Новое в 2023 году: отчетность по форме ЕФС-1 и ее заполнение

С 1 января 2023 года начал работу Социальный фонд России, который пришел на замену ФСС и ПФР. В связи с этим была утверждена новая единая форма сведений для персонифицированного учета о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1).

В этой статье мы разберем, как и когда сдавать данную отчетность и какие еще изменения важно учесть.

Новая форма ЕФС-1: как заполнять и когда сдавать?

Форма ЕФС-1 включает несколько разделов и подразделов. Для того, чтобы сдать отчетность с первого раза, нужно уделить внимание каждой графе.

Применять новую форму ЕФС-1 обязательно с 1 января 2023 года.

Обратите внимание

У каждого подраздела новой формы ЕФС-1 свой срок представления.

Подраздел 1.1 (данные отчета СЗВ-ТД)

Данный подраздел новой формы ЕФС-1 нужно заполнять при приеме и увольнении сотрудника — при приостановлении и возобновлении трудового договора с ним, не позднее рабочего дня, следующего за днем приема сотрудника или других действий.

Также этот подраздел используют при переводе сотрудника, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Впервые представить Подраздел 1.1 необходимо по данным с 1 января 2023 года. В эту же дату нужно отразить и подать сведения о заключении и расторжении договора ГПХ и авторского заказа.

Подраздел 1.2 (данные отчета СЗВ-СТАЖ)

Этот подраздел необходимо представлять ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Впервые представить Подраздел 1.2 необходимо в 2024 году с данными за 2023 год.

Подраздел 1.3

Данный подраздел необходимо подавать государственным (муниципальным) учреждениям в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Впервые представить Подраздел 1.3 необходимо за январь 2023 года.

Подраздел 2.1 (сводные данные о рабочих местах из СЗВ-СТАЖ (ОДВ-1))

Данные необходимо представлять ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Впервые представить информацию подраздела необходимо в 2024 году по данным за 2023 год.

Подраздел 3.1 (данные отчета ДСВ-3)

Данные необходимо представлять за каждый квартал, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Впервые представить информацию подраздела необходимо за первый квартал 2023 года до 25 апреля 2023 года.

Как сформировать отчетность ЕФС-1 в программе «1С:ЗУП 8»

В версиях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» от 3.1.23.458 и 3.1.24.308 печатная форма и файл выгрузки ЕФС-1 формируется из документов СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и ДСВ-3,

Также в них реализовано заполнение и выгрузка Подразделов 1.1 и 1.2, 2 и 3 Раздела 1 новой формы отчетности ЕФС-1 в соответствии с постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Титульный лист новой формы ЕФС-1 заполняется из любого документа: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и ДСВ-3:

• СЗВ-ТД соответствуют подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1;
• СЗВ-СТАЖ и СЗВ-КОРР соответствуют подразделы 1, 1.2 и 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 с отчетного периода «2023 год»;
• ДСВ-3 соответствует подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 с отчетного периода «январь 2023».

Важно!

За 2022 год необходимо представить сведения по старым формам.

Никаких авансов: начисление за первую половину месяца в «1С:ЗУП» по новым правилам

По закону, заработная плата выплачивается сотрудникам не реже, чем 2 раза в месяц, в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Однако с 1 января 2023 года понятия «аванс» больше не существует, а все организации должны перейти на расчет зарплаты за первую половину месяца и по его итогам.

Основанием для этого является Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Он полностью меняет порядок определения даты фактического получения дохода в виде оплаты труда в учете НДФЛ.

С 2023 года датой фактического получения зарплаты стала дата ее выплаты, в том числе за первую половину месяца. Исчисление НДФЛ нужно производить на дату фактического получения зарплаты.

Обратите внимание

У каждого подраздела новой формы ЕФС-1 свой срок представления.

Согласно статье 226 НК РФ, для исчисления налога, а затем его удержания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3, нужно выполнить расчет за первую половину месяца с расчетом НДФЛ. Для этого в программе используем документ Начисление за первую половину месяца.

Его можно создать в разделе Зарплата по ссылке Все начисления или другим способом: Создать по ссылке Начисление за первую половину месяца.

Новые правила сдачи 6-НДФЛ в 2023 году

С 2023 года введены новые сроки расчета 6-НДФЛ, а также сама форма расчета и правила ее заполнения.

С учетом нерабочих дней расчет 6-НДФЛ нужно сдавать в следующие сроки:

• за 2022 год — не позднее 27 февраля 2023 года;
• за I квартал 2023 года — не позднее 25 апреля 2023 года;
• за полугодие 2023 года — не позднее 25 июля 2023 года;
• за 9 месяцев 2023 года — не позднее 25 октября 2023 года;
• за 2023 год — не позднее 26 февраля 2024 года.

При этом обязательно включить в раздел 1 расчета 6-НДФЛ:

• за 2022 год нужно будет НДФЛ, удержанный с 1 октября по 31 декабря 2022 года;
• за I квартал 2023 года — НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 марта 2023 года;
• за полугодие 2023 года — НДФЛ, удержанный с 23 марта по 22 июня 2023 года;
• за 9 месяцев 2023 года — НДФЛ, удержанный с 23 июня по 22 сентября 2023 года;
• за 2023 год — НДФЛ, удержанный с 23 сентября по 22декабря и с 23 по 29 декабря (последний рабочий день) 2023 года.

С отчетных периодов 2023 года расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать по форме в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

ФНС уточняет, что в форме 6-НДФЛ из раздела 1 исключены поля для отражения дат перечисления сумм НДФЛ, поскольку даты перечисления налога теперь фиксированные и их всего три в квартале.

Соответственно в строках 021 — 023 отражается только сумма исчисленного и удержанного НДФЛ по каждому сроку перечисления в квартале.

При этом строку 024 (сумма налога по четвертому сроку перечисления) нужно будет заполнить только в расчете 6-НДФЛ за 2023 год, который нужно будет представить в 2024 году. В этой строке отражаем сумму НДФЛ, исчисленного и удержанного за период с 23 по 29 декабря 2023 года.

Представитель ФНС

Дополнительные правила расчета больничных и детских пособий

В соответствии с Федеральным законом от 14.07.‎2022 № 237-ФЗ с 1 января 2023 года все граждане, работающие по договорам ГПХ, авторского заказа, авторы произведений, получающие выплаты по договорам об отчуждении исключительного права, могут претендовать на пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Это право предоставляется, если сумма страховых взносов, начисленная с выплат в их пользу, в том числе в рамках трудовых отношений, за предыдущий календарный год, составляет в совокупном размере не менее установленной стоимости страхового года. В 2022 году эта сумма была равна 4 833,72 рубля.

Новые нормы устанавливают, что, если гражданин на момент наступления страхового случая занят у нескольких заказчиков по договорам ГПД, пособия выплачивает ему один из таких заказчиков по выбору самого гражданина.

Все новые положения уже вступили в силу с 1 января 2023 года и должны быть учтены всеми организациями на территории России.