Забудьте про Excel: настройка складского учета в «1С» для новичков

Продолжаем наш цикл статей, в которых простыми словами объясняем сложный функционал программ «1С».

Мы уже писали про:

• «1С:Предприятие» – что это такое, почему это нужно современному бизнесу, чем отличается платформа от конфигурации и виды лицензий «1С».

• «1С:Бухгалтерию» – основные возможности, характеристики и принципы бухгалтерского учета.

Бизнес растет, количество заказов увеличивается, а кладовщики все чаще разводят руками: «Не можем найти». Знакомая ситуация?

Когда учет ведется в Excel, ошибки неизбежны. В итоге клиенты уходят к конкурентам, а компании теряют деньги из-за элементарного беспорядка. Чтобы этого избежать, не обойтись без автоматизации.

Специальное программное обеспечение позволяет навести порядок в остатках, ускорить сборку заказов и исключить воровство. Давайте разберемся, как это работает.

Что такое «1С:Склад» – для чайников

Сразу развеем миф: отдельной коробки с надписью «1С:Склад» в природе не существует. Это лишь обиходное название функционала, который встроен в различные решения. Он есть внутри таких конфигураций, как «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»), 1С:ERP или «1С:Розница».

Внедрение системы позволит раз и навсегда разобраться с тремя главными проблемами

1. Путаница с остатками. Вы всегда точно знаете, сколько продукции лежит на полках, а не гадаете, есть ли товар в наличии.

2. Низкая скорость. Кладовщику не придется тратить часы на поиски – система подскажет точное место хранения.

3. Ошибки персонала. Программа не даст отгрузить то, чего нет, или перепутать похожие позиции.

По сути, этот инструментарий внутри вашей системы помогает управлять движением запасов на всех этапах: от момента, когда фура поставщика заехала на территорию, до выдачи заказа счастливому покупателю.

Базовые термины: номенклатура, склад и топология

Прежде чем бросаться настраивать программу, нужно понять язык, на котором она «общается». Без этого любые попытки что-то наладить обречены на провал.

Вот краткий словарь для складского сотрудника в мире «1С»

• Номенклатура. Это общий список всего, чем торгует ваша фирма: товары, услуги, материалы. В системе 1с каждая отдельная позиция – это карточка номенклатуры.

• Склад и Топология. Склад можно разделить на логические зоны (помещения), например: «Зона приемки», «Холодильник», «Брак». А помещения уже дробятся на ряды, стеллажи и полки.

• Ячейки (Адресное хранение). Это конкретный адрес на полке. Когда торговля идет бойко, кладовщику некогда вспоминать, куда он положил коробку с красными кружками. Система сама укажет: «Ряд 5, Стеллаж 2, Ячейка 14». Это и есть адресное хранение.

• Ордерная схема. Звучит страшно, но на деле все просто. Это разделение финансов и товаров. Менеджер выписывает накладную (деньги), а кладовщик подтверждает факт отгрузки ордером (товар). Полезно, когда офис и зона хранения находятся в разных местах.

Если вы разберетесь с этими понятиями, дальнейшее обучение пойдет гораздо легче.

Что умеет программное обеспечение для автоматизации склада

Когда директор компании первый раз открывает интерфейс «1С», у него возникает закономерный вопрос: «И что теперь со всем этим делать?»

Давайте разберем, какие задачи закрывает система и как это упрощает жизнь бизнесу

Учет движения товарных позиций

Система фиксирует каждое действие: товар пришел от поставщика, переместился между складами, ушел покупателю или списан из-за брака. В любой момент можно открыть отчет и увидеть полную историю движения конкретной позиции.

Управление местами хранения

Если компании приходится вести учет в нескольких зонах (опт, розница, брак), программа позволяет разнести их по разным складам или помещениям. Кладовщик видит только свою территорию – меньше путаницы, меньше ошибок.

Автоматизация внутренних перемещений

Когда нужно переместить товара с центрального склада в магазин, не придется вручную пересчитывать коробки. Создается документ перемещения, система сама спишет товар с одного места и оприходует на другое.

