«Скан-Архив»: история успеха

Каждое большое решение начинается с маленькой идеи. Когда компании сталкиваются с вызовами, у них есть два пути: приспособиться или превратить проблему в возможность для роста. История создания программы «Скан-Архив» – яркий пример того, как стремление к эффективности может изменить не только внутренние процессы компании, но и задать новый стандарт для всей отрасли.

Вы узнаете, как зародилась идея создать «Скан-Архив», какие шаги были предприняты для его разработки, и с какими вызовами команда столкнулась на пути к созданию универсального решения для автоматизации документооборота. В интервью руководитель отдела программных разработок расскажет, как продукт прошел путь от идеи до сертификации «1С:Совместимо», как адаптировался к изменениям рынка и, главное, как помог реальным компаниям справиться с их задачами.

Расскажите, как появилась идея создания программы «Скан-Архив»? Что стало отправной точкой?

Идея создания «Скан-Архива» появилась как ответ на наши внутренние задачи. В то время мы активно росли, а документооборот становился все более сложным и трудоемким. Каждый месяц обрабатывались тысячи документов, и сотрудники тратили слишком много времени на их проверку, поиск, возврат и контроль. Это стало ощутимой проблемой.

Наш генеральный директор заметил, что проблема имеет стратегический потенциал: автоматизация этих процессов могла не только повысить эффективность, но и открыть для компании новые возможности. Тогда было принято решение: найти подходящее готовое решение на рынке или разработать свое. Мы начали с анализа существующих программ, таких как решения ABBYY, и даже проходили обучение по FlexiCapture. Но выяснилось, что ни одна из программ не могла полностью удовлетворить наши потребности, а стоимость доработок была непомерно высокой. Это натолкнуло нас на мысль: зачем платить за чужое решение, если мы можем создать свое, которое будет точнее отвечать нашим нуждам?

Так, в 2012 году мы приняли стратегическое решение – разработать собственное программное обеспечение. Мы хотели, чтобы оно было не только практичным и удобным, но и экономически выгодным для нашей компании. Уже через год у нас была первая версия «Скан-Архива», готовая к тестированию. И знаете, как только мы запустили первые пилоты, стало ясно: мы двигаемся в правильном направлении.

Когда идея была сформулирована, как проходил процесс разработки программы? С какими трудностями вы столкнулись?

Разработка «Скан-Архива» была захватывающим, но очень сложным процессом. Мы начали с того, что четко обозначили основные задачи: программа должна автоматизировать учет возврата документов, упрощать их обработку и обеспечивать удобство для сотрудников. Все решения мы принимали, ориентируясь на потребности нашей компании, ведь изначально проект создавался для внутренних нужд.

Первым этапом стала работа с исходящими документами. Мы начали использовать штрихкоды для автоматизации учета. Например, на каждую накладную печатался уникальный штрихкод, который позволял системе быстро идентифицировать, был ли документ возвращен контрагентом. Это было нашей первой значительной победой: время обработки документов сократилось, и сотрудники смогли сосредоточиться на более важных задачах.

Однако следующий этап – работа с входящими документами – оказался куда сложнее. Нам нужно было научиться распознавать текст на сканах, чтобы связывать документы с соответствующими записями в базе. Мы выбрали бесплатную библиотеку Tesseract для распознавания текста, но на первых этапах точность оставляла желать лучшего. Приходилось буквально вручную настраивать алгоритмы, чтобы минимизировать ошибки.

Каждый новый шаг сопровождался доработками и улучшениями. Например, мы столкнулись с тем, что наша база данных должна была быть синхронизирована с программой. Это означало, что номера и даты документов должны совпадать идеально. Если этого не происходило, приходилось прикреплять документы вручную. Но благодаря настойчивой работе нашей команды и обратной связи от первых пользователей, мы довели эту функцию до ума.

На протяжении всей разработки мы понимали, что наш инструмент должен быть удобным и интуитивно понятным. Поэтому мы сделали ставку на привычный интерфейс «1С». Это было нашим ключевым преимуществом, потому что бухгалтеры и сотрудники не тратили время на освоение новой программы, а сразу могли начать работать.

На этом этапе мы еще не думали о тиражировании «Скан-Архива» на другие компании. Мы хотели создать идеальное решение для себя. Но чем дальше продвигалась работа, тем больше мы понимали: у нас получается продукт, который может быть полезен многим».

Как первые пользователи восприняли программу? Были ли сложности с адаптацией и внедрением?

Когда мы впервые предложили «Скан-Архив» другим компаниям, сразу стало понятно: создать рабочий продукт для себя – это одно, а адаптировать его под чужие процессы – совсем другое. Для нашей компании программа была выстроена под конкретную структуру данных, но для других пользователей требовалась универсальность.

