложный кадровый и финансовый учет.

Если у вас небольшая фирма, базовой версии может быть достаточно. Если компания активно развивается и требуется многопользовательский доступ, лучше выбрать ПРОФ. Если у вас сложная структура, филиалы и много сотрудников – однозначно КОРП.

Обратите внимание

Перед покупкой «1С» можно воспользоваться демоверсией программы, чтобы проверить, подходит ли она под задачи вашего бизнеса.

Это позволяет протестировать функционал, убедиться в удобстве работы и избежать ненужных трат на неподходящее решение.

Заказать доступ

Файловая или серверная версия? Ошибка, которая замедлит работу

Когда вы покупаете «1С», вам предложат два варианта: файловую или серверную версию.

Файловая версия подходит для небольших компаний (до 5 сотрудников). Все данные хранятся в одном файле на компьютере, и если людей немного, проблем не будет.

Но как только пользователей становится больше, работа замедляется. Если несколько человек одновременно вносят изменения, программа начинает «тормозить». Это значит, что вам уже нужна серверная версия, а это дополнительные расходы.

При серверной версии данные хранятся на отдельном сервере, а пользователи работают с ними через сеть. Но для этого потребуется база данных, например, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, Oracle – а это уже отдельная статья расходов.

Лицензии: сколько рабочих мест вам действительно нужно?

«1С» продает лицензии по количеству сотрудников, которые будут работать в системе. Базовая поставка включает одну лицензию, если сотрудников больше – придется покупать дополнительные.

Если вы выбрали серверную версию, понадобится еще и серверная лицензия. Здесь важно сразу просчитать, сколько людей будет работать в «1С» одновременно. Например, если у вас 10 сотрудников, но только 5 из них регулярно заходят в систему, можно обойтись 5 лицензиями.

Также стоит учитывать, что «1С» продает лицензии «пакетами». Можно купить сразу комплект «лицензия + 5 рабочих мест» или отдельно базовую лицензию и нужное количество мест. Иногда это выгоднее, иногда нет – проверяйте оба варианта.

Какой ключ выбрать: электронный или флэш?

Когда вы покупаете «1С», вам дадут «ключ» – это лицензия, которая активирует программу. Есть два варианта.

• Электронный ключ – это код, который вводится при установке. Он дешевле, но если смените компьютер, потребуется активация нового кода.
• Флэш-ключ – это USB-устройство, которое можно переносить с одного компьютера на другой. Он дороже, и если его потеряете, придется платить за замену.

Если работаете на сервере или используете удаленный доступ, флэш-ключ не подойдет.

Дополнительные расходы, которые многие забывают учесть

Помимо покупки «1С», вам, скорее всего, понадобятся дополнительные затраты:

1. Настройка и доработки. Даже если программа кажется готовой, ее почти всегда адаптируют под ваш бизнес.
2. Интеграции. Например, если вам нужно подключить «1С» к сайту, CRM, складу или другой системе, потребуется отдельный модуль и работа программиста.
3. Оборудование. Если у вас старый сервер или компьютеры, возможно, придется обновить «железо», иначе система будет работать медленно.
4. Серверное программное обеспечение. Если выбираете серверную версию, нужно покупать лицензию на SQL-сервер. Это может быть Microsoft SQL Server, PostgreSQL, Oracle – и все они стоят денег.
5. Техническое сопровождение. Если у вас нет своего специалиста, скорее всего, понадобится договор на поддержку «1С».

А может, аренда? Что с облачной версией?

Если не хотите разбираться во всех этих нюансах, есть альтернатива – аренда «1С» в облаке. Вам не нужно думать о серверах, лицензиях и обновлениях, все уже настроено. Вы просто платите абонентскую плату и пользуетесь системой.

Но у этого варианта есть минусы:

• У вас нет полного контроля над данными – все хранится на серверах «1С».
• Доступ к базе данных ограничен, что может создать проблемы с интеграцией.
• Если ваша компания растет, через год аренда может стать дороже, чем покупка.

