Как работает бухгалтерский и налоговый учет в 1С:ERP, «1С:УХ» и других продуктах «1С»

В бухгалтерии каждого крупного предприятия появляется необходимость обрабатывать множество данных, поддерживать точность расчетов и своевременность отчетности. Без автоматизации любые изменения в налоговых или бухгалтерских проводках требуют дополнительных усилий, что увеличивает риск ошибок и требует много времени.

Решения от «1С» позволяют автоматизировать процессы от расчета налогов до подготовки отчетности, при этом обновления системы всегда соответствуют изменениям в законодательстве. Такие инструменты позволяют сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и избежать излишних человеческих ошибок.

Если ваш бизнес включает в себя несколько подразделений или работает в масштабах большого холдинга, вам знакомы все трудности, связанные с ведением учета вручную.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно выбрать и внедрить системы автоматизации, которые обеспечат бесперебойную работу всех процессов и сделают ваш бизнес более гибким и точным.

Типы решений для автоматизации учета: комплексные и отраслевые решения

Когда компании начинают искать решения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, важно понимать, что для крупных предприятий и холдингов существуют два типа систем: комплексные решения и отраслевые решения. Оба типа имеют свои особенности и области применения, в зависимости от потребностей бизнеса.

Комплексные решения

Это системы, которые охватывают все ключевые операционные и учетные контуры компании. К примеру, 1С:ERP включает в себя автоматизацию бухгалтерского учета, налогового учета, финансовой отчетности, управления персоналом, закупками, заказами на производство, этапами производства и других ключевых процессов. Это универсальное решение, которое подходит для крупных компаний, где требуется интеграция всех функций в одном продукте.

Еще одним популярным решением является «1С:Комплексная автоматизация», которая включает в себя:

1. Управление производственными процессами.
2. Ведение бухгалтерского и налогового учета.
3. Управление закупками и складом.
4. Планирование ресурсов и расчет зарплаты.

Эта конфигурация подходит для компаний среднего и крупного бизнеса, которые стремятся к интеграции всех бизнес-процессов в единую информационную систему.

Еще один пример комплексной конфигурации «1С:Управление нашей фирмой». Помогает вести комплексный учёт в небольших компаниях: обычно производственных, но для торговых тоже подходит.

Кроме того, в комплексных решениях важно, что бизнес может подстраивать систему под свои задачи, добавляя необходимые модули. Например, если компания работает с несколькими филиалами, можно настроить централизованный учет с возможностью анализа данных по каждому филиалу.

Отраслевые решения

Отраслевые решения «1С» – это специализированные программные продукты, разработанные для автоматизации бизнес-процессов в конкретных отраслях (медицина, строительство, общепит и др.), которые учитывают их специфику и предлагают готовый набор функций. Эти решения отличаются от универсальных «типовых» решений «1С» более узкой, но глубокой функциональностью для определенных задач. Отраслевых конфигураций много, например, «1С:Салон Красоты», «1С:Общепит», «1С:УАТ», «1С:Полиграфия» и другие.

Они могут быть как дополнением к более универсальным системам, так и отдельными конфигурациями на базе комплексных решений. Например, «1С:ERP Агропромышленный комплекс» представляет собой отдельную отраслевую конфигурацию, которая разрабатывается специально для нужд агропромышленного сектора и решает задачи, характерные для этой отрасли.

Такие решения расширяют функциональность комплексных продуктов, добавляя отраслевые особенности.

Как выбрать между комплексным и отраслевым решением?

Все зависит от специфики бизнеса. Если компания имеет множество процессов и нуждается в автоматизации всех операций, то лучше всего подойдет комплексная система. Если же есть потребность в дополнительной автоматизации узких бизнес-процессов, таких как управление недвижимостью, то стоит рассматривать отраслевые решения как дополнение к основному продукту.

Для крупного холдинга, который занимается несколькими видами бизнеса (производство, управление недвижимостью, финансовое планирование), комплексная система 1С:ERP может стать основной системой для всего учета. В дополнение к ней можно подключить отраслевые решения.

Как выбрать подходящее решение «1С»: ключевые факторы выбора

Выбор подходящей системы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета – это не просто технический процесс. Он напрямую зависит от целей бизнеса и специфики работы компании. При выборе системы нужно учитывать несколько ключевых факторов, чтобы она максимально отвечала потребностям предприятия.