Первой сложностью стала необходимость интеграции с различными конфигурациями «1С», такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», «1С:УПП» и другими. На первый взгляд, они похожи, но мелкие отличия в структуре данных требовали тщательной доработки. Нам пришлось адаптировать программу, чтобы она работала корректно с любой конфигурацией, учитывая нюансы. Этого удалось добиться только после того, как платформа «1С» внедрила функционал для работы с расширениями.

Кроме того, качество распознавания текста на сканах вызывало вопросы. Например, если в базе был неправильно указан номер документа или дата, программа не могла корректно связать скан с записью. Это обязывало клиентов уделять больше внимания точности ввода данных. Несмотря на это, ключевые функции, такие как работа с документами через штрихкоды, отчетность по состоянию документов и адаптация программы под специфические задачи, были высоко оценены.

Мы получали множество отзывов от первых пользователей. Это были и благодарности за удобство программы, и предложения по улучшению. Например, клиенты просили доработать интерфейс, ускорить обработку больших объемов данных и сделать функции распознавания более гибкими. Благодаря этой обратной связи мы шаг за шагом дорабатывали «Скан-Архив», улучшая функционал и делая продукт удобным для самых разных компаний.

Были, конечно, и трудности с внедрением. Не каждая компания готова к таким изменениям, особенно если у них уже сложились определенные процессы работы с документами. Но когда клиенты начинали использовать «Скан-Архив» и видели, как он упрощает их работу, сомнения уходили.

Именно опыт первых пользователей стал для нас ключевым. Он помог выявить слабые места, улучшить интерфейс и добавить функционал, который стал стандартом для всех версий программы. Без этой обратной связи мы бы не смогли сделать продукт таким, каким он является сегодня».

Когда «Скан-Архив» был готов к работе, вы решили сертифицировать его на соответствие требованиям «1С». Расскажите, как проходил этот процесс?

Сертификация продукта на соответствие требованиям «1С:Совместимо» была для нас стратегическим шагом. Мы понимали, что статус «1С:Совместимо» не только повысит доверие к программе, но и подтвердит, что она соответствует всем стандартам платформы «1С».

Процесс сертификации оказался довольно трудоемким. Специалисты компании «1С» детально проверяли продукт: его функциональность, соответствие заявленным характеристикам, удобство работы для конечных пользователей. Замечания, конечно, были – в основном касающиеся внутренней структуры кода и оформления интерфейса. Нам пришлось дорабатывать некоторые аспекты, чтобы соответствовать стандартам, но это пошло программе только на пользу.

После исправления всех замечаний «Скан-Архив» успешно прошел сертификацию. Получение статуса «1С:Совместимо» стало настоящей вехой для нас. Этот сертификат – как знак качества, который подтверждает, что программа идеально интегрируется с решениями на платформе «1С».

Однако статус открыл перед нами не только новые возможности, но и новые вызовы. Мы изначально планировали распространять «Скан-Архив» через партнерскую сеть «1С». Но оказалось, что многие партнеры не были готовы самостоятельно внедрять программу. Это связано с тем, что процесс внедрения требовал глубокого понимания как самой программы, так и специфики бизнеса клиента.

В итоге мы решили взять процесс внедрения в свои руки. Создали отдельное подразделение, которое занималось исключительно внедрением и обучением пользователей. Это решение стало для нас стратегически важным: мы смогли гарантировать клиентам высокий уровень сервиса и минимизировать возможные ошибки при адаптации программы.

Сертификация «1С:Совместимо» стала не только подтверждением качества нашего продукта, но и дополнительной мотивацией для его дальнейшего развития. Мы осознали, что создание и поддержка тиражного продукта – это ответственность, которая требует постоянной работы над улучшением».

Со временем рынок изменился, как это повлияло на «Скан-Архив»? Какие адаптации вы вносили, чтобы оставаться востребованными?

Когда мы только начинали, «Скан-Архив» решал довольно узкий круг задач: контроль возврата документов, автоматизация учета и упрощение подготовки к проверкам. Но рынок диктует свои правила, и с каждым годом требования клиентов менялись. Это касалось не только технических возможностей программы, но и ее универсальности и гибкости.

Одним из ключевых направлений стала интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО). Многие компании начали отказываться от бумажных документов в пользу цифровых, что требовало полной перестройки процессов. Мы добавили возможность отправки и получения документов через ЭДО, включая автоматическое прикрепление электронных подписей. Это не только ускорило работу, но и сделало ее более безопасной: вероятность ошибок, связанных с ручным вводом, сократилась в разы.

