ERP – не только для айтишников: что важно учесть при внедрении, если вы – руководитель

Когда речь заходит о внедрении ERP, большинство руководителей думают: «Это дело ИТ-отдела, пусть и разбираются». И вот тут – первая ошибка. ERP-система затрагивает всех: бухгалтеров, снабженцев, логистов, производственников. А значит, и ответственность за проект должна быть общей, а не сваленной на одного айтишника.

Чтобы не потратить миллионы впустую, важно подключать к проекту сотрудников из всех ключевых подразделений. Да, они не всегда в восторге. Но без должного включения сотрудников в работу с новой программой, она рискует остаться «мертвой», ведь в ней никто толком не работает.

В этой статье расскажем, что важно знать о внедрении если вы – руководитель предприятия.

Что можно автоматизировать с помощью 1С:ERP

1С:ERP – это не просто учет. Это единая система, которая охватывает почти все процессы на предприятии.

Закупки и управление складом

С помощью ERP можно полностью выстроить цепочку снабжения: от формирования заявок на закупку до движения товара на складе. Система сама подскажет, когда и что заказывать, опираясь на остатки, методы поддержания запасов и план производства. При этом она умеет анализировать условия разных поставщиков, формировать заказы, отслеживать поставки, автоматически приходовать товар и учитывать его размещение. Вся информация по запасам, движению, оборачиваемости и дефицитам доступна в одном окне, в реальном времени.

Расчет себестоимости и план-фактный анализ

ERP-система агрегирует данные по производственным расходам, закупкам, зарплатам, амортизации, аренде и прочим затратам, позволяя точно рассчитать фактическую себестоимость продукции. Одновременно она помогает сравнить плановые показатели с реальными — выявить отклонения, причины перерасходов и зоны, где можно сэкономить. Благодаря этому управленцы могут принимать решения не на интуиции, а на цифрах.

Контроль производственных заказов

1С:ERP позволяет отслеживать весь цикл производства: от выпуска сменных заданий до контроля фактического выполнения. Видно, на каком этапе находится каждый заказ, какие материалы уже списаны, что в работе, а что задерживается. Также система учитывает загрузку оборудования, сменные графики, отклонения от плана и браки. Это дает управляемость производству, позволяет минимизировать простои и быстрее реагировать на сбои.

Управление персоналом и расчет зарплаты

Система берет на себя все: ведение кадрового учета, табель учета рабочего времени, отпусков, больничных, начисление зарплаты, премий, удержаний, взносов. Все рассчитывается автоматически по заданным правилам. Также можно строить графики, следить за переработками, формировать отчеты и выгрузки в контролирующие органы. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и исключает ошибки в расчетах.

Интеграция с другими информационными системами

1С:ERP легко объединяется с внешними решениями: CRM, складскими системами, интернет-магазином, электронным документооборотом, банками. Это устраняет дублирование данных, ускоряет обмен документами, синхронизирует действия между отделами и делает все процессы сквозными — от первого касания клиента до закрытия сделки и отгрузки продукции.

Финансовое планирование и бюджетирование

1С:ERP формирует сводный финансовый план, распределяет бюджеты по подразделениям и контролирует их исполнение. Можно задать план по доходам и расходам, контролировать лимиты, следить за отклонениями и своевременно реагировать. Все это реализуется без сложных таблиц, в едином пространстве, где сразу видно: кто, когда и сколько потратил, и что запланировано впереди.

Роль управленцев: просто одобрить проект — недостаточно

ERP-система затрагивает все ключевые процессы компании. И если управленцы ограничиваются тем, что «одобряют» внедрение, проект рискует либо провалиться, либо затянуться на годы. Внедрение — это не разовая подпись на приказе. Это ежедневное участие и контроль.

• Первое, с чего стоит начать — это назначение руководителя проекта от заказчика. Причем не номинально, а с полномочиями, временем и ресурсами. Если человек при этом продолжает вести свою текущую работу с обычной нагрузкой, эффективность проекта резко снижается.

