Меня зовут Андрей Тарадин, и я являюсь директором по развитию компании «Премиум класс».
ООО «Премиум класс» занимается продажей специализированного оборудования, техническим сопровождением и модернизацией предприятий уже 14 лет. На данный момент у нас 6 направлений деятельности, и мы являемся эксклюзивным дистрибьютором ряда иностранных компаний.
Компания «Премиум класс» показывает рост объемов продаж практически на протяжении всего времени своего существования, и на следующие годы у нас большие планы по развитию: расширение географии продаж и клиентской базы, увеличение штата сотрудников. Успешная реализация этих действий зависит, в том числе, и от эффективной работы наших информационных систем.
О нашем учете сейчас
Учет в компании ведется в 3 разных программах: «1С:Управление торговлей 11» (УТ), «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 (ЗУП), «1С:Бухгалтерия предприятия» ред. 2.0 (БП), между ними настроен обмен. У нас есть микропроизводство, есть закупки у поставщиков и реализация клиентам оптом и в розницу.
О нашем учете до настройки систем, его сложностях
База «Управление торговлей» была старой и доработанной, с массой лишней информации - задвоенной номенклатурой, контрагентами.
База «Бухгалтерия предприятия» не сходилась с «Управлением торговлей», отличалась даже номенклатура. В программе менеджеры по продажам делали заказы клиентам и реализации, склад делал сборку, финансовый директор загружала платежи. У всех были админские права. Кроме продаж и склада, никакие другие подсистемы не использовались.
Необходимо было устранить беспорядок в базе (убрать задвоение справочников) и наладить обмен с бухгалтерией, чтобы учет стал максимально прозрачным. Эти задачи были определены на самом первом этапе.
Помимо решения базовых проблем, хотели:
- Настроить ценообразование. Прайс очень сложный, мультивалютный. Менеджеры рассчитывали цены и скидки сами, процесс не контролировался. Нужно было настроить механизм ценообразования так, чтобы менеджер не мог редактировать цены вручную, при этом цена рассчитывалась предельно гибко. Важно было загружать прайсы поставщиков в базу и там их обрабатывать. Данные правила касаются и опта, и розницы.
- Автоматизировать процесс работы с поставщиками, чтобы менеджеры по продажам могли отслеживать поступление своего товара.
- Разделить права доступа.
- Формировать отчетность в базе. Контролировать доходы и расходы, формировать управленческий баланс, регулярно закрывать месяцы.
- Разработать дополнительную отчетность и печатные формы.
Главным условием при всем этом было – по максимуму использовать типовой функционал, чтобы программу можно было безболезненно обновлять.
О знакомстве с «ГЭНДАЛЬФом»
Сначала у нас был один подрядчик. Он не выполнял свои обязательства, с ним расстались. Потом другой - фрилансер. Столкнулись с тем, что у людей, с которыми работаешь неофициально, нет ответственности за результат. После приняли решение искать фирму франчайзи с хорошей репутацией - крупную, с опытными сотрудниками.
Позвонили в несколько известных франчайзи в Ростове, рассказали ситуацию, съездили на переговоры. У нас провели интервьюирование, составили план работ, дали оценку. Оценка, которую дал «ГЭНДАЛЬФ», казалась самой дорогой, а способы решения самыми сложными. Но! Они смогли защитить свою оценку, свои методы решения. Плюс в предложениях других франчей мы нашли слабые стороны. Определились – «ГЭНДАЛЬФ»! Составили ТЗ и договор с гарантией результата.
Вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФа» выполнили работы
- Обновили существующие базы УТ и ЗУП до последних релизов.
- Сделали свертку базы УТ, удалили все дубли, почистили справочники, привели структуру базы к виду, который был нам нужен.
- Сделали чистую базу БП (т.к. старая совсем не стыковалась с торговлей), выгрузили в нее данные из УТ, настроили постоянный обмен УТ-БП, БП-ЗУП.
- Доработали бизнес-процесс по продажам, включили в использование соглашения и договоры, чтобы задействовать максимум функционала программы.
- Переработали процессы по закрытию месяца в компании. Разработали управленческие статьи доходов и расходов, стали вести учет авансовых отчетов, прочих доходов и расходов в программе. Теперь по результатам закрытия месяца в программе можно увидеть данные о деятельности всей фирмы в целом, не только продажи.