Еще одно важное нововведение – ночной режим обработки документов. Один из клиентов предложил идею: система могла бы запускать обработку в нерабочие часы, чтобы к началу рабочего дня данные уже были готовы. Мы реализовали эту функцию, и она стала особенно популярной среди крупных компаний с большим документооборотом.

Мы также адаптировали программу под работу с большим объемом данных. Это касалось как оптимизации скорости обработки сканов, так и расширения возможностей работы с форматами файлов. Например, появилась поддержка различных версий PDF и улучшилась работа с изображениями низкого качества.

Каждое новое требование клиентов становилось для нас вызовом. Например, один из крупных заказчиков попросил доработать функционал отчетов, чтобы они соответствовали внутренним стандартам компании. Это заставило нас пересмотреть подход к настройке программы: мы начали добавлять функции, которые могли быть легко адаптированы под конкретные нужды пользователей.

Со временем «Скан-Архив» стал гораздо более универсальным и мощным инструментом, чем мы изначально планировали. Он эволюционировал из внутреннего решения в продукт, способный решать задачи самых разных компаний и отраслей.

И самое главное: мы постоянно остаемся на связи с нашими клиентами. Это помогает нам не только оперативно реагировать на изменения рынка, но и внедрять инновации, которые делают программу еще лучше».

Чтобы подвести итог, расскажите о реальных случаях внедрения «Скан-Архива». Как программа помогла компаниям в их работе?

Мы всегда говорим, что лучшая демонстрация эффективности программы – это реальные истории внедрения. Они показывают, как «Скан-Архив» помогает решать повседневные задачи бизнеса и адаптироваться к их особенностям. Позвольте привести несколько примеров.

АО «МАКФА»

Крупная производственная компания «МАКФА» столкнулась с проблемой усложнения документооборота на фоне роста бизнеса. Они обрабатывали тысячи документов в месяц, а их контроль и учет требовали значительных усилий. Кроме того, компания использовала «1С:Управление производственным предприятием», поэтому ключевым требованием была полная совместимость с этой конфигурацией.

Мы адаптировали «Скан-Архив» под их потребности, внедрили технологии штрихкодирования и интеллектуального распознавания реквизитов. Результаты впечатлили: скорость обработки документов увеличилась, время на подготовку отчетности сократилось, а сотрудники смогли сосредоточиться на стратегических задачах.

Сергей Серенович, директор IT-службы компании на момент внедрения, сказал так: «Для поддержания лидерских позиций на рынке мы понимаем, как важны инновации, которые делают бизнес-процессы более эффективными. Внедрение «Скан-Архива» стало важным шагом для нас. Мы не только сэкономили время, но и повысили продуктивность работы наших сотрудников, освободив их для более приоритетных задач».

Тульский Винокуренный завод 1911

Производство алкогольной продукции связано с высоким уровнем бюрократических требований. Тульский винокуренный завод, развивая новое направление контрактного производства, столкнулся с огромным объемом документов, которые было сложно отслеживать.

Мы внедрили «Скан-Архив», добавив функции контроля за возвратом документов и автоматической подготовки к проверкам. Это решение существенно упростило процессы.

Как отмечает Ольга Шеваева, бухгалтер по реализации: «Теперь у нас полная картина о возвратах документов по каждой сделке, и мы можем эффективно управлять этим процессом. Программа «Скан-Архив» значительно упростила нашу работу, и я с уверенностью могу ее рекомендовать».

Agrimatco

Международная компания Agrimatco, работающая в сфере агробизнеса, обратилась к нам с запросом автоматизировать процессы обработки и поиска документов между филиалами. Разветвленная структура компании усложняла документооборот, а работа с наклейками для штрихкодов занимала массу времени.

Мы предложили решение: внедрили «Скан-Архив», который позволил исключить ручную работу с наклейками, ускорил загрузку сканов и минимизировал ошибки. В результате компания ежемесячно обрабатывает более 350 документов, а время на их поиск и обработку сократилось в несколько раз.

Ольга Пушкарева, заместитель главного бухгалтера Agrimatco, поделилась: «После внедрения программы процесс работы с документами стал значительно проще и быстрее. Специалисты ГЭНДАЛЬФ помогли нам с настройкой и обучением, и мы сразу почувствовали улучшения в работе. «Скан-Архив» стал важным инструментом в нашей ежедневной деятельности».

Эти примеры – лишь часть историй успеха. Они показывают, что «Скан-Архив» – не просто программа, а инструмент, который решает конкретные задачи бизнеса, адаптируется под требования и упрощает работу сотрудников. Именно благодаря таким историям мы уверены в нашем продукте и продолжаем его развивать».