  Именно он становится связующим звеном между командой внедрения и бизнесом. И его нужно освободить от части рутинных задач, иначе работа над проектом уходит на второй план.

• Второй важный шаг — участие в выборе подрядчика и системы. Часто эти решения передают ИТ-специалистам или закупкам, не вникая в детали. Это ошибка. Именно управленцы понимают, какие цели ставит компания, какие функции критичны, какой стиль работы приемлем.

  Поэтому важно быть вовлеченным: анализировать предложения, участвовать в демонстрациях, сравнивать опыт интеграторов и подходы к реализации. То же касается модели сопровождения: кто будет поддерживать систему, кто обучать, кто решать проблемы в случае сбоя — все это нужно продумать заранее.

• Третья зона ответственности управленцев — мотивация сотрудников. Внедрение ERP почти всегда вызывает стресс: меняется привычный порядок, появляются новые формы, новые экраны, новые правила. Люди сопротивляются.

  И только если они видят, что руководство искренне заинтересовано в успехе проекта, если слышат поддержку, получают ответы на вопросы — они начинают вовлекаться. Политическая поддержка — это, по сути, сигнал всем: «Это не временная инициатива. Это важно для всей организации. Мы идем в эту сторону — вместе».

Если же управленцы дистанцируются от проекта, сотрудники это чувствуют сразу. И делают вывод: можно саботировать, можно тянуть время, можно ничего не менять — все равно никто не следит. В таких условиях внедрение ERP превращается в череду несогласованных доработок, сорванных сроков и недовольства на всех уровнях.

Важные вещи, о которых часто забывают

Даже если ERP-система выбрана правильно, подрядчик опытный, а сроки реалистичны — все может пойти не так. Почему? Потому что в любом проекте есть неочевидные моменты, о которых редко думают в начале. Эти нюансы не прописаны в техническом задании, но именно они определяют, получится ли вывести систему «в прод» без срывов и скандалов.

Ниже — список типичных упущений, с которыми сталкиваются почти все компании при внедрении. Их объединяет одно: ответственность за них лежит не только на подрядчике, но и на заказчике.

1. Не вся работа по внедрению должна быть сделана подрядчиком. Если внутренняя команда не включается в процесс, система получится формальной — не адаптированной под реальные бизнес-процессы. Без вовлеченности сотрудников внедрение превращается в поверхностный проект «для галочки».
2. На этапе обследования важно рассказать не только о том, как должно быть, но и как реально работает предприятие сейчас. Теоретические схемы и регламенты хороши, но именно практические нюансы позволяют выявить узкие места. Скрытые договоренности, теневые процессы, обходные пути — все это необходимо зафиксировать, чтобы автоматизация действительно улучшила работу, а не заменила одну неэффективную схему на другую.
3. Подрядчику нужно помогать. Он не телепат и не живет внутри вашей компании. Если сотрудники молчат, не приходят на встречи или отвечают формально, это обнуляет усилия интегратора. Чем больше данных и обратной связи он получит — тем точнее будет решение. Внедрение ERP — это всегда совместная работа.
4. Условия эксплуатации — тоже зона ответственности заказчика. Даже самая современная система будет тормозить, если сервера перегружены, а Wi-Fi в цеху ловит через раз. Проблема не в ERP, а в инфраструктуре. И ее стоит привести в порядок заранее — иначе сотрудники сделают вывод, что старая система «хоть и кривая, но работала быстрее».
5. Коммуникации — ключ к успеху. В крупных проектах легко потерять контроль: слишком много участников, задач, договоренностей. Назначайте ответственных, ведите протоколы, оформляйте решения письменно. Если информация теряется — это сразу отражается на сроках, бюджете и качестве внедрения. Слаженность здесь важнее, чем даже техническая экспертиза.

Как облегчить адаптацию сотрудников

Самый сложный этап — не запуск, а первые несколько месяцев после. Люди не любят перемены. Вот что поможет:

• Обучение. Проводится непосредственно перед вводом программы в работу.
• Поддержка. Назначьте «внутренних экспертов» — коллег, к которым можно обратиться за помощью.
• Регулярная обратная связь. Слушайте пользователей, оперативно устраняйте проблемы.
• Сопровождение. Не бросайте сотрудников один на один с новой системой. Особенно — в пик загрузки.