1. Ключевая цель проекта. Каждый проект по внедрению автоматизации начинается с формулировки целей. Важно понимать масштаб бизнеса и конкретные задачи, которые необходимо решить.

   Если цель предприятия — автоматизировать все контуры учета, включая бухгалтерию, налоговый учет, производство, склад и другие процессы, то лучшим выбором станет 1С:ERP, которая охватывает широкий спектр задач и интегрирует все бизнес-процессы в одном решении.

   Если же задача более узкая, например, автоматизация только бухгалтерского и налогового учета для конкретного подразделения без необходимости интеграции с другими бизнес-процессами, то более подходящим решением будет «1С:Управление холдингом» или другое специализированное решение, которое фокусируется на определенных аспектах деятельности.

   Допустим, крупная производственная компания решает автоматизировать только процессы бухгалтерии и налогового учета, но не планирует внедрять сложные модули для управления закупками или складом. В таком случае, решение «1С:Бухгалтерия предприятия» будет отличным вариантом. Оно покрывает только основные потребности в бухгалтерии и налоговом учете, но не перегружает систему лишними функциями.
2. Требования к функциональности. Важно понимать, какие функции действительно необходимы для эффективной работы компании. Например, если нужно ведение оперативного учета, то предпочтительнее будет ERP-система, которая позволяет на высоком уровне отслеживать складские операции, калькулировать себестоимость, вести учет по контрактам и проектам.
   Если ваша компания занимается производством, вам нужно отслеживать не только финансовые потоки, но и учитывать себестоимость продукции, материалы, которые идут в производство, и другие производственные расходы. В таком случае, решения типа или «1С:ERP» или «1С:УНФ» с возможностью детализированного расчета себестоимости будут полезны. В этих системах можно настроить калькуляцию себестоимости до уровня отдельных компонентов продукции, что важно для предприятий, где производство занимает центральное место.
3. Этап обследования и сбор требований. На начальной стадии проекта важно провести обследование всех подразделений компании, чтобы выяснить их потребности. Зачастую бизнес-операции каждого отдела уникальны, и система должна быть гибкой для адаптации под разные бизнес-процессы. Системы «1С» предоставляют возможности для настройки под потребности бизнеса, что важно при внедрении на предприятиях с разнообразными процессами.
   Для крупного холдинга, где каждая дочерняя компания работает в своем бизнес-окружении (например, одна занимается производством, а другая – недвижимостью), обследование поможет выявить специфические потребности каждой из них. На основе этого можно выбрать модульную конфигурацию, где для каждого подразделения будет настроен отдельный блок системы с учетом их задач.
4. Специфика работы с законодательством. Важно, чтобы выбранная система автоматически поддерживала изменения законодательства. Для компаний, которые работают в разных юрисдикциях или с особыми налоговыми режимами, важно, чтобы система была гибкой и легко адаптировалась к изменениям в налоговом законодательстве.
   Компания, работающая с несколькими регионами, сталкивается с различиями в налогообложении. В этом случае система «1С» должна поддерживать все актуальные изменения в расчетах по налогам, таким образом, обеспечивая соответствие законодательству на каждом этапе.
5. Уровень интеграции с другими системами. На крупных предприятиях часто приходится работать с несколькими информационными системами, такими как CRM, складские решения, системы для планирования ресурсов. Важно, чтобы выбранная система могла интегрироваться с ними, что обеспечит бесшовный обмен данными и повысит общую эффективность работы.
   К примеру, компания, которая использует систему для управления складом и хочет интегрировать ее с «1С», должна убедиться, что выбранная система поддерживает такую интеграцию, например, через API или стандартные модули интеграции, чтобы данные из склада сразу поступали в бухгалтерский учет, не требуя ручного ввода.
6. Гибкость системы и возможность расширения. Важно учитывать, что потребности бизнеса могут изменяться, и система должна быть готова к расширению. Например, если в будущем компания решит добавить новые модули или подключить дополнительные решения для другой области деятельности, система должна позволять это без серьезных изменений.
   Для быстрорастущей компании, которая начинает с базовой автоматизации бухгалтерии и налогового учета, но в будущем планирует внедрение модуля для управления персоналом, выбор системы с возможностью расширения функционала будет разумным решением.

Архитектура систем: монолитные vs раздельные контуры

Для крупных предприятий и холдингов выбор архитектуры системы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета – это ключевой момент, который определяет, насколько эффективно будет работать вся структура учета. В таких компаниях, как правило, стоит выбирать между монолитными системами и раздельными контурами, каждый из которых подходит для разных типов бизнеса и задач.