Серийный учет и партии

Для некоторых видов продукции важно знать, из какой поставки пришел товар. Например, продукты питания с ограниченным сроком годности. Программа позволяет разделить остатки по партиям и отследить каждую единицу.

Штрихкодирование и работа с ТСД

Вместо того чтобы вручную набирать позиции в документе, кладовщик сканирует штрихкод терминалом – и данные автоматически попадают в базу. Это особенно полезно при инвентаризации, когда нужно пересчитать сотни товарных единиц за короткое время.

Аналитика и отчеты

Система генерирует отчеты по остаткам, движению, оборачиваемости. Владелец бизнеса может в любой момент проверить, сколько денег заморожено в данный момент.

Настройка системы на примере «1С:Управление торговлей»

Чтобы начать работать, первым делом нужно создать в системе наш склад. Без этого не получится принять ни одной коробки.

Для начала нужно найти нужный раздел. В большинстве конфигураций (например, в УТ 11) путь выглядит так: заходим в раздел «НСИ и администрирование», выбираем вкладку «Склад и доставка». Здесь нас интересует пункт «Склады и магазины».

Создание нового склада

1. Нажимаем кнопку «Создать».

2. В открывшемся окне выбираем тип склада: «Оптовый» или «Розничный». Это важно, так как для розничного склада торговля ведется с использованием специальных чеков ККМ.

3. Заполняем наименование. Лучше писать понятно, например, «Основной склад» или «Магазин на Ленина».

4. Если планируете использовать ордерную схему (помните, мы говорили о ней выше?), нужно проставить галочки в соответствующих полях (приемка, отгрузка, отражение излишков).

После заполнения всех полей не забудьте кликнуть по кнопке «Записать и закрыть». Теперь наш склад готов к приему товаров.

Как работать с товаром: приемка, размещение и отгрузка

Склад создан, справочники заполнены. Что дальше? А дальше начинается настоящая работа – принимать товар от поставщиков и отгружать клиентам.

Разберем, как это происходит, чтобы даже без специального обучения было понятно.

Пошаговая схема приемки товара

Представим ситуацию: приехала фура с партией товарных позиций. У водителя на руках накладная на 100 коробок, а по факту в машине – только 95. Как зафиксировать это в системе?

Шаг 1. Создаем документ «Поступление товаров и услуг». Здесь указываем поставщика, номер накладной и товарных позиций согласно бумажному документу.

Шаг 2. Переходим в раздел «Склад и доставка» → «Приемка». Система автоматически сформирует распоряжение на приемку на основании документа поступления.

Шаг 3. Нажимаем кнопку «Создать ордер на приемку». В открывшемся документе программа уже подтянула данные из накладной: ожидаем 100 коробок.

Шаг 4. Кладовщик проверяет товар и вносит фактическое количество. В нашем случае это 95 штук. Здесь же можно сразу указать ячейку, куда положили коробки (если используется адресное хранение).

Шаг 5. Чтобы завершить операцию, нужно кликнуть «Провести и закрыть». Система зафиксирует расхождение между документом (100) и фактом (95). Бухгалтер позже разберется с претензией к поставщику, а на складе уже будут корректные данные.

Размещение продукции по ячейкам

Если в настройках включено адресное хранение, каждая единица продукции должна получить свое место. Это может показаться лишним, но на практике экономит часы времени. Кладовщик не бегает по всему помещению в поисках нужной коробки – программа сразу покажет: «Ряд 3, Стеллаж 12, Полка 5».

Отгрузка клиенту

Процесс зеркален приемке. Менеджер оформляет реализацию товара (документ «Реализация товаров и услуг»), а кладовщик создает на его основании расходный ордер. В ордере фиксируется, что товар физически покинул помещение. Если компании работает с крупными заказами, такое разделение помогает избежать ситуаций, когда деньги получены, а товар еще лежит на полке.

Проведение инвентаризации продукции без ошибок

Слово инвентаризация часто вызывает панику: нужно остановить работу, пересчитать тысячи коробок, и все равно в конце ничего не сойдется. Но если вести учет правильно, этот процесс станет рядовой задачей.

Инвентаризация проводится в трех основных случаях

1. Смена материально ответственных лиц.

