Как сделать документооборот удобнее: инструменты и правила

От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?

Почему это важно

В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.

Путаница

Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.

Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.

Дисциплина

Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.

Важно

Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.

Автоматизация не пройдет

Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.

Проблемы с законом

Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.

Бизнес под контролем

Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.

Как создать регламент ведения документооборота

Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:

1. разработка форм первичных документов;
2. создание рабочих групп для контроля документооборота;
3. формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
4. закрепление списков документов за отделами;

Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.

Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.

Важно

Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.

Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.

Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.

Обратите внимание

Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.

Другие инструменты для контроля документооборота

В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:

• Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
• Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
• Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
• Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.

Важные правила для контроля документооборота

Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.

Правило 1

Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.

Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.

Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.

Правило 2

Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.

Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.

Правило 3

Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.

Правило 4

Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.

Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.

Правило 5

Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.

Правило 6

Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.

Обратите внимание

Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.

Правило 7

Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.

Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».

Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.

Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.

Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.

Как выбрать систему автоматизации документооборота?

Если вы хотите выбрать правильную систему автоматизации документооборота, следуйте простым шагам, приведенным ниже.

1. Определите свои потребности. Сначала подумайте, какие задачи должна решать система. Если у вас нет специалиста, который мог бы помочь, обратитесь к внешнему эксперту. Полезно также почитать обзоры в специализированных журналах и на ИТ-сайтах.
2. Изучите предложения. Ознакомьтесь с доступными решениями от различных поставщиков. Важно не только наличие нужных функций, но и возможность расширения системы в будущем.
3. Проконсультируйтесь с технарями. Обсудите техническую сторону вопроса с вашим техническим специалистом. Узнайте, какие базы данных поддерживаются, можно ли организовать работу на нескольких рабочих местах и легко ли интегрировать систему в вашу текущую ИТ-инфраструктуру.
4. Убедитесь в гибкости и безопасности. Выбирайте систему, которая легко настраивается и расширяется, чтобы ваши инвестиции были защищены. Она должна быть удобной в использовании и иметь интуитивно понятный интерфейс.
5. Тестируйте перед покупкой. Попробуйте систему на практике. Многие производители предлагают демоверсии или временные лицензии. Установите систему и проверьте ее работу, прежде чем принять окончательное решение.
6. Начинайте с малого. Не стоит сразу покупать сложную и дорогую систему. Начните с простой версии и постепенно добавляйте новые функции и возможности по мере необходимости.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете выбрать систему автоматизации документооборота, которая будет соответствовать вашим требованиям и легко интегрируется в вашу рабочую среду.

Как оптимизировать документооборот в организации с «1С:ДО»

Программа «1С:Документооборот» - это более доступное и универсальное решение для вашего бизнеса. Она легко адаптируется под любые потребности и не требует покупки дополнительных лицензий при наличии основной программы «1С».

5 причин выбрать «1С:Документооборот»

• Быстрый поиск и обработка документов. Вы сэкономите время, находя нужные документы за считанные секунды.
• Контроль сроков и выполнения задач. Это удобный мониторинг дедлайнов и результатов выполнения заданий.
• Информационная безопасность. Надежная защита данных вашей организации.
• Эффективная коллективная работа. Удобные инструменты для совместной работы и обмена документами в группе.
• Централизованное хранение документов. Все документы хранятся в одном месте, обеспечивая удобный доступ и управление.

Как «1С:Документооборот» решает конкретные проблемы в бизнесе

1. Оптимизация бизнес-процессов на основании мониторинга
   • Ситуация: некоторые документы постоянно отправляются на повторное согласование, что приводит к потере времени. Проблема может быть вызвана загруженностью ответственного сотрудника или ошибками в шаблоне.
   • Решение: «1С:Документооборот» позволяет отслеживать и анализировать маршруты документов. Система выявит узкие места в процессе согласования и предложит оптимальные пути их устранения, например, перераспределение задач или корректировку шаблонов.
2. Управление мероприятиями и совещаниями
   • Ситуация: в компании часто проводятся встречи и совещания, но выполнение договоренностей после них не контролируется должным образом.
   • Решение: с помощью «1С:Документооборот» можно вносить данные о каждом мероприятии, фиксировать договоренности и контролировать их исполнение. Система напомнит о сроках и ответственных лицах, обеспечивая соблюдение всех решений.
3. Данные об исполнительной дисциплине в форме отчета
   • Ситуация: сотруднику поручено множество задач, и все они разрознены по разным источникам. Руководитель нуждается в достоверной отчетности по срокам и качеству исполнения.
   • Решение: «1С:Документооборот» собирает все задачи в одном месте и предоставляет руководителю полный отчет о статусе их выполнения. Это позволяет контролировать сроки и качество работы сотрудников, своевременно выявлять и устранять проблемы.
4. Работа с документами любых типов
   • Ситуация: в компании используется большое количество различных типов документов: офисные документы, изображения, проектные документы, тексты, архивы, аудио и видеофайлы и другие.
   • Решение: «1С:Документооборот» поддерживает работу с любыми типами файлов. Это упрощает их хранение, поиск и использование, обеспечивая удобный доступ к необходимым материалам независимо от их формата.