Монолитная архитектура

Это когда вся система учета работает в рамках одного решения. Например, 1С:ERP включает в себя все ключевые элементы: бухгалтерский учет, налоговый учет, управление запасами, закупки и финансовую отчетность.

Преимущества монолита для холдингов и крупных предприятий

• Централизованное управление данными. Все данные из разных подразделений – будь то бухгалтерия, производство или склад – поступают в единую систему, что позволяет избежать проблем с обменом информации между разными программами.
• Упрощение отчетности. Вся информация по налогообложению и бухгалтерии собрана в одном месте, что упрощает подготовку отчетности и сокращает риски ошибок.
• Обслуживание и обновления через единую точку. Монолитная система позволяет поддерживать и обновлять все процессы с одного уровня, что особенно важно для крупных предприятий с множеством подразделений, работающих в разных регионах.

Раздельные контуры

Это когда для разных типов учета используются отдельные системы. Например, налоговый и бухгалтерский учет – в 1С:ERP, а оперативный учет, например, управление производственными процессами или запасами, – в другом решении. Такой подход часто используется в крупных холдингах, где каждое подразделение имеет свои специфические задачи и требования.

Преимущества раздельных контуров для крупных холдингов:

• Гибкость. Холдинги с несколькими дочерними компаниями могут использовать разные системы для разных бизнес-единиц, что позволяет лучше удовлетворять специфические потребности каждого подразделения.
• Отдельные системы для разных задач. Например, для управления запасами и складом можно использовать «1С:Управление торговлей» или 1С:ERP, а для бухгалтерии и налогового учета – «1С:Бухгалтерия предприятия». Это позволяет каждой системе работать по своей специфике и оптимально справляться с поставленными задачами.
• Лучшее управление сложными процессами. Для холдингов, которые управляют несколькими активами и производственными линиями, раздельные контуры дают возможность детально учитывать операции в разных системах, которые затем интегрируются между собой.

Однако, раздельные контуры требуют больше усилий на интеграцию. Необходимо обеспечить стабильный обмен данными между системами, чтобы информация из разных источников корректно поступала в единый формат. Это может потребовать дополнительных настроек и контроля, что в свою очередь увеличивает сложность обслуживания.

Выбор архитектуры для крупного бизнеса зависит от структуры компании и ее целей. Для крупных предприятий и холдингов, которые имеют множество дочерних компаний с различными типами учета, раздельные контуры могут быть более подходящими. В то же время для компании, которая хочет централизовать все процессы в единой системе, будет удобнее выбрать монолитное решение.

План счетов и принцип двойной записи в системах «1С»

Одной из ключевых особенностей систем «1С» для автоматизации бухгалтерского и налогового учета является план счетов и принцип двойной записи, которые позволяют эффективно и точно вести учет на крупных предприятиях и холдингах.

План счетов

Он в «1С» построен таким образом, что для бухгалтерского и налогового учета используется единый план счетов, что существенно упрощает процессы. В отличие от некоторых других систем, где для каждого типа учета используются отдельные планы счетов, в «1С» все записи ведутся в рамках одного списка, с возможностью уточнений. Это упрощает управление данными, минимизирует вероятность ошибок и позволяет бухгалтерии работать с меньшим количеством счетов.

В крупной компании, которая ведет учет по множеству направлений, включая производство, продажи, закупки и финансовый учет, использование единого плана счетов позволяет более гибко управлять данными.

Принцип двойной записи является основой бухгалтерского учета в системах «1С». Каждый документ, будь то операция с товаром, расчет с контрагентом или начисление заработной платы, отражается как по дебету, так и по кредиту. Это обеспечивает правильность расчетов и позволяет контролировать баланс на всех этапах учета. Система автоматически проверяет соответствие дебета и кредита, предотвращая возможные ошибки при введении данных.

Кроме того, системы «1С» поддерживают пользовательские настройки для счетов. Это означает, что если компании нужно добавить новый счет для учета какой-либо специфической операции, она может сделать это самостоятельно, без необходимости вносить изменения в основную конфигурацию. Это дает большое преимущество при внедрении системы в крупном бизнесе, где может возникнуть потребность в уникальных подходах к учету.

