Управление закупками в 1С:ERP: полный контроль над снабжением и расходами

Правильная организация закупок — это основа для стабильной работы компании. Если в этом процессе есть проблемы, возникают сбои по всей цепочке: на производстве не хватает сырья, продажи срываются из-за отсутствия товара, а деньги оседают мертвым грузом на складе.

Многие компании управляют закупками вручную или с помощью простых таблиц. Это создает много сложностей: сложно отслеживать все заявки, легко ошибиться в цифрах, сложно контролировать сроки и договоренности с поставщиками.

Система 1С:ERP предлагает встроенный инструмент для автоматизации всего процесса закупок. Этот инструмент помогает систематизировать работу, снизить количество ошибок и получить полный контроль над расходами и поставками.

Зачем автоматизировать управление закупками

Автоматизация нужна для решения конкретных проблем, которые возникают при ручном управлении.

1. Проблемы с запасами

Без точного расчета часто возникает две ситуации: товара на складе нет, когда он нужен, или товара слишком много, и он лежит без движения. В первом случае страдают продажи и производство, во втором — замораживаются деньги.

2. Долгое согласование и отсутствие контроля

Заявки и заказы теряются, долго ходят по инстанциям на согласование. Нет единого места, где виден статус каждого заказа.

3. Сложности в работе с поставщиками

Менеджеру сложно уследить за всеми договоренностями: у кого какие цены, кто когда должен поставить товар, кто из поставщиков задерживает отгрузку.

4. Ошибки в документах и расчетах

При ручном вводе данных в накладных и счетах часто возникают ошибки: в количестве, ценах, сумме. Это приводит к разногласиям с поставщиками и проблемам в учете.

5. Отсутствие аналитики.

Руководству сложно получить точную картину: сколько компания тратит на закупки, как меняются цены, кто из поставщиков самый выгодный, как работают менеджеры.

Главные элементы в системе закупок 1С:ERP

Чтобы автоматизация закупок в 1С:ERP работала, в системе есть два основных вида элементов: справочники (где хранится постоянная информация) и документы (которыми оформляются все операции). Давайте разберем, что к чему.

Справочники: база данных для работы

• Номенклатура. Это главный список всего, что есть в компании: товары, материалы, услуги. Каждой позиции присваивается название, код, единица измерения. Все закупки, продажи и производство ведутся именно по элементам этого справочника.

• Контрагенты (Поставщики). Здесь хранится информация обо всех организациях и людях, которые что-то поставляют компании. У каждого поставщика записаны реквизиты, контакты, история работы. На основе этих данных система ведет учет задолженности.

• Соглашения с поставщиками. По сути, это электронная версия всех договоренностей о закупках. Сюда вносят актуальные цены, сроки поставки, условия оплаты. Когда менеджер создает новый заказ, система автоматически подставляет условия из этого соглашения.

• Схемы обеспечения. Это «правила», по которым система понимает, как именно должна появиться нужная номенклатура — купить у поставщика, произвести самим или перевезти со другого склада. Эти схемы используются для автоматического расчета потребности.

• Виды цен поставщиков. Отдельный справочник для хранения разных типов цен от одного и того же поставщика (оптовая, розничная, специальная). Позволяет отслеживать историю изменения цен.

Документы: как оформляются все действия

• Заказ поставщику. Это основной документ, который запускает процесс закупки. В нем указывается, что, сколько, по какой цене и к какому сроку нужно купить. По этому документу система отслеживает весь цикл: от отправки поставщику до приемки товара.

• Поступление товаров и услуг. Документ, которым фиксируется факт получения товара или услуги от поставщика. На его основе товары приходуются на склад, а в учете появляется задолженность перед поставщиком. Это основа для оплаты.

• Акт о расхождениях. Оформляется, если при приемке товара обнаружились проблемы: пришло меньше, чем в заказе (недостача), пришло больше (излишки) или пришел не тот товар (пересортица). Этот документ — основание для претензии поставщику.

• Возврат товаров поставщику. Если товар нужно вернуть (из-за брака, несоответствия качеству), оформляется этот документ. Он уменьшает остатки на складе и корректирует задолженность перед поставщиком.

Поэтапная автоматизация закупочной деятельности в 1С:ERP

Закупки — это не разовая операция, а непрерывный циклический процесс. Его эффективность напрямую зависит от того, насколько четко выстроена логика на каждом этапе: от выявления потребности до анализа исполнения. В 1С:ERP каждый из этих этапов поддерживается своим набором инструментов, которые обеспечивают сквозную автоматизацию и контроль.

