Знакомимся с сервисом МастерИИ. Протоколы+: запись встречи и командная работа

Встречи идут одна за другой – проекты, планерки, обсуждения, клиентские созвоны. И все вроде бы продуктивно, пока через пару дней не всплывает вопрос: «А где та самая запись? Кто из нас обещал подготовить отчет?»

В сервисе МастерИИ. Протоколы+ эти ситуации решаются просто. Он создан для того, чтобы встречи не заканчивались потерянными заметками. Система сама делает транскрибацию встречи, выделяет темы, задачи и решения, а потом формирует готовый протокол после встречи, который можно сразу отправить участникам.

Но важен не только сам протокол. Чтобы договоренности не терялись, нужна структура: каталоги, где все разложено по проектам; командные доступы, где каждый видит свое; и уведомления, которые подсказывают, что изменилось. Именно эта часть – работа с командой, правами и хранением записей – и станет фокусом этой статьи.

Библиотека и каталоги – как построить хранилище

Когда записей становится десятки, без системы быстро начинается путаница: один файл лежит на рабочем столе, другой – в мессенджере, третий кто-то сохранил на диск, но забыл дать доступ. В итоге найти нужный разговор сложнее, чем провести новый.

В МастерИИ. Протоколы+ за порядок отвечает библиотека записей. Это место, где собраны все встречи – от коротких созвонов до больших стратегических сессий. После загрузки файла система автоматически отправляет его на транскрибацию и анализ: определяет тему, формирует теги и короткое описание разговора. Так даже без открытия файла можно понять, о чем шла речь.

Чтобы работать с библиотекой было удобно, есть несколько способов навигации

• Фильтры. Можно отсортировать записи по статусу – Мои, Избранное, Команды, Группы, Прямой доступ, Все.

• Поиск. Достаточно ввести ключевое слово, дату или название проекта – нужная встреча появится первой.

• Каталоги. Каждая запись лежит в своей папке – по направлению, клиенту или теме. Каталоги помогают не только навести порядок, но и ограничить доступ: участники видят только то, что им разрешено.

• Избранное. Часто используемые записи можно закрепить, чтобы не искать их каждый раз.

При загрузке файла все просто: нажимаете «Загрузить», выбираете аудио или видео, при необходимости указываете шаблон для протоколирования. Система сама проведет анализ и добавит встречу в нужный каталог.

Чтобы не теряться в названиях, используется единый формат – YYYY-MM-DD_Проект_Тема_Тип. Один взгляд на файл – и сразу понятно, к какому дню и проекту он относится.

Библиотека и каталоги превращают хаотичное хранилище в рабочий инструмент: все лежит по своим местам, а нужную запись можно найти за пару секунд.

Команда, группы и приглашения – вопрос доступов

Когда встречи становятся общими, важно не просто хранить записи, а понимать, кто и что видит. Одному нужны протоколы для анализа, другому – только финальные выводы, а кто-то должен следить за безопасностью и правами доступа.

В МастерИИ. Протоколы+ это решается через раздел «Команда». Здесь формируется структура: участники, группы и администраторы. Все прозрачно – видно, кто из сотрудников подключен, к каким проектам и какие у него права.

Возможности раздела «Команда»

• Просмотр состава. Отображается список участников с именем, почтой и ролью в системе.

• Рабочие группы. Можно объединять сотрудников по проектам или направлениям – например, «Отдел продаж» или «Клиент X».

• Приглашения. Новые участники добавляются через электронное приглашение – быстро и без лишней бюрократии.

• Роли и права. Назначается администратор, который управляет доступом, редактированием и видимостью протоколов. Остальные участники работают в пределах своих прав: просматривают, комментируют или экспортируют документы.

Чтобы упростить понимание структуры, удобно пользоваться таблицей ролей:

Раздел «Команда» превращает управление встречами в понятный процесс: кто-то отвечает за структуру, кто-то за публикацию, а кто-то просто вовремя получает нужную информацию.

Шеринг и уведомления – совместная работа без путаницы

Когда над проектом работает несколько человек, важно, чтобы все видели актуальные версии документов и понимали, что менялось. В МастерИИ. Протоколы+ для этого есть продуманная система совместного доступа и уведомлений.

Когда кто-то вносит изменения, остальные участники сразу получают уведомление. Оно приходит прямо в интерфейсе и показывает, кто и что обновил. Это избавляет от лишней переписки и ситуаций, когда разные версии документа расходятся между собой.

