Ордерная схема документооборота на складе против безордерной: что лучше в 1С:ERP?

Управление складом – это не просто вопрос организации хранения товаров. Это целая система, в которой важно все: от точного учета остатков до оперативности перемещения товаров. Если в вашем бизнесе складские процессы еще выполняются вручную, вы рискуете терять время, деньги и подвергать себя ненужным ошибкам.

Сегодня многие компании сталкиваются с необходимостью автоматизировать эти процессы, чтобы повысить их точность и эффективность. 1С:ERP – это система, которая помогает наладить работу склада, обеспечивая четкий учет товаров, эффективное перемещение и автоматическое управление запасами.

В этой статье мы рассмотрим, как именно она может помочь вашему бизнесу, а также разберем, какие схемы документооборота подойдут для различных типов бизнеса и складов.

Безордерная схема документооборота на складе

Когда речь идет о складском учете, одна из самых простых и распространенных схем – это безордерная схема документооборота. В отличие от более сложной ордерной схемы, в безордерной операции не требуют разделения на несколько этапов операций поступления или отгрузки, что делает ее более быстрой и менее затратной в плане времени и ресурсов.

Преимущества безордерной схемы

• Простота. Поскольку вся информация вносится в систему в одну фазу, не требуется дополнительных проверок или промежуточных этапов.
• Быстрота. Если товар сразу поступает на склад и отправляется клиенту, процесс не затягивается.
• Снижение затрат на персонал. Нет необходимости в дополнительных сотрудников для обработки документов, одним документом регистрируются одновременно финансовые потоки данных и количественные данные по складу, что экономит ресурсы компании.

Однако, как и у любой схемы, есть и недостатки

• Ограничения по масштабам. Когда компания начинает расти, товарооборот растёт, склады увеличиваются, в рамках склада необходимо анализировать остатки с точностью до помещений, стеллажей и т.д.. Безордерная схема уже не так эффективна. В крупных компаниях она может стать причиной ошибок, так как не все операции можно будет отслеживать в реальном времени.
• Отсутствие разделения обязанностей. В таком случае все документы и операции могут попадать к одному сотруднику, что увеличивает риск ошибок и пропусков.

Система 1С:ERP идеально подходит для таких небольших предприятий, где складские операции просты и не требуют дополнительных проверок. Это облегчает работу и позволяет сэкономить время на оформление документов, при этом сохраняя точность учета товаров. Однако, если ваш бизнес растет и склады становятся больше, имеет смысл перейти к более сложной ордерной схеме.

Ордерная схема документооборота на складе

Когда компании начинают расти, а склады становятся большими, с широким ассортиментом товаров и большим количеством операций, ордерная схема документооборота становится незаменимым инструментом.

В отличие от безордерной схемы, где операции происходят сразу, ордерная схема подразумевает разделение процесса на два этапа: сначала оформляется распоряжение (например, накладная или заказ), затем товар перемещается или отгружается с помощью расходного ордера на товары. Это разделение дает больше контроля за процессами и позволяет более точно отслеживать каждый шаг.

Преимущества ордерной схемы

• Точность учета. Все операции фиксируются на нескольких уровнях, что исключает вероятность ошибок и помогает точно отслеживать состояние склада.
• Прозрачность процессов. Благодаря статусам одеров можно увидеть, на каком этапе находится товар, будь то в процессе сборки или отгрузки.
• Большие масштабы. Если у вас несколько складов и большое количество товаров, ордерная схема дает возможность разделить задачи между разными сотрудниками, что улучшает управление и организацию работы.

Но у ордерной схемы есть и свои недостатки

• Увеличение документооборота. На каждом этапе нужно оформить отдельный документ, что увеличивает рабочую нагрузку на сотрудников и требует больше времени.
• Затраты на оборудование рабочих мест. Поскольку каждый этап требует дополнительного контроля, для удобства работы могут понадобиться дополнительные рабочие места на складе.

Для крупных компаний с разветвленной логистикой и большим количеством товарных позиций ордерная схема необходима. В сочетании с адресным хранением и автоматизацией учета, она значительно повышает эффективность работы склада и снижает риски ошибок, которые могут возникнуть при использовании безордерной схемы.