Этап 1. Планирование закупок

Планирование в системе строится на трех взаимосвязанных уровнях, что позволяет соединить стратегические цели с ежедневными задачами.

• Долгосрочное планирование реализуется через подсистему «Бюджетирование». Здесь задаются финансовые лимиты и целевые показатели по статьям затрат.

• Среднесрочное и оперативное планирование выполняется в подсистеме «Планирование». На этом этапе финансовые бюджеты трансформируются в конкретные планы закупок в натуральных величинах (штуках, килограммах). Система может автоматически рассчитать потребность, основываясь на различных источниках:

  • План продаж и производства. Что и в каком объеме нужно произвести или продать.

  • Текущие заказы клиентов. Актуальный спрос, который нужно удовлетворить.

  • Нормативы остатков. Правила поддержания минимального, максимального или страхового запаса на складе.

Ключевой инструмент — «Помощник планирования». Он позволяет централизованно управлять всеми планами: формировать их (вручную или из выявленных дефицитов), пересчитывать при изменении условий, оценивать сбалансированность и обеспеченность ресурсами.

Этап 2. Подготовка и формирование заказов

Как только план закупок сформирован, система помогает перейти к практическим действиям.

1. Автоматическое формирование заказов. С помощью рабочих мест (АРМ) «Формирование заказов по плану» или «Формирование заказов по потребности» менеджер может в несколько кликов создать проекты документов «Заказ поставщику». Система уже учтет текущие остатки, ранее заказанные, но еще непоступившие товары и зарезервированные позиции.

2. Контроль условий работы с поставщиком. При выборе поставщика в заказ автоматически подтягиваются все актуальные условия из соглашения: цены, сроки поставки, график оплаты, минимальная партия. Это исключает человеческие ошибки и гарантирует соблюдение договоренностей. Система позволяет детально настроить контроль.

   • По срокам. Контроль даты обещанной поставки.

   • По финансам. Контроль лимитов задолженности и соблюдения графика платежей.

   • По ценам. Контроль, чтобы цена в заказе не превышала согласованную в соглашении.

Этап 3. Осуществление закупки и учет поступления

На этом этапе фиксируется факт выполнения поставки поставщиком. Основные документы для этого:

• Поступление товаров и услуг. Отражает переход права собственности на товары, их приход на склад и возникновение кредиторской задолженности. На его основе автоматически формируется счет-фактура.

• Поступление услуг и прочих активов. Используется для учета работ и услуг, не требующих оприходования на склад (например, логистические, консультационные).

Система гибко поддерживает сложные, но распространенные на практике сценарии:

• Товары в пути. Учет товаров, право собственности на которые перешло, но физически они еще не прибыли.

• Неотфактурованные поставки. Товары уже на складе, но документы от поставщика еще не получены.

• Расхождения при приемке. Оформление акта о расхождениях, если количество или качество пришедшего товара не соответствует заказу.

• Возврат товаров поставщику. Оформление возврата бракованной или некондиционной номенклатуры.

Этап 4. Завершение обязательств и анализ. Оценка эффективности

Завершающий этап — это подведение итогов и получение аналитики для принятия решений на будущее. 1С:ERP предоставляет целый спектр отчетов, которые дают полную картину по итогам закупки:

• Анализ исполнения. Отчет «Состояние выполнения заказа» показывает, что из заказанного уже поступило, что в пути, а что еще ожидается.

• Контроль расчетов. Ведомость расчетов с поставщиками детализирует кредиторскую задолженность в разрезе договоров, заказов и документов.

• Анализ цен и условий. Отчеты помогают отследить динамику цен конкретного поставщика или сравнить условия у разных поставщиков по одной номенклатуре.

• План-фактный анализ. Сравнение запланированных объемов закупок и затрат с фактическими показателями через подсистему «Бюджетирование».

Итогом этого цикла является не просто закрытая закупка, а структурированная информация для оценки эффективности поставщика, работы менеджера и оптимизации всего процесса снабжения в будущем.

Как работает подсистема управления закупками в 1С:ERP

Для конфигурации рабочих процессов снабжения в системе 1С:ERP предусмотрен отдельный административный раздел. Чтобы начать настройку, необходимо перейти по пути: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки.

