ЭДО 2025: что произошло за этот год и как изменились правила работы

2025 год – это год активной цифровизации и реформ в сфере электронного документооборота. Новые законы и правила затрагивают не только документы, связанные с налоговыми отчетностями, но и многие другие сферы: от недвижимости до логистики. Обновленные форматы электронных документов и жесткие требования к безопасности данных требуют от бизнеса внимательности и быстрой адаптации.

В этой статье мы рассмотрим, какие ключевые изменения ожидают компании и ИП в области ЭДО 2025 и 2026 года.

Обязательный переход на ЭДО

Одним из наиболее значимых шагов в 2025 году стало расширение списка товаров, для которых требуется обязательный ЭДО. Так, с 1 марта 2025 года электронный документооборот стал обязательным для упакованной воды, пива и слабоалкогольных напитков в кегах. С 1 июня – для подакцизных безалкогольных напитков, а с 1 сентября – для пива в потребительской упаковке.

Это значит, что участники рынка обязаны обмениваться электронными документами (например, УПД) через оператора ЭДО. Это новое требование обязательно в рамках системы «Честный ЗНАК».

Новые форматы и требования к ЭДО

С 1 апреля 2025 года вступил в силу обновленный формат Универсального передаточного документа – версии 5.03.

Этот формат включает в себя новые возможности:

• Маркировка и прослеживаемость товаров в одном документе (это особенно важно для товаров, подлежащих обязательной маркировке).

• Появляется новый реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС».

• Возможность работы с по ослабленным ставкам НДС (5% и 7%).

• УПД теперь можно использовать для перемещения имущества внутри организации или передачи товаров на хранение.

Таким образом, старые формы ТОРГ-12 и акт выполненных работ уйдут в прошлое с 1 января 2026 года, а УПД станет новым стандартом для таких операций.

ЭДО и регистрация недвижимости: изменения для юридических лиц

С 1 марта 2025 года вступили в силу поправки в законодательство, касающиеся электронной регистрации недвижимости для юридических лиц. Теперь подать документы в Росреестр можно только в электронном виде, используя квалифицированную электронную подпись.

Исключение составляют организации, такие как крестьянские (фермерские) хозяйства, товарищества собственников жилья и некоторые другие – они могут подавать документы в бумажном виде до 1 января 2026 года.

Этот шаг направлен на улучшение процессов регистрации и снятия с учета объектов недвижимости, ускоряя их обработку и снижая административную нагрузку на компании.

Расширение возможностей ЭДО в логистике

2025 год принесет изменения и в сферу логистики, в частности, с 1 сентября 2025 года вступил в силу новый федеральный закон, регулирующий единичный транспортный документ (ЕТД) для прямых смешанных перевозок. Этот документ будет служить подтверждением договора между перевозчиком и отправителем и станет обязательным для всех участников процесса.

Новые правила работы с налоговой службой

С 1 февраля 2025 года вступили в силу важные изменения в Налоговый кодекс. Одним из них является установление единого срока для получения электронных документов от ФНС – это шесть дней с момента отправки. Теперь плательщики не обязаны отправлять квитанцию о получении налоговых требований, потому что ее фактическое получение будет фиксироваться системой.

Поправки в статью 76 НК РФ исключают основания для блокировки счета за непередачу квитанции о получении требований. Это значительное упрощение процесса для компаний и ИП, работающих с налоговой службой через ЭДО.

Обязательная электронная регистрация бизнесов и документы в административных делах

1 марта 2024 года стартовал эксперимент по удаленной регистрации бизнеса через сервис «Старт бизнеса онлайн», и этот проект продлили до 1 марта 2026 года. Ожидается, что в ближайшие годы сервис существенно доработается и будет поддерживать дополнительные функции, такие как выбор оператора ЭДО и фискальных данных.

Кроме того, с 1 июля 2025 года вступил в силу новый порядок подачи процессуальных документов в делах об административных правонарушениях. Теперь участники процесса могут подавать документы в электронном виде через Госуслуги, специально разработанные системы ЭДО или интегрированные с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Новый формат для электронных счетов

С 1 января 2025 года вступил в силу новый формат для электронного счета на оплату. Организации и ИП могут использовать электронный счет, который включает все необходимые реквизиты для осуществления платежей. Он доступен для использования в налоговых проверках и может быть передан в налоговую службу.

Международное расширение ЭДО

ЕАЭС в 2025 году планирует существенное расширение международного ЭДО. Уже с начала года функционирует система обмена УПД и электронными транспортными накладными между Россией и Беларусью. В следующем году планируется полный отказ от бумажных версий документов, а также внедрение системы конвертации документов между форматами стран-участниц.

Ужесточение контроля за безопасностью данных

С 1 марта 2025 года ввели автоматическое создание КЭП для карт болельщиков. С 30 мая 2025 года увеличились штрафы за утечку персональных данных – теперь штрафы могут составлять от 3 до 15 миллионов рублей в зависимости от масштабов утечки.

С 1 июня 2025 года доступ к МЧД из блокчейн-хранилища возможен только при предъявлении трех ключевых реквизитов: регистрационный номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН представителя.

Топ-3 вопроса по работе с ЭДО

1. Чем завершился проект ЭДО с самозанятыми?

   Проект завершен, и сейчас налоговые органы проводят анализ результатов. В конце года планируется представить итоги и возможные законодательные инициативы.

2. Можно ли оставаться на бумажном документообороте?

   Да, в некоторых случаях это возможно. Но для товаров, подлежащих маркировке, в госзакупках и для некоторых видов отчетности ЭДО обязателен.

3. Как хранить электронные документы?

   Электронные документы можно хранить в цифровом архиве на физическом носителе или через сервисы ЭДО. Сроки хранения зависят от типа документации, но обычно совпадают с теми же сроками, что и для бумажных документов.

Переход на ЭДО в 2025 году не только улучшит процессы, но и станет обязательным для многих отраслей. Это шанс для бизнеса ускорить операции, снизить затраты и избежать штрафов. Чем раньше вы внедрите ЭДО, тем быстрее получите конкурентные преимущества.