Штрихкодирование документов в «1С»: обзор функционала и пользы для компаний

Если вы работаете с бумагами каждый день — особенно в бухгалтерии или руководите отделом — вы точно знаете, сколько времени уходит просто на то, чтобы что-то найти. Счета, акты, договоры, накладные — все где-то лежит, а где именно — не всегда понятно. И вроде бы все по папочкам, но каждый день что-то теряется или дублируется. А если еще и делать это вручную, то ошибок не избежать.

Вот тут и помогает штрихкодирование. Рассмотрим подробнее это решение.

Что такое штрихкодирование

Штрихкодирование документов — это способ навести порядок без лишних усилий. Все просто: на каждый документ ставится уникальный штрихкод, с которым дальше работать удобно, быстро и без ошибок. Это особенно важно, когда речь идет о финансовых документах и строгом контроле.

Сам штрихкод — это комбинация черных и белых полос, которая хранит информацию и считывается с помощью специальных устройств: сканеров, ТСД или мобильных телефонов. Его можно напечатать на бумаге или добавить прямо в электронную версию документа.

Если вы используете «1С», то печать штрихкодов делается через встроенные функции — никаких сложностей. Это позволяет быстро настроить внедрение без доработок и дополнительного ПО.

Какие задачи решает штрихкодирование документов

Штрихкодирование помогает компаниям быстрее и точнее работать с финансовыми документами. Ниже — основные задачи, которые оно закрывает в рамках документооборота, учета и хранения.

1. Быстрый поиск документов
   Сканирование штрихкода дает моментальный доступ к нужному документу.
   Не нужно вручную вводить реквизиты или искать по папкам — система сразу подтягивает нужные данные. Это особенно удобно при большом количестве документов, в том числе архивных.
   Штрихкодирование сокращает время на поиск в десятки раз и снижает нагрузку на сотрудников.
2. Контроль за движением документов
   Каждый документ получает уникальный штрихкод, по которому в системе отслеживается его путь: кто получил, куда передал, на каком этапе сейчас.
   Это обеспечивает полный контроль за внутренним документооборотом и повышает прозрачность процессов. Менеджеры всегда видят, где документ и кто с ним работает.
3. Снижение количества ошибок
   При ручном вводе часто возникают ошибки: неправильно указана сумма, дата, контрагент. При использовании штрихкодов эти поля подтягиваются автоматически.
   Это снижает риск потери данных, исключает дублирование и делает учет точнее. Особенно важно для компаний, которые работают с налоговыми документами и готовят отчетность.
4. Быстрая обработка входящих и исходящих документов
   Сканирование документа позволяет систему сразу распознать его тип, извлечь данные, сохранить копию и привязать к нужной карточке. Это упрощает обработку и регистрацию всех входящих и исходящих бумаг.
   Все это возможно как в «1С», так и через дополнительные программы, например, «Скан-Архив», которая поддерживает работу с штрихкодами, печать, распознавание и автоматическую подшивку.
5. Упрощение архивации
   При архивировании документы маркируются штрихкодами, что позволяет быстро их найти в будущем — как в электронном архиве, так и в бумажной версии.
   Можно точно определить, где лежит документ: в хранилище, у сотрудника или в папке в системе. Это особенно удобно, если у вас большой архив или много точек хранения, включая склад.
6. Повышение эффективности работы
   Автоматизация рутинных действий (поиск, регистрация, перемещения, хранение) позволяет сотрудникам сосредоточиться на основной работе.
   Вместо сортировки бумаг — анализ и принятие решений. Вместо перепроверки — чистые и точные данные.
7. Соответствие законодательству
   При проверках важно быстро показать оригиналы, копии и подтверждающие документы. С помощью штрихкодов легко сформировать нужный комплект: все уже связано и зарегистрировано.
   Формирование пакета на сверку с контрагентом, подготовка к аудиту или выгрузка по требованию контролеров — все это занимает считанные минуты.
8. Масштабируемость
   Штрихкодирование удобно не только в финансовом отделе. Оно используется в логистике, на складе, при работе с товарами, входящими от поставщиков. Терминалы сбора данных (ТСД) позволяют считывать этикетки с документов или упаковок и сразу передавать информацию в систему — например, в «1С».

Какими бывают штрихкоды

Штрихкодирование давно используется не только в магазинах. Сегодня с помощью разных видов штрихкодов можно ускорить учет документов, отслеживать перемещения на складе, автоматически подтягивать данные в нужные поля и избавляться от ошибок. Главное — выбрать подходящий тип кода под свою задачу.