В открывшемся интерфейсе все параметры систематизированы в пять тематических групп для последовательной и четкой настройки.

• Соглашения и договоры с поставщиками

• Заказы поставщикам

• Документы закупок

• Статусы документов

• Ретро-бонусы

Качественная настройка этих блоков напрямую влияет на то, насколько точно система будет отражать специфику работы вашей компании с поставщиками.

Подробное описание функционала каждого раздела настроек

Раздел «Соглашения и договоры с поставщиками»

Данный блок отвечает за юридическое и управленческое оформление взаимоотношений. Здесь устанавливается обязательность внесения в систему всех заключаемых договоров, что является основой для корректного учета задолженности и проведения расчетов именно в разрезе договоров.

Одновременно здесь включается опция работы с соглашениями, где фиксируются актуальные коммерческие условия закупок: специальные цены, индивидуальные графики поставки и условия оплаты для каждого поставщика.

Раздел «Заказы поставщикам»

Это центральный блок, определяющий логику формирования и контроля заказов. В нем активируется ведение аналитики по документу «Заказ поставщику», что обеспечивает сквозной мониторинг каждой позиции. Настраиваются инструменты для проведения закупок через коммерческие предложения.

Особое внимание уделяется регламенту закрытия заказа: система может требовать полного выполнения условий по поступлению товаров и услуг или по оплате. Здесь же конфигурируется многоэтапный бизнес-процесс согласования с назначением ответственных лиц за проверку логистических, ценовых и финансовых параметров каждого заказа.

Раздел «Документы закупок»

В этом блоке определяются операционные сценарии приемки. Администратор выбирает, какие схемы поступления будут активны в работе: стандартная приемка, учет товаров в пути, операции на ответственном хранении или работа с неотфактурованными поставками.

Дополнительно задаются правила для планирования оплаты на основе введенных документов, а также подключается возможность оформления корректировок и актов о расхождениях при приемке номенклатуры.

Раздел «Статусы документов»

Данная настройка позволяет внедрить детальный визуальный контроль за движением заказа. Системный администратор может создать и настроить цепочку произвольных статусов (например, «Сформирован», «Согласован», «Передан поставщику», «В пути», «На складе»), которые будут присваиваться документам в процессе работы. Это делает каждый этап обработки наглядным и управляемым.

Раздел «Ретро-бонусы»

Для компаний, участвующих в программах поощрения от поставщиков, этот блок обязателен к настройке. В нем активируется полноценный функционал учета ретро-бонусов: устанавливаются правила их начисления, расчета и отражения в учете. Также определяется процедура согласования операций по списанию полученных бонусов.

Взаимосвязь с другими модулями

Необходимо учитывать, что подсистема «Закупки» тесно связана с другими компонентами 1С:ERP. Ряд смежных настроек располагается в соответствующих разделах. Например, параметры для планирования закупок часто задаются в модуле «Бюджетирование и планирование», а основные правила обеспечения потребностей — в разделе «Склад и доставка».

Анализ закупок в 1С:ERP: виды отчетов и их применение

Работа с закупками — это не только операционная деятельность, но и постоянный анализ. Без понимания общей картины невозможно принимать стратегически верные решения: с кем работать, на каких условиях покупать, как оптимизировать бюджет. Ручной сбор и обработка данных из разрозненных таблиц и документов — трудоемкий и не всегда надежный процесс.

1С:ERP решает эту проблему, предоставляя встроенный аналитический инструментарий. Система автоматически аккумулирует все данные по закупкам и предлагает набор готовых, но гибко настраиваемых отчетов. Они превращают сырые данные в наглядную информацию, на основе которой можно действовать.

Все ключевые отчеты находятся в одном месте: раздел «Закупки» → «Отчеты по закупкам». Рассмотрим самые полезные из них.

1. Отчет «Условия закупок»: Быстрое сравнение предложений

Этот отчет — ваш главный помощник в ежедневной работе. Его задача — моментально сравнить, на каких условиях разные поставщики готовы поставить одну и ту же номенклатуру.

Как это работает?

Вы выбираете нужный товар или группу товаров, период, и система показывает все цены, зарегистрированные в соглашениях с разными поставщиками. Это идеальный инструмент для обоснования выбора поставщика перед согласованием заказа.

Ключевая «фишка» — наглядность через цвет:

• Зеленый. Самая низкая цена на рынке. Самое выгодное предложение.

• Желтый. Оптимальная цена, близкая к лучшей, возможно, с учетом других факторов (надежность, сроки).