- У нас было сформировано новое подразделение - отдел закупок, разработали должностную инструкцию, внедрили механизмы обеспечения заказов. Автоматизировали работу с поставщиками, формирование заказов по потребностям.
- Большая работа проведена в области ценообразования. Для розницы доработали программу, чтобы розничная цена определялась сразу из 3-х прайсов (евро, доллары, рубли) и конвертировалась по актуальному курсу без участия продавца.
Для гибкой настройки скидок разделили клиентов на сегменты, составили валютные соглашения, разработали свою обработку по загрузке прайсов поставщиков (евро, доллары, рубли). - Сделали гибкое разделение прав доступа, версионирование, чтобы пользователи не могли корректировать данные, которые не нужно, и чтобы отслеживать, кто «косячит».
- Переработали справочник номенклатуры, включили использование свойств, доп. реквизитов и характеристик, сделали интеграцию с интернет-магазином. Теперь менеджерам гораздо удобнее работать со списком номенклатуры (а он у них очень большой, сложный и специфический).
- Включили в работу кладовщиков. Организовали ордерный склад, совместно с фин. отделом наладили взаимодействие склада с менеджерами по продажам, чтобы кладовщики оперативно видели информацию об отгрузках.
- Подключили и продолжаем поддерживать онлайн-кассу, настроили учет по ФЗ-54.
- Доработали множество печатных форм для наших крупных клиентов и отчетов для эксклюзивных поставщиков.
- В бухгалтерском учете проконтролировали закрытие месяцев и получили консультации по ведению учета в целом.
- Провели аудит базы ЗУП, «ГЭНДАЛЬФ» помог корректно вести учет в расчете зарплаты и кадрах.
Работы по большинству указанных направлений еще ведутся. И хотя уже заметен ощутимый результат, задач предстоит сделать еще много.
В результате
- Наши системы учета обновлены, все отчетные формы в актуальном состоянии.
- Бухгалтерский учет и управленческая отчетность компании стали более прозрачными для нас, директоров.
В бухгалтерском учете - бухгалтер не вводит первичную документацию, а сразу получает от менеджеров готовый документ через обмен.
В управленческой отчетности - мы смогли проанализировать свои расходы, найти узкие места и теперь готовимся к внедрению бюджетирования для еще более четкого управления средствами. - Справочники стали более удобными и понятными, снижены требования к квалификации сотрудника при работе со сложной номенклатурой.
- Цена автоматически проставляется в заказ в соответствии с актуальным курсом. Менеджеры используют прайс компании, не могут продавать по заниженным ценам без согласования.
- Отдел закупок покупает то, что нужно для клиентов. На складе не содержится неликвид. Менеджеры по продажам могут самостоятельно и оперативно информировать клиентов о сроке поступления их заказа, делать резервирование.
- Кассир кассы ККМ не указывает цены вручную. Цена проставляется автоматом, из нужного прайса и по актуальному курсу.
- Финансовый директор получил уверенность в том, что компания соблюдает ценовую политику поставщиков (рекомендованные цены продажи).
- Сотрудники несут ответственность за работу в базе и видят только ту информацию, которая нужна им в работе. Директора получили уверенность, что сотрудники работают по установленным стандартам. Нами завершается работа по доработке этих стандартов.
- Проведенные преобразования сделали возможным создание интернет-магазина. Планы такие уже есть.
- Ускорили отгрузку клиентам. Теперь склад отгружает оперативно, т.к. требования на отгрузку появляются онлайн. Менеджер, в свою очередь, оперативно следит за процессом отгрузки.
- Сократилось время на составление ежемесячных отчетов поставщикам.
- Была решена часть вопросов по ведению бухучета и расчета зарплаты.
В итоге все бизнес-процессы внутри компании стали более упорядоченными. Регламентированная отчетность в актуальном состоянии и вовремя сдается на проверку в контролирующие органы. Составлены четкие регламенты по работе. Сотрудники самостоятельно контролируют своих клиентов от заказа до отгрузки. Снижено количество ошибок при вводе первичных документов.
Мы оперативно получаем актуальную информацию о состоянии бизнеса. Делаем шаги к его расширению, к примеру, планируем интернет-магазин. И строим планы на автоматизацию в дальнейшем – установка «Скан-Архива», разработанного «ГЭНДАЛЬФ» для создания упорядоченного архива документов в «1С», переход на электронный документооборот и, возможно, «1С:Комплексную автоматизацию», внедрение бюджетирования.