EAN-13

Это стандартный 13-значный код, который чаще всего можно встретить в ритейле. Он подходит для маркировки товаров — в нем зашито, кто произвел товар, из какой он страны и что за продукт. Используется в первую очередь для быстрой идентификации на кассе или в учетных программах.

CODE-39

Часто применяется для логистики, документов и складского учета. Позволяет шифровать не только цифры, но и буквы и символы. Это удобно, если нужно кодировать, например, номер договора или внутренний идентификатор. Хорошо читается сканерами и прост в использовании.

CODE-128

Более «плотный» вариант: в него можно зашить больше данных, поэтому он идеально подходит для производств, складов, где важно максимально точно и быстро передавать информацию. Используется в ситуациях, когда каждый документ или коробка должны быть четко отнесены к определенной записи в программе.

QR и Data Matrix

Это двумерные коды — выглядят как квадраты. Их можно считывать не только сканером, но и с обычного телефона. В них можно зашить кучу информации: от ссылки на документ до всех реквизитов. Это удобно, если, например, вы хотите быстро открыть электронную версию документа или перейти по ссылке.

Как штрихкоды наносят на документы

Есть два основных способна, и каждый подходит под разные задачи.

Способы нанесения штрихкодов

1. Печать прямо на документе. Самый простой и популярный вариант. Когда вы, например, в «1С» создаете документ (акт, накладную, счет), программа автоматически добавляет штрихкод в макет. При печати он уже на месте. Никаких наклеек — код становится частью самого документа. Удобно, быстро, без дополнительной работы.
2. Наклейка с этикеткой. Если документ «живет» долго или его часто перемещают между отделами, можно использовать отдельные этикетки с штрихкодом. Их печатают на специальной ленте и клеят вручную. Это удобно, когда документ может меняться или дублироваться. Этикетку легко заменить — сам документ при этом не нужно перепечатывать.

Что нужно для работы со штрихкодами

Программы

• «1С» — позволяет автоматически присваивать штрихкоды документам, печатать их и использовать для поиска. Подходит для тех, кто уже работает в «1С:Бухгалтерии», «1С:УПП», «1С:Документооборот» и т.д.
• «Скан-Архив» — отдельная программа, которая отвечает за сбор данных, хранение сканов, работу с архивом и связку документов по штрихкодам. Умеет автоматически распознавать и подшивать документы в нужную папку.

Оборудование

• Принтеры — подойдет обычный офисный для печати кодов на документах, либо термопринтер для этикеток.
• Сканеры — ручные или стационарные. Позволяют считывать штрихкоды и отправлять информацию в программу.
• ТСД (терминалы сбора данных) — мобильные устройства, которые работают автономно. Отличный вариант для склада или офиса, где документы двигаются между зонами.
• Смартфоны — подходят, если вы используете QR-коды или Data Matrix. Достаточно установить приложение, и можно сканировать прямо с телефона.

Почему штрихкодирование удобно для контроля документов

Когда документов в компании много, важно не только их хранить, но и быстро находить и отслеживать. Штрихкодирование помогает с этим справляться без лишних движений.

Быстрый поиск без ручного ввода

Вместо того чтобы вручную набирать номер документа или искать его в папках, достаточно просто отсканировать штрихкод. Система сразу находит нужный документ в базе.

К тому же в самом коде может быть зашита информация — дата, сумма, контрагент. Это удобно, когда нужно быстро собрать документы для отчета, проверки или сверки.

Проще хранить и наводить порядок

Каждому документу присваивается уникальный штрихкод, который связан с его местоположением и типом. Это помогает выстроить и электронный, и бумажный архив.

Если нужно переместить документ, достаточно его просканировать — и он будет правильно учтен в системе. Так проще контролировать, где и что находится, и не тратить время на поиски.

Учет движения внутри компании

Когда документы переходят между отделами, можно фиксировать каждое перемещение через сканирование. Это дает понимание, кто и когда с документом работал.

В любой момент можно открыть карточку документа и увидеть, на каком он этапе и у кого сейчас.

Все это делает работу с документами прозрачной, быстрой и более надежной.

Штрихкодирование или ЭДО: что выбрать и можно ли совместить

Для контроля и учета документов компании используют разные подходы. Один из них — штрихкодирование, другой — электронный документооборот. У каждого метода — свои плюсы и ограничения. Ниже — короткое сравнение.