• Красный. Цена выше рыночной. Требует особого внимания и объяснений.

2. Отчет «Индекс цен номенклатуры»: понимание рыночного тренда

Если первый отчет — для оперативной работы, то этот — для стратегического управления. Он отвечает на вопрос: «Как в целом меняются цены на рынке на нужные нам товары?».

Суть отчета: Он отсекает привязку к конкретному поставщику и показывает динамику цен в разрезе групп номенклатуры. Например, как менялась средняя цена на «металлопрокат» или «электронные компоненты» за последний квартал или год.

Для чего это нужно руководителю отдела закупок?

• Оценить, насколько успешно команде удается сдерживать рост затрат в условиях меняющегося рынка.

• Увидеть объективную рыночную тенденцию (инфляцию, дефицит) и отделить ее от результатов переговоров с конкретными поставщиками.

• Сделать прогноз бюджета на будущие периоды.

3. Отчет «Индекс цен поставщиков»: оценка эффективности работы с партнерами

Этот отчет — логичное продолжение предыдущего, но с фокусом на партнеров. Он отвечает на вопрос: «Как меняются цены у каждого из наших ключевых поставщиков?».

Это незаменимый инструмент для:

• анализа выполнения поставщиком своих ценовых обещаний;

• объективной оценки эффективности менеджера, который ведет этого поставщика;

• подготовки к переговорам: у вас на руках будут точные данные по динамике цен за долгий период.

4. Отчет «Динамика закупок предприятия»: общая картина в графиках

Этот отчет дает обобщенный, но очень наглядный взгляд на закупочную деятельность компании. Он отвечает на вопросы: «Сколько всего мы закупаем?», «Как меняются наши объемы и расходы?», «Кто наши основные поставщики по сумме?».

Данные представлены в виде графиков и диаграмм, что позволяет мгновенно уловить тренды, сезонность, пики и спады активности.

Как его использовать?

• Контроль общего бюджета закупок.

• Выявление ключевых поставщиков, на которых приходится основная доля затрат.

• Планирование ресурсов и денежного потока на основе исторической динамики.

• Быстрая презентация результатов работы отдела руководству.

5. Отчет «Анализ цен поставщиков»: детальная сверка по конкретной сделке

Этот отчет работает в связке с конкретными документами закупки, такими как «Поступление товаров и услуг». Он предназначен для точечного, постфактум анализа.

Его суть: сравнить цену, по которой фактически был оприходован товар, со всеми другими ценами, которые когда-либо регистрировались у этого поставщика (например, по разным видам цен: оптовая, мелкооптовая, специальная).

Зачем это нужно?

• Убедиться, что в конкретном документе была применена корректная, самая выгодная из доступных цен.

• Проанализировать историю ценообразования по конкретной позиции у поставщика.

• Выявить случаи, когда могла быть применена неверная, завышенная цена.

Перечисленные отчеты в 1С:ERP закрывают все ключевые потребности в аналитике — от оперативного сравнения цен до стратегической оценки рыночных трендов и эффективности работы с поставщиками. Их главные преимущества:

• Автоматизация. Данные собираются системой самостоятельно из всех проведенных документов.

• Актуальность. Вы всегда работаете с самой свежей информацией.

• Наглядность. Цветовая индикация, графики и гибкая детализация (поставщик, номенклатура, период, склад) экономят время на интерпретацию.

• Обоснованность решений. Выбор поставщика, утверждение бюджета, оценка работы сотрудников перестают быть субъективными и начинают опираться на цифры.

Что дает внедрение подсистемы закупок в 1С:ERP

Внедрение этого инструмента в 1С:ERP решает главную задачу — создает единый, управляемый и прозрачный процесс.

Для руководителя

• Контроль над расходами и задолженностью.

• Снижение рисков срыва поставок.

• Возможность анализа эффективности закупок на основе точных данных.

Для менеджера по закупкам

• Избавление от рутины по сбору заявок и вводу данных.

• Инструменты для оперативного контроля за исполнением заказов.

• Централизованная база по поставщикам и ценам.

Для компании в целом

• Снижение затрат за счет оптимизации запасов и выбора выгодных условий.

• Повышение надежности снабжения.

• Основа для планирования и прогнозирования.

Система не принимает решения вместо человека, но предоставляет всю необходимую информацию и освобождает время от рутинных операций для аналитической и стратегической работы.