Этот вариант подойдет для малого бизнеса, который не хочет тратить время на настройку. Но если у вас большая компания, лучше сразу купить программу.

Итог: на что ориентироваться?

Чтобы внедрить «1С» с нуля, вам понадобится:

1. лицензия на платформу и конфигурацию;
2. рабочие места для сотрудников;
3. серверная лицензия (если выбрали серверное решение);
4. интеграции и дополнительные модули;
5. оборудование (если старый сервер не потянет);
6. поддержка специалистов.

Бонус: как не выбросить деньги на ветер при покупке «1С»: два реальных кейса

Покупка «1С» – дело не самое простое. Можно легко переплатить за ненужные лицензии, выбрать неподходящую версию или вообще купить программу, которая вам не подойдет. Чтобы этого не случилось, важно заранее разобраться, что именно вам нужно.

Разберем две реальные истории, когда компании сделали неудачный выбор – и как можно было этого избежать.

Кейс 1. «Нам нужна бухгалтерия!» — а нужна ли?

Компания, занимающаяся грузоперевозками, решила, что пора навести порядок в учете. Директор посоветовался с бухгалтером и пришел к выводу, что нужен «1С:Бухгалтерия». Оформили заказ, установили программу, и… тут начались сюрпризы.

Во-первых, оказалось, что бухгалтерия – это только часть задачи. В компании было несколько водителей, которые выполняли заказы, логисты, которые распределяли грузы, и менеджеры, которые работали с клиентами. Одной бухгалтерией тут явно не обойтись – нужна была система, которая учитывает маршруты, транспорт, загрузку машин, оплату рейсов и расчет зарплаты водителей.

Во-вторых, бухгалтер быстро понял, что работать с этой версией будет неудобно. Например, для учета рейсов и расчетов с водителями приходилось вручную вносить данные в таблицы, а отчеты по топливу вообще не входили в стандартный функционал. Пришлось заказывать доработки у программиста, а это новые расходы и потерянное время.

В итоге через месяц компания поняла, что купила не ту программу. Бухгалтерия, конечно, нужна, но основную часть работы все равно приходилось делать вручную. Пришлось искать другое решение – «1С:Управление автотранспортом», где уже были учтены все эти нюансы.

Как избежать ошибки

Перед покупкой разберитесь, какие именно задачи вам нужно решать. Бухгалтерия важна, но если в бизнесе есть склад, логистика, зарплата, закупки – скорее всего, вам понадобится более комплексное решение.

Кейс 2. Лишний сервер, который никому не нужен

Небольшая сеть кафе решила внедрить «1С» для автоматизации продаж и складского учета. Один из владельцев, который когда-то работал в крупной компании, был уверен, что без серверной версии «1С» не обойтись. Он настоял на покупке лицензии на сервер «1С», чтобы «все было по-взрослому».

Купили сервер, потратили деньги на установку и настройку. Все заработало, но через пару недель выяснилось, что… сервер-то им особо и не нужен! В кафе работало всего пять человек, и вся база данных легко умещалась в обычный файловый вариант «1С».

К тому же часть сотрудников вообще не работала в системе одновременно – официанты принимали заказы через планшеты, а складской учет велся раз в день. В итоге сервер только усложнил жизнь: его нужно было обслуживать, обновлять, да и стоил он немало.

В конце концов, после пары месяцев мучений от сервера отказались и перешли на обычный файловый режим работы. А деньги, которые потратили на ненужное оборудование, уже не вернешь.

Как избежать ошибки

Серверная версия «1С» действительно нужна, но только если в системе одновременно работает много сотрудников. Если у вас небольшой бизнес и в «1С» не сидят десятки человек одновременно, сервер может оказаться просто лишней тратой денег.

Выбор «1С» – это не просто покупка программы, а целый проект. Если подойти к нему с умом, можно существенно сэкономить и избежать неприятных сюрпризов. Главное – заранее продумать все нюансы и не покупать то, что вам не нужно.