В каких случаях подходит каждое решение

Выбор зависит от типа документов, процессов в компании и распределения сотрудников. Вот краткое руководство.

Как работает штрихкодирование в «1С» с программой «Скан-Архив»

После установки программы «Скан-Архив» штрихкодирование документов в «1С» включается автоматически. Каждый документ при печати получает уникальный штрихкод, по которому система затем может связать бумажную и электронную версии.

Что происходит при работе с документом:

1. При печати из «1С» документ автоматически помечается штрихкодом.
2. Когда подписанный экземпляр возвращается от контрагента, его сканируют.
3. «Скан-Архив» распознает штрихкод и автоматически прикрепляет скан к нужному документу в базе.

Эта функция работает во всех версиях «Скан-Архива» и не требует дополнительной настройки — достаточно установить обработку и включить режим.

Печать группы документов со штрихкодами

В информационных базах на платформе «1С:Предприятие 8.3» доступна массовая печать документов. Но по умолчанию «1С» объединяет все документы в одну печатную форму — в этом случае штрихкоды не распечатываются корректно.

Чтобы этого избежать, необходимо:

1. Подключить дополнительную печатную форму: «СА: Печать документов со штрихкодами».
2. Добавить ее в базу как дополнительную обработку.
3. После подключения она появится в подменю «Печать» у соответствующих документов

   
   

4. При выборе этой формы откроется окно со списком всех выбранных документов.
5. Для каждого документа можно выбрать подходящую печатную форму.

   
   

6. Далее указываются параметры печати (или оставляются по умолчанию) и нажимается «Печать».

Результат — каждый документ будет напечатан отдельно и получит свой штрихкод, как требуется для дальнейшей работы.

Если штрихкоды не печатаются

Если «Скан-Архив» установлен, но штрихкоды не выводятся на печать, нужно проверить настройки:

1. Зайти в настройки «Скан-Архива», вкладка «Штрихкодирование» — убедиться, что нужные типы документов включены.
2. Проверить настройки печатных форм: они должны быть назначены для выбранных документов.
3. При печати открыть «Предварительный просмотр» → «Параметры страницы». Поля и колонтитулы должны быть выставлены по 10 пунктов.
4. Проверить модуль Общие модули → Универсальные механизмы → Управление печатью.
5. В функции «Сформировать» печатные формы добавленный код должен располагаться до возврата значения из функции.

Как штрихкодирование решает реальные проблемы в компаниях

Как мы видим, штрихкодирование – это довольно простой процесс: автоматически присвоили код, отсканировали — документ прикрепился. Но как это влияет на работу компаний? Какие задачи это решает на практике?

Ниже — два реальных примера внедрения, где штрихкодирование помог навести порядок, снизить нагрузку на бухгалтерию и ускорить документооборот.

Кейс 1. Производственная компания: проблемы с обработкой документов

В крупной производственной компании каждый день оформлялись десятки накладных, актов, счетов. Документы хранились в бумажном архиве, данные вбивались в «1С» вручную. Из-за этого постоянно возникали ошибки, дубли, пропуски. Приходилось тратить много времени на поиск нужных документов, сверки и исправления. Бухгалтерия и логистика не могли работать стабильно: не хватало оперативной информации, отчеты задерживались, документы терялись.

После внедрения программы «Скан-Архив» с функцией штрихкодирования ситуация изменилась. Теперь при печати из «1С» каждый документ автоматически получает уникальный штрихкод.

Когда документ возвращается с подписью — его сканируют, и система автоматически прикрепляет скан к нужной записи. Данные не вбиваются вручную, ошибки уходят, документы не теряются. Поиск занимает секунды. Все отделы работают в одной системе и видят актуальную информацию.

Кейс 2. Бухгалтерия: как ушли ошибки и появилось время

В компании накапливались жалобы: стало много ошибок в бухгалтерских документах, сотрудники не успевают все обрабатывать. Главный бухгалтер понял, что причина — в ручном вводе. Каждый день приходилось вбивать данные по нескольким сотням документов. Даже при высокой внимательности ошибки все равно случались, особенно под конец дня.

После внедрения штрихкодирования в «Скан-Архив» процесс упростился. При сканировании документа система автоматически заполняет все поля. Нет необходимости вручную вводить информацию — достаточно отсканировать бумагу.

Время на обработку одной накладной сократилось с 10 минут до 2. Бухгалтерия разгрузилась: сотрудники перестали тратить время на исправление ошибок, стало легче формировать отчетность. Работа стала быстрее и стабильнее.