Мобильное рабочее место на складе

После внедрения адресного хранения на складе в системе 1С:ERP, важным шагом в автоматизации процессов становится интеграция мобильного рабочего места кладовщика. Оно значительно упрощает процессы, связанные с размещением и отбором товаров в складских ячейках, а также автоматизирует сканирование штрихкодов товаров и ячеек для подтверждения выполнения операций.

Мобильное рабочее место кладовщика включает следующие ключевые возможности

• создание и выполнение заданий на отбор и размещение товаров в складских ячейках;
• перемещение товаров между ячейками;
• проведение пересчета товаров в процессе инвентаризации;
• организация отгрузки товаров с фильтрацией по складу, помещению, дате отгрузки и статусу;
• проверка товаров перед отправкой.

Интеграция мобильного рабочего места кладовщика с системой 1С:ERP значительно улучшает эффективность складских операций, сокращая время на выполнение задач и уменьшая риск ошибок, что особенно важно для крупных компаний с развитыми складскими логистическими процессами.

Какая схема подойдет вам

Теперь, когда мы разобрали безордерную и ордерную схемы документооборота, давайте подведем итоги и определим, какие из них подойдут именно вам, исходя из особенностей вашего бизнеса.

Плюсы и минусы безордерной схемы

Плюсы:

• Простота. Безордерная схема работает на одном этапе, что упрощает процесс оформления товаров. Все очень быстро – товар поступил, его сразу отгрузили.
• Минимум затрат. Для небольшой компании, где все сотрудники могут заниматься и учетом, и отгрузкой, это идеальный вариант. Нет нужды в дополнительных рабочих местах или сложных процессах.

Минусы:

• Ограничение на масштаб. При увеличении складов и ассортимента товаров, безордерная схема уже не будет такой эффективной. Точность учета может снизиться, а с увеличением объемов работы возрастает риск ошибок.
• Отсутствие контроля. Если товар сразу уходит с склада без дополнительного контроля, легко можно потерять учет или перепутать остатки.

Плюсы и минусы ордерной схемы

Плюсы:

• Контроль на каждом этапе. В ордерной схеме каждый шаг фиксируется. Сначала оформление распоряжений, которые могут быть финансовым документом или заказом, потом – перемещение товара, т.е. сам ордер на товары. Это создает прозрачность процессов и позволяет точно отслеживать каждый товар.
• Подходит для крупных компаний. Если у вас несколько складов или сложная логистика, ордерная схема идеально подходит. Вы можете разделить задачи между сотрудниками, отслеживая, где находится каждый товар.
• Адресное хранение. В сочетании с ордерной схемой в 1С:ERP адресное хранение позволяет эффективно организовать, что упрощает поиск, отбор и размещение товаров.

Минусы:

• Больше документов и этапов. Оформление ордеров требует больше времени и ресурсов. Для крупных компаний это может быть не такой большой проблемой, но для малых и средних предприятий – лишняя нагрузка.
• Необходимость дополнительных рабочих мест. Для того чтобы эффективно работать с ордерной схемой, понадобятся дополнительные сотрудники или рабочие места, что увеличивает затраты.

Как выбрать подходящую схему для вашего бизнеса?

Если у вас небольшая компания с ограниченным количеством товаров и складов, то безордерная схема может быть лучшим выбором. В этом случае система 1С:ERP поможет вам поддерживать точный учет товаров без лишних сложностей.

Если ваш бизнес растет, и вы начинаете работать с несколькими складами, имеете большой ассортимент товаров и хотите улучшить процессы учета, то ордерная схема будет более подходящей. Она позволит вам точно отслеживать все операции, а автоматизация 1С:ERP ускорит процессы и уменьшит количество ошибок.

Итак, выбор между безордерной и ордерной схемой зависит от масштабов вашего бизнеса и уровня сложности складских операций. Если у вас большие склады с определенной топологией и разнообразный ассортимент товаров, ордерная схема будет более эффективной. Если же у вас склады с несложной структурой внутри, то безордерная схема обеспечит нужный уровень контроля с минимальными затратами времени и ресурсов.