Помните: люди не будут работать в ERP, если им неудобно. Даже самая дорогая и мощная система станет мертвым грузом без должного сопровождения.

Самостоятельное внедрение или с подрядчиком?

Один из ключевых организационных вопросов — кто будет заниматься внедрением ERP: внутренняя команда, внешний подрядчик или оба сразу. Универсального ответа нет — все зависит от зрелости процессов, компетенций специалистов и ресурсов предприятия. Но на практике чаще всего лучше всего срабатывает гибридная модель.

Когда можно справиться силами инхаус-команды

Если у вас есть собственные специалисты, которые разбираются не только в «1С», но и в методологии автоматизации, знают бизнес-процессы предприятия и имеют опыт внедрения, то логично рассмотреть самостоятельную реализацию проекта. Такой подход дает контроль, гибкость и возможность выстроить команду под себя.

Но при этом важно понимать, что даже при наличии программистов и аналитиков часть задач все равно потребует внешней экспертизы. Например, это может быть разработка интеграции с другими ИС, перенос данных из старой системы, настройка сложных блоков или обучение сотрудников.

Когда стоит подключать подрядчика

Если в компании нет опыта внедрения крупных ERP-проектов, нет выделенного управленца или отсутствует четкая методология — помощь профессионального подрядчика критична. Он поможет сформировать структуру проекта, описать процессы, собрать требования, выстроить коммуникацию и спланировать этапы.

Подрядчик может взять на себя весь цикл внедрения, но это не обязательно. Вы сами определяете, на каких этапах нужна внешняя поддержка. Например, можно передать проектирование, доработки или запуск, оставив внутренней команде обучение и поддержку.

В чем преимущества гибридного формата

Именно комбинированная модель позволяет учесть интересы обеих сторон и повысить устойчивость проекта. Заказчик управляет организацией, контролирует сроки, координирует сотрудников. Подрядчик фокусируется на сложных технических задачах и передает методологические знания.

Такой подход позволяет:

• сэкономить на внешнем сопровождении, не переплачивая за задачи, которые может выполнить внутренняя команда;
• обучить сотрудников заказчика в процессе работы над реальным проектом;
• снизить риски благодаря опыту партнера, который уже сталкивался с типовыми проблемами на других внедрениях.

Важно понимать: ERP — это не разовая установка программы. Это проект с сотнями и тысячами задач, зонами ответственности и точками принятия решений. Поэтому главный риск — не технический, а управленческий.

Как избежать конфликтов и провалов

Независимо от выбранного формата, ключ к успеху — четкое распределение ролей. Кто отвечает за постановку задач? Кто проверяет доработки? Кто запускает систему в эксплуатацию? Кто занимается сопровождением после запуска?

Если эти вещи не зафиксированы заранее — внедрение быстро превращается в хаотичный процесс без результата. Особенно важно документировать договоренности при гибридной модели, где работают две команды с разной культурой и подходами.

5 выводов, которые стоит запомнить

1. ERP — не ИТ-система, а системный инструмент управления предприятием.
2. Внедрение — это работа всех, а не только программистов.
3. Сотрудники — не препятствие, а ключ к успеху. Им нужно время, обучение и поддержка.
4. Коммуникации, внутренняя команда и план действий — залог успешного проекта.
5. Не бойтесь гибридных форматов. Подрядчик — это партнер, а не спасатель.

ERP — это не просто про софт. Это про то, как работает ваша организация. Можно внедрить 1С:ERP быстро и дешево — и получить бесполезную систему. А можно подойти вдумчиво — и построить устойчивую модель управления, где все прозрачно, четко и эффективно.

Если вы планируете внедрение ERP и не хотите наступить на грабли — подключайтесь к проекту с самого начала.

И главное — не оставляйте сотрудников наедине с системой. Именно от них зависит, заработает ли ERP так, как вы планировали.