На сайте ПФР, а также на ресурсах «1С» уже публиковались материалы и рекомендации по заполнению новой формы отчетности СЗВ-ТД для электронных трудовых книжек. Тем не менее, на Линию консультаций продолжают поступать вопросы на эту тему, поэтому мы размещаем ответы на наиболее популярные из них.
Сэкономьте ваше время на поиске ответа и получите уверенность в отсутствии ошибок.
Каких сотрудников нужно включать в отчет за январь 2020?
Нужно включать только тех сотрудников, по которым в январе 2020 произошли какие-либо события: прием, перевод, увольнение, подача заявления о судьбе трудовой книжке и т.д. Если никаких событий по сотруднику не было, то и в отчет его не нужно включать совсем. Если ни по кому из сотрудников не было событий (и не было переименования организации), то отчет не нужно отправлять совсем.
Конечно же, речь идет о сотрудниках, оформленных по трудовым договорам или контрактам, т.е. по которым и ранее вели бумажную трудовую книжку.
Можно ли заполнить таких сотрудников автоматически?
На данный момент автоматически заполняются сотрудники, в кадровых документах которых (прием, перевод, увольнение) установлен флажок «Отразить в трудовой книжке».
В других документах, события по которым также нужно отражать в СЗВ-ТД, такого флажка пока не предусмотрено. Например, в документе «Перемещение в другое подразделение». Такие мероприятия пока нужно вносить в СЗВ-ТД вручную.
Нужно ли заполнять события до 2020 года?
Нужно заполнять только одно последнее событие по состоянию на 01.01.2020 и только по тем сотрудникам, что были включены в отчет (см. первый вопрос).
Можно ли заполнить такие события до 2020 года автоматически?
Можно найти этот последний документ (прием или перевод) и также поставить в нем флажок «Отразить в трудовой книжке» и записать (провести) документ. Если установлена дата запрета редактирования, придется ее временно снять. Если зарегистрируются перерасчеты — нужно удалить их в разделе Зарплата — Сервис — Перерасчеты (впрочем, за перерасчетами рекомендуется следить всегда).
Если же последнее событие трудовой книжки не связано с приемом или переводом, либо изменять документы прошлого периода не хочется, то такие записи нужно внести в уже имеющиеся строки СЗВ-ТД вручную. Для этого нужно щелкнуть на строке с сотрудником, и откроется форма с таблицей мероприятий по нему.
Также вручную потребуется дополнить СЗВ-ТД событиями до 2020 года, если был перенос данных или эксплуатация программы начиналась на действующем предприятии, и документов приема на работу нет, а есть только документы «Начальная штатная расстановка».
В будущем планируется реализовать средства для автоматического заполнения СЗВ-ТД и в этой ситуации.
Почему программа сама не может заполнить все такие последние события автоматически без участия пользователя?
Потому что по закону нужно вносить последнюю запись из трудовой книжки сотрудника, а во многих случаях она может отличаться от того, какие данные имеются в базе. И программа тогда автоматически заполнит форму неправильно.
У нас ведется ручная нумерация приказов, и в документы вписываются номера вида, например, 15-к. Почему такие номера не заполняются в СЗВ-ТД?
Для того чтобы такие номера заполнялись, нужно в разделе «Настройка» найти ссылку «Дополнительные настройки» и в открывшейся по ней форме снять флажок «Удалять префиксы организации и ИБ из номера кадровых приказов». Ведь и ранее, если этот флажок был установлен, такие номера не выводились в печатные формы приказов серии «Т-...».
Обязательно ли заполнять новое поле «Трудовая функция» в кадровых документах?
Нет, не обязательно. Если в бумажную трудовую книжку и раньше вписывали только должность и подразделение сотрудника, то этой информации достаточно для заполнения трудовой функции в СЗВ-ТД.
Трудовую функцию следует заполнять когда она отличается от должности/подразделения и действительно вписывалась в бумажную трудовую книжку.
Почему добавили для подразделения полное наименование для вывода в СЗВ-ТД, а не используется дополнительная настройка «Выводить полную иерархию подразделений», как в кадровых приказах?
Потому что нужно вписывать СЗВ-ТД ровно такой текст, какой вписывается в трудовые книжки. Формируемый автоматически текст по настройке «Выводить полную иерархию подразделений» в большинстве случае с этим текстом не совпадает из-за склонений и прочих особенностей русского языка.
В программе при заполнении мероприятия «Увольнение» не заполняется поле трудовая функция. Нужно ли его заполнять?
Мы считаем, что нет. Так, например, при записи в бумажную трудовую книжку увольнения не вписывается с какой должности и подразделения увольняется сотрудник. Также правила проверки СЗВ-ТД содержат исключение: именно для увольнения заполненность трудовой функции не проверяется. Но в связи с массовыми обращениями пользователей по этому вопросу мы проводим дополнительные консультации с ПФР.
Для основания увольнения указали нестандартное наименование и текст. В СЗВ-ТД все равно выводится стандартный пункт, часть, статья Трудового кодекса. Почему так?
Изменять наименование основания увольнения принципиально, т.е. на другой пункт, не предполагается. Также не предполагается принципиально менять текст основания, вписывать в него пункт, часть, статью повторно. Сейчас использовать нестандартное наименование или текст можно, например:
- наименование: чтобы вывести его без сокращений в печатные формы серии «Т-...»
- текст: чтобы внести «косметические» изменения в стандартный текст основания, не меняя его смысл принципиально
Если в справочнике оснований увольнения вы не находите пункт, который считаете что должен там быть, обратитесь на линию технической поддержки.
Почему во временном кадровом переводе не доступен флажок «Отразить в трудовой книжке»?
Предполагается, что временные (краткосрочные) кадровые переводы в бумажной трудовой книжке не отражаются. В противном случае придется вносить в трудовую книжку запись будущей датой, т.е. которая фактически еще не свершилась. Поэтому если у вас бывают временные кадровые переводы, которые вы хотите отразить в трудовой книжке, то их нужно регистрировать как два постоянных.
Материалы подготовлены на основе статей сайта its.1c.ru
Остались нерешенные вопросы? Задайте их экспертам Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ».