Что можно делать в рамках совместной работы

• делиться записями и протоколами внутри компании или с клиентами;

• просматривать историю изменений и видеть, кто внес правки;

• получать уведомления о новых документах и обновлениях;

• комментировать и редактировать протоколы, если права это позволяют.

Каждое действие фиксируется – система запоминает, кто инициировал публикацию, кто редактировал текст и кто скачал итоговый документ. Поэтому даже при активной командной работе сохраняется прозрачность: не нужно искать, где и что изменилось.

Как транскрибация встречи превращается в готовый документ

Чаще всего после встречи все упирается в одно – кто будет оформлять итоги и когда это успеет сделать. Пока кто-то слушает запись и выписывает цитаты, половина смысла уже теряется. В МастерИИ. Протоколы+ этот этап проходит автоматически: система сама превращает разговор в готовый документ.

Работа начинается прямо с главной страницы – можно загрузить файл или начать запись встречи сразу, если вы подключены со смартфона. После загрузки система попросит выбрать шаблон, по которому будет формироваться протокол. Это удобно: шаблон заранее задает структуру и экономит время на форматировании.

Когда запись обработана, искусственный интеллект выполняет транскрибацию, выделяет темы, ключевые слова и формирует краткое содержание разговора.

В карточке встречи появляется три вкладки:

1. Основное – тема разговора, видео и суммаризация.

2. Статистика – длительность, количество участников, доля тишины, активность спикеров.

3. Протоколы – здесь создается итоговый документ.

Дальше все просто

1. Откройте вкладку «Протоколы».

2. Выберите подходящий шаблон.

3. Нажмите «Создать протокол» – и система соберет документ автоматически.

Так из записи рождается понятный, структурированный документ, который можно сразу отправить команде. А главное – теперь протокол не откладывается на потом: из практики пользователей, выпустить итог в течение часа стало нормой.

Что умеет МастерИИ. Протоколы+ и зачем бизнесу это нужно

МастерИИ. Протоколы+ – это платформа для работы с аудио- и видеозаписями встреч: выполняет транскрибацию, делает ИИ-анализ и обеспечивает командное хранение с разграничением прав. Все в одном месте – без лишних действий и потери контекста.

Ключевые возможности

1. Авторасшифровка и анализ. Сервис превращает запись в текст, выделяет темы, теги и краткую выжимку; по данным продукта, это экономит 30–45 минут на встречу и повышает дисциплину исполнения задач примерно на 37%.

2. Шаблоны протоколов. Есть готовые формы для деловых, образовательных и специализированных сценариев, плюс свои шаблоны с уровнями приватности – личные, командные, публичные. Это ускоряет выпуск итогов и выравнивает формат документов.

3. Lexy – умный помощник. Ищет ответы сразу по нескольким встречам, дает цитаты с тайм-кодами и помогает подобрать шаблон протокола под задачу.

4. Экспорт без ручной доправки. Одним кликом – DOCX или PDF, при необходимости добавляются транскрипт, метки времени, спикеры, тема и суммаризация.

5. Редактирование текста встречи. Копирование транскрипта (в разных форматах), поиск и замена, синхронизация текста с видеоплеером в обе стороны – быстрее проверять факты и править формулировки.

6. Старт записи с главной. Можно сразу начать запись встречи (удобно с телефона) – без дополнительных приложений.

Если резюмировать, сервис дает предсказуемый выпуск протоколов, сохранность знаний и прозрачность по каждому проекту – без бесконечных переписок и фраз вроде «А где лежит та самая запись?»

Регламенты и безопасность

Когда работа с данными строится вокруг встреч, без регламентов не обойтись. От них зависит, насколько быстро появится итоговый документ и кто сможет его увидеть.

В МастерИИ. Протоколы+ регламенты встроены в саму систему: каждый процесс стандартизирован, а безопасность обеспечивается на уровне ролей и прав.

Почему это важно для бизнеса

• каждый документ создается и хранится по единым правилам;

• уровень доступа прозрачен – видно, кто редактировал протокол и кто может его просматривать;

• защита данных встроена в процесс, а не добавляется потом.

Таким образом, компании получают не просто удобный сервис, а управляемое пространство, где все файлы и протоколы хранятся на своих местах, соблюдаются четкие сроки и контроль доступа.

О том, как сервис создает расшифровку аудио- или видеовстречи, как создавать протоколы по шаблонам, а также как в работе помогает встроенный ИИ-помощник Lexy, мы расскажем в других наших материалах.