План счетов и принцип двойной записи в «1С» обеспечивают точность и прозрачность учета, что крайне важно для крупных предприятий и холдингов, работающих с большими объемами данных и многоуровневыми структурами учета. Эти особенности позволяют минимизировать ошибки и упрощают процессы подготовки отчетности.

Обновления законодательства и поддержка актуальности системы

Для крупных предприятий и холдингов, работающих в условиях постоянных изменений в законодательстве, важным фактором выбора системы автоматизации бухгалтерского и налогового учета является поддержка актуальности данных. «1С» успешно решает эту задачу, регулярно обновляя свои решения в соответствии с последними требованиями законодательства.

Это важно для организаций, которые должны соблюдать налоговое законодательство, вести учет в рамках новых стандартов и изменяющихся правил отчетности.

Как это работает?

«1С» выпускает регулярные обновления, соответствующие изменениям в законодательстве, что помогает предприятиям быть уверенными, что их система всегда актуальна и соответствует новым требованиям. Например, когда изменяются правила расчета НДС, система «1С» обновляет соответствующие формы деклараций и алгоритмы расчета. Эти обновления выходят регулярно и всегда соответствуют актуальным изменениям в законодательстве.

Преимущества для крупных предприятий

• Автоматическое обновление деклараций и отчетности. Это особенно важно для организаций, которые работают в разных юрисдикциях и обязаны следовать изменениям в налоговом законодательстве.
• Минимизация ошибок при расчетах. Все обновления происходят после выхода нового релиза, что исключает риск человеческого фактора при ручном внесении изменений в систему.
• Механизмы настройки и поддержки различных налоговых режимов. Система обеспечивает раздельный учет и формирование данных в соответствии с актуальными законодательными нормами каждого региона, что позволяет поддерживать их корректность и целостность.

Кроме того, «1С» позволяет не только обновлять декларации и формы, но и адаптировать систему под новые формы отчетности. Это особенно важно для крупных предприятий, где отчетность может включать множество данных, а ее изменение требует серьезных усилий.

Обновление законодательства и настройка системы в реальном времени помогают холдингам не только соблюдать требования налоговых органов, но и снижать риски штрафов и санкций за несоответствие требованиям. Также это освобождает сотрудников от необходимости постоянно следить за новыми изменениями в законодательстве.

Интеграция оперативного и регламентированного учета в ERP

Для крупных предприятий и холдингов важным аспектом автоматизации является интеграция оперативного и регламентированного учета. Это позволяет не только снизить затраты на поддержание нескольких учетных систем, но и повысить точность данных, а также упростить процессы подготовки отчетности.

В 1С:ERP оперативный учет и регламентированный учет работают на основе единой базы данных, что обеспечивает постоянный обмен информацией между ними. Этот подход позволяет не только учитывать текущие данные в режиме реального времени, но и автоматически отражать их в бухгалтерии и налоговом учете, что особенно важно для крупных компаний с большим объемом операций.

Интеграция в реальном времени позволяет предприятиям быстро реагировать на изменения, такие как колебания цен, новые налоговые требования или изменения в операциях. Это снижает время, которое обычно требуется для переноса данных из одной системы в другую, и ускоряет процесс подготовки отчетности.

Гибкость в изменении документов и контроле за проводками

Для крупных предприятий и холдингов, работающих с большими объемами данных и сложными бизнес-процессами, возможность гибко изменять документы и контролировать проводки – это не просто удобство, а важная часть эффективного функционирования бухгалтерского и налогового учета.

В «1С» реализована возможность изменять документы даже после их первоначального проведения, что позволяет не только оперативно исправлять ошибки, но и гибко адаптировать данные в соответствии с меняющимися условиями. Это особенно важно в крупных организациях, где на каждом этапе учета могут возникать корректировки, связанные с динамичными процессами в бизнесе.

Преимущества для крупных предприятий

• Гибкость в изменении данных. В «1С» можно изменять документы и перепроводить их в случае необходимости, что важно для компаний, которые работают с большими объемами операций. Например, если данные по материалам были введены с ошибкой или изменилась стоимость поставки, можно сразу скорректировать проводки и избежать недостоверных данных в отчетах.
• Контроль за проводками. При изменении документа система автоматически контролирует правильность проводок и не даст провести документ, если есть несоответствия в дебете и кредите. Это гарантирует точность расчетов и предотвращает возможные ошибки на этапе формирования бухгалтерских проводки.
• Аудиторский след. Важной особенностью системы является фиксация всех изменений, включая кто и когда вносил корректировки в документы. Это важно для обеспечения прозрачности и подотчетности, особенно в крупных холдингах, где требуется полный контроль за финансовыми операциями.