2. Выявление краж или порчи.

3. Плановая проверка (например, раз в год).

В программах «1С» для этого есть специальный инструмент – документ «Пересчет товаров». Чтобы его запустить, нужно зайти в раздел «Склад и доставка» и выбрать пункт «Пересчеты товаров».

Как упростить процесс

Вместо того чтобы вручную вбивать каждую позицию, можно воспользоваться «магией» автоматизации. В документе пересчета есть функция автоматического заполнения.

Достаточно активировать команду «Заполнить по остаткам на складе». Программа сама подтянет список всех товаров, которые должны быть у вас согласно учетным данным. Задача кладовщика упрощается: он идет по списку и ставит реальное количество.

Если используется терминал сбора данных (ТСД), процесс ускоряется в разы. Сотрудник просто сканирует штрихкоды, и данные попадают в документ в автоматическом режиме. Это исключает ошибки, когда уставший человек посчитал 15 коробок вместо 16.

Что делать с расхождениями

После того как вы посчитали факт, программа покажет отклонения от учетных данных.

• Если товара больше, чем в программе – это излишки. На их основании нужно сформировать документ «Оприходование излишков товаров».

• Если товара не хватает – это недостача. Создаем документ «Списание недостач товаров».

• Если вместо красных носков нашли синие – это пересортица. В «1С» есть специальный помощник, который поможет зачесть такие расхождения, чтобы не портить общую картину учета.

Обучение сотрудников работе в «1С»

Внедрить программу – это полдела. Главное – научить людей с ней работать. Часто именно саботаж персонала становится причиной провала автоматизации.

Кладовщики, привыкшие к тетрадкам, могут воспринимать нововведения в штыки

Чтобы этого избежать, нужно провести качественное обучение. Не нужно заставлять людей читать толстые инструкции – лучше объяснить, как работает «1С:Склад», для чайников, просто и наглядно.

Лучше покажите на практике:

1. как зайти в систему (ввести логин/пароль);

2. как найти нужную вкладку в меню;

3. по какой клавише нажать, чтобы создать документ;

4. как активировать сканер штрихкода.

Выводы и ответы

Мы разобрали основные принципы работы, и теперь складской учет не кажется таким уж неподъемным. Как видите, работать в современной системе не так уж сложно, если понимать логику процессов.

Грамотная настройка складского контура – это фундамент для роста компании. Если вы все сделали правильно, то в итоге у вас будет порядок в остатках, довольные клиенты и спокойные нервы.

Давайте подведем итог. Чтобы автоматизации прошла успешно, вам нужно:

1. Выбрать подходящее решение («1С:УТ», «1С:Розница», 1С:ERP).

2. Настроить справочники и топологию.

3. Организовать обучение персонала.

4. Использовать современное оборудование.

Надеемся, с помощью этой статьи вы сможете сделать первые шаги к цифровому складу.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли вести учет без адресного хранения?

Да, для маленького магазина это нормально. Но если ваш склад больше гаража, без адресов эффективность складского персонала упадет.

Зачем нужна ордерная схема?

Она незаменима, когда торговля и логистика разнесены во времени. Это страховка от ошибок, когда документы уже подписаны, а товар еще не собран.

Обязательно ли покупать ТСД?

Нет, можно работать и с бумажными ведомости. Но с терминалом скорость приемки и инвентаризации вырастает в разы, а вероятность ошибки стремится к нулю.

Сложно ли интегрировать «1С» с другим софтом?

Современное программное обеспечение позволяет легко настроить обмен данными. Интеграция с внешней программой (например, для логистики или маркетплейса) – стандартная задача.

Что делать, если товара на полке нет, а в программе он числится?

Скорее всего, где-то была ошибка в оформлении документов. Проведите инвентаризацию. Если продукта действительно нет, спишите его. Возможно, при пересчете он окажется в другой ячейке (пересортица).

Помните: программа – это лишь инструмент

Качество учета зависит не от программного кода, а от дисциплины людей, которые пользуются этой программой. Правильная организация процессов автоматизации и регулярный контроль – вот залог того, что ваш склад будет работать как часы, а торговля процветать.