В крупном холдинге, где задействованы различные подразделения с собственными бухгалтериями, частые корректировки в документах могут быть вызваны изменениями в условиях контрактов или поставок. В таком случае «1С» позволяет оперативно внести изменения в уже проведенные документы, не нарушая общей картины учета, и при этом все изменения фиксируются с детализированным аудиторским следом, что важно для внутреннего контроля и подготовки отчетности.

Применение версионирования

В системе «1С» предусмотрена функция версионирования, которая позволяет отслеживать все изменения документа, включая предыдущие версии и уточнения. Это дает возможность точно понимать, как и когда менялись данные, что важно для анализа изменений и обеспечения точности всех расчетов.

Для крупных предприятий и холдингов, где процессы учета и отчетности требуют высокой точности и гибкости, ошибки, поддерживать точность расчетов и обеспечивать прозрачность учета на всех уровнях.

Процесс внедрения решения «1С»: ключевые этапы и подготовка к проекту

Важно понимать, что внедрение «1С» – это не просто установка программного обеспечения, а детально продуманный процесс, который включает несколько ключевых этапов. Каждый из этих этапов помогает настроить систему таким образом, чтобы она максимально эффективно решала задачи компании и соответствовала ее бизнес-процессам.

Этап 1: Обследование и сбор требований

Прежде чем приступить к внедрению, важно обследовать все подразделения компании. На этом этапе специалисты по внедрению должны собрать информацию о текущих процессах учета, выявить потребности и особенности бизнеса. Например, если компания работает с несколькими видами деятельности, потребуется дополнительное внимание к деталям учета по каждому направлению.

Этап 2: Выбор архитектуры и конфигурации

Следующим шагом является выбор архитектуры системы и конфигурации, которая будет наилучшим образом соответствовать бизнес-целям компании. В зависимости от масштаба и структуры предприятия, может быть выбрана монолитная система или раздельные контуры. К примеру, если холдинг включает несколько автономных компаний с разными потребностями, может быть выбран раздельный контур с несколькими интегрированными решениями.

Этап 3: Настройка системы и адаптация под потребности бизнеса

После выбора конфигурации необходимо настроить систему под конкретные требования бизнеса. Это включает в себя настройку плана счетов, налогового учета, отчетности, а также интеграцию с другими системами (например, для управления складами, персоналом или производственными процессами). Важно, чтобы система «1С» была настроена таким образом, чтобы она могла работать с текущими бизнес-процессами, а не заставляла их изменять под себя.

Этап 4: Обучение сотрудников и тестирование системы

После настройки системы следует обучение сотрудников, которые будут работать с «1С». Это ключевой этап, потому что успешное внедрение невозможно без того, чтобы команда была готова эффективно работать с новой системой. Кроме того, после обучения необходимо провести тестирование системы, чтобы убедиться, что все работает корректно и данные передаются без ошибок.

Этап 5: Ввод в эксплуатацию и сопровождение

После успешного тестирования система вводится в эксплуатацию. Однако на этом процесс внедрения не заканчивается. Важно обеспечить постоянную поддержку и сопровождение системы, чтобы она функционировала без сбоев и могла оперативно адаптироваться к новым требованиям законодательства или бизнес-условиям.

Внедрение «1С» – это не одномоментный процесс, а целый набор действий, который требует внимательного подхода на каждом этапе. Для крупных предприятий и холдингов это особенно важно, поскольку неправильная настройка или недостаточная подготовка может привести к неэффективности системы.

Подводим итоги

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета с помощью «1С» помогает крупным предприятиям и холдингам повысить точность данных, ускорить подготовку отчетности и упростить взаимодействие между подразделениями. Это особенно важно для компаний с множеством дочерних организаций и сложными бизнес-процессами.

Системы «1С» обеспечивают:

• Автоматическую адаптацию к изменениям законодательства.
• Интеграцию данных из разных бизнес-единиц.
• Гибкость в настройках для специфических нужд бизнеса.

Это позволяет компаниям быть более эффективными, снизить риски и повысить прозрачность учета. Внедрение таких систем – это шаг к улучшению управления и оптимизации бизнес-процессов на всех уровнях компании.